પ્રોપર્ટી મેનેજમેન્ટ ઍપ કેવી રીતે બનાવવી: યુનિટ, ભાડૂતો, ભાડું અને જાળવણી

પ્રોપર્ટી મેનેજમેન્ટ ઍપ તમારી પ્રોપર્ટી અને યુનિટનો ટ્રૅક રાખે છે, દરેકમાં કોણ રહે છે, કયું ભાડું બાકી છે અને ચૂકવાયું છે, અને શું રિપેર કરવાની જરૂર છે. નાના મકાનમાલિક માટે તે સ્પ્રેડશીટ, ભાડા કરારોનું ફોલ્ડર અને ટેક્સ્ટ સંદેશાઓનો પ્રવાહ બદલે છે. એજન્સી માટે તે માલિકો, સ્ટાફ ભૂમિકાઓ અને રિપોર્ટ ઉમેરે છે. મૂળ સરળ છે: યુનિટ, ભાડા કરાર, ભાડાનો લેજર અને જાળવણીની વિનંતીઓ. તેથી પહેલા તે બનાવો, થોડા ભાડા ચક્ર સુધી વાપરો, અને પછી જ ભાડૂત પોર્ટલ અથવા ઓનલાઇન ચૂકવણી ઉમેરો.

આ માર્ગદર્શિકા ઍપ વિશે છે. ભાડું, ડિપોઝિટ, નોટિસ અને ભાડૂતોનો ડેટા સ્થાનિક કાયદા દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે; તમારી જવાબદારીઓ સ્થાનિક સલાહકાર સાથે તપાસો.

તે કોના માટે છે?

પ્રોપર્ટી મેનેજમેન્ટ ઍપને શું જોઈએ

પેજ

• ડૅશબોર્ડ — આ મહિને બાકી ભાડું, મોડા બેલેન્સ, ખુલ્લી જાળવણી વિનંતીઓ, જલદી પૂરા થતા કરારો, ખાલી યુનિટ.
• પ્રોપર્ટી અને યુનિટ — સરનામું, યુનિટની વિગતો, ફોટા, હાલનો ભાડૂત, કરાર, સ્થિતિ.
• ભાડૂતો — સંપર્ક વિગતો, કરારનો ઇતિહાસ, બેલેન્સ, દસ્તાવેજો.
• કરારો — શરૂઆત અને અંતની તારીખો, ભાડાની રકમ અને ચૂકવણીનો દિવસ, ડિપોઝિટ, શરતો, સહી કરેલો દસ્તાવેજ જોડેલો.
• ભાડાનો લેજર — દરેક કરાર માટે ચાર્જ અને ચૂકવણી, ચાલુ બેલેન્સ સાથે.
• જાળવણી — ફોટા, પ્રાથમિકતા, સ્થિતિ, સોંપાયેલ વેન્ડર, ખર્ચ સાથેની વિનંતીઓ.
• દસ્તાવેજો — કરારો, નિરીક્ષણ અહેવાલો, પ્રમાણપત્રો, મુદત પૂરી થવાની યાદ સાથે.
• એજન્સીઓ માટે — માલિકો, માલિક સ્ટેટમેન્ટ, સ્ટાફ અને વેન્ડર.

ડેટા

• પ્રોપર્ટીઓ અને યુનિટ (ઘર એક યુનિટવાળી પ્રોપર્ટી છે).
• ભાડૂતો — લોકો, અને વૈકલ્પિક રીતે એક કરાર સાથે જોડાયેલા ઘણા ભાડૂતો દર્શાવતી ભાડાની વ્યવસ્થા.
• કરારો — યુનિટ, ભાડૂતો, શરૂઆત, અંત, ભાડાની રકમ, આવૃત્તિ, ચૂકવણીનો દિવસ, ડિપોઝિટની રકમ, સ્થિતિ.
• લેજર એન્ટ્રી — કરાર, તારીખ, પ્રકાર (ભાડાનો ચાર્જ, મોડી ફી, ચૂકવણી, ક્રેડિટ, ડિપોઝિટ), રકમ integer સેન્ટમાં, સંદર્ભ.
• જાળવણીની વિનંતીઓ — યુનિટ, નોંધાવનાર, વર્ણન, ફોટા, પ્રાથમિકતા, સ્થિતિ, વેન્ડર, ખર્ચ, તારીખો.
• વેન્ડર — ટ્રેડ, સંપર્ક, દરો.
• દસ્તાવેજો — પ્રોપર્ટી, યુનિટ, કરાર અથવા ભાડૂત સાથે જોડાયેલા, પ્રકાર અને મુદત પૂરી થવાની તારીખ સાથે.
• માલિકો (એજન્સીઓ) — કઈ પ્રોપર્ટી તેમની છે અને તેમની મેનેજમેન્ટ ફી.

ભાડાને દર મહિને "ચૂકવાયું" ચેકબૉક્સને બદલે લેજર તરીકે મોડેલ કરો — ચાર્જ અને ચૂકવણી અલગ એન્ટ્રી તરીકે. લેજર આંશિક ચૂકવણી, મોડી ફી અને ક્રેડિટ સંભાળે છે, અને બેલેન્સ હંમેશાં એન્ટ્રીઓનો સરવાળો હોય છે.

પરવાનગીઓ

• મકાનમાલિક અથવા admin — બધું.
• સ્ટાફ — તેમને સોંપાયેલી પ્રોપર્ટી.
• માલિકો (એજન્સીઓ) — તેમની પોતાની પ્રોપર્ટી અને સ્ટેટમેન્ટનું read-only દૃશ્ય.
• ભાડૂતો — તેમનો પોતાનો કરાર, બેલેન્સ, દસ્તાવેજો અને જાળવણી વિનંતીઓ, બીજું કશું નહીં.
• વેન્ડર (વૈકલ્પિક) — માત્ર તેમને સોંપાયેલા કામ.

ભાડૂત અને માલિક પોર્ટલમાં જ ડેટા લીક થાય છે. દરેક વિનંતીએ તપાસવું જોઈએ કે રેકૉર્ડ પૂછનાર વ્યક્તિનો છે. પોર્ટલ સામાન્ય રીતે કેવી રીતે રચાય છે તે માટે અમારી ક્લાયન્ટ પોર્ટલ ગાઇડ જુઓ.

નિર્ણયો અને ટ્રેડ-ઓફ

રેકોર્ડ કરવી કે વસૂલવી. બેંક ટ્રાન્સફરથી આવતી ચૂકવણી નોંધવી સરળ છે અને તેનો ખર્ચ નથી. Stripe જેવા પ્રદાતા દ્વારા ઓનલાઇન ભાડું વસૂલવું ભાડૂતો માટે અનુકૂળ છે, પણ ફી, નિષ્ફળ ચૂકવણી, રિફંડ અને મેળવણી ઉમેરે છે. નોંધવાથી શરૂ કરો; જ્યારે તૈયાર હો ત્યારે તમારી ઍપમાં ચૂકવણી કેવી રીતે ઉમેરવી જુઓ.

સ્વચાલિત ભાડા ચાર્જ. દર મહિનાનો ભાડા ચાર્જ આપમેળે બનાવવા માટે શેડ્યૂલ પર ચાલતી વસ્તુ જોઈએ. સરળ વિકલ્પો: કોઈ ડૅશબોર્ડ ખોલે ત્યારે આગામી ચાર્જ બનાવો, અથવા "આ મહિનાના ચાર્જ બનાવો" બટન.

ભાડૂત પોર્ટલ અત્યારે કે પછી. થોડા યુનિટ માટે ઇમેઇલ અને વહેંચાયેલું જાળવણી ફોર્મ પૂરતાં છે. પોર્ટફોલિયો વધતાં પોર્ટલ ફળ આપે છે.

દસ્તાવેજ સંગ્રહ. કરારો અને ઓળખ દસ્તાવેજો સંવેદનશીલ છે. તેમને ખાનગી રાખો, સમાપ્ત થતી લિંક આપો, અને જેટલું જરૂરી હોય તેટલું જ રાખો.

જાળવણીની નોંધણી. દરેક પ્રોપર્ટી માટે સાદું જાહેર ફોર્મ ("સમસ્યા નોંધાવો", ફોટો અપલોડ સાથે) સંપૂર્ણ પોર્ટલ પહેલાં પણ સારું કામ કરે છે.

ઉદાહરણ પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ

4 ઇમારતોમાં 12 યુનિટ ધરાવતા મકાનમાલિક માટે પ્રોપર્ટી મેનેજમેન્ટ વેબ ઍપ બનાવો. હું પ્રોપર્ટી અને યુનિટ (સરનામું, બેડરૂમ, ફોટા, સ્થિતિ: occupied, vacant, under repair), ભાડૂતો (નામ, ફોન, ઇમેઇલ) અને કરારો (યુનિટ, ભાડૂતો, શરૂઆત અને અંતની તારીખ, માસિક ભાડું, ચૂકવણીનો દિવસ, ડિપોઝિટ) સંભાળું છું. ભાડું લેજર છે: દર મહિને ભાડાનો ચાર્જ હોય, અને હું ચૂકવણી (તારીખ, રકમ, પદ્ધતિ, સંદર્ભ), આંશિક ચૂકવણી, મોડી ફી અને ક્રેડિટ નોંધું છું; દરેક કરારનું ચાલુ બેલેન્સ બતાવો. રકમ integer સેન્ટમાં સંગ્રહો. ડૅશબોર્ડ આ મહિને બાકી અને મોડું ભાડું, ખુલ્લી જાળવણી વિનંતીઓ, આગામી 60 દિવસમાં પૂરા થતા કરારો અને ખાલી યુનિટ બતાવે. જાળવણી વિનંતીઓમાં યુનિટ, વર્ણન, ફોટા, પ્રાથમિકતા, સ્થિતિ, વેન્ડર અને ખર્ચ હોય; દરેક પ્રોપર્ટીને જાહેર "સમસ્યા નોંધાવો" ફોર્મ મળે જેમાં ફોટો અપલોડ હોય અને તે વિનંતી બનાવે. સહી થયેલા કરારો અને પ્રમાણપત્રો મુદત તારીખો સાથે ખાનગી રીતે સંગ્રહો, અને ડૅશબોર્ડ પર આગામી મુદત બતાવો. અત્યારે માત્ર હું લોગિન કરી શકું, ઇમેઇલ અને પાસવર્ડથી. ડેટાબેઝ અને ખાનગી ફાઇલ સ્ટોરેજ. નમૂના ડેટા ભરો.

બનાવવાના પગલાં

1. પ્રોપર્ટી, યુનિટ અને કરારો નમૂના ડેટા સાથે. ચકાસો કે ડૅશબોર્ડ સાચા યુનિટ ખાલી અને જલદી પૂરા થતા કરારો બતાવે છે.
2. ભાડાનો લેજર. આંશિક ચૂકવણી, મોડી ફી અને ક્રેડિટ નોંધો, અને બેલેન્સ હાથે તપાસો.
3. જાળવણી વિનંતીઓ અને જાહેર ફોર્મ. ફોનથી ફોટા સાથે એક સબમિટ કરો. જુઓ તમારી ઍપમાં ફાઇલ અપલોડ કેવી રીતે ઉમેરવા.
4. દસ્તાવેજો. એક કરાર અપલોડ કરો અને ખાતરી કરો કે લોગિન વિના ફાઇલ પહોંચી શકાતી નથી.
5. રિપોર્ટ. મહિને એકત્ર ભાડું, બાકી રકમ, પ્રોપર્ટી દીઠ જાળવણી ખર્ચ. તમારા એકાઉન્ટન્ટ માટે CSV તરીકે export કરો.
6. સ્ટાફ અથવા માલિક ભૂમિકાઓ (એજન્સીઓ). ચકાસો કે માલિક માત્ર તેની પોતાની પ્રોપર્ટી જુએ.
7. ભાડૂત પોર્ટલ (પછી). બેલેન્સ, દસ્તાવેજો, જાળવણી વિનંતીઓ, અને એક ભાડૂત બીજાનો ડેટા ક્યારેય ન જુએ.
8. ઓનલાઇન ભાડું વસૂલાત (પછી).

સામાન્ય ભૂલો

• "ચૂકવાયું" ચેકબૉક્સ, લેજરને બદલે. તે આંશિક ચૂકવણી, ફી કે ક્રેડિટ સંભાળી શકતું નથી.
• ફ્લોટિંગ-પોઇન્ટ પૈસા. integer સેન્ટ વાપરો.
• જાહેર દસ્તાવેજ લિંક્સ. કરારો અને ID ખાનગી રહેવા જોઈએ.
• જૂના કરારો અને ભાડૂતો કાઢી નાખવા. ઇતિહાસ રાખો; સમાપ્ત તરીકે ચિહ્નિત કરો.
• એક દેશના નિયમો કોડમાં લખવા. ડિપોઝિટ સંભાળવું, નોટિસનો સમયગાળો અને મોડી ફી બદલાય છે; તેમને સેટિંગ્સ તરીકે રાખો.
• ભાડૂત પોર્ટલ પહેલા બનાવવું. બીજાઓ માટે લોગિન ઉમેરતા પહેલાં તમારો પોતાનો વર્કફ્લો સાચો કરો.
• બેકઅપ યોજના ન હોવી. આ એવો ડેટા છે જે ગુમાવી ન શકાય; તે કેવી રીતે બેકઅપ અને export થાય છે તે જાણો.

ક્યારે પ્રોપર્ટી મેનેજમેન્ટ સૉફ્ટવેર વધુ સારું છે

સ્થાપિત પ્રોપર્ટી મેનેજમેન્ટ પ્લેટફોર્મમાં ઓનલાઇન ભાડું વસૂલાત, ભાડૂત સ્ક્રીનિંગ, એકાઉન્ટિંગ, માલિક ચુકવણીઓ, ઈ-સહી અને ચોક્કસ પ્રદેશોના કાનૂની ફોર્મ હોય છે. જો તમે ઘણા યુનિટ સંભાળો, માલિકો માટે ગ્રાહકોના પૈસા સંભાળો, અથવા નિયંત્રિત ટ્રસ્ટ એકાઉન્ટિંગની જરૂર હોય, તો આ ઉત્પાદનો એવી જવાબદારીઓ ધરાવે છે જે તમારે જાતે ફરી ન બનાવવી જોઈએ.

તમારું પોતાનું બનાવો જ્યારે તમારો પોર્ટફોલિયો નાનો હોય અને તમે એવું ટૂલ જોઈતા હો જે તમારી કામ કરવાની રીત સાથે બંધબેસે, જ્યારે યુનિટ દીઠ કિંમત વધી જાય, જ્યારે તમે અસામાન્ય મિશ્રણ સંભાળો (મિશ્ર-ઉપયોગ ઇમારતો, સ્ટોરેજ યુનિટ, પાર્કિંગ), અથવા જ્યારે જાળવણી અને ભાડૂત ડેટા તમારી પોતાની સિસ્ટમ્સ જેમ કે CRM સાથે જોડાયેલો રહે.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex ઉપરના પ્રોમ્પ્ટમાંની ઍપ બનાવી શકે છે: ચેટમાં વર્ણન કરો, લાઇવ પ્રિવ્યૂમાં તપાસો, અને પ્રકાશિત કરો. જ્યારે ઍપને તેની જરૂર હોય ત્યારે તે ફોટા અને દસ્તાવેજો માટે સમર્પિત Postgres ડેટાબેઝ અને ફાઇલ સ્ટોરેજ ઉમેરે છે. તમારા, સ્ટાફ અને પછી ભાડૂતો માટે લોગિન bring-your-own છે, અને ઓનલાઇન ભાડું વસૂલાતનો અર્થ છે તમારા પોતાના પેમેન્ટ પ્રદાતાની keys પ્રોજેક્ટ secrets તરીકે જોડવી; Mythex તમારી ઍપ માટે કોઈ બિલ્ટ-ઇન પેમેન્ટ કે ઈ-સહી આપતું નથી. માસિક ભાડા ચાર્જ માટે, શેડ્યૂલ કરેલી job ને બદલે ઉપરના સરળ વિકલ્પોમાંથી એક સાથે શરૂ કરો. વધુ શરૂઆતના વિકલ્પો માટે ઍપ ટેમ્પલેટ્સ બ્રાઉઝ કરો.

પ્રશ્નો