Como criar um app de administração de imóveis: unidades, inquilinos, aluguel e manutenção

Um app de administração de imóveis acompanha os seus imóveis e unidades, quem mora em cada uma, o aluguel que está em aberto ou já foi pago e o que precisa de conserto. Para um pequeno proprietário, ele substitui uma planilha, uma pasta de contratos e uma enxurrada de mensagens de texto. Para uma imobiliária, acrescenta proprietários, funções de equipe e relatórios. O núcleo é simples — unidades, contratos, um razão de aluguel e pedidos de manutenção — então construa isso primeiro, use por alguns ciclos de aluguel e só depois adicione um portal do inquilino ou pagamentos online.

Este guia trata do software. Aluguel, depósito-caução, avisos e dados de inquilinos são regulados pela lei local; verifique as suas obrigações com um consultor da sua região.

Para quem é?

O que um app de administração de imóveis precisa

Páginas

• Painel — aluguel a vencer no mês, saldos em atraso, pedidos de manutenção abertos, contratos que vencem em breve, unidades vagas.
• Imóveis e unidades — endereço, detalhes da unidade, fotos, inquilino atual, contrato, situação.
• Inquilinos — dados de contato, histórico de contratos, saldo, documentos.
• Contratos — datas de início e fim, valor do aluguel e dia de vencimento, depósito-caução, condições, documento assinado anexado.
• Razão de aluguel — cobranças e pagamentos por contrato, com o saldo corrente.
• Manutenção — pedidos com fotos, prioridade, situação, prestador designado, custo.
• Documentos — contratos, laudos de vistoria, certificados, com lembretes de vencimento.
• Para imobiliárias — proprietários, extratos, equipe e prestadores.

Dados

• Imóveis e unidades (uma casa é um imóvel com uma unidade).
• Inquilinos — pessoas e, opcionalmente, uma locação que liga vários inquilinos a um mesmo contrato.
• Contratos — unidade, inquilinos, início, fim, valor do aluguel, periodicidade, dia de vencimento, valor do depósito-caução, situação.
• Lançamentos do razão — contrato, data, tipo (cobrança de aluguel, multa por atraso, pagamento, crédito, depósito), valor em centavos inteiros, referência.
• Pedidos de manutenção — unidade, quem informou, descrição, fotos, prioridade, situação, prestador, custo, datas.
• Prestadores — especialidade, contato, valores.
• Documentos — vinculados a um imóvel, unidade, contrato ou inquilino, com tipo e data de validade.
• Proprietários (imobiliárias) — quais imóveis possuem e a taxa de administração.

Modele o aluguel como um razão — cobranças e pagamentos como lançamentos separados — em vez de uma caixa de “pago” por mês. Um razão lida com pagamentos parciais, multas por atraso e créditos, e o saldo é sempre a soma dos lançamentos.

Permissões

• Proprietário ou administrador — tudo.
• Equipe — os imóveis atribuídos a ela.
• Proprietários (imobiliárias) — visão somente leitura dos próprios imóveis e extratos.
• Inquilinos — o próprio contrato, saldo, documentos e pedidos de manutenção, nada além disso.
• Prestadores (opcional) — somente os serviços que lhes foram atribuídos.

Portais de inquilinos e de proprietários são onde os vazamentos de dados acontecem. Toda requisição deve verificar se o registro pertence a quem está pedindo. Veja o nosso guia de portal do cliente para entender como os portais costumam ser estruturados.

Decisões e trade-offs

Registrar pagamentos ou cobrá-los. Registrar pagamentos que chegam por transferência bancária é simples e não custa nada. Cobrar o aluguel online por um provedor como o Stripe é cômodo para o inquilino, mas adiciona taxas, pagamentos recusados, estornos e conciliação. Comece registrando; veja como adicionar pagamentos ao seu app quando estiver pronto.

Cobranças automáticas de aluguel. Criar a cobrança mensal automaticamente exige algo que rode em uma programação. Opções mais simples: gerar as próximas cobranças quando alguém abre o painel, ou um botão “criar as cobranças deste mês”.

Portal do inquilino agora ou depois. Para alguns poucos imóveis, e-mail e um formulário compartilhado de manutenção bastam. Um portal compensa conforme a carteira cresce.

Armazenamento de documentos. Contratos e documentos de identidade são sensíveis. Guarde-os de forma privada, use links que expiram e mantenha apenas o necessário.

Recebimento de manutenção. Um formulário público simples por imóvel (“reportar um problema” com envio de foto) funciona bem antes de existir um portal completo.

Exemplo de primeiro prompt

Crie um app web de administração de imóveis para um proprietário com 12 unidades em 4 prédios. Eu administro imóveis e unidades (endereço, quartos, fotos, situação: ocupada, vaga, em reforma), inquilinos (nome, telefone, e-mail) e contratos (unidade, inquilinos, data de início e fim, aluguel mensal, dia de vencimento, depósito-caução). O aluguel é um razão: cada mês tem uma cobrança de aluguel, e eu registro pagamentos (data, valor, forma, referência), pagamentos parciais, multas por atraso e créditos; mostre o saldo corrente de cada contrato. Guarde valores em centavos inteiros. O painel mostra o aluguel a receber e em atraso no mês, pedidos de manutenção abertos, contratos que vencem nos próximos 60 dias e unidades vagas. Pedidos de manutenção têm unidade, descrição, fotos, prioridade, situação, prestador e custo; cada imóvel tem um formulário público “reportar um problema” com envio de foto que cria um pedido. Guarde os contratos assinados e certificados de forma privada, com datas de validade, e mostre os vencimentos próximos no painel. Por enquanto só eu faço login, com e-mail e senha. Banco de dados e armazenamento privado de arquivos. Adicione dados de exemplo.

Etapas de construção

1. Imóveis, unidades e contratos com dados de exemplo. Confira se o painel mostra as unidades certas como vagas e os contratos que vencem em breve.
2. Razão de aluguel. Registre um pagamento parcial, uma multa por atraso e um crédito, e confira os saldos à mão.
3. Pedidos de manutenção e o formulário público. Envie um pelo celular, com foto. Veja como adicionar upload de arquivos ao seu app.
4. Documentos. Envie um contrato e confirme que o arquivo não fica acessível sem login.
5. Relatórios. Aluguel recebido por mês, inadimplência, custo de manutenção por imóvel. Exporte em CSV para o seu contador.
6. Funções de equipe ou de proprietário (imobiliárias). Teste se um proprietário vê somente os próprios imóveis.
7. Portal do inquilino (depois). Saldo, documentos, pedidos de manutenção, e um inquilino nunca vendo os dados de outro.
8. Cobrança online do aluguel (depois).

Erros comuns

• Uma caixa de “pago” em vez de um razão. Ela não lida com pagamentos parciais, multas ou créditos.
• Dinheiro em ponto flutuante. Use centavos inteiros.
• Links públicos de documentos. Contratos e documentos de identidade precisam ficar privados.
• Excluir contratos e inquilinos antigos. Mantenha o histórico; marque como encerrado.
• Fixar as regras de um único país. Tratamento do depósito-caução, prazos de aviso e multas variam; mantenha-os como configurações.
• Construir o portal do inquilino primeiro. Acerte o seu próprio fluxo antes de criar logins para outras pessoas.
• Nenhum plano de backup. São dados que você não pode perder; saiba como são feitos o backup e a exportação.

Quando um software de administração de imóveis é a melhor escolha

Plataformas consolidadas de administração de imóveis incluem cobrança online de aluguel, análise de inquilinos, contabilidade, repasses a proprietários, assinatura eletrônica e formulários legais de regiões específicas. Se você administra muitos imóveis, movimenta dinheiro de proprietários ou precisa de contabilidade de conta fiduciária regulada, esses produtos carregam responsabilidades que você não deve reconstruir por conta própria.

Crie o seu quando tiver uma carteira pequena e quiser uma ferramenta que se encaixe no seu jeito de trabalhar, quando o preço por unidade começar a pesar, quando você administrar um mix incomum (prédios de uso misto, boxes de depósito, vagas de garagem), ou quando quiser dados de manutenção e de inquilinos ligados aos seus próprios sistemas, como um CRM.

Construindo com a Mythex

A Mythex pode construir o app do prompt acima: descreva-o no chat, confira na prévia ao vivo e publique. Ela adiciona um banco de dados Postgres dedicado e armazenamento de arquivos para fotos e documentos quando o app precisar. O login para você, a equipe e os inquilinos futuros é com o provedor que você escolher, e a cobrança online do aluguel exige conectar as chaves do seu próprio provedor de pagamentos como segredos do projeto; a Mythex não tem pagamentos nem assinatura eletrônica integrados ao seu app. Para cobranças mensais de aluguel, comece por uma das opções mais simples acima, em vez de uma tarefa agendada. Para mais pontos de partida, veja os templates de apps.

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