Ingatlankezelő app készítése: egységek, bérlők, bérleti díj és karbantartás

Az ingatlankezelő app nyilvántartja az ingatlanjaidat és egységeidet, azt, ki lakik az egyes egységekben, mi esedékes és mi lett kifizetve bérleti díjban, és mi igényel javítást. Kisebb bérbeadónak egy táblázatot, egy mappányi bérleti szerződést és egy sor szöveges üzenetet vált ki. Ügynökségeknek tulajdonosokat, munkatársi szerepköröket és riportokat ad hozzá. A mag egyszerű — egységek, bérleti szerződések, díjfőkönyv és karbantartási kérések —, ezért ezt építsd meg először, használd néhány bérleti ciklusig, és csak utána add hozzá a bérlői portált vagy az online fizetéseket.

Ez az útmutató a szoftverről szól. A bérleti díjat, a kauciót, a felmondásokat és a bérlői adatokat a helyi jog szabályozza; a kötelezettségeidet helyi tanácsadóval ellenőriztesd.

Kinek szól?

Mit igényel egy ingatlankezelő app

Oldalak

• Vezérlőpult — az ebben a hónapban esedékes bérleti díj, a lejárt egyenlegek, a nyitott karbantartási kérések, a hamarosan lejáró szerződések, az üres egységek.
• Ingatlanok és egységek — cím, egységadatok, fotók, aktuális bérlő, szerződés, állapot.
• Bérlők — elérhetőség, szerződéstörténet, egyenleg, dokumentumok.
• Bérleti szerződések — kezdő és záró dátum, bérleti díj, esedékesség napja, kaució, feltételek, csatolt aláírt dokumentum.
• Díjfőkönyv — szerződésenkénti terhelések és befizetések, futó egyenleggel.
• Karbantartás — kérések fotókkal, prioritással, státusszal, hozzárendelt szállítóval, költséggel.
• Dokumentumok — szerződések, átvételi jegyzőkönyvek, tanúsítványok, lejárati emlékeztetőkkel.
• Ügynökségeknek — tulajdonosok, tulajdonosi kimutatások, munkatársak és szállítók.

Adatok

• Ingatlanok és egységek (egy ház egy ingatlan, egy egységgel).
• Bérlők — személyek, és opcionálisan egy bérlési viszony, amely több bérlőt köt egy szerződéshez.
• Bérleti szerződések — egység, bérlők, kezdés, befejezés, bérleti díj, gyakoriság, esedékesség napja, kaució összege, státusz.
• Főkönyvi tételek — szerződés, dátum, típus (bérleti díj terhelés, késedelmi díj, befizetés, jóváírás, kaució), összeg egész centekben, hivatkozás.
• Karbantartási kérések — egység, bejelentő, leírás, fotók, prioritás, státusz, szállító, költség, dátumok.
• Szállítók — szakma, elérhetőség, díjtételek.
• Dokumentumok — ingatlanhoz, egységhez, szerződéshez vagy bérlőhöz kötve, típussal és lejárati dátummal.
• Tulajdonosok (ügynökségeknek) — mely ingatlanok tulajdonosai és a kezelési díjuk.

A bérleti díjat főkönyvként modellezd — a terheléseket és befizetéseket külön tételként —, ne havonta egy „fizetve” jelölőnégyzetként. A főkönyv kezeli a részbefizetéseket, a késedelmi díjakat és a jóváírásokat, és az egyenleg mindig a tételek összege.

Jogosultságok

• Bérbeadó vagy adminisztrátor — mindent.
• Munkatárs — a hozzá rendelt ingatlanokat.
• Tulajdonosok (ügynökségeknél) — csak olvasható nézet a saját ingatlanjaikról és kimutatásaikról.
• Bérlők — a saját szerződésük, egyenlegük, dokumentumaik és karbantartási kéréseik, semmi más.
• Szállítók (opcionális) — csak a nekik kiosztott munkák.

A bérlői és tulajdonosi portálokból szivárognak ki adatok. Minden kérésnek ellenőriznie kell, hogy a rekord a kérőhöz tartozik. A portálok általános felépítéséhez lásd: ügyfélportál útmutató.

Döntések és kompromisszumok

Fizetések rögzítése vagy beszedése. Az átutalással érkező befizetések rögzítése egyszerű és nem kerül semmibe. A bérleti díj online beszedése fizetési szolgáltatón keresztül (például Stripe) kényelmes a bérlőknek, de díjakat, sikertelen fizetéseket, visszatérítéseket és egyeztetést ad hozzá. Kezdd a rögzítéssel; a fizetések hozzáadásáról akkor olvass, ha készen állsz.

Automatikus bérleti díj-terhelés. Az adott havi bérleti díj automatikus létrehozásához valami kell, ami ütemezetten fut. Egyszerűbb lehetőségek: a következő terhelések generálása, amikor valaki megnyitja a vezérlőpultot, vagy egy „ennek a hónapnak a terhelései” gomb.

Bérlői portál most vagy később. Néhány egységnél az e-mail és egy közös karbantartási űrlap elég. A portál akkor térül meg, ahogy a portfólió nő.

Dokumentumtárolás. A szerződések és személyazonosító okmányok érzékenyek. Privátan tárold őket, lejáró linkeket adj, és csak azt tartsd meg, amire szükséged van.

Karbantartási bejelentés. Egy egyszerű nyilvános űrlap ingatlanonként („hibát jelentek” fotófeltöltéssel) jól működik, mielőtt van teljes portál.

Példa első prompt

Készíts egy ingatlankezelő webalkalmazást egy 4 épületben lévő 12 egységes bérbeadónak. Kezelem az ingatlanokat és egységeket (cím, hálószobák, fotók, állapot: kiadva, üres, javítás alatt), a bérlőket (név, telefon, e-mail), és a bérleti szerződéseket (egység, bérlők, kezdő és záró dátum, havi bérleti díj, esedékesség napja, kaució). A bérleti díj főkönyv: minden hónapban van egy bérleti díj-terhelés, és rögzítem a befizetéseket (dátum, összeg, mód, hivatkozás), a részbefizetéseket, a késedelmi díjakat és a jóváírásokat; mutasd minden szerződés futó egyenlegét. A pénzt egész centekben tárold. A vezérlőpulton látszódjon az ebben a hónapban esedékes és lejárt bérleti díj, a nyitott karbantartási kérések, a következő 60 napban lejáró szerződések és az üres egységek. A karbantartási kérések tartalmazzák az egységet, a leírást, a fotókat, a prioritást, a státuszt, a szállítót és a költséget; minden ingatlanhoz tartozik egy nyilvános „hibát jelentek” űrlap fotófeltöltéssel, amely kérést hoz létre. Az aláírt szerződéseket és tanúsítványokat privátan tárold lejárati dátummal, és a közelgő lejáratok jelenjenek meg a vezérlőpulton. Egyelőre csak én jelentkezhetek be e-mail-címmel és jelszóval. Adatbázis és privát fájltárolás. Adj mintaadatokat.

Építési lépések

1. Ingatlanok, egységek és szerződések mintaadatokkal. Ellenőrizd, hogy a vezérlőpult helyesen mutatja-e az üres egységeket és a hamarosan lejáró szerződéseket.
2. Díjfőkönyv. Rögzíts egy részbefizetést, egy késedelmi díjat és egy jóváírást, és számold ki kézzel az egyenlegeket.
3. Karbantartási kérések és a nyilvános űrlap. Küldj be egyet telefonról fotóval. Lásd: hogyan adj fájlfeltöltést az appodhoz.
4. Dokumentumok. Tölts fel egy szerződést, és ellenőrizd, hogy bejelentkezés nélkül nem érhető el.
5. Riportok. Havi beszedett bérleti díj, hátralék, karbantartási költség ingatlanonként. Exportálj CSV-be a könyvelődnek.
6. Munkatársi vagy tulajdonosi szerepek (ügynökségeknél). Teszteld, hogy a tulajdonos csak a saját ingatlanjait látja.
7. Bérlői portál (később). Egyenleg, dokumentumok, karbantartási kérések, és egy bérlő sem láthatja más adatait.
8. Online bérleti díj-beszedés (később).

Gyakori hibák

• „Fizetve” jelölőnégyzet főkönyv helyett. Nem kezeli a részbefizetéseket, díjakat vagy jóváírásokat.
• Lebegőpontos pénzkezelés. Használj egész centeket.
• Nyilvános dokumentumlinkek. A szerződések és személyazonosítók privátok maradjanak.
• Régi szerződések és bérlők törlése. Őrizd meg az előzményeket; jelöld lezártnak.
• Egy ország szabályainak beégetése. A kauciókezelés, a felmondási idők és a késedelmi díjak eltérnek; beállításokként tartsd őket.
• Bérlői portál építése először. Előbb a saját munkafolyamatodat tedd rendbe, mielőtt másoknak bejelentkezést adnál.
• Nincs mentési terv. Ez olyan adat, amit nem veszíthetsz el; tudd, hogyan mentik és exportálják.

Amikor ingatlankezelő szoftver a jobb választás

A bevált ingatlankezelő platformok tartalmaznak online díjbeszedést, bérlőellenőrzést, könyvelést, tulajdonosi kifizetéseket, e-aláírást és egyes régiókra szabott jogi űrlapokat. Ha sok egységet kezelsz, tulajdonosoknak pénzt kezelsz, vagy szabályozott letéti számlavezetésre van szükséged, ezek a termékek olyan felelősséget hordoznak, amelyet nem kellene te magad újraépítened.

Saját appot akkor építs, ha kis portfóliód van, és olyan eszközt szeretnél, amely ahhoz illeszkedik, ahogyan dolgozol; ha az egységenkénti díjak összeadódnak; ha szokatlan vegyes állományt kezelsz (vegyes használatú épületek, raktárak, parkolók); vagy ha a karbantartási és bérlői adatok a saját rendszereidhez kapcsolódjanak, például egy CRM-hez.

Építés a Mythexszel

A Mythex megépítheti a fenti prompt szerinti appot: leírod a chatben, ellenőrzöd az élő előnézetben, és publikálod. Egy dedikált Postgres-adatbázist és fájltárolót ad hozzá a fotókhoz és dokumentumokhoz, ha az app igényli. A bejelentkezés neked, a munkatársaknak és később a bérlőknek a saját megoldásoddal történik, az online bérleti díj-beszedéshez pedig a saját fizetési szolgáltatód kulcsait kell projekttitokként megadnod; a Mythex nem ad beépített fizetést vagy e-aláírást az appodhoz. A havi bérleti díj-terhelésekhez kezdd az előbb felsorolt egyszerűbb lehetőségek egyikével, ne ütemezett feladattal. További kiindulópontokért böngészd az app-sablonokat.

Kérdések