Cách tạo ứng dụng quản lý bất động sản: căn hộ, người thuê, tiền thuê và bảo trì

Ứng dụng quản lý bất động sản theo dõi các bất động sản và căn hộ của bạn, ai đang ở trong mỗi căn, số tiền thuê nào đến hạn và đã thanh toán, và cái gì cần sửa. Với chủ nhà nhỏ, nó thay thế bảng tính, thư mục hợp đồng thuê và một loạt tin nhắn văn bản. Với một công ty quản lý, nó thêm chủ sở hữu, vai trò nhân viên và báo cáo. Phần cốt lõi khá đơn giản: căn hộ, hợp đồng thuê, sổ tiền thuê và yêu cầu bảo trì. Vì vậy hãy xây phần đó trước, dùng thử trong vài chu kỳ thu tiền, rồi mới thêm cổng người thuê hoặc thanh toán trực tuyến.

Hướng dẫn này nói về phần mềm. Tiền thuê, tiền đặt cọc, thông báo và dữ liệu người thuê được quy định bởi luật địa phương; hãy kiểm tra nghĩa vụ của bạn với một cố vấn tại chỗ.

Ai dùng ứng dụng này?

Người dùng	Danh mục	Họ cần nhất
Chủ nhà cá nhân	Vài căn hộ	Sổ tiền thuê, ngày hết hạn hợp đồng, nhật ký bảo trì, tài liệu
Công ty quản lý hoặc môi giới nhỏ	Hàng chục đến hàng trăm căn cho nhiều chủ sở hữu	Vai trò nhân viên, báo cáo cho chủ sở hữu, công việc nhà cung cấp, cổng người thuê
Quản lý tòa nhà hoặc ban quản lý chung cư	Một tòa nhà hoặc khu lớn	Thông báo cư dân, đặt chỗ không gian chung, bảo trì, phí
Cho thuê ngắn hạn	Nhà nghỉ, căn hộ du lịch	Đặt phòng, lịch, lịch dọn dẹp — một ứng dụng khác; xem hướng dẫn chợ cho thuê

Ứng dụng quản lý bất động sản cần những gì

Trang

Bảng điều khiển — tiền thuê đến hạn trong tháng, số dư quá hạn, yêu cầu bảo trì đang mở, hợp đồng sắp hết hạn, căn trống.
Bất động sản và căn hộ — địa chỉ, chi tiết căn hộ, hình ảnh, người thuê hiện tại, hợp đồng, trạng thái.
Người thuê — thông tin liên hệ, lịch sử hợp đồng, số dư, tài liệu.
Hợp đồng thuê — ngày bắt đầu và kết thúc, số tiền thuê và ngày đến hạn hằng tháng, tiền đặt cọc, điều khoản, tài liệu đã ký đính kèm.
Sổ tiền thuê — các khoản phát sinh và thanh toán theo từng hợp đồng, số dư chạy.
Bảo trì — yêu cầu kèm hình ảnh, mức ưu tiên, trạng thái, nhà cung cấp được giao, chi phí.
Tài liệu — hợp đồng, biên bản kiểm tra, chứng nhận, kèm nhắc hết hạn.
Cho đơn vị quản lý — chủ sở hữu, bảng kê cho chủ sở hữu, nhân viên và nhà cung cấp.

Dữ liệu

Bất động sản và căn hộ (một ngôi nhà là một bất động sản với một căn hộ).
Người thuê — cá nhân, và tùy chọn một hợp đồng liên kết nhiều người thuê với một hợp đồng thuê.
Hợp đồng thuê — căn hộ, người thuê, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số tiền thuê, chu kỳ, ngày đến hạn, số tiền đặt cọc, trạng thái.
Mục sổ cái — hợp đồng, ngày, loại (phát sinh tiền thuê, phí trễ hạn, thanh toán, khoản giảm trừ, tiền đặt cọc), số tiền tính bằng đơn vị xu nguyên, mã tham chiếu.
Yêu cầu bảo trì — căn hộ, người báo, mô tả, hình ảnh, mức ưu tiên, trạng thái, nhà cung cấp, chi phí, ngày tháng.
Nhà cung cấp — ngành nghề, liên hệ, mức giá.
Tài liệu — liên kết với bất động sản, căn hộ, hợp đồng hoặc người thuê, kèm loại và ngày hết hạn.
Chủ sở hữu (đơn vị quản lý) — họ sở hữu những bất động sản nào và phí quản lý của họ.

Hãy mô hình hóa tiền thuê như một sổ cái — các khoản phát sinh và thanh toán là những mục riêng biệt — thay vì một ô đánh dấu “đã trả” cho mỗi tháng. Sổ cái xử lý được thanh toán một phần, phí trễ hạn và khoản giảm trừ, và số dư luôn bằng tổng các mục.

Phân quyền

Chủ nhà hoặc quản trị viên — mọi thứ.
Nhân viên — những bất động sản được giao cho họ.
Chủ sở hữu (đơn vị quản lý) — chỉ xem, chỉ đọc các bất động sản và bảng kê của chính họ.
Người thuê — hợp đồng, số dư, tài liệu và yêu cầu bảo trì của chính họ, không gì khác.
Nhà cung cấp (tùy chọn) — chỉ các công việc được giao cho họ.

Cổng người thuê và chủ sở hữu là nơi dữ liệu thường bị rò rỉ. Mọi yêu cầu đều phải kiểm tra bản ghi đó có thuộc về người đang hỏi hay không. Xem hướng dẫn cổng khách hàng để biết cổng thường được cấu trúc ra sao.

Quyết định và đánh đổi

Ghi nhận thanh toán hay thu tiền. Ghi lại các khoản thanh toán chuyển khoản ngân hàng thì đơn giản và không tốn phí. Thu tiền thuê trực tuyến qua một nhà cung cấp như Stripe thì tiện cho người thuê nhưng thêm phí, giao dịch thất bại, hoàn tiền và đối soát. Hãy bắt đầu bằng việc ghi nhận; xem cách thêm thanh toán vào ứng dụng khi bạn đã sẵn sàng.

Tự động tạo khoản phát sinh tiền thuê. Tạo khoản phát sinh tiền thuê của mỗi tháng tự động cần một thứ gì đó chạy theo lịch. Các lựa chọn đơn giản hơn: tạo khoản phát sinh tiếp theo khi ai đó mở bảng điều khiển, hoặc một nút “tạo khoản phát sinh tháng này”.

Cổng người thuê bây giờ hay sau này. Với một số ít căn hộ, email và một biểu mẫu bảo trì dùng chung là đủ. Cổng sẽ phát huy tác dụng khi danh mục lớn lên.

Lưu trữ tài liệu. Hợp đồng thuê và giấy tờ tùy thân rất nhạy cảm. Hãy lưu chúng ở chế độ riêng tư, cấp liên kết hết hạn, và chỉ giữ những gì cần thiết.

Tiếp nhận yêu cầu bảo trì. Một biểu mẫu công khai đơn giản cho mỗi bất động sản (“báo sự cố” kèm tải ảnh) hoạt động tốt trước khi có cổng đầy đủ.

Ví dụ prompt đầu tiên

Xây dựng một ứng dụng web quản lý bất động sản cho một chủ nhà có 12 căn hộ trên 4 tòa nhà. Tôi quản lý bất động sản và căn hộ (địa chỉ, số phòng ngủ, hình ảnh, trạng thái: đang thuê, trống, đang sửa), người thuê (tên, số điện thoại, email) và hợp đồng thuê (căn hộ, người thuê, ngày bắt đầu và kết thúc, tiền thuê hằng tháng, ngày đến hạn, tiền đặt cọc). Tiền thuê là một sổ cái: mỗi tháng có một khoản phát sinh tiền thuê, và tôi ghi nhận các thanh toán (ngày, số tiền, phương thức, mã tham chiếu), thanh toán một phần, phí trễ hạn và khoản giảm trừ; hiển thị số dư chạy của từng hợp đồng. Lưu tiền dưới dạng số nguyên đơn vị xu. Bảng điều khiển hiển thị tiền thuê đến hạn và quá hạn trong tháng, yêu cầu bảo trì đang mở, hợp đồng kết thúc trong 60 ngày tới và các căn trống. Yêu cầu bảo trì có căn hộ, mô tả, hình ảnh, mức ưu tiên, trạng thái, nhà cung cấp và chi phí; mỗi bất động sản có một biểu mẫu công khai “báo sự cố” cho phép tải ảnh và tạo yêu cầu. Lưu hợp đồng đã ký và chứng nhận ở chế độ riêng tư kèm ngày hết hạn, và hiển thị các mục sắp hết hạn trên bảng điều khiển. Hiện tại chỉ mình tôi đăng nhập, bằng email và mật khẩu. Cơ sở dữ liệu và lưu trữ tệp riêng tư. Tạo sẵn dữ liệu mẫu.

Các bước xây dựng

Bất động sản, căn hộ và hợp đồng với dữ liệu mẫu. Kiểm tra bảng điều khiển hiển thị đúng các căn trống và hợp đồng sắp kết thúc.
Sổ tiền thuê. Ghi một khoản thanh toán một phần, một phí trễ hạn và một khoản giảm trừ, rồi kiểm tra số dư bằng tay.
Yêu cầu bảo trì và biểu mẫu công khai. Gửi thử một yêu cầu từ điện thoại kèm ảnh. Xem cách thêm tải tệp vào ứng dụng.
Tài liệu. Tải lên một hợp đồng và xác nhận tệp không thể truy cập nếu chưa đăng nhập.
Báo cáo. Tiền thuê thu được mỗi tháng, nợ quá hạn, chi phí bảo trì theo từng bất động sản. Xuất CSV cho kế toán.
Vai trò nhân viên hoặc chủ sở hữu (đơn vị quản lý). Kiểm tra rằng chủ sở hữu chỉ thấy các bất động sản của mình.
Cổng người thuê (sau). Số dư, tài liệu, yêu cầu bảo trì, và một người thuê không bao giờ thấy dữ liệu của người khác.
Thu tiền thuê trực tuyến (sau).

Những lỗi thường gặp

Ô đánh dấu “đã trả” thay vì sổ cái. Nó không xử lý được thanh toán một phần, phí hay khoản giảm trừ.
Tiền dùng số thực. Hãy dùng số nguyên đơn vị xu.
Liên kết tài liệu công khai. Hợp đồng và giấy tờ tùy thân phải được giữ riêng tư.
Xóa hợp đồng và người thuê cũ. Hãy giữ lịch sử; đánh dấu là đã kết thúc.
Mã cứng quy tắc của một quốc gia. Cách xử lý tiền đặt cọc, thời hạn thông báo và phí trễ hạn khác nhau; hãy để chúng thành cài đặt.
Xây cổng người thuê trước. Hãy làm đúng quy trình của bạn trước khi thêm đăng nhập cho người khác.
Không có kế hoạch sao lưu. Đây là dữ liệu bạn không thể mất; hãy biết cách nó được sao lưu và xuất ra.

Khi phần mềm quản lý bất động sản là lựa chọn tốt hơn

Các nền tảng quản lý bất động sản có sẵn đã có thu tiền thuê trực tuyến, sàng lọc người thuê, kế toán, chi trả cho chủ sở hữu, chữ ký điện tử và biểu mẫu pháp lý cho từng khu vực. Nếu bạn quản lý nhiều căn, xử lý tiền của chủ sở hữu, hoặc cần kế toán ủy thác được quy định, những sản phẩm đó đi kèm trách nhiệm mà bạn không nên tự xây lại.

Hãy tự xây khi bạn có một danh mục nhỏ và muốn một công cụ phù hợp với cách bạn làm việc, khi chi phí theo từng căn cộng lại thành con số lớn, khi bạn quản lý một tổ hợp khác thường (tòa nhà hỗn hợp, kho chứa đồ, bãi đỗ xe), hoặc khi bạn muốn dữ liệu bảo trì và người thuê gắn với hệ thống riêng của mình như CRM.

Xây dựng với Mythex

Mythex có thể xây ứng dụng theo prompt ở trên: mô tả trong chat, kiểm tra trong bản xem trước trực tiếp, và xuất bản. Nó thêm cơ sở dữ liệu Postgres riêng và lưu trữ tệp cho hình ảnh và tài liệu khi ứng dụng cần. Đăng nhập cho bạn, nhân viên và sau này là người thuê là phần bạn tự mang vào (bring-your-own); còn thu tiền thuê trực tuyến nghĩa là kết nối khóa nhà cung cấp thanh toán của riêng bạn dưới dạng bí mật của dự án. Mythex không có sẵn thanh toán hoặc chữ ký điện tử cho ứng dụng của bạn. Với các khoản phát sinh tiền thuê hằng tháng, hãy bắt đầu với một trong các lựa chọn đơn giản ở trên thay vì tác vụ theo lịch. Để có thêm điểm khởi đầu, xem mẫu ứng dụng.

Câu hỏi thường gặp

Ứng dụng quản lý bất động sản cần những tính năng gì?

Bất động sản và căn hộ, người thuê và hợp đồng thuê, sổ tiền thuê cho thấy số tiền đến hạn và đã thanh toán, yêu cầu bảo trì, và lưu trữ tài liệu. Các đơn vị lớn hơn bổ sung cổng người thuê, báo cáo cho chủ sở hữu, quản lý nhà cung cấp và thu tiền thuê trực tuyến.

Ứng dụng quản lý bất động sản có thể thu tiền thuê trực tuyến không?

Có, thông qua một nhà cung cấp thanh toán như Stripe, hỗ trợ thanh toán bằng thẻ và, ở một số quốc gia, ghi nợ tài khoản ngân hàng. Thu tiền thuê trực tuyến nghĩa là phải xử lý các giao dịch thất bại, hoàn tiền và phí, nên nhiều chủ nhà nhỏ bắt đầu bằng việc ghi nhận các khoản đã nhận qua chuyển khoản ngân hàng và thêm thu trực tuyến sau.

Tôi có cần cổng người thuê không?

Không cần vào ngày đầu. Cổng người thuê cho phép người thuê xem số dư, thanh toán, gửi yêu cầu bảo trì và tải tài liệu. Nó tiết kiệm thời gian khi bạn quản lý nhiều hơn một số ít căn hộ, nhưng cũng đồng nghĩa với việc người thuê có tài khoản đăng nhập và phải phân quyền cẩn thận.

Lưu thông tin người thuê trong ứng dụng của riêng tôi có hợp pháp không?

Thường là có, nhưng quy định bảo vệ dữ liệu và luật thuê nhà khác nhau theo quốc gia và khu vực. Chỉ thu thập những gì cần thiết, giữ tài liệu ở chế độ riêng tư, hạn chế quyền truy cập, và kiểm tra yêu cầu địa phương về những việc như xử lý tiền đặt cọc và thông báo với cố vấn tại chỗ.