Как да създадете приложение за управление на имоти: имоти, наематели, наем и поддръжка

Приложението за управление на имоти следи вашите имоти и апартаменти, кой живее във всеки от тях, каква наемна сума е дължима и платена и какво трябва да се поправи. За дребен наемодател то заменя таблица, папка с договори и поток от текстови съобщения. За агенция добавя собственици, роли за служители и отчети. Ядрото е просто – апартаменти, договори, отчет на наемите и заявки за поддръжка – затова изградете първо него, използвайте го няколко наемни цикъла и едва след това добавяйте портал за наематели или онлайн плащания.

Това ръководство е за софтуера. Наемите, депозитите, уведомленията и данните на наемателите се уреждат от местното законодателство; проверете задълженията си с местен консултант.

За кого е?

Какво трябва на приложението за управление на имоти

Страници

• Табло – наем, дължим този месец, просрочени салда, отворени заявки за поддръжка, договори, които изтичат скоро, свободни апартаменти.
• Имоти и апартаменти – адрес, данни за апартамента, снимки, текущ наемател, договор, статус.
• Наематели – контактни данни, история на договорите, баланс, документи.
• Договори – начална и крайна дата, размер на наема и ден на плащане, депозит, условия, прикачен подписан документ.
• Отчет на наемите – начисления и плащания по договор, текущ баланс.
• Поддръжка – заявки със снимки, приоритет, статус, назначен изпълнител, разход.
• Документи – договори, протоколи от оглед, удостоверения, с напомняния за изтичане.
• За агенции – собственици, справки за собствениците, служители и изпълнители.

Данни

• Имоти и апартаменти (къща е имот с един апартамент).
• Наематели – хора, и по желание наемно правоотношение, свързващо няколко наематели с един договор.
• Договори – апартамент, наематели, начало, край, размер на наема, периодичност, ден на плащане, сума на депозита, статус.
• Записи в отчета – договор, дата, вид (начисление на наем, късна такса, плащане, кредит, депозит), сума в цели стотинки, референция.
• Заявки за поддръжка – апартамент, подател, описание, снимки, приоритет, статус, изпълнител, разход, дати.
• Изпълнители – специалност, контакт, ставки.
• Документи – свързани с имот, апартамент, договор или наемател, с вид и дата на изтичане.
• Собственици (за агенции) – кои имоти притежават и каква е тяхната такса за управление.

Моделирайте наема като отчет – начисленията и плащанията като отделни записи – а не като отметка „платено“ за всеки месец. Отчетът се справя с частични плащания, късни такси и кредити, а балансът винаги е сумата от записите.

Права за достъп

• Наемодател или администратор – всичко.
• Служители – имотите, които са им назначени.
• Собственици (за агенции) – изглед само за четене на собствените им имоти и справки.
• Наематели – собственият им договор, баланс, документи и заявки за поддръжка, нищо друго.
• Изпълнители (по желание) – само възложените им задачи.

Порталите за наематели и собственици са мястото, където възникват течове на данни. Всяка заявка трябва да проверява, че записът принадлежи на човека, който я изпраща. Вижте нашето ръководство за клиентски портал, за да разберете как обикновено са структурирани порталите.

Решения и компромиси

Записвайте плащанията или ги събирайте. Записването на плащания, които пристигат по банков превод, е просто и не струва нищо. Събирането на наем онлайн през доставчик като Stripe е удобно за наемателите, но добавя такси, неуспешни плащания, възстановявания и съгласуване. Започнете със записване; вижте как да добавите плащания към приложението си, когато сте готови.

Автоматични наемни начисления. Създаването на наемното начисление за всеки месец автоматично изисква нещо, което работи по график. По-прости варианти: генериране на следващите начисления, когато някой отвори таблото, или бутон „създай начисленията за този месец“.

Портал за наематели сега или по-късно. За шепа апартаменти имейлът и обща форма за заявки за поддръжка са достатъчни. Порталът се изплаща, когато портфейлът расте.

Съхранение на документи. Договорите и документите за самоличност са чувствителни. Пазете ги поверително, давайте линкове с изтичащ срок и пазете само това, което ви е нужно.

Приемане на заявки за поддръжка. Прост публичен формуляр за всеки имот („подай сигнал“ с качване на снимка) работи добре, преди да има пълноценен портал.

Примерен първи промпт

Създай уеб приложение за управление на имоти за наемодател с 12 апартамента в 4 сгради. Управлявам имоти и апартаменти (адрес, спални, снимки, статус: зает, свободен, в ремонт), наематели (име, телефон, имейл) и договори (апартамент, наематели, начална и крайна дата, месечен наем, ден на плащане, депозит). Наемът е отчет: всеки месец има начисление за наем, а аз записвам плащания (дата, сума, начин, референция), частични плащания, късни такси и кредити; покажи текущия баланс на всеки договор. Съхранявай парите като цели стотинки. Таблото показва дължимия и просрочен наем този месец, отворените заявки за поддръжка, договорите, които изтичат в следващите 60 дни, и свободните апартаменти. Заявките за поддръжка имат апартамент, описание, снимки, приоритет, статус, изпълнител и разход; всеки имот получава публичен формуляр „подай сигнал“ с качване на снимка, който създава заявка. Съхранявай подписаните договори и удостоверенията поверително с дати на изтичане и покажи предстоящите изтичания на таблото. Засега само аз влизам, с имейл и парола. База данни и частно файлово хранилище. Добави примерни данни.

Стъпки за изграждане

1. Имоти, апартаменти и договори с примерни данни. Проверете дали таблото показва верно кои апартаменти са свободни и кои договори скоро изтичат.
2. Отчет на наемите. Запишете частично плащане, късна такса и кредит и проверете баланса ръчно.
3. Заявки за поддръжка и публичният формуляр. Изпратете една от телефон със снимка. Вижте как да добавите качване на файлове към приложението си.
4. Документи. Качете договор и потвърдете, че файлът не е достъпен без вход.
5. Справки. Събран наем по месеци, просрочия, разход за поддръжка по имот. Експортирайте в CSV за счетоводителя си.
6. Роли за служители или собственици (за агенции). Тествайте, че собственикът вижда само собствените си имоти.
7. Портал за наематели (по-късно). Баланс, документи, заявки за поддръжка и един наемател никога да не вижда данните на друг.
8. Онлайн събиране на наем (по-късно).

Чести грешки

• Отметка „платено“ вместо отчет. Не може да се справи с частични плащания, такси или кредити.
• Плаващи числа за пари. Използвайте цели стотинки.
• Публични линкове към документи. Договорите и личните документи трябва да остават частни.
• Изтриване на стари договори и наематели. Пазете историята; маркирайте като приключили.
• Твърдо кодиране на правилата за една държава. Работата с депозити, сроковете за предизвестие и късните такси се различават; пазете ги като настройки.
• Изграждане на портала за наематели първо. Първо наредете собствения си работен процес, преди да добавяте входове за други хора.
• Липса на план за резервни копия. Това са данни, които не може да загубите; знайте как се архивират и експортират.

Кога е по-добър софтуер за управление на имоти

Установените платформи за управление на имоти включват онлайн събиране на наем, проверка на наематели, счетоводство, изплащане на собствениците, електронни подписи и правни формуляри за определени региони. Ако управлявате много апартаменти, държите пари на собственици или имате нужда от регулирано попечителско счетоводство, тези продукти носят отговорности, които не трябва сами да пресъздавате.

Изградете собствено, когато имате малък портфейл и искате инструмент, който се вписва в начина ви на работа, когато цената на апартамент започне да се натрупва, когато управлявате необичаен микс (смесени сгради, складови помещения, паркоместа) или когато искате данните за поддръжка и наематели да са свързани с вашите собствени системи, например CRM.

Изграждане с Mythex

Mythex може да изгради приложението от промпта по-горе: описвате го в чат, проверявате го в жива преглед среда и го публикувате. Добавя отделна Postgres база данни и файлово хранилище за снимки и документи, когато приложението ги изисква. Входът за вас, служителите и по-късно за наемателите е със собствен подход (bring-your-own), а онлайн събирането на наем означава свързване на ключовете на собствен доставчик на плащания като тайни на проекта; Mythex няма вградени плащания или електронни подписи за приложението ви. За месечните наемни начисления започнете с една от по-простите опции по-горе, вместо с насрочена задача. За още отправни точки разгледайте шаблоните за приложения.

Въпроси