如何打造房產管理 App：單位、租客、租金與維修

房產管理 App 會追蹤你的房產與單位、每個單位裡住的是誰、哪些租金應收、哪些已收，以及哪裡需要修繕。對於小型房東來說，它取代了試算表、一疊租約資料夾，以及不斷湧入的訊息。對於代理商來說，它還加上了業主、員工角色與報表。核心功能很簡單：單位、租約、租金帳本與維修請求。所以先把這些做好，實際使用幾個收租週期，然後才加入租客入口網站或線上付款。

本指南談的是軟體本身。租金、押金、通知與租客資料，都受當地法律規範，請與當地顧問確認你的義務。

這是給誰用的？

房產管理 App 需要什麼

頁面

• 儀表板：本月應收租金、逾期餘額、未處理的維修請求、即將到期的租約、空置單位。
• 房產與單位：地址、單位資訊、照片、目前租客、租約、狀態。
• 租客：聯絡資料、租約歷史、餘額、文件。
• 租約：起訖日、租金金額與繳費日、押金、條款、附上的已簽署文件。
• 租金帳本：每份租約的應收與已收項目，以及累計餘額。
• 維修：附照片的請求、優先順序、狀態、指派的廠商、費用。
• 文件：租約、檢查報告、證書，並有到期提醒。
• 代理商專用：業主、員工與廠商、業主結算報表。

資料

• 房產與單位（一棟獨立屋就是一個只有一個單位的房產）。
• 租客：人員，以及（選用）將多位租客連結到同一份租約的租賃關係。
• 租約：單位、租客、起始日、結束日、租金金額、繳費頻率、繳費日、押金金額、狀態。
• 帳本項目：租約、日期、類型（租金應收、滯納金、付款、折抵、押金）、金額（以整數分為單位），以及參考編號。
• 維修請求：單位、回報人、描述、照片、優先順序、狀態、廠商、費用、日期。
• 廠商：工種、聯絡方式、費率。
• 文件：關聯到房產、單位、租約或租客，並附上類型與到期日。
• 業主（代理商）：他們擁有哪些房產，以及管理費。

請把租金視為一本帳本，即把應收與付款分別記成獨立的項目，而不是每個月一個「已付」的勾選框。帳本能處理部分付款、滯納金與折抵，餘額永遠等於所有項目的加總。

權限

• 房東或管理員：全部權限。
• 員工：指派給他們的房產。
• 業主（代理商）：唯讀他們自己房產與結算報表。
• 租客：只能看到自己的租約、餘額、文件與維修請求，其他一概不能看。
• 廠商（選用）：只能看到指派給他們的工作。

租客與業主入口網站是最容易發生資料外洩的地方。每一個請求都必須檢查，該筆紀錄是否確實屬於提出請求的人。我們的客戶入口網站指南說明了入口網站通常的架構。

決策與取捨

自行記錄付款，或由系統代收。 記錄透過銀行轉帳收到的付款既簡單又不花錢。透過 Stripe 等服務商線上收租對租客比較方便，但會增加手續費、付款失敗、退款與對帳的工作。先從記錄開始；準備好時，請參閱如何為你的 App 加入付款功能。

自動產生租金應收。 每個月自動建立租金應收，需要一個定時執行的功能。較簡單的替代方案：在有人打開儀表板時產生下一期的應收，或提供「建立本月應收」按鈕。

現在就做租客入口網站，還是以後再說。 若只有少數幾間單位，電子郵件加上共用的維修表單就夠用了。當房產組合成長後，入口網站才會變得值得。

文件儲存。 租約與身分證件都屬於敏感資料。請以私密方式儲存，提供會過期的連結，並且只保留必要的資料。

維修通報。 每間房產提供一個簡單的公開表單（「回報問題」並可上傳照片），在完整的入口網站出現之前就很好用。

範例第一個提示詞

為一位擁有 4 棟大樓共 12 間單位的房東打造一個房產管理網頁 App。我管理房產與單位（地址、臥室數、照片、狀態：已出租、空置、維修中）、租客（姓名、電話、電子郵件），以及租約（單位、租客、起訖日、每月租金、繳費日、押金）。租金採用帳本：每個月有一筆租金應收，我可以記錄付款（日期、金額、方式、參考編號）、部分付款、滯納金與折抵，並顯示每份租約的累計餘額。金額以整數分儲存。儀表板顯示本月應收與逾期租金、未處理的維修請求、60 天內到期的租約，以及空置單位。維修請求包含單位、描述、照片、優先順序、狀態、廠商與費用；每間房產提供一個公開的「回報問題」表單，可上傳照片並建立請求。已簽署的租約與證書要存放在私有檔案儲存空間，並記錄到期日，儀表板上顯示即將到期的項目。目前只有我可以登入，使用電子郵件與密碼。使用資料庫與私有檔案儲存。加入範例資料。

逐步打造

1. 房產、單位與租約，並加入範例資料。確認儀表板正確顯示哪些單位為空置、哪些租約即將到期。
2. 租金帳本。記錄一筆部分付款、一筆滯納金與一筆折抵，並手動核對餘額。
3. 維修請求與公開表單。從手機提交一筆附照片的請求。請參閱如何為你的 App 加入檔案上傳。
4. 文件。上傳一份租約，確認未登入時無法存取該檔案。
5. 報表。每月已收租金、欠租、每間房產的維修費用。可匯出為 CSV 給會計師。
6. 員工或業主角色（代理商適用）。測試業主是否只能看到自己的房產。
7. 租客入口網站（之後再做）。餘額、文件、維修請求，並確認一位租客看不到另一位租客的資料。
8. 線上收租（之後再做）。

常見錯誤

• 用「已付」勾選框取代帳本。 它無法處理部分付款、費用或折抵。
• 用浮點數處理金額。 請使用整數分。
• 公開的文件連結。 租約與身分證件必須保持私密。
• 刪除舊的租約與租客。 請保留歷史紀錄，並將其標示為已結束。
• 把某個國家的規則寫死。 押金處理、通知期間與滯納金各地不同；請將它們做成可設定的選項。
• 先做租客入口網站。 先把你自己的工作流程做好，再為其他人加入登入功能。
• 沒有備份計畫。 這是絕對不能遺失的資料；請確認資料如何備份與匯出。

何時房產管理軟體是更好的選擇

成熟的房產管理平台包含線上收租、租客篩選、會計、業主撥款、電子簽署，以及特定地區的法律表單。如果你管理大量單位、代業主處理客戶款項，或需要受監管的信託帳務，這些產品承擔了你不應自行重做的責任。

當你的房產組合規模較小、想要一個符合你工作方式的工具、單位計價的費用不斷累加、你的管理對象組合特殊（混合用途大樓、倉儲單位、停車位），或你希望維修與租客資料能與你自己的系統（例如 CRM）相連時，自行打造才比較合理。

用 Mythex 打造

Mythex 可以打造上述提示詞所描述的 App：在對話中描述、在即時預覽中檢查、然後發布。當 App 需要時，它會加入專用的 Postgres 資料庫，以及用於照片與文件的檔案儲存空間。你、員工與之後的租客的登入，採用自備驗證的方式；線上收租則需要你把自己付款服務商的金鑰以專案機密的方式連接。Mythex 不為你的 App 提供內建付款或電子簽署功能。至於每月租金應收，可以先採用前面提到較簡單的方案，而不是定時工作。更多起點請參閱應用程式範本。

常見問題