Ako vytvoriť aplikáciu na správu nehnuteľností: jednotky, nájomníci, nájomné a údržba

Aplikácia na správu nehnuteľností sleduje vaše nehnuteľnosti a jednotky, kto v ktorej býva, aký nájom je splatný a zaplatený a čo treba opraviť. Pre malého prenajímateľa nahrádza tabuľku, zložku so zmluvami a lavínu textových správ. Pre agentúru pridáva vlastníkov, roly zamestnancov a reporty. Jadro je jednoduché — jednotky, nájomné zmluvy, účtovná kniha nájomného a požiadavky na údržbu — preto postavte najprv to, použite to pár cyklov nájmu a až potom pridajte portál nájomníka alebo online platby.

Tento návod sa týka softvéru. Nájomné, zálohy, výpovede a údaje nájomníkov upravuje miestne právo; svoje povinnosti si overte u miestneho poradcu.

Pre koho je to?

Čo aplikácia na správu nehnuteľností potrebuje

Stránky

• Prehľad — nájomné splatné tento mesiac, po splatnosti, otvorené požiadavky na údržbu, zmluvy končiace čoskoro, prázdne jednotky.
• Nehnuteľnosti a jednotky — adresa, detaily jednotky, fotografie, aktuálny nájomník, zmluva, stav.
• Nájomníci — kontaktné údaje, história zmlúv, zostatok, dokumenty.
• Nájomné zmluvy — dátumy začiatku a konca, výška nájmu a deň splatnosti, záloha, podmienky, pripojený podpísaný dokument.
• Účtovná kniha nájomného — predpisy a platby na zmluvu, priebežný zostatok.
• Údržba — požiadavky s fotografiami, prioritou, stavom, priradeným dodávateľom, nákladmi.
• Dokumenty — zmluvy, protokoly z prehliadok, certifikáty, s pripomienkami expirácie.
• Pre agentúry — vlastníci, výpisy pre vlastníkov, zamestnanci a dodávatelia.

Dáta

• Nehnuteľnosti a jednotky (dom je nehnuteľnosť s jednou jednotkou).
• Nájomníci — osoby, a voliteľne nájomný vzťah prepájajúci viacerých nájomníkov s jednou zmluvou.
• Nájomné zmluvy — jednotka, nájomníci, začiatok, koniec, výška nájmu, frekvencia, deň splatnosti, výška zálohy, stav.
• Položky účtovnej knihy — zmluva, dátum, typ (predpis nájmu, poplatok za oneskorenie, platba, kredit, záloha), suma v celých centoch, referencia.
• Požiadavky na údržbu — jednotka, nahlasovateľ, popis, fotografie, priorita, stav, dodávateľ, náklady, dátumy.
• Dodávatelia — odbor, kontakt, sadzby.
• Dokumenty — prepojené s nehnuteľnosťou, jednotkou, zmluvou alebo nájomníkom, s typom a dátumom expirácie.
• Vlastníci (agentúry) — ktoré nehnuteľnosti vlastnia a aký majú poplatok za správu.

Nájomné modelujte ako účtovnú knihu — predpisy a platby ako oddelené položky — a nie ako políčko „zaplatené“ pri každom mesiaci. Účtovná kniha zvláda čiastočné platby, poplatky za oneskorenie a kredity, a zostatok je vždy súčtom položiek.

Oprávnenia

• Prenajímateľ alebo správca — všetko.
• Zamestnanec — nehnuteľnosti, ktoré mu sú priradené.
• Vlastníci (agentúry) — len na čítanie pre ich vlastné nehnuteľnosti a výpisy.
• Nájomníci — ich vlastná zmluva, zostatok, dokumenty a požiadavky na údržbu, nič iné.
• Dodávatelia (voliteľné) — len zákazky im priradené.

Portály nájomníkov a vlastníkov sú miesta, kde unikajú údaje. Každá požiadavka musí overiť, že záznam patrí človeku, ktorý ju posiela. Pozri náš návod na klientsky portál, ako sa portály zvyčajne stavajú.

Rozhodnutia a kompromisy

Zaznamenávať platby, alebo ich vyberať. Zaznamenávanie platieb, ktoré prichádzajú bankovým prevodom, je jednoduché a nič nestojí. Výber nájomného online cez poskytovateľa ako Stripe je pre nájomníkov pohodlný, ale prináša poplatky, neúspešné platby, vrátenia a zosúladenie. Začnite zaznamenávaním; pozri ako pridať platby do aplikácie, keď budete pripravení.

Automatické predpisy nájmu. Automatické vytváranie mesačného predpisu nájmu potrebuje niečo, čo beží podľa plánu. Jednoduchšie možnosti: generovať ďalšie predpisy pri otvorení prehľadu, alebo tlačidlo „vytvor predpisy na tento mesiac“.

Portál nájomníkov teraz, alebo neskôr. Pri hŕstke jednotiek stačí e-mail a spoločný formulár na údržbu. Portál sa vráti, keď portfólio rastie.

Úložisko dokumentov. Nájomné zmluvy a doklady totožnosti sú citlivé. Ukladajte ich súkromne, dávajte odkazy s vypršaním platnosti a uchovávajte len to, čo potrebujete.

Príjem požiadaviek na údržbu. Jednoduchý verejný formulár na každú nehnuteľnosť („nahlásiť problém“) s nahrávaním fotografií funguje dobre skôr, než existuje plný portál.

Vzorové prvé zadanie

Vytvor webovú aplikáciu na správu nehnuteľností pre prenajímateľa s 12 jednotkami v 4 budovách. Spravujem nehnuteľnosti a jednotky (adresa, počet spální, fotografie, stav: obsadená, prázdna, v oprave), nájomníkov (meno, telefón, e-mail) a nájomné zmluvy (jednotka, nájomníci, začiatok a koniec, mesačné nájomné, deň splatnosti, záloha). Nájomné je účtovná kniha: každý mesiac má predpis nájmu a ja zaznamenávam platby (dátum, suma, spôsob, referencia), čiastočné platby, poplatky za oneskorenie a kredity; pri každej zmluve ukáž priebežný zostatok. Peniaze ukladaj ako celé centy. Prehľad ukazuje nájomné splatné a po splatnosti tento mesiac, otvorené požiadavky na údržbu, zmluvy končiace v najbližších 60 dňoch a prázdne jednotky. Požiadavky na údržbu majú jednotku, popis, fotografie, prioritu, stav, dodávateľa a náklady; každá nehnuteľnosť dostane verejný formulár „nahlásiť problém“ s nahrávaním fotografie, ktorý vytvorí požiadavku. Podpísané zmluvy a certifikáty ukladaj súkromne s dátumami expirácie a nadchádzajúce expirácie ukáž v prehľade. Zatiaľ sa prihlasujem len ja, e-mailom a heslom. Databáza a súkromné úložisko súborov. Naplň ukážkové dáta.

Kroky stavby

1. Nehnuteľnosti, jednotky a zmluvy s ukážkovými dátami. Skontrolujte, že prehľad správne ukazuje prázdne jednotky a zmluvy končiace čoskoro.
2. Účtovná kniha nájomného. Zaznamenajte čiastočnú platbu, poplatok za oneskorenie a kredit a zostatky si overte ručne.
3. Požiadavky na údržbu a verejný formulár. Odošlite jednu z telefónu s fotografiou. Pozri ako pridať nahrávanie súborov do aplikácie.
4. Dokumenty. Nahrajte zmluvu a overte, že súbor nie je dostupný bez prihlásenia.
5. Reporty. Vybraný nájom za mesiac, nedoplatky, náklady na údržbu podľa nehnuteľnosti. Exportujte do CSV pre účtovníka.
6. Roly zamestnancov alebo vlastníkov (agentúry). Overte, že vlastník vidí len svoje nehnuteľnosti.
7. Portál nájomníka (neskôr). Zostatok, dokumenty, požiadavky na údržbu a to, že jeden nájomník nikdy nevidí údaje iného.
8. Online výber nájomného (neskôr).

Časté chyby

• Políčko „zaplatené“ namiesto účtovnej knihy. Nezvládne čiastočné platby, poplatky ani kredity.
• Desatinná aritmetika s peniazmi. Používajte celé centy.
• Verejné odkazy na dokumenty. Nájomné zmluvy a doklady musia zostať súkromné.
• Mazanie starých zmlúv a nájomníkov. Uchovávajte históriu a označte ako ukončené.
• Napevno nastavené pravidlá jednej krajiny. Nakladanie so zálohami, výpovedné lehoty a poplatky za oneskorenie sa líšia; držte ich ako nastavenia.
• Stavať portál nájomníka ako prvý. Najprv si ustáľte vlastný postup, až potom pridávajte prihlásenia pre iných.
• Žiadny záložný plán. Ide o dáta, ktoré nesmiete stratiť; vedzte, ako sa zálohujú a exportujú.

Kedy je lepší softvér na správu nehnuteľností

Zavedené platformy na správu nehnuteľností majú online výber nájomného, preverovanie nájomníkov, účtovníctvo, výplaty vlastníkom, elektronické podpisy a právne formuláre pre konkrétne regióny. Ak spravujete veľa jednotiek, nakladáte s peniazmi vlastníkov alebo potrebujete regulované účtovanie cudzích peňazí, tieto produkty nesú zodpovednosti, ktoré si nemáte stavať sami.

Vytvorte vlastnú aplikáciu, keď máte malé portfólio a chcete nástroj prispôsobený tomu, ako pracujete, keď sa cena za jednotku sčíta do veľkej sumy, keď spravujete neobvyklú zmes (zmiešané budovy, skladové boxy, parkovacie miesta), alebo keď chcete údaje o údržbe a nájomníkoch prepojiť so svojimi systémami, napríklad CRM.

Stavba s Mythexom

Mythex dokáže postaviť aplikáciu z vyššie uvedeného zadania: opíšete ju v chate, skontrolujete v živom náhľade a publikujete. Pridá vlastnú databázu Postgres databázu a úložisko súborov pre fotografie a dokumenty, keď ich aplikácia potrebuje. Prihlásenie pre vás, zamestnancov a neskôr nájomníkov riešite vlastným prístupom; výber nájomného online znamená pripojiť kľúče vášho poskytovateľa platieb ako tajomstvá projektu. Mythex vo vašej aplikácii nemá vstavané platby ani elektronický podpis. Pri mesačných predpisoch nájmu začnite s jednou z jednoduchších možností uvedených vyššie, nie s naplánovanou úlohou. Ďalšie východiská nájdete v šablónach aplikácií.

Otázky