Hvernig byggir þú fasteignastýringarapp: einingar, leigjendur, leiga og viðhald

Fasteignastýringarapp heldur utan um fasteignir og einingar, hverjir búa í hverri þeirra, hver leigan er sem á að greiða og hvað þarf að laga. Fyrir smáan leigusala kemur það í stað töflureiknis, möppu með leigusamningum og endalausra textaskilaboða. Fyrir umboðsskrifstofu bætir það við eigendum, starfsmannahlutverkum og skýrslum. Kjarninn er einfaldur: einingar, leigusamningar, leigubók og viðhaldsbeiðnir. Byggðu það fyrst, notaðu það í nokkur leigutímabil, og bættu svo við gátt fyrir leigjendur eða greiðslum á netinu.

Þessi leiðarvísir fjallar um hugbúnaðinn. Leiga, tryggingarfé, uppsagnir og gögn um leigjendur heyra undir staðbundin lög. Athugaðu skyldur þínar hjá staðbundnum ráðgjafa.

Fyrir hvern er þetta?

Notandi	Eignasafn	Það sem þeir þurfa mest
Einstakur leigusali	Nokkrar einingar	Leigubók, dagsetningar leigusamninga, viðhaldsskrá, skjöl
Lítill fasteignastjóri eða umboðsskrifstofa	Tugir til hundruð eininga fyrir nokkra eigendur	Starfsmannahlutverk, yfirlit fyrir eigendur, verktakar, gátt fyrir leigjendur
Stjórnandi húsfélags eða húss	Eitt stórt hús eða samstæða	Tilkynningar til íbúa, bókanir sameiginlegra rýma, viðhald, gjöld
Skammtímaleiga	Orlofsíbúðir	Bókanir, dagatöl, þrif. Annað app; sjá leiðarvísinn um leigumarkaðstorg

Hvað fasteignastýringarapp þarf

Síður

Mælaborð: leiga á gjalddaga í þessum mánuði, vanskil, opnar viðhaldsbeiðnir, leigusamningar sem renna út fljótlega, auðar einingar.
Fasteignir og einingar: heimilisfang, upplýsingar um einingu, myndir, núverandi leigjandi, leigusamningur, staða.
Leigjendur: tengiliðaupplýsingar, saga leigusamninga, staða, skjöl.
Leigusamningar: upphafs- og lokadagsetningar, leigufjárhæð og gjalddagi, tryggingarfé, skilmálar, undirritað skjal fylgir.
Leigubók: færslur og greiðslur fyrir hvern samning, keyrandi staða.
Viðhald: beiðnir með myndum, forgangi, stöðu, úthlutuðum verktaka og kostnaði.
Skjöl: leigusamningar, úttektarskýrslur, vottorð, með áminningum um gildistíma.
Fyrir umboðsskrifstofur: eigendur, yfirlit fyrir eigendur, starfsmenn og verktakar.

Gögn

Fasteignir og einingar (hús er fasteign með einni einingu).
Leigjendur: fólk, og valfrjálst leigusamband sem tengir marga leigjendur við einn samning.
Leigusamningar: eining, leigjendur, upphafsdagur, lokadagur, leigufjárhæð, tímabil, gjalddagi, tryggingarfé, staða.
Leigubókarfærslur: samningur, dagsetning, tegund (leigukrafa, seint gjald, greiðsla, inneign, trygging), upphæð í heilum sentum, tilvísun.
Viðhaldsbeiðnir: eining, tilkynnandi, lýsing, myndir, forgangur, staða, verktaki, kostnaður, dagsetningar.
Verktakar: fag, tengiliður, taxtar.
Skjöl: tengd við fasteign, einingu, samning eða leigjanda, með tegund og gildistíma.
Eigendur (umboðsskrifstofur): hvaða fasteignir þeir eiga og umsýsluþóknun þeirra.

Líktu leigu sem leigubók, með krafna- og greiðslufærslum sem aðskildum línum, í stað gátreits „greitt“ á hverjum mánuði. Leigubók ræður við hlutagreiðslur, seint gjöld og inneignir, og staðan er alltaf summa færslnanna.

Aðgangur

Leigusali eða stjórnandi: allt.
Starfsfólk: fasteignirnar sem því hafa verið úthlutaðar.
Eigendur (umboðsskrifstofur): skrifvarin sýn á eigin fasteignir og yfirlit.
Leigjendur: eigin leigusamning, stöðu, skjöl og viðhaldsbeiðnir, ekkert annað.
Verktakar (valfrjálst): aðeins verkin sem þeim hafa verið úthlutað.

Gátt leigjenda og eigenda er þar sem gagnalekar gerast. Sérhver beiðni verður að athuga að færslan tilheyri þeim sem spyr. Sjá leiðarvísinn um viðskiptavinagáttir um hvernig gáttir eru yfirleitt settar upp.

Ákvarðanir og málamiðlanir

Skrá greiðslur eða innheimta þær. Að skrá greiðslur sem berast í millifærslu er einfalt og kostar ekkert. Innheimta leigu á netinu í gegnum greiðslufyrirtæki eins og Stripe er þægileg fyrir leigjendur en bætir við gjöldum, misheppnuðum greiðslum, endurgreiðslum og samstillingu. Byrjaðu á skráningu; sjá hvernig bætir þú greiðslum við appið þitt þegar þú ert tilbúin(n).

Sjálfvirkar leigukröfur. Að búa til leigukröfu hvers mánaðar sjálfvirkt krefst keyrslu á tímaáætlun. Einfaldari valkostir: útbúa næstu kröfur þegar einhver opnar mælaborðið, eða hnappur „búa til kröfur þessa mánaðar“.

Gátt fyrir leigjendur núna eða síðar. Fyrir fáeinar einingar duga tölvupóstur og sameiginlegt viðhaldseyðublað. Gátt borgar sig þegar eignasafnið stækkar.

Geymsla skjala. Leigusamningar og skilríki eru viðkvæm. Geymdu þau á einkaðan hátt, gefðu tengla sem renna út og geymdu aðeins það sem þú þarft.

Móttaka viðhaldsbeiðna. Einfalt opinbert eyðublað fyrir hverja fasteign („tilkynna vandamál“) með myndaupphleðslu virkar vel áður en full gátt er til.

Dæmi um fyrstu skipun

Byggðu vefapp fyrir fasteignastýringu fyrir leigusala með 12 einingar í 4 húsum. Ég sé um fasteignir og einingar (heimilisfang, svefnherbergi, myndir, staða: í notkun, auð, í viðgerð), leigjendur (nafn, sími, netfang) og leigusamninga (eining, leigjendur, upphafs- og lokadagsetning, mánaðarleiga, gjalddagi, tryggingarfé). Leigubók: hver mánuður hefur leigukröfu og ég skrái greiðslur (dagsetning, upphæð, aðferð, tilvísun), hlutagreiðslur, seint gjöld og inneignir; sýndu keyrandi stöðu hvers samnings. Geymdu peninga sem heildar sent-tölur. Mælaborðið sýnir leigu á gjalddaga og vanskil þennan mánuð, opnar viðhaldsbeiðnir, samninga sem renna út á næstu 60 dögum og auðar einingar. Viðhaldsbeiðnir hafa einingu, lýsingu, myndir, forgang, stöðu, verktaka og kostnað; hver fasteign fær opinbert eyðublað „tilkynna vandamál“ með myndaupphleðslu sem býr til beiðni. Geymdu undirritaða samninga og vottorð á einkaðan hátt með gildistíma og sýndu væntanleg útrunnin skjöl á mælaborðinu. Aðeins ég get skráð mig inn í bili, með netfangi og lykilorði. Gagnagrunnur og einkageymsla skráa. Settu inn sýnigögn.

Byggingarskref

Fasteignir, einingar og leigusamningar með sýnigögnum. Athugaðu að mælaborðið sýni réttar einingar sem auðar og samninga sem renna út fljótlega.
Leigubók. Skráðu hlutagreiðslu, seint gjald og inneign og reiknaðu stöðurnar sjálf(ur) til að athuga.
Viðhaldsbeiðnir og opinbera eyðublaðið. Sendu eina úr síma með mynd. Sjá hvernig bætir þú skráaupphleðslum við appið þitt.
Skjöl. Hlaðið upp leigusamningi og staðfestið að skráin sé ekki aðgengileg án innskráningar.
Skýrslur. Innheimt leiga á mánuði, vanskil, viðhaldskostnaður fyrir hverja fasteign. Flytja út sem CSV fyrir bókarann þinn.
Hlutverk starfsfólks eða eigenda (umboðsskrifstofur). Prófaðu að eigandi sjái aðeins sínar fasteignir.
Gátt fyrir leigjendur (síðar). Staða, skjöl, viðhaldsbeiðnir, og að einn leigjandi sjái aldrei gögn annars.
Innheimta leigu á netinu (síðar).

Algeng mistök

Gátreitur „greitt“ í stað leigubókar. Hann ræður ekki við hlutagreiðslur, gjöld eða inneignir.
Flotpunktsfjárhæðir. Notaðu heil sent.
Opinberir tenglar á skjöl. Leigusamningar og skilríki verða að vera einkamál.
Eyða gömlum samningum og leigjendum. Geymdu söguna; merktu sem lokið.
Að harðkóða reglur eins lands. Meðhöndlun tryggingarfjár, uppsagnarfrestir og seint gjöld eru mismunandi; geymdu þau sem stillingar.
Að byggja gátt leigjenda fyrst. Gerðu þitt eigið verklag rétt áður en þú bætir við innskráningum fyrir aðra.
Engin afritunaráætlun. Þetta eru gögn sem þú mátt ekki týna; vitaðu hvernig þau eru afrituð og flutt út.

Þegar hugbúnaður fyrir fasteignastýringu er betri

Rótgrónar fasteignastýringarlausnir bjóða upp á innheimtu leigu á netinu, skoðun leigjenda, bókhald, útgreiðslur til eigenda, rafrænar undirskriftir og lagaeyðublöð fyrir ákveðin svæði. Ef þú sérð um mörg einingar, hefur með peninga eigenda að gera eða þarft reglubundið trúnaðarbókhald, bera þær vörur ábyrgð sem þú ættir ekki að endurbyggja sjálf(ur).

Byggðu eigið þegar þú ert með lítið eignasafn og vilt tól sem passar við hvernig þú vinnur, þegar verð á einingu bætist fljótt við, þegar þú sérð um óvenjulega blöndu (blönduð hús, geymslurými, bílastæði), eða þegar þú vilt að viðhalds- og leigjendagögn tengist eigin kerfum, til dæmis CRM-kerfi.

Að byggja með Mythex

Mythex getur smíðað appið sem lýst er í skipuninni hér að ofan: lýstu því í spjalli, skoðaðu það í lifandi forskoðun og birtu það. Það bætir við sérstökum Postgres-gagnagrunni og skráageymslu fyrir myndir og skjöl þegar appið þarf þær. Innskráning fyrir þig, starfsfólk og síðar leigjendur er eigin auðkenning sem þú velur, og innheimta leigu á netinu felur í sér að tengja eigin lykla greiðslufyrirtækisins sem leyndarmál verkefnisins. Mythex býður ekki innbyggðar greiðslur eða rafrænar undirskriftir fyrir appið þitt. Fyrir mánaðarlegar leigukröfur skaltu byrja á einum af einfaldari valkostunum hér að ofan frekar en tímasettri keyrslu. Fleiri upphafspunkta finnurðu í öppum sniðmátum.

Spurningar

Hvaða eiginleika þarf fasteignastýringarapp?

Fasteignir og einingar, leigjendur og leigusamninga, leigubók sem sýnir hvað er á gjalddaga og hvað hefur verið greitt, viðhaldsbeiðnir og geymslu skjala. Stærri rekstur bætir við gátt fyrir leigjendur, yfirlit fyrir eigendur, umsýslu verktaka og innheimtu leigu á netinu.

Getur fasteignastýringarapp innheimt leigu á netinu?

Já, í gegnum greiðslufyrirtæki eins og Stripe, sem styður kortagreiðslur og í sumum löndum bankaskuldfærslur. Innheimta á netinu felur í sér að takast á við misheppnaðar greiðslur, endurgreiðslur og gjöld, þannig að margir smáir leigusalar byrja á að skrá greiðslur sem berast í millifærslu og bæta netinnheimtu við síðar.

Þarf ég gátt fyrir leigjendur?

Ekki þann fyrsta dag. Gátt fyrir leigjendur gerir þeim kleift að sjá stöðu sína, greiða, senda viðhaldsbeiðnir og sækja skjöl. Hún sparar tíma þegar þú sérð um fleiri en fáeinar einingar, en hún þýðir líka innskráningu fyrir leigjendur og vandaðar heimildir.

Er löglegt að geyma upplýsingar um leigjendur í eigin appi?

Yfirleitt já, en reglur um persónuvernd og leigusamninga eru mismunandi eftir löndum og svæðum. Safnaðu aðeins því sem þú þarft, geymdu skjöl á einkaðan hátt, takmarkaðu aðgang og athugaðu staðbundnar kröfur um atriði eins og meðhöndlun tryggingarfjár og uppsagnarfrest hjá staðbundnum ráðgjafa.