Hausverwaltungs-App bauen: Einheiten, Mieter, Miete und Instandhaltung

Eine Hausverwaltungs-App behält im Blick, welche Immobilien und Einheiten du hast, wer in welcher wohnt, welche Miete fällig und bezahlt ist und was repariert werden muss. Für einen kleinen Vermieter ersetzt sie eine Tabelle, einen Ordner mit Mietverträgen und eine Flut von Textnachrichten. Für eine Agentur kommen Eigentümer, Mitarbeiterrollen und Berichte hinzu. Der Kern ist einfach: Einheiten, Mietverträge, ein Mietkonto und Instandhaltungsanfragen. Baue daher zuerst genau das, nutze es ein paar Mietzyklen lang und ergänze erst dann ein Mieterportal oder Online-Zahlungen.

Dieser Leitfaden handelt von der Software. Miete, Kaution, Kündigungen und Mieterdaten richten sich nach lokalem Recht; kläre deine Pflichten mit einem Berater vor Ort.

Für wen ist sie?

Was eine Hausverwaltungs-App braucht

Seiten

• Dashboard: diesen Monat fällige Miete, überfällige Salden, offene Instandhaltungsanfragen, bald auslaufende Mietverträge, leerstehende Einheiten.
• Immobilien und Einheiten: Adresse, Einheitendetails, Fotos, aktueller Mieter, Mietvertrag, Status.
• Mieter: Kontaktdaten, Mietvertragshistorie, Saldo, Dokumente.
• Mietverträge: Beginn- und Enddatum, Miethöhe und Fälligkeitstag, Kaution, Bedingungen, angehängtes unterschriebenes Dokument.
• Mietkonto: Forderungen und Zahlungen pro Mietvertrag, laufender Saldo.
• Instandhaltung: Anfragen mit Fotos, Priorität, Status, zugewiesenem Dienstleister, Kosten.
• Dokumente: Mietverträge, Begehungsprotokolle, Bescheinigungen, mit Erinnerungen vor Ablauf.
• Für Agenturen: Eigentümer, Eigentümerabrechnungen, Mitarbeiter und Dienstleister.

Daten

• Immobilien und Einheiten (ein Haus ist eine Immobilie mit einer Einheit).
• Mieter: Personen und optional ein Mietverhältnis, das mehrere Mieter mit einem Mietvertrag verbindet.
• Mietverträge: Einheit, Mieter, Beginn, Ende, Miete, Rhythmus, Fälligkeitstag, Kautionsbetrag, Status.
• Buchungen im Mietkonto: Mietvertrag, Datum, Art (Mietforderung, Mahngebühr, Zahlung, Gutschrift, Kaution), Betrag in ganzzahligen Cent, Referenz.
• Instandhaltungsanfragen: Einheit, Melder, Beschreibung, Fotos, Priorität, Status, Dienstleister, Kosten, Daten.
• Dienstleister: Gewerk, Kontakt, Stundensätze.
• Dokumente: verknüpft mit Immobilie, Einheit, Mietvertrag oder Mieter, mit Typ und Ablaufdatum.
• Eigentümer (Agenturen): welche Immobilien ihnen gehören und ihre Verwaltungsgebühr.

Modelliere die Miete als Mietkonto, also Forderungen und Zahlungen als getrennte Buchungen, statt als Häkchen „bezahlt“ pro Monat. Ein Mietkonto kommt mit Teilzahlungen, Mahngebühren und Gutschriften zurecht, und der Saldo ist immer die Summe der Buchungen.

Berechtigungen

• Vermieter oder Admin: alles.
• Mitarbeiter: die ihnen zugewiesenen Immobilien.
• Eigentümer (Agenturen): nur Lesezugriff auf ihre eigenen Immobilien und Abrechnungen.
• Mieter: nur ihr eigener Mietvertrag, Saldo, Dokumente und Instandhaltungsanfragen.
• Dienstleister (optional): nur die ihnen zugewiesenen Aufträge.

Mieter- und Eigentümerportale sind der Ort, an dem Daten lecken. Jede Anfrage muss prüfen, dass der Datensatz zur anfragenden Person gehört. Wie Portale üblicherweise aufgebaut sind, zeigt unser Leitfaden zum Kundenportal.

Entscheidungen und Abwägungen

Zahlungen erfassen oder einziehen. Überweisungseingänge zu erfassen ist einfach und kostet nichts. Miete online über einen Anbieter wie Stripe einzuziehen ist für Mieter bequem, bringt aber Gebühren, fehlgeschlagene Zahlungen, Rückerstattungen und Abgleich mit sich. Beginne mit dem Erfassen; siehe Zahlungen in deine App einbauen, wenn du so weit bist.

Automatische Mietforderungen. Dass jeden Monat automatisch eine Mietforderung entsteht, braucht etwas, das nach Zeitplan läuft. Einfachere Optionen: die nächsten Forderungen erzeugen, sobald jemand das Dashboard öffnet, oder ein Knopf „Forderungen für diesen Monat erstellen“.

Mieterportal jetzt oder später. Bei einer Handvoll Einheiten reichen E-Mail und ein gemeinsames Formular für Instandhaltung. Ein Portal lohnt sich, wenn der Bestand wächst.

Dokumentenablage. Mietverträge und Ausweisdokumente sind sensibel. Speichere sie privat, verwende Links, die ablaufen, und behalte nur, was du brauchst.

Annahme von Instandhaltungsanfragen. Ein einfaches öffentliches Formular pro Immobilie („Problem melden“ mit Fotoupload) funktioniert gut, bevor es ein vollständiges Portal gibt.

Beispiel für einen ersten Prompt

Baue eine Webanwendung für Hausverwaltung für einen Vermieter mit 12 Einheiten in 4 Gebäuden. Ich verwalte Immobilien und Einheiten (Adresse, Schlafzimmer, Fotos, Status: vermietet, leer, in Reparatur), Mieter (Name, Telefon, E-Mail) und Mietverträge (Einheit, Mieter, Beginn- und Enddatum, Monatsmiete, Fälligkeitstag, Kaution). Die Miete ist ein Mietkonto: Jeden Monat gibt es eine Mietforderung, und ich erfasse Zahlungen (Datum, Betrag, Methode, Referenz), Teilzahlungen, Mahngebühren und Gutschriften; zeige den laufenden Saldo pro Mietvertrag. Beträge als ganzzahlige Cent speichern. Das Dashboard zeigt fällige und überfällige Miete in diesem Monat, offene Instandhaltungsanfragen, Mietverträge, die in den nächsten 60 Tagen enden, und leerstehende Einheiten. Instandhaltungsanfragen haben Einheit, Beschreibung, Fotos, Priorität, Status, Dienstleister und Kosten; jede Immobilie bekommt ein öffentliches Formular „Problem melden“ mit Fotoupload, das eine Anfrage erstellt. Unterschriebene Mietverträge und Bescheinigungen privat mit Ablaufdaten speichern und kommende Ablaufdaten auf dem Dashboard zeigen. Vorerst kann nur ich mich mit E-Mail und Passwort anmelden. Datenbank und privater Dateispeicher. Beispieldaten anlegen.

Bauschritte

1. Immobilien, Einheiten und Mietverträge mit Beispieldaten. Prüfe, ob das Dashboard die richtigen Einheiten als leer zeigt und bald endende Mietverträge.
2. Mietkonto. Erfasse eine Teilzahlung, eine Mahngebühr und eine Gutschrift und prüfe die Salden von Hand.
3. Instandhaltungsanfragen und das öffentliche Formular. Sende eine Anfrage vom Handy mit einem Foto. Siehe Dateiuploads in deine App einbauen.
4. Dokumente. Lade einen Mietvertrag hoch und prüfe, dass die Datei ohne Anmeldung nicht erreichbar ist.
5. Berichte. Eingezogene Miete pro Monat, Rückstände, Instandhaltungskosten pro Immobilie. Als CSV für deinen Steuerberater exportieren.
6. Mitarbeiter- oder Eigentümerrollen (Agenturen). Prüfe, dass ein Eigentümer nur seine eigenen Immobilien sieht.
7. Mieterportal (später). Saldo, Dokumente, Instandhaltungsanfragen, und dass ein Mieter nie die Daten eines anderen sieht.
8. Online-Mieteinzug (später).

Häufige Fehler

• Ein Häkchen „bezahlt“ statt eines Mietkontos. Das kann keine Teilzahlungen, Gebühren oder Gutschriften.
• Geld als Fließkommazahl. Verwende ganzzahlige Cent.
• Öffentliche Dokumentenlinks. Mietverträge und Ausweise müssen privat bleiben.
• Alte Mietverträge und Mieter löschen. Behalte den Verlauf und markiere sie als beendet.
• Die Regeln eines Landes fest einbauen. Kautionsbehandlung, Kündigungsfristen und Mahngebühren unterscheiden sich; halte sie als Einstellungen vor.
• Das Mieterportal zuerst bauen. Richte deinen eigenen Ablauf richtig ein, bevor du Logins für andere ergänzt.
• Kein Sicherungsplan. Dies sind Daten, die du nicht verlieren darfst; kläre, wie sie gesichert und exportiert werden.

Wann Hausverwaltungssoftware die bessere Wahl ist

Etablierte Plattformen für die Immobilienverwaltung bieten Online-Mieteinzug, Mieterauswahl, Buchhaltung, Auszahlungen an Eigentümer, elektronische Unterschriften und regionale Rechtsvorlagen. Wenn du viele Einheiten verwaltest, Geld für Eigentümer treuhänderisch hältst oder eine regulierte Treuhandbuchhaltung brauchst, tragen diese Produkte Verantwortungen, die du nicht selbst nachbauen solltest.

Baue selbst, wenn du einen kleinen Bestand hast und ein Werkzeug willst, das zu deiner Arbeitsweise passt, wenn der Preis pro Einheit sich summiert, wenn du einen ungewöhnlichen Mix verwaltest (Mischnutzungsgebäude, Lagerräume, Stellplätze) oder wenn du Instandhaltungs- und Mieterdaten mit deinen eigenen Systemen wie einem CRM verknüpfen willst.

Mit Mythex bauen

Mythex kann die App aus dem obigen Prompt bauen: Du beschreibst sie im Chat, prüfst sie in der Live-Vorschau und veröffentlichst sie. Wenn die App es braucht, ergänzt Mythex eine eigene Postgres-Datenbank und Dateispeicher für Fotos und Dokumente. Der Login für dich, Mitarbeiter und später Mieter ist „bring your own“. Online-Mieteinzug bedeutet, die Schlüssel deines eigenen Zahlungsdienstleisters als Projektgeheimnisse zu hinterlegen; Mythex hat keine eingebauten Zahlungen oder E-Signaturen für deine App. Für monatliche Mietforderungen beginne mit einer der einfacheren Optionen oben statt mit einem geplanten Job. Weitere Ausgangspunkte findest du in den App-Vorlagen.

Fragen