প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ কীভাবে বানাবেন: ইউনিট, ভাড়াটিয়া, ভাড়া ও রক্ষণাবেক্ষণ

একটি প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ আপনার সম্পত্তি ও ইউনিটগুলো, প্রতিটিতে কে থাকে, কী ভাড়া বাকি ও কী পরিশোধিত, এবং কী মেরামত দরকার তা ট্র্যাক করে। একজন ছোট বাড়িওয়ালার জন্য এটি একটি স্প্রেডশিট, লিজের ফোল্ডার আর অবিরাম টেক্সট মেসেজের জায়গা নেয়। একটি এজেন্সির জন্য এতে মালিক, স্টাফের ভূমিকা ও রিপোর্ট যোগ হয়। মূল কাঠামো সহজ: ইউনিট, লিজ, ভাড়ার খতিয়ান ও মেরামতের অনুরোধ। তাই আগে এটিই বানান, কয়েকটি ভাড়ার চক্র ব্যবহার করুন, তারপর শুধু ভাড়াটিয়া পোর্টাল বা অনলাইন পেমেন্ট যোগ করুন।

এই গাইড সফটওয়্যার নিয়ে। ভাড়া, জমানত, নোটিশ ও ভাড়াটিয়ার তথ্য স্থানীয় আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত; আপনার দায়িত্ব একজন স্থানীয় পরামর্শদাতার সঙ্গে যাচাই করুন।

এটি কাদের জন্য?

একটি প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপের যা দরকার

পেজ

• ড্যাশবোর্ড: এই মাসে বাকি ভাড়া, মেয়াদোত্তীর্ণ বাকি, খোলা মেরামতের অনুরোধ, শিগগির শেষ হওয়া লিজ, খালি ইউনিট।
• সম্পত্তি ও ইউনিট: ঠিকানা, ইউনিটের বিবরণ, ছবি, বর্তমান ভাড়াটিয়া, লিজ, অবস্থা।
• ভাড়াটিয়া: যোগাযোগের তথ্য, লিজের ইতিহাস, ব্যালেন্স, ডকুমেন্ট।
• লিজ: শুরু ও শেষের তারিখ, ভাড়ার পরিমাণ ও পরিশোধের দিন, জমানত, শর্তাবলি, সংযুক্ত স্বাক্ষরিত ডকুমেন্ট।
• ভাড়ার খতিয়ান: প্রতি লিজের চার্জ ও পেমেন্ট, চলমান ব্যালেন্সসহ।
• মেরামত: ছবিসহ অনুরোধ, অগ্রাধিকার, অবস্থা, নির্ধারিত ভেন্ডর, খরচ।
• ডকুমেন্ট: লিজ, পরিদর্শন প্রতিবেদন, সার্টিফিকেট, মেয়াদ শেষের স্মারকসহ।
• এজেন্সির জন্য: মালিক, মালিকের বিবরণী, স্টাফ ও ভেন্ডর।

ডেটা

• Properties ও units (একটি বাড়ি মানে একটি ইউনিটসহ একটি প্রপার্টি)।
• Tenants: ব্যক্তি, এবং ঐচ্ছিকভাবে একটি টেনেন্সি যা একাধিক ভাড়াটিয়াকে একটি লিজের সঙ্গে যুক্ত করে।
• Leases: ইউনিট, ভাড়াটিয়া, শুরু, শেষ, ভাড়ার পরিমাণ, মেয়াদ, পরিশোধের দিন, জমানতের পরিমাণ, অবস্থা।
• Ledger entries: লিজ, তারিখ, ধরন (ভাড়ার চার্জ, বিলম্ব ফি, পেমেন্ট, ক্রেডিট, জমানত), পরিমাণ পূর্ণসংখ্যা সেন্ট হিসেবে, রেফারেন্স।
• Maintenance requests: ইউনিট, অনুরোধকারী, বিবরণ, ছবি, অগ্রাধিকার, অবস্থা, ভেন্ডর, খরচ, তারিখ।
• Vendors: কাজের ধরন, যোগাযোগ, রেট।
• Documents: একটি প্রপার্টি, ইউনিট, লিজ বা ভাড়াটিয়ার সঙ্গে যুক্ত, ধরন ও মেয়াদ শেষের তারিখসহ।
• Owners (এজেন্সি): তারা কোন প্রপার্টির মালিক এবং তাদের ব্যবস্থাপনা ফি।

ভাড়াকে প্রতি মাসে একটি "পরিশোধিত" চেকবক্সের বদলে একটি খতিয়ান হিসেবে মডেল করুন, যেখানে চার্জ ও পেমেন্ট আলাদা এন্ট্রি হয়। খতিয়ান আংশিক পেমেন্ট, বিলম্ব ফি ও ক্রেডিট সামলায়, এবং ব্যালেন্স সবসময় এন্ট্রিগুলোর যোগফল।

অনুমতি

• বাড়িওয়ালা বা অ্যাডমিন: সবকিছু।
• স্টাফ: তাদের বরাদ্দ করা প্রপার্টিগুলো।
• মালিক (এজেন্সি): নিজেদের প্রপার্টি ও বিবরণীর শুধু-পড়ার ভিউ।
• ভাড়াটিয়া: নিজেদের লিজ, ব্যালেন্স, ডকুমেন্ট ও মেরামতের অনুরোধ, আর কিছু নয়।
• ভেন্ডর (ঐচ্ছিক): শুধু তাদের বরাদ্দ করা কাজ।

ভাড়াটিয়া ও মালিকের পোর্টালেই ডেটা ফাঁস হয়। প্রতিটি অনুরোধে যাচাই করতে হবে যে রেকর্ডটি যে চাইছে তারই। পোর্টাল সাধারণত কীভাবে গঠিত হয় তা জানতে আমাদের ক্লায়েন্ট পোর্টাল গাইড দেখুন।

সিদ্ধান্ত ও ট্রেড-অফ

পেমেন্ট রেকর্ড করবেন নাকি সংগ্রহ করবেন। ব্যাংক ট্রান্সফারে আসা পেমেন্ট রেকর্ড করা সহজ এবং খরচহীন। Stripe-এর মতো প্রোভাইডারের মাধ্যমে অনলাইনে ভাড়া সংগ্রহ ভাড়াটিয়াদের জন্য সুবিধাজনক, তবে ফি, ব্যর্থ পেমেন্ট, রিফান্ড ও মেলানোর ঝামেলা যোগ করে। রেকর্ড করে শুরু করুন; প্রস্তুত হলে দেখুন কীভাবে অ্যাপে পেমেন্ট যোগ করবেন।

স্বয়ংক্রিয় ভাড়ার চার্জ। প্রতি মাসের ভাড়ার চার্জ নিজে থেকে তৈরি করতে এমন কিছু দরকার যা একটি শিডিউলে চলে। সহজ বিকল্প: কেউ ড্যাশবোর্ড খুললে পরের চার্জগুলো তৈরি হবে, অথবা একটি "এই মাসের চার্জ তৈরি করো" বোতাম।

ভাড়াটিয়া পোর্টাল এখনই নাকি পরে। হাতেগোনা কয়েকটি ইউনিটের জন্য ইমেল ও একটি শেয়ার করা মেরামতের ফর্মই যথেষ্ট। পোর্টফোলিও বাড়লে পোর্টাল লাভজনক হয়।

ডকুমেন্ট স্টোরেজ। লিজ ও পরিচয়পত্র সংবেদনশীল। এগুলো ব্যক্তিগতভাবে সংরক্ষণ করুন, মেয়াদ শেষ হওয়া লিংক দিন, এবং যতটুকু দরকার ততটুকুই রাখুন।

মেরামতের অনুরোধ গ্রহণ। পুরো পোর্টাল তৈরির আগে প্রতি প্রপার্টির জন্য একটি সহজ পাবলিক ফর্ম (ছবি আপলোডসহ "একটি সমস্যা জানান") ভালোভাবে কাজ করে।

প্রথম প্রম্পটের উদাহরণ

৪টি ভবনের জুড়ে ১২টি ইউনিট আছে এমন একজন বাড়িওয়ালার জন্য একটি প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট ওয়েব অ্যাপ বানাও। আমি সম্পত্তি ও ইউনিট পরিচালনা করি (ঠিকানা, শয়নকক্ষ, ছবি, অবস্থা: occupied, vacant, under repair), ভাড়াটিয়া (নাম, ফোন, ইমেল) এবং লিজ (ইউনিট, ভাড়াটিয়া, শুরু ও শেষের তারিখ, মাসিক ভাড়া, পরিশোধের দিন, জমানত)। ভাড়া একটি খতিয়ান: প্রতি মাসে একটি ভাড়ার চার্জ থাকে, আর আমি পেমেন্ট রেকর্ড করি (তারিখ, পরিমাণ, পদ্ধতি, রেফারেন্স), আংশিক পেমেন্ট, বিলম্ব ফি ও ক্রেডিট; প্রতিটি লিজের চলমান ব্যালেন্স দেখাও। টাকার অঙ্ক পূর্ণসংখ্যা সেন্ট হিসেবে সংরক্ষণ করো। ড্যাশবোর্ডে এই মাসের বাকি ও মেয়াদোত্তীর্ণ ভাড়া, খোলা মেরামতের অনুরোধ, পরের ৬০ দিনে শেষ হওয়া লিজ ও খালি ইউনিট দেখাও। মেরামতের অনুরোধে থাকবে ইউনিট, বিবরণ, ছবি, অগ্রাধিকার, অবস্থা, ভেন্ডর ও খরচ; প্রতি প্রপার্টিতে ছবি আপলোডসহ একটি পাবলিক "একটি সমস্যা জানান" ফর্ম থাকবে যা একটি অনুরোধ তৈরি করে। স্বাক্ষরিত লিজ ও সার্টিফিকেট মেয়াদের তারিখসহ ব্যক্তিগতভাবে সংরক্ষণ করো এবং ড্যাশবোর্ডে আসন্ন মেয়াদ শেষের তালিকা দেখাও। এখন শুধু আমি লগইন করতে পারব, ইমেল ও পাসওয়ার্ড দিয়ে। ডেটাবেস ও ব্যক্তিগত ফাইল স্টোরেজ। নমুনা ডেটা যোগ করো।

বানানোর ধাপ

1. সম্পত্তি, ইউনিট ও লিজ নমুনা ডেটাসহ। যাচাই করুন ড্যাশবোর্ড সঠিক ইউনিটগুলো খালি দেখাচ্ছে এবং শিগগির শেষ হওয়া লিজ দেখাচ্ছে।
2. ভাড়ার খতিয়ান। একটি আংশিক পেমেন্ট, একটি বিলম্ব ফি ও একটি ক্রেডিট রেকর্ড করুন, এবং ব্যালেন্স হাতে মিলিয়ে দেখুন।
3. মেরামতের অনুরোধ ও পাবলিক ফর্ম। ফোন থেকে ছবিসহ একটি জমা দিন। দেখুন কীভাবে অ্যাপে ফাইল আপলোড যোগ করবেন।
4. ডকুমেন্ট। একটি লিজ আপলোড করুন এবং নিশ্চিত করুন লগইন ছাড়া ফাইলটি পাওয়া যায় না।
5. রিপোর্ট। প্রতি মাসে সংগৃহীত ভাড়া, বকেয়া, প্রতি প্রপার্টির মেরামত খরচ। হিসাবরক্ষকের জন্য CSV হিসেবে এক্সপোর্ট করুন।
6. স্টাফ বা মালিকের ভূমিকা (এজেন্সি)। পরীক্ষা করুন একজন মালিক শুধু নিজের প্রপার্টি দেখে।
7. ভাড়াটিয়া পোর্টাল (পরে)। ব্যালেন্স, ডকুমেন্ট, মেরামতের অনুরোধ, এবং একজন ভাড়াটিয়া কখনো অন্যের ডেটা না দেখে।
8. অনলাইনে ভাড়া সংগ্রহ (পরে)।

সাধারণ ভুল

• খতিয়ানের বদলে একটি "পরিশোধিত" চেকবক্স। এটি আংশিক পেমেন্ট, ফি বা ক্রেডিট সামলাতে পারে না।
• ভাসমান বিন্দুতে টাকার হিসাব। পূর্ণসংখ্যা সেন্ট ব্যবহার করুন।
• পাবলিক ডকুমেন্ট লিংক। লিজ ও পরিচয়পত্র অবশ্যই ব্যক্তিগত থাকতে হবে।
• পুরনো লিজ ও ভাড়াটিয়া মুছে ফেলা। ইতিহাস রাখুন; শেষ হয়েছে বলে চিহ্নিত করুন।
• একটি দেশের নিয়ম কঠিন করে বসানো। জমানত ব্যবস্থাপনা, নোটিশের সময় ও বিলম্ব ফি ভিন্ন হয়; এগুলো সেটিং হিসেবে রাখুন।
• আগে ভাড়াটিয়া পোর্টাল বানানো। অন্যদের জন্য লগইন যোগ করার আগে নিজের ওয়ার্কফ্লো ঠিক করুন।
• ব্যাকআপের পরিকল্পনা না থাকা। এটি হারানো যায় না এমন ডেটা; জানুন কীভাবে এটির ব্যাকআপ ও এক্সপোর্ট হয়।

কখন প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বেশি ভালো

প্রতিষ্ঠিত প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট প্ল্যাটফর্মে অনলাইনে ভাড়া সংগ্রহ, ভাড়াটিয়া যাচাই, অ্যাকাউন্টিং, মালিকের পেআউট, ই-স্বাক্ষর ও নির্দিষ্ট অঞ্চলের আইনি ফর্ম থাকে। আপনি যদি অনেক ইউনিট সামলান, মালিকদের টাকা হাতে রাখেন, বা নিয়ন্ত্রিত ট্রাস্ট অ্যাকাউন্টিং লাগে, তবে এসব পণ্যের দায়িত্ব এমন যে নিজে নতুন করে বানানো উচিত নয়।

ছোট পোর্টফোলিওর জন্য নিজের মতো করে কাজ করে এমন একটি টুল চাইলে, ইউনিট-প্রতি মূল্য বাড়তে থাকলে, অস্বাভাবিক মিশ্রণ (মিশ্র-ব্যবহারের ভবন, স্টোরেজ ইউনিট, পার্কিং) সামলাতে হলে, বা মেরামত ও ভাড়াটিয়ার ডেটা নিজের সিস্টেমের সঙ্গে, যেমন একটি CRM-এর সঙ্গে যুক্ত রাখতে চাইলে নিজে বানানো যুক্তিযুক্ত।

Mythex দিয়ে বানানো

Mythex উপরের প্রম্পটের অ্যাপটি বানাতে পারে: চ্যাটে বর্ণনা করুন, লাইভ প্রিভিউতে দেখুন, এবং প্রকাশ করুন। অ্যাপের প্রয়োজন হলে ছবি ও ডকুমেন্টের জন্য এটি একটি আলাদা Postgres ডেটাবেস ও ফাইল স্টোরেজ যোগ করে। আপনার, স্টাফের ও পরে ভাড়াটিয়াদের লগইন হলো নিজের পদ্ধতি নিয়ে আসা (bring-your-own); আর অনলাইনে ভাড়া সংগ্রহের জন্য আপনার নিজের পেমেন্ট প্রোভাইডারের কী প্রজেক্ট সিক্রেট হিসেবে যুক্ত করতে হবে। Mythex আপনার অ্যাপে কোনো বিল্ট-ইন পেমেন্ট বা ই-স্বাক্ষর দেয় না। মাসিক ভাড়ার চার্জের জন্য শিডিউল করা জবের বদলে উপরের সহজ বিকল্পগুলোর একটি দিয়ে শুরু করুন। আরও শুরুর বিন্দুর জন্য অ্যাপ টেমপ্লেট দেখুন।

প্রশ্নোত্তর