Como Criar uma App de Gestão Imobiliária: Unidades, Inquilinos, Renda e Manutenção

Uma app de gestão imobiliária controla os seus imóveis e unidades, quem vive em cada uma, que renda está em dívida e paga, e o que precisa de reparação. Para um pequeno senhorio, substitui uma folha de cálculo, uma pasta de contratos e uma sucessão de mensagens de texto. Para uma agência, acrescenta proprietários, funções de equipa e relatórios. O núcleo é simples — unidades, contratos, um registo de rendas e pedidos de manutenção — por isso construa isso primeiro, use-o durante alguns ciclos de renda e só depois acrescente um portal do inquilino ou pagamentos online.

Este guia trata do software. A renda, as cauções, os avisos e os dados dos inquilinos são regidos pela lei local; verifique as suas obrigações com um consultor local.

Para quem é?

O que precisa uma app de gestão imobiliária

Páginas

• Painel — rendas a vencer este mês, saldos em atraso, pedidos de manutenção abertos, contratos a terminar em breve, unidades vagas.
• Imóveis e unidades — morada, detalhes da unidade, fotografias, inquilino atual, contrato, estado.
• Inquilinos — dados de contacto, histórico de contratos, saldo, documentos.
• Contratos — datas de início e fim, valor da renda e dia de vencimento, caução, condições, documento assinado anexado.
• Registo de rendas — débitos e pagamentos por contrato, com saldo corrente.
• Manutenção — pedidos com fotografias, prioridade, estado, fornecedor atribuído, custo.
• Documentos — contratos, relatórios de vistoria, certificados, com lembretes de validade.
• Para agências — proprietários, extratos para proprietários, equipa e fornecedores.

Dados

• Imóveis e unidades (uma casa é um imóvel com uma unidade).
• Inquilinos — pessoas, e opcionalmente um arrendamento que liga vários inquilinos a um contrato.
• Contratos — unidade, inquilinos, início, fim, valor da renda, periodicidade, dia de vencimento, valor da caução, estado.
• Lançamentos do registo — contrato, data, tipo (débito de renda, penalização por atraso, pagamento, crédito, caução), valor em cêntimos inteiros, referência.
• Pedidos de manutenção — unidade, quem reportou, descrição, fotografias, prioridade, estado, fornecedor, custo, datas.
• Fornecedores — área, contacto, tarifas.
• Documentos — ligados a um imóvel, unidade, contrato ou inquilino, com tipo e data de validade.
• Proprietários (agências) — que imóveis possuem e a sua comissão de gestão.

Modele a renda como um registo — débitos e pagamentos como lançamentos separados — em vez de uma caixa «pago» por mês. Um registo trata pagamentos parciais, penalizações e créditos, e o saldo é sempre a soma dos lançamentos.

Permissões

• Senhorio ou administrador — tudo.
• Equipa — os imóveis que lhes estão atribuídos.
• Proprietários (agências) — vista só de leitura dos seus imóveis e extratos.
• Inquilinos — o seu próprio contrato, saldo, documentos e pedidos de manutenção, nada mais.
• Fornecedores (opcional) — apenas os trabalhos que lhes forem atribuídos.

Os portais de inquilinos e de proprietários são onde acontecem as fugas de dados. Cada pedido tem de verificar que o registo pertence a quem o pede. Veja o nosso guia de portal do cliente para perceber como os portais costumam ser estruturados.

Decisões e compromissos

Registar pagamentos ou cobrá-los. Registar pagamentos que chegam por transferência bancária é simples e não tem custos. Cobrar rendas online através de um fornecedor como a Stripe é cómodo para os inquilinos, mas acrescenta comissões, pagamentos falhados, reembolsos e reconciliação. Comece por registar; veja como adicionar pagamentos à sua app quando estiver pronto.

Débitos automáticos de renda. Criar automaticamente o débito de renda de cada mês exige algo que corra de forma agendada. Opções mais simples: gerar os próximos débitos quando alguém abre o painel, ou um botão «criar os débitos deste mês».

Portal do inquilino agora ou mais tarde. Para um punhado de unidades, o email e um formulário de manutenção partilhado chegam. Um portal compensa à medida que a carteira cresce.

Armazenamento de documentos. Contratos e documentos de identificação são sensíveis. Guarde-os em privado, dê ligações que expirem e guarde apenas o necessário.

Receção de manutenção. Um formulário público simples por imóvel («reportar um problema» com carregamento de fotografia) funciona bem antes de existir um portal completo.

Exemplo de primeiro prompt

Crie uma app web de gestão imobiliária para um senhorio com 12 unidades em 4 edifícios. Gerir imóveis e unidades (morada, quartos, fotografias, estado: ocupada, vaga, em reparação), inquilinos (nome, telefone, email) e contratos (unidade, inquilinos, data de início e fim, renda mensal, dia de vencimento, caução). A renda é um registo: cada mês tem um débito de renda, e eu registo pagamentos (data, valor, método, referência), pagamentos parciais, penalizações por atraso e créditos; mostre o saldo corrente de cada contrato. Guarde os valores monetários em cêntimos inteiros. O painel mostra as rendas a vencer e em atraso neste mês, os pedidos de manutenção abertos, os contratos a terminar nos próximos 60 dias e as unidades vagas. Os pedidos de manutenção têm unidade, descrição, fotografias, prioridade, estado, fornecedor e custo; cada imóvel tem um formulário público «reportar um problema» com carregamento de fotografia que cria um pedido. Guarde os contratos assinados e os certificados em privado, com datas de validade, e mostre no painel as validades próximas. Por agora só eu inicio sessão, com email e palavra-passe. Base de dados e armazenamento privado de ficheiros. Inclua dados de exemplo.

Passos de construção

1. Imóveis, unidades e contratos com dados de exemplo. Verifique se o painel mostra corretamente as unidades vagas e os contratos a terminar em breve.
2. Registo de rendas. Registe um pagamento parcial, uma penalização por atraso e um crédito, e verifique os saldos à mão.
3. Pedidos de manutenção e o formulário público. Submeta um a partir de um telemóvel com uma fotografia. Veja como adicionar carregamento de ficheiros à sua app.
4. Documentos. Carregue um contrato e confirme que o ficheiro não está acessível sem iniciar sessão.
5. Relatórios. Rendas cobradas por mês, valores em atraso, custo de manutenção por imóvel. Exporte para CSV para o seu contabilista.
6. Funções de equipa ou de proprietário (agências). Teste se um proprietário vê apenas os seus imóveis.
7. Portal do inquilino (mais tarde). Saldo, documentos, pedidos de manutenção, e um inquilino nunca vê os dados de outro.
8. Cobrança online de rendas (mais tarde).

Erros comuns

• Uma caixa «pago» em vez de um registo. Não consegue tratar pagamentos parciais, comissões ou créditos.
• Dinheiro em vírgula flutuante. Use cêntimos inteiros.
• Ligações públicas a documentos. Contratos e documentos de identificação têm de permanecer privados.
• Apagar contratos e inquilinos antigos. Guarde o histórico; marque-os como terminados.
• Codificar as regras de um só país. A gestão de cauções, os prazos de aviso e as penalizações variam; mantenha-os como definições.
• Construir primeiro o portal do inquilino. Acerte o seu próprio fluxo de trabalho antes de criar contas de acesso para outros.
• Sem plano de cópias de segurança. São dados que não pode perder; saiba como são guardados e exportados.

Quando o software de gestão imobiliária é a melhor escolha

As plataformas de gestão imobiliária consolidadas incluem cobrança online de rendas, seleção de inquilinos, contabilidade, pagamentos a proprietários, assinaturas eletrónicas e formulários legais para regiões específicas. Se gere muitas unidades, movimenta dinheiro de clientes para proprietários ou precisa de contabilidade de contas fiduciárias regulada, esses produtos implicam responsabilidades que não deve reconstruir sozinho.

Construa a sua própria quando tem uma carteira pequena e quer uma ferramenta que se ajuste à forma como trabalha, quando o preço por unidade começa a pesar, quando gere um conjunto pouco comum (edifícios de uso misto, arrecadações, lugares de estacionamento), ou quando quer os dados de manutenção e dos inquilinos ligados aos seus próprios sistemas, como um CRM.

Construir com a Mythex

A Mythex consegue construir a app do prompt acima: descreva-a no chat, verifique-a na pré-visualização em direto e publique-a. Acrescenta uma base de dados Postgres dedicada e armazenamento de ficheiros para fotografias e documentos quando a app precisar deles. O início de sessão para si, para a equipa e, mais tarde, para os inquilinos é feito com a sua própria abordagem; a cobrança online de rendas implica ligar as chaves do seu próprio fornecedor de pagamentos como segredos do projeto, porque a Mythex não inclui pagamentos nem assinatura eletrónica integrados na sua app. Para as cobranças mensais de renda, comece por uma das opções mais simples acima, em vez de uma tarefa agendada. Para mais pontos de partida, consulte as apps modelo.

Perguntas