چطور یک اپ مدیریت ملک بسازیم: واحدها، مستاجران، اجاره و تعمیرات

یک اپ مدیریت ملک، املاک و واحدهای شما، اینکه چه کسی در هر واحد زندگی می‌کند، چه اجاره‌ای بدهکار است و چه اجاره‌ای پرداخت شده و چه چیزی باید تعمیر شود را دنبال می‌کند. برای یک موجر کوچک جای یک صفحه‌گسترده، پوشه‌ای از قراردادها و سیلی از پیام‌های متنی را می‌گیرد. برای یک آژانس، مالکان، نقش‌های کارکنان و گزارش‌ها را هم اضافه می‌کند. هسته‌ی کار ساده است: واحدها، قراردادها، دفتر اجاره و درخواست‌های تعمیر. پس اول همین را بسازید، چند دوره‌ی اجاره با آن کار کنید، و بعد پورتال مستاجر یا پرداخت آنلاین را اضافه کنید.

این راهنما درباره‌ی نرم‌افزار است. اجاره، ودیعه، اخطارها و داده‌ی مستاجران تحت قانون محلی هستند؛ تعهدات خود را با یک مشاور محلی بررسی کنید.

برای چه کسی است؟

یک اپ مدیریت ملک به چه چیزهایی نیاز دارد

صفحات

• داشبورد — اجاره‌ی سررسیدشده‌ی این ماه، مانده‌های عقب‌افتاده، درخواست‌های تعمیر باز، قراردادهایی که به‌زودی تمام می‌شوند، واحدهای خالی.
• املاک و واحدها — آدرس، جزئیات واحد، عکس‌ها، مستاجر فعلی، قرارداد، وضعیت.
• مستاجران — اطلاعات تماس، تاریخچه‌ی قرارداد، مانده، اسناد.
• قراردادها — تاریخ شروع و پایان، مبلغ و روز سررسید اجاره، ودیعه، شرایط، سند امضاشده‌ی پیوست.
• دفتر اجاره — بدهی‌ها و پرداخت‌ها برای هر قرارداد، با مانده‌ی جاری.
• تعمیرات — درخواست‌ها با عکس، اولویت، وضعیت، پیمانکار واگذارشده، هزینه.
• اسناد — قراردادها، گزارش‌های بازرسی، گواهی‌ها، با یادآوری انقضا.
• برای آژانس‌ها — مالکان، صورت‌حساب مالکان، کارکنان و پیمانکاران.

داده

• املاک و واحدها (یک خانه یعنی یک ملک با یک واحد).
• مستاجران — افراد، و در صورت نیاز یک اجاره‌نامه که چند مستاجر را به یک قرارداد وصل می‌کند.
• قراردادها — واحد، مستاجران، شروع، پایان، مبلغ اجاره، دوره‌ی پرداخت، روز سررسید، مبلغ ودیعه، وضعیت.
• ردیف‌های دفتر — قرارداد، تاریخ، نوع (بدهی اجاره، جریمه‌ی دیرکرد، پرداخت، اعتبار، ودیعه)، مبلغ به‌صورت سنت‌های عدد صحیح، شماره‌ی مرجع.
• درخواست‌های تعمیر — واحد، گزارش‌دهنده، توضیح، عکس، اولویت، وضعیت، پیمانکار، هزینه، تاریخ‌ها.
• پیمانکاران — تخصص، اطلاعات تماس، نرخ‌ها.
• اسناد — مرتبط با ملک، واحد، قرارداد یا مستاجر، با نوع و تاریخ انقضا.
• مالکان (برای آژانس‌ها) — کدام املاک را دارند و کارمزد مدیریتشان.

اجاره را به‌صورت دفتر ثبت کنید — بدهی‌ها و پرداخت‌ها به‌عنوان ردیف‌های جدا — نه یک چک‌باکس «پرداخت شد» برای هر ماه. دفتر پرداخت‌های جزئی، جریمه‌های دیرکرد و اعتبارها را درست مدیریت می‌کند و مانده همیشه جمع ردیف‌هاست.

دسترسی‌ها

• موجر یا مدیر — همه‌چیز.
• کارکنان — املاکی که به آن‌ها واگذار شده.
• مالکان (در آژانس‌ها) — نمای فقط‌خواندنی از املاک و صورت‌حساب‌های خودشان.
• مستاجران — قرارداد، مانده، اسناد و درخواست‌های تعمیر خودشان، و هیچ چیز دیگری.
• پیمانکاران (اختیاری) — فقط کارهایی که به آن‌ها واگذار شده.

پورتال‌های مستاجر و مالک جاهایی هستند که نشت داده رخ می‌دهد. هر درخواست باید بررسی کند که رکورد متعلق به همان کسی است که درخواست می‌دهد. برای ساختار معمول پورتال‌ها، راهنمای پورتال مشتری ما را ببینید.

تصمیم‌ها و مصالحه‌ها

ثبت پرداخت یا دریافت آن. ثبت پرداخت‌هایی که از طریق انتقال بانکی می‌رسند ساده است و هزینه‌ای ندارد. دریافت آنلاین اجاره از طریق یک ارائه‌دهنده مثل Stripe برای مستاجر راحت است، اما کارمزد، پرداخت ناموفق، استرداد و تطبیق حساب را اضافه می‌کند. با ثبت شروع کنید؛ وقتی آماده بودید، افزودن پرداخت به اپ را ببینید.

بدهی‌های خودکار اجاره. ساختن خودکار بدهی اجاره‌ی هر ماه به چیزی نیاز دارد که طبق زمان‌بندی اجرا شود. گزینه‌های ساده‌تر: ساختن بدهی‌های بعدی وقتی کسی داشبورد را باز می‌کند، یا یک دکمه‌ی «بدهی‌های این ماه را بساز».

پورتال مستاجر همین حالا یا بعداً. برای چند واحد، ایمیل و یک فرم مشترک تعمیرات کافی است. پورتال وقتی پورتفوی بزرگ می‌شود ارزشش را نشان می‌دهد.

ذخیره‌ی اسناد. قراردادها و مدارک هویتی حساس هستند. آن‌ها را خصوصی ذخیره کنید، لینک‌هایی با انقضا بدهید و فقط آنچه لازم است نگه دارید.

دریافت درخواست تعمیر. یک فرم عمومی ساده برای هر ملک («گزارش مشکل» با بارگذاری عکس) پیش از وجود یک پورتال کامل خوب کار می‌کند.

نمونه‌ی پرامپت اول

یک اپ وب مدیریت ملک برای یک موجر با ۱۲ واحد در ۴ ساختمان بساز. املاک و واحدها را مدیریت کن (آدرس، تعداد اتاق، عکس، وضعیت: اشغال‌شده، خالی، در حال تعمیر)، مستاجران (نام، تلفن، ایمیل) و قراردادها (واحد، مستاجران، تاریخ شروع و پایان، اجارهٔ ماهانه، روز سررسید، ودیعه). اجاره یک دفتر است: هر ماه یک بدهی اجاره دارد و من پرداخت‌ها (تاریخ، مبلغ، روش، مرجع)، پرداخت‌های جزئی، جریمه‌های دیرکرد و اعتبارها را ثبت می‌کنم؛ مانده‌ی جاری هر قرارداد را نشان بده. مبلغ‌ها را به‌صورت سنت‌های عدد صحیح ذخیره کن. داشبورد اجاره‌ی سررسیدشده و عقب‌افتاده‌ی این ماه، درخواست‌های تعمیر باز، قراردادهایی که در ۶۰ روز آینده تمام می‌شوند و واحدهای خالی را نشان دهد. درخواست‌های تعمیر دارای واحد، توضیح، عکس، اولویت، وضعیت، پیمانکار و هزینه هستند؛ هر ملک یک فرم عمومی «گزارش مشکل» با بارگذاری عکس داشته باشد که درخواست بسازد. قراردادهای امضاشده و گواهی‌ها را خصوصی با تاریخ انقضا ذخیره کن و انقضاهای نزدیک را در داشبورد نشان بده. فعلاً فقط من با ایمیل و رمز عبور وارد شوم. پایگاه داده و ذخیره‌سازی خصوصی فایل. داده‌ی نمونه بساز.

مراحل ساخت

1. املاک، واحدها و قراردادها با داده‌ی نمونه. بررسی کنید داشبورد واحدهای خالی و قراردادهای نزدیک به پایان را درست نشان دهد.
2. دفتر اجاره. یک پرداخت جزئی، یک جریمه‌ی دیرکرد و یک اعتبار ثبت کنید و مانده‌ها را دستی بررسی کنید.
3. درخواست‌های تعمیر و فرم عمومی. یکی را از موبایل با عکس ثبت کنید. افزودن بارگذاری فایل به اپ را ببینید.
4. اسناد. یک قرارداد بارگذاری کنید و مطمئن شوید بدون ورود به فایل نمی‌شود دسترسی پیدا کرد.
5. گزارش‌ها. اجاره‌ی وصول‌شده‌ی هر ماه، معوقات، هزینه‌ی تعمیرات هر ملک. خروجی CSV برای حسابدارتان.
6. نقش کارکنان یا مالکان (برای آژانس‌ها). آزمایش کنید که مالک فقط املاک خودش را ببیند.
7. پورتال مستاجر (بعداً). مانده، اسناد، درخواست‌های تعمیر، و اینکه هیچ مستاجری داده‌ی دیگری را نبیند.
8. دریافت آنلاین اجاره (بعداً).

اشتباهات رایج

• چک‌باکس «پرداخت شد» به‌جای دفتر. پرداخت‌های جزئی، کارمزد و اعتبار را نمی‌تواند مدیریت کند.
• پول با عدد اعشاری. از سنت‌های عدد صحیح استفاده کنید.
• لینک عمومی به اسناد. قراردادها و مدارک هویتی باید خصوصی بمانند.
• حذف قراردادها و مستاجران قدیمی. تاریخچه را نگه دارید؛ به‌عنوان پایان‌یافته علامت بزنید.
• ثابت‌کردن قوانین یک کشور در کد. ودیعه، مهلت اخطار و جریمه‌ی دیرکرد فرق می‌کنند؛ آن‌ها را به‌صورت تنظیمات نگه دارید.
• ساختن پورتال مستاجر اول. پیش از افزودن ورود برای دیگران، گردش‌کار خودتان را درست کنید.
• نداشتن برنامه‌ی پشتیبان. این داده‌ای است که نباید از دست برود؛ بدانید چطور پشتیبان‌گیری و خروجی گرفته می‌شود.

وقتی نرم‌افزار مدیریت ملک بهتر است

پلتفرم‌های جاافتاده‌ی مدیریت ملک دریافت آنلاین اجاره، غربالگری مستاجر، حسابداری، پرداخت به مالکان، امضای الکترونیکی و فرم‌های حقوقی مخصوص هر منطقه را دارند. اگر تعداد زیادی واحد مدیریت می‌کنید، پول مالکان را جابه‌جا می‌کنید، یا به حسابداری امانی قانونی نیاز دارید، آن محصولات مسئولیت‌هایی دارند که نباید خودتان دوباره بسازید.

وقتی پورتفوی کوچکی دارید و می‌خواهید ابزاری متناسب با شیوه‌ی کارتان داشته باشید، وقتی هزینه‌ی هر واحد جمع می‌شود، وقتی ترکیب غیرمعمولی را مدیریت می‌کنید (ساختمان‌های ترکیبی، انبار، پارکینگ)، یا وقتی می‌خواهید داده‌ی تعمیرات و مستاجران به سیستم‌های خودتان وصل باشد، مثل یک CRM، خودتان بسازید.

ساختن با Mythex

Mythex می‌تواند اپ پرامپت بالا را بسازد: آن را در چت توصیف کنید، در پیش‌نمایش زنده بررسی‌اش کنید و منتشرش کنید. وقتی اپ به آن نیاز داشته باشد، یک پایگاه داده‌ی اختصاصی Postgres و ذخیره‌سازی فایل برای عکس‌ها و اسناد اضافه می‌کند. ورود برای شما، کارکنان و بعداً مستاجران با رویکرد خودتان (bring-your-own) انجام می‌شود؛ و دریافت آنلاین اجاره یعنی اتصال کلیدهای ارائه‌دهنده‌ی پرداخت خودتان به‌صورت secret پروژه. Mythex پرداخت یا امضای الکترونیکی داخلی برای اپ شما ندارد. برای بدهی‌های ماهانه‌ی اجاره، به‌جای یک کار زمان‌بندی‌شده، از یکی از گزینه‌های ساده‌تر بالا شروع کنید. برای نقطه‌های شروع بیشتر، قالب‌های اپ را ببینید.

پرسش‌ها