Sådan bygger du en app til ejendomsadministration: enheder, lejere, husleje og vedligeholdelse

En app til ejendomsadministration holder styr på dine ejendomme og enheder, hvem der bor i hver af dem, hvad husleje der skal betales og er betalt, og hvad der skal repareres. For en lille udlejer erstatter den et regneark, en mappe med lejekontrakter og en strøm af sms'er. For et bureau tilføjer den ejere, medarbejderroller og rapporter. Kernen er enkel — enheder, lejemål, et huslejeregnskab og vedligeholdelsesanmodninger — så byg det først, brug det i et par huslejecyklusser, og tilføj først derefter en lejerportal eller online betalinger.

Denne guide handler om softwaren. Husleje, depositum, opsigelser og lejeroplysninger er reguleret af lokal lovgivning; tjek dine forpligtelser med en lokal rådgiver.

Hvem er den til?

Hvad en app til ejendomsadministration har brug for

Sider

• Dashboard — husleje der forfalder denne måned, forfaldne saldi, åbne vedligeholdelsesanmodninger, lejemål der udløber snart, ledige enheder.
• Ejendomme og enheder — adresse, enhedsdetaljer, billeder, aktuel lejer, lejemål, status.
• Lejere — kontaktoplysninger, lejemålshistorik, saldo, dokumenter.
• Lejemål — start- og slutdatoer, lejebeløb og forfaldsdag, depositum, vilkår, tilknyttet underskrevet dokument.
• Huslejeregnskab — debet og kredit pr. lejemål, løbende saldo.
• Vedligeholdelse — anmodninger med billeder, prioritet, status, tildelt leverandør, omkostning.
• Dokumenter — lejekontrakter, syn, certifikater, med påmindelser om udløb.
• Til bureauer — ejere, ejeroversigter, medarbejdere og leverandører.

Data

• Ejendomme og enheder (et hus er en ejendom med én enhed).
• Lejere — personer, og eventuelt et lejeforhold der forbinder flere lejere med ét lejemål.
• Lejemål — enhed, lejere, start, slut, lejebeløb, frekvens, forfaldsdag, depositumbeløb, status.
• Regnskabsposter — lejemål, dato, type (huslejedebet, gebyr for sen betaling, betaling, kredit, depositum), beløb i heltal af øre/cent, reference.
• Vedligeholdelsesanmodninger — enhed, anmelder, beskrivelse, billeder, prioritet, status, leverandør, omkostning, datoer.
• Leverandører — fag, kontakt, takster.
• Dokumenter — knyttet til en ejendom, enhed, lejemål eller lejer, med type og udløbsdato.
• Ejere (bureauer) — hvilke ejendomme de ejer, og deres administrationshonorar.

Modellér husleje som et regnskab — debet og betalinger som separate poster — frem for et „betalt“-afkrydsningsfelt pr. måned. Et regnskab håndterer delbetalinger, gebyrer og kreditter, og saldoen er altid summen af posterne.

Tilladelser

• Udlejer eller administrator — alt.
• Medarbejder — de ejendomme, de er tildelt.
• Ejere (bureauer) — skrivebeskyttet visning af egne ejendomme og oversigter.
• Lejere — eget lejemål, saldo, dokumenter og vedligeholdelsesanmodninger, intet andet.
• Leverandører (valgfrit) — kun de opgaver, de er tildelt.

Lejer- og ejerportaler er der, hvor datalækager sker. Hver forespørgsel skal kontrollere, at posten tilhører den, der spørger. Se vores guide til kundeportaler for, hvordan portaler typisk er opbygget.

Beslutninger og afvejninger

Registrér betalinger eller opkræv dem. At registrere betalinger, der kommer via bankoverførsel, er enkelt og koster intet. Opkrævning af husleje online via en udbyder som Stripe er praktisk for lejere, men tilføjer gebyrer, mislykkede betalinger, refusioner og afstemning. Start med at registrere; se sådan tilføjer du betalinger til din app, når du er klar.

Automatiske huslejeopkrævninger. At oprette hver måneds huslejeopkrævning automatisk kræver noget, der kører efter en plan. Enklere muligheder: generér de næste opkrævninger, når nogen åbner dashboardet, eller en knap „opret denne måneds opkrævninger“.

Lejerportal nu eller senere. Til en håndfuld enheder er e-mail og en fælles vedligeholdelsesformular nok. En portal betaler sig, efterhånden som porteføljen vokser.

Dokumentlagring. Lejekontrakter og ID-dokumenter er følsomme. Gem dem privat, giv links, der udløber, og behold kun det, du har brug for.

Modtagelse af vedligeholdelse. En simpel offentlig formular pr. ejendom („anmeld et problem“ med billedupload) fungerer godt, før en fuld portal findes.

Eksempel på en første prompt

Byg en webapp til ejendomsadministration for en udlejer med 12 enheder fordelt på 4 bygninger. Jeg administrerer ejendomme og enheder (adresse, soveværelser, billeder, status: beboet, ledig, under reparation), lejere (navn, telefon, e-mail) og lejemål (enhed, lejere, start- og slutdato, månedlig husleje, forfaldsdag, depositum). Husleje er et regnskab: hver måned har en huslejedebet, og jeg registrerer betalinger (dato, beløb, metode, reference), delbetalinger, gebyrer for sen betaling og kreditter; vis hvert lejemåls løbende saldo. Gem penge som heltal i øre/cent. Dashboardet viser husleje til betaling og forfalden denne måned, åbne vedligeholdelsesanmodninger, lejemål der udløber inden for de næste 60 dage og ledige enheder. Vedligeholdelsesanmodninger har enhed, beskrivelse, billeder, prioritet, status, leverandør og omkostning; hver ejendom får en offentlig „anmeld et problem“-formular med billedupload, der opretter en anmodning. Gem underskrevne lejekontrakter og certifikater privat med udløbsdatoer, og vis kommende udløb på dashboardet. Kun jeg kan logge ind foreløbig, med e-mail og adgangskode. Database og privat filopbevaring. Indsæt eksempeldata.

Byg-trin

1. Ejendomme, enheder og lejemål med eksempeldata. Kontroller, at dashboardet viser de rigtige enheder som ledige, og at lejemål, der udløber snart, vises.
2. Huslejeregnskab. Registrér en delbetaling, et gebyr for sen betaling og en kredit, og kontrollér saldoerne i hånden.
3. Vedligeholdelsesanmodninger og den offentlige formular. Indsend en fra en telefon med et billede. Se sådan tilføjer du filupload til din app.
4. Dokumenter. Upload en lejekontrakt, og bekræft, at filen ikke kan nås uden login.
5. Rapporter. Opkrævet husleje pr. måned, restancer, vedligeholdelsesomkostninger pr. ejendom. Eksportér som CSV til din revisor.
6. Medarbejder- eller ejerroller (bureauer). Test, at en ejer kun ser egne ejendomme.
7. Lejerportal (senere). Saldo, dokumenter, vedligeholdelsesanmodninger, og at én lejer aldrig ser en andens data.
8. Online huslejeopkrævning (senere).

Almindelige fejl

• Et „betalt“-afkrydsningsfelt i stedet for et regnskab. Det kan ikke håndtere delbetalinger, gebyrer eller kreditter.
• Flydende kommatal til penge. Brug heltal i øre/cent.
• Offentlige dokumentlinks. Lejekontrakter og ID'er skal forblive private.
• Sletning af gamle lejemål og lejere. Behold historikken; markér som afsluttet.
• Hårdkodede regler for ét land. Håndtering af depositum, opsigelsesfrister og gebyrer for sen betaling varierer; gem dem som indstillinger.
• At bygge lejerportalen først. Få din egen arbejdsgang rigtig, før du tilføjer logins til andre.
• Ingen backupplan. Det her er data, du ikke kan miste; vid, hvordan det sikkerhedskopieres og eksporteres.

Når ejendomsadministrationssoftware er det bedre valg

Etablerede platforme til ejendomsadministration har online huslejeopkrævning, lejerscreening, regnskab, udbetalinger til ejere, e-underskrift og juridiske formularer for bestemte regioner. Hvis du administrerer mange enheder, håndterer kundepenge for ejere eller har brug for reguleret klientkontoregnskab, medfører de produkter ansvar, du ikke bør genskabe selv.

Byg selv, når du har en lille portefølje og vil have et værktøj, der passer til din måde at arbejde på, når pris pr. enhed begynder at løbe op, når du administrerer en usædvanlig blanding (blandet anvendelse, lagerrum, parkeringspladser), eller når du vil have vedligeholdelses- og lejerdata knyttet til dine egne systemer, for eksempel et CRM.

Byg det med Mythex

Mythex kan bygge appen i prompten ovenfor: beskriv den i chatten, tjek den i live preview, og publicér den. Den tilføjer en dedikeret Postgres-database og fillagring til billeder og dokumenter, når appen har brug for dem. Login til dig, medarbejdere og senere lejere er medbringe-din-egen, og online huslejeopkrævning betyder, at du forbinder din egen betalingsudbyders nøgler som projekthemmeligheder; Mythex har ingen indbygget betaling eller e-underskrift til din app. Til månedlige huslejeopkrævninger bør du starte med en af de enklere muligheder ovenfor frem for et planlagt job. Flere udgangspunkter finder du under app-skabelonerne.

Spørgsmål