Жылжымайтын мүлікті басқару қолданбасын қалай жасауға болады: пәтерлер, жалдаушылар, жалақы және жөндеу

Жылжымайтын мүлікті басқару қолданбасы сіздің мүлігіңізді, әр пәтерде кім тұратынын, қандай жалдау ақысы төленуі және төленгенін және не жөндеуді қажет ететінін бақылайды. Шағын жер иесі үшін ол электрондық кестені, шарттар қалтасын және мәтін хабарламалар ағынын ауыстырады. Агенттік үшін иелер, қызметкер рөлдері және есептер қосылады. Негізі қарапайым — пәтерлер, шарттар, жалдау журналы және жөндеу сұраулары — сондықтан алдымен соны жасап, бірнеше жалдау циклінде пайдаланыңыз, содан кейін ғана жалдаушы порталын немесе онлайн төлемдерді қосыңыз.

Бұл нұсқаулық бағдарламалық жасақтама туралы. Жалдау ақысы, кепілдік ақшасы, хабарламалар және жалдаушы деректері жергілікті заңмен реттеледі; міндеттемелеріңізді жергілікті кеңесшімен тексеріңіз.

Бұл кімге арналған?

Жылжымайтын мүлікті басқару қолданбасына не керек

Беттер

• Басқару тақтасы — осы айда төленетін жалдау ақысы, мерзімі өткен қалдықтар, ашық жөндеу сұраулары, жақында аяқталатын шарттар, бос пәтерлер.
• Мүліктер мен пәтерлер — мекенжай, пәтер мәліметтері, суреттер, ағымдағы жалдаушы, шарт, мәртебе.
• Жалдаушылар — байланыс мәліметтері, шарт тарихы, баланс, құжаттар.
• Шарттар — басталу және аяқталу күндері, жалдау ақысы мен төлем күні, кепілдік ақшасы, талаптар, қол қойылған құжат.
• Жалдау журналы — әр шарт бойынша есептелген және төленген сомалар, жүріп жатқан баланс.
• Жөндеу — суреттері, басымдығы, мәртебесі, тағайындалған жеткізуші, құны бар сұраулар.
• Құжаттар — шарттар, тексеру есептері, сертификаттар, мерзімі туралы еске салулармен.
• Агенттіктерге арналған — иелер, иелер есебі, қызметкерлер және жеткізушілер.

Деректер

• Мүліктер және пәтерлер (үй — бір пәтері бар мүлік).
• Жалдаушылар — адамдар, және қажет болса, бір шартқа бірнеше жалдаушыны байланыстыратын жалдау.
• Шарттар — пәтер, жалдаушылар, басталуы, аяқталуы, жалдау ақысы, жиілігі, төлем күні, кепілдік сомасы, мәртебесі.
• Журнал жазбалары — шарт, күні, түрі (жалдау есебі, кешікті айып, төлем, кредит, кепілдік), бүтін центтегі сома, анықтама.
• Жөндеу сұраулары — пәтер, жіберуші, сипаттама, суреттер, басымдығы, мәртебесі, жеткізуші, құны, күндері.
• Жеткізушілер — мамандығы, байланысы, бағасы.
• Құжаттар — мүлікке, пәтерге, шартқа немесе жалдаушыға байланған, түрі мен мерзімі бар.
• Иелер (агенттіктер) — қандай мүліктің иесі және олардың басқару ақысы.

Жалдау ақысын әр ай үшін «төленді» құсбелгісі емес, журнал ретінде модельдеңіз — есептеулер мен төлемдер жеке жазбалар болсын. Журнал ішінара төлемдерді, кешікті айыптарды және кредиттерді өңдейді, ал баланс әрқашан жазбалардың қосындысына тең.

Рұқсаттар

• Жер иесі немесе әкімші — бәрі.
• Қызметкерлер — оларға тағайындалған мүліктер.
• Иелер (агенттіктер) — өз мүліктері мен есептерін тек оқу көрінісі.
• Жалдаушылар — өз шарты, балансы, құжаттары және жөндеу сұраулары, басқа ештеңе.
• Жеткізушілер (қосымша) — тек оларға тағайындалған жұмыстар.

Жалдаушы мен иелер порталдарында деректер ағып кетуі жиі орын алады. Әр сұраныс деректің сұраушы адамға тиесілігін тексеруі керек. Порталдар әдетте қалай құрылатынын клиенттік портал нұсқаулығынан қараңыз.

Шешімдер мен компромисстер

Төлемдерді жазу немесе жинау. Банк аударымымен келген төлемдерді жазу қарапайым және тегін. Stripe сияқты провайдер арқылы онлайн жалдау ақысын жинау жалдаушыларға ыңғайлы, бірақ комиссияларды, сәтсіз төлемдерді, қайтарымдарды және салыстыруды қосады. Жазудан бастаңыз; дайын болғанда қолданбаға төлемдерді қалай қосу керектігін қараңыз.

Автоматты жалдау есебі. Әр айдың жалдау есебін автоматты түрде жасау кестемен жұмыс істейтін нәрсені қажет етеді. Қарапайым нұсқалар: біреу басқару тақтасын ашқанда келесі есептерді жасау, немесе «осы айдың есебін жасау» түймесі.

Жалдаушы порталы қазір немесе кейін. Бірнеше пәтер үшін электрондық пошта және ортақ жөндеу пішіні жеткілікті. Портфель өскен сайын портал ақтайды.

Құжаттарды сақтау. Шарттар мен жеке куәлік құжаттары құпия. Оларды жеке сақтаңыз, мерзімі аяқталатын сілтемелер беріңіз және тек қажеттісін сақтаңыз.

Жөндеу сұрауын қабылдау. Әр мүлікке арналған қарапайым ашық пішін («мәселені хабарлау», фото жүктеумен) толық портал болмай тұрып-ақ жақсы жұмыс істейді.

Мысалы алғашқы сұраныс

4 ғимаратта 12 пәтері бар жер иесіне арналған жылжымайтын мүлікті басқару веб-қолданбасын жасаңыз. Мен мүліктер мен пәтерлерді басқарамын (мекенжайы, бөлме саны, суреттер, мәртебесі: тұрғын, бос, жөндеуде), жалдаушыларды (аты, телефоны, электрондық поштасы) және шарттарды (пәтер, жалдаушылар, басталу және аяқталу күні, айлық жалдау ақысы, төлем күні, кепілдік). Жалдау ақысы журнал ретінде: әр айда жалдау есебі болады, ал мен төлемдерді (күні, сомасы, тәсілі, анықтамасы), ішінара төлемдерді, кешікті айыптарды және кредиттерді жазамын; әр шарттың жүріп жатқан балансын көрсетіңіз. Ақшаны бүтін центтерде сақтаңыз. Басқару тақтасы осы айдағы төленетін және мерзімі өткен жалдау ақысын, ашық жөндеу сұраулары, келесі 60 күнде аяқталатын шарттар мен бос пәтерлерді көрсетеді. Жөндеу сұраулары пәтер, сипаттама, суреттер, басымдылық, мәртебе, жеткізуші және құн бар; әр мүлікке фото жүктеуі бар және сұрау жасайтын ашық «мәселені хабарлау» пішіні беріледі. Қол қойылған шарттар мен сертификаттарды жеке сақтаңыз, мерзімдерімен, және жақындайтын мерзімдерді басқару тақтасында көрсетіңіз. Әзірге тек мен электрондық пошта мен құпиясөзбен кіре аламын. Деректер қоры мен жеке файл сақтауы. Үлгі деректерді толтырыңыз.

Құру қадамдары

1. Мүліктер, пәтерлер және шарттар үлгі деректермен. Басқару тақтасы бос пәтерлер мен жақында аяқталатын шарттарды дұрыс көрсетіп тұрғанын тексеріңіз.
2. Жалдау журналы. Ішінара төлемді, кешікті айыпты және кредитті жазып, балансты қолмен тексеріңіз.
3. Жөндеу сұраулары және ашық пішін. Телефоннан фотосуреті бар бірін жіберіңіз. Қараңыз: қолданбаға файл жүктеуді қалай қосу керек.
4. Құжаттар. Шартты жүктеңіз де, файл кіруден кейін ғана қолжетімді екенін растаңыз.
5. Есептер. Айына жиналған жалдау ақысы, берешек, мүлік бойынша жөндеу құны. Бухгалтеріңізге CSV ретінде экспорттаңыз.
6. Қызметкер немесе иелер рөлдері (агенттіктер). Иенің тек өз мүліктерін көретінін сынаңыз.
7. Жалдаушы порталы (кейінірек). Баланс, құжаттар, жөндеу сұраулары, және бір жалдаушының басқасының деректерін ешқашан көрмеуі.
8. Онлайн жалдау ақысын жинау (кейінірек).

Жиі кездесетін қателер

• Журналдың орнына «төленді» құсбелгісі. Ішінара төлемдерді, айыптарды немесе кредиттерді өңдей алмайды.
• Қалқыма нүктелі ақша. Бүтін центтерді қолданыңыз.
• Ашық құжат сілтемелері. Шарттар мен жеке куәліктер жеке қалуы керек.
• Ескі шарттар мен жалдаушыларды жою. Тарихты сақтаңыз; аяқталған деп белгілеңіз.
• Бір елдің ережелерін қатты жазу. Кепілдік ақшасын өңдеу, хабарлама мерзімдері және кешікті айыптар әртүрлі; оларды параметр ретінде сақтаңыз.
• Алдымен жалдаушы порталын жасау. Басқалар үшін логин қосар алдында өз жұмыс үдерісіңізді дұрыс жасаңыз.
• Резервтік көшірме жоспарының жоқтығы. Бұл жоғалтуға болмайтын деректер; оның қалай сақталатынын және экспортталатынын біліңіз.

Жылжымайтын мүлікті басқару бағдарламасы қашан жақсырақ

Белгілі жылжымайтын мүлікті басқару платформалары онлайн жалдау ақысын жинауды, жалдаушыларды тексеруді, есепке алуды, иелерге төлемдерді, электрондық қолтаңбаларды және белгілі бір өңірлерге арналған заңдық нысандарды қамтиды. Егер сіз көп пәтерді басқарсаңыз, иелер үшін клиент ақшасын өңдесеңіз немесе реттелетін трасттық есепке алу керек болса, бұл өнімдер сіз өзіңіз қайта жасамауыңыз керек жауапкершілікті алып жүреді.

Шағын портфелі бар және жұмыс тәсіліңізге сай құрал керек болғанда, бірлік бағасы қосындыланғанда, ерекше аралас мүлікпен (аралас пайдаланылатын ғимараттар, қойма, тұрақтар) жұмыс істегенде немесе жөндеу мен жалдаушы деректерін өз жүйелеріңізге, мысалы CRM сияқты, байланыстырғыңыз келгенде өз құралыңызды жасаңыз.

Mythex арқылы жасау

Mythex жоғарыдағы сұраныстағы қолданбаны жасай алады: чатта сипаттаңыз, тірі алдын ала қарауда тексеріңіз және жариялаңыз. Қолданбаға қажет болғанда фотолар мен құжаттар үшін арнайы Postgres деректер қоры және файл сақтауын қосады. Сіз, қызметкерлер және кейінірек жалдаушылар үшін кіру өз қамтамасыз етуіңізбен жүреді, ал онлайн жалдау ақысын жинау үшін өз төлем провайдеріңіздің кілттерін жоба құпиялары ретінде қосу керек; Mythex қолданбаңыз үшін кіріктірілген төлемдер немесе электрондық қолтаңба ұсынбайды. Ай сайынғы жалдау есептері үшін жоспарланған тапсырманың орнына жоғарыдағы қарапайым нұсқалардың бірінен бастаңыз. Басқа бастапқы нүктелер үшін қолданба үлгілерін қараңыз.

Сұрақтар