Cara Membuat Aplikasi Manajemen Properti: Unit, Penyewa, Sewa, dan Perawatan

Aplikasi manajemen properti mencatat properti dan unit Anda, siapa yang tinggal di masing-masing, sewa apa yang jatuh tempo dan sudah dibayar, dan apa yang perlu diperbaiki. Untuk pemilik kecil, aplikasi ini menggantikan spreadsheet, map berisi kontrak sewa, dan rentetan pesan teks. Untuk agensi, aplikasi ini menambahkan pemilik, peran staf, dan laporan. Intinya sederhana — unit, kontrak sewa, buku besar sewa, dan permintaan perawatan — jadi bangun itu dulu, gunakan selama beberapa siklus sewa, dan baru tambahkan portal penyewa atau pembayaran online.

Panduan ini membahas perangkat lunaknya. Sewa, deposit, pemberitahuan, dan data penyewa diatur oleh hukum setempat; periksa kewajiban Anda dengan penasihat lokal.

Untuk siapa aplikasi ini?

Apa yang dibutuhkan aplikasi manajemen properti

Halaman

• Dasbor — sewa yang jatuh tempo bulan ini, saldo tertunggak, permintaan perawatan yang terbuka, kontrak yang segera berakhir, unit kosong.
• Properti dan unit — alamat, detail unit, foto, penyewa saat ini, kontrak, status.
• Penyewa — detail kontak, riwayat kontrak, saldo, dokumen.
• Kontrak sewa — tanggal mulai dan berakhir, jumlah sewa dan hari jatuh tempo, deposit, ketentuan, dokumen yang sudah ditandatangani.
• Buku besar sewa — tagihan dan pembayaran per kontrak, saldo berjalan.
• Perawatan — permintaan dengan foto, prioritas, status, vendor yang ditugaskan, biaya.
• Dokumen — kontrak sewa, laporan inspeksi, sertifikat, dengan pengingat kedaluwarsa.
• Untuk agensi — pemilik, laporan pemilik, staf, dan vendor.

Data

• Properti dan unit (sebuah rumah adalah properti dengan satu unit).
• Penyewa — orang, dan secara opsional sebuah perjanjian sewa yang menghubungkan beberapa penyewa ke satu kontrak.
• Kontrak sewa — unit, penyewa, tanggal mulai, tanggal berakhir, jumlah sewa, frekuensi, hari jatuh tempo, jumlah deposit, status.
• Entri buku besar — kontrak, tanggal, jenis (tagihan sewa, denda keterlambatan, pembayaran, kredit, deposit), jumlah dalam sen bilangan bulat, referensi.
• Permintaan perawatan — unit, pelapor, deskripsi, foto, prioritas, status, vendor, biaya, tanggal.
• Vendor — bidang keahlian, kontak, tarif.
• Dokumen — terhubung ke properti, unit, kontrak, atau penyewa, dengan jenis dan tanggal kedaluwarsa.
• Pemilik (agensi) — properti apa yang mereka miliki dan biaya pengelolaan mereka.

Modelkan sewa sebagai buku besar — tagihan dan pembayaran sebagai entri terpisah — alih-alih kotak centang “lunas” per bulan. Buku besar menangani pembayaran sebagian, denda keterlambatan, dan kredit, dan saldo selalu merupakan jumlah dari entri.

Izin akses

• Pemilik atau admin — semuanya.
• Staf — properti yang ditugaskan kepada mereka.
• Pemilik (agensi) — tampilan hanya-baca atas properti dan laporan mereka sendiri.
• Penyewa — kontrak, saldo, dokumen, dan permintaan perawatan mereka sendiri, tidak ada yang lain.
• Vendor (opsional) — hanya pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka.

Portal penyewa dan pemilik adalah tempat kebocoran data sering terjadi. Setiap permintaan harus memeriksa bahwa catatan itu milik orang yang meminta. Lihat panduan portal klien untuk cara portal biasanya disusun.

Keputusan dan kompromi

Mencatat pembayaran atau menagihnya. Mencatat pembayaran yang masuk lewat transfer bank itu sederhana dan tanpa biaya. Menagih sewa secara online melalui penyedia seperti Stripe nyaman bagi penyewa tetapi menambah biaya, pembayaran gagal, pengembalian dana, dan rekonsiliasi. Mulailah dengan mencatat; lihat cara menambahkan pembayaran ke aplikasi Anda saat Anda siap.

Tagihan sewa otomatis. Membuat tagihan sewa setiap bulan secara otomatis memerlukan sesuatu yang berjalan terjadwal. Pilihan yang lebih sederhana: buat tagihan berikutnya saat seseorang membuka dasbor, atau tombol “buat tagihan bulan ini”.

Portal penyewa sekarang atau nanti. Untuk segelintir unit, email dan formulir perawatan bersama sudah cukup. Portal terbayar seiring portofolio bertambah.

Penyimpanan dokumen. Kontrak sewa dan dokumen identitas itu sensitif. Simpan secara privat, berikan tautan yang kedaluwarsa, dan simpan hanya yang Anda butuhkan.

Penerimaan perawatan. Formulir publik sederhana per properti (“laporkan masalah” dengan unggahan foto) bekerja baik sebelum portal lengkap ada.

Contoh prompt pertama

Buatkan aplikasi web manajemen properti untuk pemilik dengan 12 unit di 4 gedung. Saya mengelola properti dan unit (alamat, jumlah kamar tidur, foto, status: dihuni, kosong, dalam perbaikan), penyewa (nama, telepon, email), dan kontrak sewa (unit, penyewa, tanggal mulai dan berakhir, sewa bulanan, hari jatuh tempo, deposit). Sewa adalah buku besar: setiap bulan ada tagihan sewa, dan saya mencatat pembayaran (tanggal, jumlah, metode, referensi), pembayaran sebagian, denda keterlambatan, dan kredit; tampilkan saldo berjalan setiap kontrak. Simpan uang dalam sen bilangan bulat. Dasbor menampilkan sewa yang jatuh tempo dan tertunggak bulan ini, permintaan perawatan yang terbuka, kontrak yang berakhir dalam 60 hari ke depan, dan unit kosong. Permintaan perawatan memiliki unit, deskripsi, foto, prioritas, status, vendor, dan biaya; setiap properti mendapat formulir publik “laporkan masalah” dengan unggahan foto yang membuat permintaan. Simpan kontrak yang sudah ditandatangani dan sertifikat secara privat dengan tanggal kedaluwarsa, dan tampilkan kedaluwarsa yang akan datang di dasbor. Hanya saya yang bisa login untuk sekarang, dengan email dan kata sandi. Database dan penyimpanan file privat. Isi dengan data contoh.

Langkah membangun

1. Properti, unit, dan kontrak sewa dengan data contoh. Periksa dasbor menampilkan unit yang benar sebagai kosong dan kontrak yang segera berakhir.
2. Buku besar sewa. Catat pembayaran sebagian, denda keterlambatan, dan kredit, lalu periksa saldonya secara manual.
3. Permintaan perawatan dan formulir publik. Kirim satu dari ponsel dengan foto. Lihat cara menambahkan unggahan file ke aplikasi Anda.
4. Dokumen. Unggah kontrak dan pastikan file tidak bisa diakses tanpa login.
5. Laporan. Sewa yang terkumpul per bulan, tunggakan, biaya perawatan per properti. Ekspor sebagai CSV untuk akuntan Anda.
6. Peran staf atau pemilik (agensi). Uji bahwa pemilik hanya melihat properti mereka sendiri.
7. Portal penyewa (nanti). Saldo, dokumen, permintaan perawatan, dan satu penyewa tidak pernah melihat data penyewa lain.
8. Penagihan sewa online (nanti).

Kesalahan umum

• Kotak centang “lunas” alih-alih buku besar. Tidak bisa menangani pembayaran sebagian, biaya, atau kredit.
• Uang dengan bilangan desimal floating. Gunakan sen bilangan bulat.
• Tautan dokumen publik. Kontrak dan KTP harus tetap privat.
• Menghapus kontrak dan penyewa lama. Simpan riwayat; tandai sebagai berakhir.
• Mengunci aturan satu negara. Penanganan deposit, periode pemberitahuan, dan denda keterlambatan bervariasi; jadikan sebagai pengaturan.
• Membangun portal penyewa lebih dulu. Pastikan alur kerja Anda sendiri benar sebelum menambahkan login untuk orang lain.
• Tidak ada rencana cadangan. Ini data yang tidak boleh hilang; ketahui bagaimana data dicadangkan dan diekspor.

Kapan perangkat lunak manajemen properti lebih baik

Platform manajemen properti yang sudah mapan menyertakan penagihan sewa online, penyaringan penyewa, akuntansi, pembayaran kepada pemilik, tanda tangan elektronik, dan formulir hukum untuk wilayah tertentu. Jika Anda mengelola banyak unit, menangani uang klien untuk pemilik, atau membutuhkan akuntansi dana perwalian yang diatur, produk-produk itu membawa tanggung jawab yang tidak sebaiknya Anda bangun ulang sendiri.

Bangun sendiri ketika Anda memiliki portofolio kecil dan menginginkan alat yang sesuai dengan cara kerja Anda, ketika harga per unit mulai menumpuk, ketika Anda mengelola campuran yang tidak biasa (gedung campuran guna, unit penyimpanan, parkir), atau ketika Anda ingin data perawatan dan penyewa terhubung ke sistem Anda sendiri seperti CRM.

Membangunnya dengan Mythex

Mythex dapat membangun aplikasi dalam prompt di atas: jelaskan di chat, periksa di pratinjau langsung, dan publikasikan. Ia menambahkan database Postgres khusus dan penyimpanan file untuk foto dan dokumen ketika aplikasi membutuhkannya. Login untuk Anda, staf, dan penyewa nanti adalah bring-your-own, dan penagihan sewa online berarti menghubungkan kunci penyedia pembayaran Anda sendiri sebagai rahasia proyek; Mythex tidak memiliki pembayaran atau tanda tangan elektronik bawaan untuk aplikasi Anda. Untuk tagihan sewa bulanan, mulailah dengan salah satu opsi sederhana di atas daripada job terjadwal. Untuk lebih banyak titik awal, jelajahi template aplikasi.

Pertanyaan