Kako napraviti aplikaciju za upravljanje nekretninama: jedinice, stanari, zakupnine i održavanje

Aplikacija za upravljanje nekretninama prati vaše nekretnine i jedinice, ko u kojoj živi, koja zakupnina je dospjela i plaćena, i šta treba popraviti. Za malog stanodavca zamjenjuje tabelu, fasciklu sa ugovorima i niz poruka. Za agenciju dodaje vlasnike, uloge osoblja i izvještaje. Srž je jednostavna: jedinice, ugovori, evidencija zakupnina i zahtjevi za održavanje. Zato prvo gradite to, koristite to nekoliko obračunskih perioda, a tek onda dodajte portal za stanare ili online plaćanja.

Ovaj vodič je o softveru. Zakupnina, depoziti, obavještenja i podaci o stanarima regulisani su lokalnim zakonom; svoje obaveze provjerite kod lokalnog savjetnika.

Za koga je?

Šta aplikacija za upravljanje nekretninama treba

Stranice

• Kontrolna tabla — zakupnina dospjela ovog mjeseca, zaostali iznosi, otvoreni zahtjevi za održavanje, ugovori koji uskoro ističu, prazne jedinice.
• Nekretnine i jedinice — adresa, detalji jedinice, fotografije, trenutni stanar, ugovor, status.
• Stanari — kontakt podaci, historija ugovora, saldo, dokumenti.
• Ugovori — datumi početka i kraja, iznos zakupnine i dan dospijeća, depozit, uslovi, potpisan dokument u prilogu.
• Evidencija zakupnina — zaduženja i uplate po ugovoru, tekući saldo.
• Održavanje — zahtjevi sa fotografijama, prioritetom, statusom, dodijeljenim izvođačem i troškom.
• Dokumenti — ugovori, izvještaji o pregledu, certifikati, uz podsjetnike za istek.
• Za agencije — vlasnici, izvještaji za vlasnike, osoblje i izvođači.

Podaci

• Nekretnine i jedinice (kuća je nekretnina sa jednom jedinicom).
• Stanari — ljudi, i opciono zakup koji povezuje više stanara sa jednim ugovorom.
• Ugovori — jedinica, stanari, početak, kraj, iznos zakupnine, učestalost, dan dospijeća, iznos depozita, status.
• Stavke evidencije — ugovor, datum, vrsta (zaduženje zakupnine, kazna za kašnjenje, uplata, kredit, depozit), iznos u cijelim centima, referenca.
• Zahtjevi za održavanje — jedinica, prijavilac, opis, fotografije, prioritet, status, izvođač, trošak, datumi.
• Izvođači — struka, kontakt, cijene.
• Dokumenti — vezani za nekretninu, jedinicu, ugovor ili stanara, sa vrstom i datumom isteka.
• Vlasnici (za agencije) — koje nekretnine posjeduju i naknada za upravljanje.

Zakupninu modelujte kao evidenciju — zaduženja i uplate kao zasebne stavke — umjesto kvačice „plaćeno” za svaki mjesec. Evidencija obrađuje djelimične uplate, kazne za kašnjenje i kredite, a saldo je uvijek zbir stavki.

Dozvole

• Stanodavac ili administrator — sve.
• Osoblje — nekretnine koje su im dodijeljene.
• Vlasnici (za agencije) — pregled samo za čitanje za svoje nekretnine i izvještaje.
• Stanari — svoj ugovor, saldo, dokumenti i zahtjevi za održavanje, ništa drugo.
• Izvođači (opciono) — samo poslovi dodijeljeni njima.

Portali za stanare i vlasnike su mjesto gdje procure podaci. Svaki zahtjev mora provjeriti da zapis pripada osobi koja traži. Za to kako se portali obično strukturišu, pogledajte naš vodič za klijentski portal.

Odluke i kompromisi

Evidentirati uplate ili ih naplaćivati. Evidentiranje uplata koje stižu bankovnim transferom je jednostavno i besplatno. Naplata zakupnine online preko provajdera kao što je Stripe je praktična za stanare, ali donosi naknade, neuspjela plaćanja, povraćaje i usklađivanje. Počnite evidentiranjem; pogledajte kako dodati plaćanja u aplikaciju kada budete spremni.

Automatska zaduženja zakupnine. Automatsko kreiranje mjesečnog zaduženja zahtijeva nešto što radi po rasporedu. Jednostavnije opcije: generisati naredna zaduženja kada neko otvori kontrolnu tablu, ili dugme „kreiraj zaduženja za ovaj mjesec”.

Portal za stanare sada ili kasnije. Za nekoliko jedinica, e-pošta i zajednički obrazac za održavanje su dovoljni. Portal se isplati kako portfelj raste.

Čuvanje dokumenata. Ugovori i lične isprave su osjetljivi. Čuvajte ih privatno, dajte linkove koji isteknu i zadržite samo ono što trebate.

Prijem zahtjeva za održavanje. Jednostavan javni obrazac po nekretnini („prijavi problem” sa slanjem fotografije) dobro radi prije nego što postoji pun portal.

Primjer prvog prompta

Napravi web aplikaciju za upravljanje nekretninama za stanodavca sa 12 jedinica u 4 zgrade. Upravljam nekretninama i jedinicama (adresa, broj soba, fotografije, status: zauzeto, prazno, u popravci), stanarima (ime, telefon, e-adresa) i ugovorima (jedinica, stanari, datum početka i kraja, mjesečna zakupnina, dan dospijeća, depozit). Zakupnina je evidencija: svaki mjesec ima zaduženje zakupnine, a ja bilježim uplate (datum, iznos, način, referenca), djelimične uplate, kazne za kašnjenje i kredite; prikaži tekući saldo svakog ugovora. Čuvaj novac kao cijele cente. Kontrolna tabla prikazuje zakupninu dospjelu i zaostalu ovog mjeseca, otvorene zahtjeve za održavanje, ugovore koji ističu u narednih 60 dana i prazne jedinice. Zahtjevi za održavanje imaju jedinicu, opis, fotografije, prioritet, status, izvođača i trošak; svaka nekretnina dobija javni obrazac „prijavi problem” sa slanjem fotografije koji kreira zahtjev. Potpisane ugovore i certifikate čuvaj privatno, sa datumima isteka, i prikaži predstojeće isteke na kontrolnoj tabli. Za sada se samo ja prijavljujem, e-adresom i lozinkom. Baza i privatno skladište fajlova. Dodaj uzorke podataka.

Koraci izgradnje

1. Nekretnine, jedinice i ugovori sa uzorcima podataka. Provjerite da kontrolna tabla prikazuje prave jedinice kao prazne i ugovore koji uskoro ističu.
2. Evidencija zakupnina. Evidentirajte djelimičnu uplatu, kaznu za kašnjenje i kredit, i ručno provjerite salda.
3. Zahtjevi za održavanje i javni obrazac. Pošaljite jedan sa telefona sa fotografijom. Pogledajte kako dodati slanje fajlova u aplikaciju.
4. Dokumenti. Otpremite ugovor i potvrdite da do fajla nije moguće doći bez prijave.
5. Izvještaji. Naplaćena zakupnina po mjesecu, zaostaci, trošak održavanja po nekretnini. Izvezite kao CSV za vašeg računovođu.
6. Uloge osoblja ili vlasnika (agencije). Testirajte da vlasnik vidi samo svoje nekretnine.
7. Portal za stanare (kasnije). Saldo, dokumenti, zahtjevi za održavanje, i da jedan stanar nikad ne vidi podatke drugog.
8. Online naplata zakupnine (kasnije).

Česte greške

• Kvačica „plaćeno” umjesto evidencije. Ne može obraditi djelimične uplate, naknade ili kredite.
• Plutajući decimalni zarez za novac. Koristite cijele cente.
• Javni linkovi do dokumenata. Ugovori i lične isprave moraju ostati privatni.
• Brisanje starih ugovora i stanara. Čuvajte historiju; označite kao završeno.
• Tvrdo kodiranje pravila jedne zemlje. Postupanje sa depozitima, rokovi za otkaz i kazne za kašnjenje variraju; držite ih kao postavke.
• Prvo portal za stanare. Prvo ispravno uradite vlastiti tok rada, pa tek onda dodajte prijave za druge.
• Nema plana sigurnosne kopije. Ovo su podaci koje ne smijete izgubiti; znajte kako se pravi kopija i izvoz.

Kada je softver za upravljanje nekretninama bolji izbor

Etablirane platforme za upravljanje nekretninama imaju online naplatu zakupnine, provjeru stanara, računovodstvo, isplate vlasnicima, elektronske potpise i pravne obrasce za određene regije. Ako upravljate velikim brojem jedinica, vodite novac vlasnika ili trebate regulisano računovodstvo povjerenja, ti proizvodi nose odgovornosti koje ne biste trebali sami ponovo praviti.

Sami gradite kada imate mali portfelj i želite alat koji odgovara vašem načinu rada, kada cijena po jedinici postaje velika, kada upravljate neobičnom mješavinom (zgrade sa mješovitom namjenom, skladišni prostori, parking) ili kada želite da podaci o održavanju i stanarima budu povezani sa vašim sistemima, kao što je CRM.

Izgradnja sa Mythexom

Mythex može napraviti aplikaciju iz prompta iznad: opišete je u chatu, provjerite je u živom pregledu i objavite. Dodaje namjensku Postgres bazu podataka i skladište fajlova za fotografije i dokumente kada aplikacija to treba. Prijava za vas, osoblje i kasnije stanare donosi se sopstvenim pristupom, a online naplata zakupnine znači povezivanje ključeva vašeg provajdera plaćanja kao tajni projekta; Mythex nema ugrađena plaćanja ili elektronski potpis za vašu aplikaciju. Za mjesečna zaduženja zakupnine počnite s jednom od jednostavnijih opcija iznad, a ne sa zakazanim poslom. Za više polaznih tačaka pogledajte šablone aplikacija.

Pitanja