پراپرٹی مینجمنٹ ایپ کیسے بنائیں: یونٹس، کرایہ دار، کرایہ اور مرمت

پراپرٹی مینجمنٹ ایپ آپ کی پراپرٹیز اور یونٹس کا ریکارڈ رکھتی ہے، کہ ہر یونٹ میں کون رہتا ہے، کون سا کرایہ واجب الادا ہے اور ادا ہو چکا ہے، اور کیا مرمت طلب ہے۔ چھوٹے مالک مکان کے لیے یہ ایک اسپریڈ شیٹ، لیزز کے فولڈر اور پیغامات کے سلسلے کی جگہ لیتی ہے۔ ایجنسی کے لیے اس میں مالکان، اسٹاف کے کردار اور رپورٹس شامل ہوتے ہیں۔ بنیاد سادہ ہے: یونٹس، لیزز، کرایہ لیجر اور مرمت کی درخواستیں، اس لیے پہلے یہی بنائیں، چند کرایہ سائیکلز تک استعمال کریں، اور پھر ہی کرایہ دار پورٹل یا آن لائن ادائیگیاں شامل کریں۔

یہ گائیڈ سافٹ ویئر کے بارے میں ہے۔ کرایہ، ڈپازٹس، نوٹسز اور کرایہ دار کا ڈیٹا مقامی قانون کے تابع ہیں؛ اپنی ذمہ داریاں مقامی مشیر سے چیک کریں۔

یہ کس کے لیے ہے؟

پراپرٹی مینجمنٹ ایپ کو کیا چاہیے

صفحات

• ڈیش بورڈ — اس مہینے کا واجب الادا کرایہ، تاخیر والے بیلنس، کھلی مرمت کی درخواستیں، جلد ختم ہونے والی لیزز، خالی یونٹس۔
• پراپرٹیز اور یونٹس — پتہ، یونٹ کی تفصیلات، تصاویر، موجودہ کرایہ دار، لیز، اسٹیٹس۔
• کرایہ دار — رابطے کی تفصیلات، لیز کی تاریخ، بیلنس، دستاویزات۔
• لیزز — شروع اور اختتامی تاریخیں، کرایہ کی رقم اور ادائیگی کا دن، ڈپازٹ، شرائط، دستخط شدہ دستاویز کا اٹیچمنٹ۔
• کرایہ لیجر — ہر لیز کے لیے چارجز اور ادائیگیاں، چلتا ہوا بیلنس۔
• مرمت — تصاویر، ترجیح، اسٹیٹس، تفویض شدہ وینڈر، لاگت کے ساتھ درخواستیں۔
• دستاویزات — لیزز، معائنہ رپورٹس، سرٹیفکیٹس، میعاد ختم ہونے کی یاد دہانیوں کے ساتھ۔
• ایجنسیوں کے لیے — مالکان، مالکان کے اسٹیٹمنٹس، اسٹاف اور وینڈرز۔

ڈیٹا

• Properties اور units (ایک گھر ایک یونٹ والی پراپرٹی ہے)۔
• Tenants — افراد، اور اختیاری طور پر ایک tenancy جو ایک لیز سے کئی کرایہ داروں کو جوڑے۔
• Leases — یونٹ، کرایہ دار، شروع، اختتام، کرایہ کی رقم، دورانیہ، ادائیگی کا دن، ڈپازٹ کی رقم، اسٹیٹس۔
• Ledger entries — لیز، تاریخ، قسم (کرایہ کا چارج، دیر کی فیس، ادائیگی، کریڈٹ، ڈپازٹ)، رقم عدد سینٹس میں، حوالہ۔
• Maintenance requests — یونٹ، رپورٹ کرنے والا، تفصیل، تصاویر، ترجیح، اسٹیٹس، وینڈر، لاگت، تاریخیں۔
• Vendors — شعبہ، رابطہ، ریٹس۔
• Documents — کسی پراپرٹی، یونٹ، لیز یا کرایہ دار سے منسلک، قسم اور میعاد ختم ہونے کی تاریخ کے ساتھ۔
• Owners (ایجنسیاں) — وہ کون سی پراپرٹیز کے مالک ہیں اور ان کی انتظامی فیس۔

کرایہ کو لیجر کے طور پر ماڈل کریں، یعنی چارجز اور ادائیگیاں الگ اندراجات ہوں، نہ کہ ہر مہینے کے لیے “ادا شدہ” کا چیک باکس۔ لیجر جزوی ادائیگیوں، دیر کی فیسوں اور کریڈٹس کو سنبھالتا ہے، اور بیلنس ہمیشہ اندراجات کا مجموعہ ہوتا ہے۔

اجازتیں

• مالک مکان یا ایڈمن — سب کچھ۔
• اسٹاف — انہیں تفویض کی گئی پراپرٹیز۔
• مالکان (ایجنسیاں) — اپنی پراپرٹیز اور اسٹیٹمنٹس کا صرف پڑھنے والا منظر۔
• کرایہ دار — اپنی لیز، بیلنس، دستاویزات اور مرمت کی درخواستیں، اور کچھ نہیں۔
• وینڈرز (اختیاری) — صرف انہیں تفویض کیے گئے کام۔

کرایہ دار اور مالک پورٹلز وہ جگہ ہیں جہاں ڈیٹا لیک ہوتا ہے۔ ہر درخواست کو یہ جانچنا چاہیے کہ ریکارڈ پوچھنے والے کا ہے۔ پورٹلز کی عام ساخت کے لیے ہماری کلائنٹ پورٹل گائیڈ دیکھیں۔

فیصلے اور سمجھوتے

ادائیگیاں ریکارڈ کریں یا وصول کریں۔ بینک ٹرانسفر سے آنے والی ادائیگیوں کا اندراج سادہ ہے اور اس پر کوئی خرچ نہیں۔ Stripe جیسے فراہم کنندہ کے ذریعے آن لائن کرایہ وصولی کرایہ داروں کے لیے آسان ہے، مگر فیسیں، ناکام ادائیگیاں، رقم کی واپسی اور مفاہمت (reconciliation) بھی لاتی ہے۔ ریکارڈ کرنے سے شروع کریں؛ تیار ہونے پر اپنی ایپ میں ادائیگیاں کیسے شامل کریں دیکھیں۔

خودکار کرایہ چارجز۔ ہر مہینے کا کرایہ چارج خودکار بنانے کے لیے کسی ایسی چیز کی ضرورت ہے جو شیڈول پر چلے۔ سادہ آپشنز: جب کوئی ڈیش بورڈ کھولے تو اگلے چارجز بنا دیں، یا “اس مہینے کے چارجز بنائیں” کا بٹن۔

کرایہ دار پورٹل ابھی یا بعد میں۔ چند یونٹس کے لیے ای میل اور ایک مشترکہ مرمت فارم کافی ہیں۔ جیسے جیسے پورٹ فولیو بڑھے، پورٹل کا فائدہ ہوتا ہے۔

دستاویزات کا ذخیرہ۔ لیزز اور شناختی دستاویزات حساس ہیں۔ انہیں نجی رکھیں، میعاد ختم ہونے والے لنکس دیں، اور صرف وہی رکھیں جو ضروری ہو۔

مرمت کی درخواست کا راستہ۔ ہر پراپرٹی کے لیے ایک سادہ عوامی فارم (تصویر اپ لوڈ کے ساتھ “مسئلہ رپورٹ کریں”) مکمل پورٹل سے پہلے بھی اچھی طرح کام کرتا ہے۔

ایک مثالی پہلا پرامپٹ

ایک مالک مکان کے لیے ویب ایپ بناؤ جس کے پاس 4 عمارتوں میں 12 یونٹس ہیں۔ میں پراپرٹیز اور یونٹس کا انتظام کرتا ہوں (پتہ، کمرے، تصاویر، اسٹیٹس: occupied، vacant، under repair)، کرایہ داروں کا (نام، فون، ای میل)، اور لیزز کا (یونٹ، کرایہ دار، شروع اور اختتامی تاریخ، ماہانہ کرایہ، ادائیگی کا دن، ڈپازٹ)۔ کرایہ ایک لیجر ہے: ہر مہینے کا ایک کرایہ چارج ہوتا ہے، اور میں ادائیگیاں (تاریخ، رقم، طریقہ، حوالہ)، جزوی ادائیگیاں، دیر کی فیسیں اور کریڈٹس ریکارڈ کرتا ہوں؛ ہر لیز کا چلتا ہوا بیلنس دکھاؤ۔ رقم عدد سینٹس میں محفوظ کرو۔ ڈیش بورڈ اس مہینے کا واجب الادا اور تاخیر والا کرایہ، کھلی مرمت کی درخواستیں، اگلے 60 دنوں میں ختم ہونے والی لیزز اور خالی یونٹس دکھائے۔ مرمت کی درخواستوں میں یونٹ، تفصیل، تصاویر، ترجیح، اسٹیٹس، وینڈر اور لاگت ہو؛ ہر پراپرٹی کو ایک عوامی “مسئلہ رپورٹ کریں” فارم ملے جس میں تصویر اپ لوڈ ہو اور درخواست بنے۔ دستخط شدہ لیزز اور سرٹیفکیٹس نجی طور پر میعاد ختم ہونے کی تاریخوں کے ساتھ محفوظ کرو، اور آنے والی میعادیں ڈیش بورڈ پر دکھاؤ۔ فی الحال صرف میں ای میل اور پاس ورڈ سے لاگ اِن کر سکوں۔ ڈیٹا بیس اور نجی فائل اسٹوریج۔ نمونہ ڈیٹا شامل کرو۔

مرحلہ وار بنائیں

1. پراپرٹیز، یونٹس اور لیزز نمونہ ڈیٹا کے ساتھ۔ چیک کریں کہ ڈیش بورڈ خالی یونٹس اور جلد ختم ہونے والی لیزز درست دکھاتا ہے۔
2. کرایہ لیجر۔ ایک جزوی ادائیگی، ایک دیر کی فیس اور ایک کریڈٹ ریکارڈ کریں، اور بیلنس ہاتھ سے چیک کریں۔
3. مرمت کی درخواستیں اور عوامی فارم۔ فون سے تصویر کے ساتھ ایک جمع کریں۔ دیکھیں اپنی ایپ میں فائل اپ لوڈز کیسے شامل کریں۔
4. دستاویزات۔ ایک لیز اپ لوڈ کریں اور تصدیق کریں کہ لاگ اِن کے بغیر فائل تک رسائی نہیں ہوتی۔
5. رپورٹس۔ ماہانہ وصول شدہ کرایہ، بقایا جات، ہر پراپرٹی کی مرمت کی لاگت۔ اپنے اکاؤنٹنٹ کے لیے CSV میں ایکسپورٹ کریں۔
6. اسٹاف یا مالکان کے کردار (ایجنسیاں)۔ جانچیں کہ مالک صرف اپنی پراپرٹیز دیکھ سکتا ہے۔
7. کرایہ دار پورٹل (بعد میں)۔ بیلنس، دستاویزات، مرمت کی درخواستیں، اور یہ یقینی بنائیں کہ ایک کرایہ دار دوسرے کا ڈیٹا نہ دیکھے۔
8. آن لائن کرایہ وصولی (بعد میں)۔

عام غلطیاں

• لیجر کی جگہ “ادا شدہ” کا چیک باکس۔ یہ جزوی ادائیگیوں، فیسوں یا کریڈٹس کو نہیں سنبھال سکتا۔
• فلوٹنگ پوائنٹ میں پیسے۔ عدد سینٹس استعمال کریں۔
• عوامی دستاویز لنکس۔ لیزز اور شناختی دستاویزات نجی رہنی چاہئیں۔
• پرانی لیزز اور کرایہ داروں کو ڈیلیٹ کرنا۔ تاریخ محفوظ رکھیں؛ ختم شدہ کے طور پر نشان لگائیں۔
• ایک ملک کے قواعد کو ہارڈ کوڈ کرنا۔ ڈپازٹ کا انتظام، نوٹس کی مدت اور دیر کی فیسیں مختلف ہوتی ہیں؛ انہیں سیٹنگز کے طور پر رکھیں۔
• پہلے کرایہ دار پورٹل بنانا۔ دوسروں کے لیے لاگ اِن شامل کرنے سے پہلے اپنا ورک فلو درست کریں۔
• بیک اپ کا کوئی منصوبہ نہ ہونا۔ یہ وہ ڈیٹا ہے جو کھونا نہیں چاہیے؛ جانیں کہ اس کا بیک اپ اور ایکسپورٹ کیسے ہوتا ہے۔

کب پراپرٹی مینجمنٹ سافٹ ویئر بہتر ہے

قائم شدہ پراپرٹی مینجمنٹ پلیٹ فارمز میں آن لائن کرایہ وصولی، کرایہ دار کی جانچ، اکاؤنٹنگ، مالکان کی ادائیگیاں، ای سائنیچرز اور مخصوص خطوں کے قانونی فارمز شامل ہوتے ہیں۔ اگر آپ بہت سے یونٹس سنبھالتے ہیں، مالکان کے لیے رقم کا انتظام کرتے ہیں، یا ریگولیٹڈ ٹرسٹ اکاؤنٹنگ کی ضرورت ہے، تو ان مصنوعات میں ایسی ذمہ داریاں ہیں جنہیں آپ کو خود دوبارہ نہیں بنانا چاہیے۔

اپنا ٹول تب بنائیں جب آپ کا پورٹ فولیو چھوٹا ہو اور آپ ایسا ٹول چاہیں جو آپ کے کام کے طریقے کے مطابق ہو، جب فی یونٹ قیمت بڑھتی محسوس ہو، جب آپ کا مکس غیر معمولی ہو (مخلوط استعمال کی عمارتیں، اسٹوریج یونٹس، پارکنگ)، یا جب آپ چاہیں کہ مرمت اور کرایہ دار کا ڈیٹا آپ کے اپنے نظاموں سے جڑا ہو، جیسے CRM۔

Mythex کے ساتھ بنانا

Mythex اوپر والے پرامپٹ کی ایپ بنا سکتا ہے: چیٹ میں اسے بیان کریں، لائیو پریویو میں جانچیں، اور شائع کریں۔ جب ایپ کو ضرورت ہو تو یہ ایک مخصوص Postgres ڈیٹا بیس اور تصاویر اور دستاویزات کے لیے فائل اسٹوریج شامل کرتا ہے۔ آپ، اسٹاف اور بعد میں کرایہ داروں کے لیے لاگ اِن “اپنا لاؤ” (bring-your-own) ہے، اور آن لائن کرایہ وصولی کا مطلب ہے کہ اپنے ادائیگی فراہم کنندہ کی کیز پروجیکٹ سیکرٹس کے طور پر جوڑیں؛ Mythex کے پاس آپ کی ایپ کے لیے بلٹ ان ادائیگیاں یا ای سائنیچر نہیں ہے۔ ماہانہ کرایہ چارجز کے لیے، شیڈیول شدہ جاب کے بجائے اوپر کے سادہ آپشنز میں سے کوئی ایک شروع کریں۔ مزید آغاز کے لیے ایپ ٹیمپلیٹس دیکھیں۔

سوالات