如何建立物業管理應用程式：單位、租客、租金及維修

物業管理應用程式記錄你的物業及單位、每個單位住了誰、哪些租金已到期或已付，以及哪些地方需要維修。對小型業主而言，它取代了試算表、租約資料夾及一大堆短訊。對代理公司來說，它還加入了業主、員工角色及報表。核心部分很簡單：單位、租約、租金紀錄及維修申請，因此應先建立這些，用上幾個租期，然後才加入租客入口網站或網上付款。

本指南只談軟件。租金、按金、通知及租客資料均受當地法例規管，請向當地顧問查核你的責任。

誰會使用？

物業管理應用程式需要什麼

頁面

• 儀表板：本月應收租金、逾期結餘、未完成的維修申請、即將到期的租約、空置單位。
• 物業及單位：地址、單位詳情、相片、現任租客、租約、狀態。
• 租客：聯絡資料、租約紀錄、結餘、文件。
• 租約：開始及結束日期、租金金額及繳付日、按金、條款、已簽署的文件附件。
• 租金紀錄：每份租約的收費及付款，附有累計結餘。
• 維修：申請、相片、優先次序、狀態、指派的判頭、費用。
• 文件：租約、驗樓報告、證書，並附有到期提醒。
• 代理公司專用：業主、員工及判頭。

數據

• 物業及單位（一座房屋即為一個物業，內含一個單位）。
• 租客：人士，以及選擇性的租住關係，把多位租客連結到同一份租約。
• 租約：單位、租客、開始日期、結束日期、租金金額、繳付週期、繳付日、按金金額、狀態。
• 租金紀錄項目：租約、日期、類別（租金收費、逾期費、付款、扣減、按金）、金額（以整數仙為單位）、參考編號。
• 維修申請：單位、申報人、描述、相片、優先次序、狀態、判頭、費用、日期。
• 判頭：工種、聯絡方式、收費標準。
• 文件：連結到物業、單位、租約或租客，並附有類別及到期日。
• 業主（代理公司用）：他們擁有哪些物業，以及管理費。

以租金紀錄（帳目）記錄收費和付款，而不要每月設一個「已付」的剔選框。帳目可以處理部分付款、逾期費及扣減，而結餘永遠是各項紀錄的總和。

權限

• 業主或管理員：全部功能。
• 員工：獲指派的物業。
• 業主（代理公司用）：唯讀，只能看到自己物業及結算表。
• 租客：只能看到自己的租約、結餘、文件及維修申請，其他一概不可見。
• 判頭（選用）：只可看到指派給他們的工作。

租客及業主入口網站是資料最容易外洩的地方。每個請求都必須確認該紀錄屬於提出請求的人。入口網站的一般結構，可參閱我們的客戶入口網站指南。

決策及取捨

記錄付款，還是代為收款。 記錄以銀行轉帳收到的付款既簡單又不用成本。透過 Stripe 等供應商網上收租，對租客較方便，但會增加手續費、付款失敗、退款及對帳的工作。起步時先記錄；準備好後，再參閱如何為應用程式加入付款功能。

自動產生租金收費。 要每月自動產生租金收費，需要有按排程運行的服務。較簡單的做法包括：每當有人打開儀表板時，產生下一期的收費；或提供「建立本月收費」按鈕。

現在就做租客入口網站，還是之後再做。 如果只有少數單位，電郵加上共用的維修表格已經足夠。隨著物業組合增長，入口網站會變得有價值。

文件儲存。 租約和身份證明文件很敏感。應私密儲存，提供會到期的連結，並只保留需要的文件。

維修申報方式。 在完整的入口網站推出之前，每個物業設一個公開的簡單表格（「報告問題」並可上載相片），已經很好用。

示範用的第一條提示

為一位擁有 4 座大廈共 12 個單位的業主建立物業管理網頁應用程式。我管理物業及單位（地址、睡房數目、相片、狀態：已租出、空置、維修中）、租客（姓名、電話、電郵），以及租約（單位、租客、開始及結束日期、每月租金、繳付日、按金）。租金以帳目形式記錄：每個月有一筆租金收費，而我會記錄付款（日期、金額、方式、參考編號）、部分付款、逾期費及扣減，並顯示每份租約的累計結餘。金額以整數仙儲存。儀表板顯示本月應收及逾期租金、未完成的維修申請、未來 60 天內到期的租約，以及空置單位。維修申請包括單位、描述、相片、優先次序、狀態、判頭及費用；每個物業都有一個公開的「報告問題」表格，可上載相片，並自動建立申請。已簽署的租約及證書須私密儲存，附有到期日，並在儀表板上顯示即將到期的項目。目前只限我以電郵及密碼登入。使用資料庫及私人檔案儲存。加入示範數據。

建立步驟

1. 物業、單位及租約，並加入示範數據。檢查儀表板是否正確顯示空置單位及即將到期的租約。
2. 租金帳目。 記錄一次部分付款、一筆逾期費及一項扣減，然後手動核對結餘。
3. 維修申請及公開表格。 用手機提交一次附相片的申請。參閱如何為應用程式加入檔案上載。
4. 文件。 上載一份租約，並確認沒有登入的人無法存取該檔案。
5. 報表。 每月收取的租金、欠款、每個物業的維修費用。匯出為 CSV，方便你的會計師使用。
6. 員工或業主角色（代理公司）。測試業主只能看到自己的物業。
7. 租客入口網站（之後再做）。結餘、文件、維修申請，並確認一位租客看不到另一位租客的資料。
8. 網上收取租金（之後再做）。

常見錯誤

• 用「已付」剔選框代替租金帳目。 它無法處理部分付款、費用或扣減。
• 以浮點數處理金錢。 應使用整數仙。
• 公開的文件連結。 租約和身份證明文件必須保持私密。
• 刪除舊的租約和租客。 應保留紀錄，並標示為已結束。
• 硬寫某個國家的規則。 按金處理、通知期及逾期費各地都不同，應作為設定項目保存。
• 先做租客入口網站。 在為他人加入登入功能之前，先確保自己的工作流程正確。
• 沒有備份計劃。 這些數據不能遺失；要清楚知道它如何備份及匯出。

何時使用物業管理軟件較好

成熟的物業管理平台包括網上收租、租客篩選、會計、業主付款、電子簽署，以及特定地區的法律表格。如果你管理大量單位、代業主處理客戶款項，或需要受監管的信託帳戶，這些產品承擔了相應的責任，你不應自行重建。

如果你的物業組合不大、希望工具貼合自己的工作方式，如果按單位收費的成本逐漸增加，如果你管理的是特別的組合（綜合用途大廈、儲物單位、停車位），或如果你希望維修及租客數據與你自己的系統（例如客戶關係管理系統）相連，那麼自行建立會較合適。

用 Mythex 建立

Mythex 可以建立上述提示中的應用程式：在聊天中描述，在即時預覽中檢查，然後發布。當應用程式需要時，它會加入專用的 Postgres 資料庫，以及用於相片和文件的檔案儲存空間。你、員工及日後的租客所用的登入功能，均採用自備驗證方式；若要網上收取租金，則須把你自己的付款服務供應商金鑰以專案機密形式連接。Mythex 沒有為你的應用程式內建付款或電子簽署功能。每月租金收費方面，建議先採用上文較簡單的方法，而不是排程工作。更多起點，可瀏覽應用程式範本。

常見問題