Emlak Yönetim Uygulaması Nasıl Yapılır: Daireler, Kiracılar, Kira ve Bakım

Bir emlak yönetim uygulaması, mülklerinizi ve dairelerinizi, her dairede kimin oturduğunu, hangi kiranın ödenmesi gerektiğini ve ödendiğini, neyin onarılması gerektiğini takip eder. Küçük bir ev sahibi için bu uygulama bir elektronik tablonun, kira sözleşmeleri klasörünün ve bitmek bilmeyen mesaj trafiğinin yerini alır. Bir emlak ofisi için mal sahipleri, personel rolleri ve raporlar eklenir. Temel yapı basittir — daireler, kira sözleşmeleri, kira defteri ve bakım talepleri — bu yüzden önce bunu kurun, birkaç kira döneminde kullanın, ancak ondan sonra kiracı portalı veya çevrimiçi ödemeler ekleyin.

Bu rehber yazılım hakkındadır. Kira, depozito, bildirimler ve kiracı verileri yerel yasalarla düzenlenir; yükümlülüklerinizi yerel bir danışmanla kontrol edin.

Kim için?

Bir emlak yönetim uygulamasının ihtiyaçları

Sayfalar

• Gösterge paneli — bu ay ödenmesi gereken kira, geciken bakiyeler, açık bakım talepleri, yakında sona erecek sözleşmeler, boş daireler.
• Mülkler ve daireler — adres, daire ayrıntıları, fotoğraflar, mevcut kiracı, sözleşme, durum.
• Kiracılar — iletişim bilgileri, sözleşme geçmişi, bakiye, belgeler.
• Sözleşmeler — başlangıç ve bitiş tarihleri, kira tutarı ve ödeme günü, depozito, koşullar, eklenmiş imzalı belge.
• Kira defteri — sözleşme başına borçlar ve ödemeler, çalışan bakiye.
• Bakım — fotoğraflı talepler, öncelik, durum, atanan tedarikçi, maliyet.
• Belgeler — sözleşmeler, muayene raporları, sertifikalar; son kullanma hatırlatmalarıyla.
• Emlak ofisleri için — mal sahipleri, mal sahibi raporları, personel ve tedarikçiler.

Veri

• Mülkler ve daireler (tek daireli bir ev, tek daireli bir mülktür).
• Kiracılar — kişiler ve isteğe bağlı olarak bir sözleşmeye birden fazla kiracıyı bağlayan bir kiralama kaydı.
• Sözleşmeler — daire, kiracılar, başlangıç, bitiş, kira tutarı, periyot, ödeme günü, depozito tutarı, durum.
• Defter kayıtları — sözleşme, tarih, tür (kira borcu, geç ödeme ücreti, ödeme, alacak, depozito), tam sayı kuruş cinsinden tutar, referans.
• Bakım talepleri — daire, bildiren, açıklama, fotoğraflar, öncelik, durum, tedarikçi, maliyet, tarihler.
• Tedarikçiler — meslek, iletişim, ücretler.
• Belgeler — bir mülke, daireye, sözleşmeye veya kiracıya bağlı; tür ve son kullanma tarihiyle.
• Mal sahipleri (emlak ofisleri) — hangi mülklere sahip oldukları ve yönetim ücretleri.

Kirayı her ay için "ödendi" onay kutusu yerine bir defter olarak modelleyin — borçlar ve ödemeler ayrı kayıtlar olarak. Bir defter kısmi ödemeleri, geç ödeme ücretlerini ve alacakları yönetir; bakiye her zaman kayıtların toplamıdır.

İzinler

• Ev sahibi veya yönetici — her şey.
• Personel — kendilerine atanan mülkler.
• Mal sahipleri (emlak ofisleri) — kendi mülkleri ve raporları için salt okunur görünüm.
• Kiracılar — yalnızca kendi sözleşmeleri, bakiyeleri, belgeleri ve bakım talepleri; başka hiçbir şey.
• Tedarikçiler (isteğe bağlı) — yalnızca kendilerine atanan işler.

Veri sızıntıları genellikle kiracı ve mal sahibi portallarında olur. Her istek, kaydın isteği yapan kişiye ait olduğunu kontrol etmelidir. Portalların genelde nasıl yapılandırıldığını görmek için müşteri portalı rehberimize bakın.

Kararlar ve ödünleşimler

Ödemeleri kaydetmek mi, tahsil etmek mi. Banka havalesiyle gelen ödemeleri kaydetmek basittir ve ücretsizdir. Stripe gibi bir sağlayıcı üzerinden çevrimiçi kira tahsil etmek kiracılar için kolaydır ama ücretler, başarısız ödemeler, iadeler ve mutabakat ekler. Kaydetmeyle başlayın; hazır olduğunuzda uygulamanıza ödeme nasıl eklenir bölümüne bakın.

Otomatik kira borçları. Her ayın kira borcunu otomatik oluşturmak, bir zamanlamada çalışan bir yapı gerektirir. Daha basit seçenekler: biri gösterge panelini açtığında bir sonraki borçları üretmek veya "bu ayın borçlarını oluştur" düğmesi.

Kiracı portalı şimdi mi, sonra mı. Birkaç daire için e-posta ve ortak bir bakım formu yeterlidir. Portföy büyüdükçe portal kendini amortize eder.

Belge depolama. Kira sözleşmeleri ve kimlik belgeleri hassastır. Bunları özel saklayın, süresi dolan bağlantılar verin ve yalnızca ihtiyacınız olanı tutun.

Bakım talebi girişi. Tam bir portal olmadan önce, mülk başına basit bir herkese açık form (fotoğraf yüklemeli "sorun bildir") iyi çalışır.

Örnek ilk istem

4 binada 12 dairesi olan bir ev sahibi için bir emlak yönetim web uygulaması yap. Mülkleri ve daireleri yönetiyorum (adres, oda sayısı, fotoğraflar, durum: dolu, boş, onarımda), kiracıları (ad, telefon, e-posta) ve sözleşmeleri (daire, kiracılar, başlangıç ve bitiş tarihi, aylık kira, ödeme günü, depozito). Kira bir defter: her ay bir kira borcu var ve ben ödemeleri (tarih, tutar, yöntem, referans), kısmi ödemeleri, geç ödeme ücretlerini ve alacakları kaydediyorum; her sözleşmenin çalışan bakiyesini göster. Paraları tam sayı kuruş olarak sakla. Gösterge paneli bu ayın ödenecek ve geciken kiralarını, açık bakım taleplerini, önümüzdeki 60 gün içinde sona erecek sözleşmeleri ve boş daireleri göstersin. Bakım taleplerinde daire, açıklama, fotoğraflar, öncelik, durum, tedarikçi ve maliyet olsun; her mülke fotoğraf yüklemeli, talep oluşturan herkese açık bir "sorun bildir" formu eklensin. İmzalı sözleşmeleri ve sertifikaları son kullanma tarihleriyle özel olarak sakla ve yaklaşan sona erme tarihlerini gösterge panelinde göster. Şimdilik yalnızca ben e-posta ve şifreyle giriş yapabileyim. Veritabanı ve özel dosya depolama. Örnek verilerle doldur.

Yapım adımları

1. Mülkler, daireler ve sözleşmeler örnek verilerle. Gösterge panelinin doğru daireleri boş ve yakında sona erecek sözleşmeleri gösterdiğini kontrol edin.
2. Kira defteri. Bir kısmi ödeme, bir geç ödeme ücreti ve bir alacak kaydedin; bakiyeleri elle kontrol edin.
3. Bakım talepleri ve herkese açık form. Telefondan bir fotoğrafla bir talep gönderin. Bkz. uygulamanıza dosya yükleme nasıl eklenir.
4. Belgeler. Bir sözleşme yükleyin ve dosyanın giriş yapılmadan erişilemediğini doğrulayın.
5. Raporlar. Ay başına tahsil edilen kira, gecikmiş ödemeler, mülk başına bakım maliyeti. Muhasebeciniz için CSV olarak dışa aktarın.
6. Personel veya mal sahibi rolleri (emlak ofisleri). Bir mal sahibinin yalnızca kendi mülklerini gördüğünü test edin.
7. Kiracı portalı (sonra). Bakiye, belgeler, bakım talepleri ve bir kiracının bir başkasının verisini asla görmemesi.
8. Çevrimiçi kira tahsilatı (sonra).

Yaygın hatalar

• Defter yerine "ödendi" onay kutusu. Kısmi ödemeleri, ücretleri ve alacakları yönetemez.
• Kayan noktalı para. Tam sayı kuruş kullanın.
• Herkese açık belge bağlantıları. Sözleşmeler ve kimlikler özel kalmalıdır.
• Eski sözleşmeleri ve kiracıları silmek. Geçmişi koruyun; sona erdi olarak işaretleyin.
• Tek bir ülkenin kurallarını koda gömmek. Depozito yönetimi, bildirim süreleri ve geç ödeme ücretleri değişir; bunları ayar olarak tutun.
• Kiracı portalını önce yapmak. Başkaları için girişler eklemeden önce kendi iş akışınızı doğru kurun.
• Yedekleme planı olmaması. Bu kaybedemeyeceğiniz veridir; nasıl yedeklendiğini ve dışa aktarıldığını bilin.

Emlak yönetim yazılımının daha iyi olduğu durumlar

Yerleşik emlak yönetim platformları çevrimiçi kira tahsilatı, kiracı tarama, muhasebe, mal sahibi ödemeleri, elektronik imza ve belirli bölgelere özgü yasal formlar içerir. Çok sayıda daire yönetiyorsanız, mal sahipleri adına para işliyorsanız veya düzenlenmiş emanet hesap muhasebesine ihtiyaç duyuyorsanız, bu ürünlerin üstlendiği sorumlulukları kendiniz yeniden yapmamalısınız.

Küçük bir portföyünüz varsa ve çalışma biçiminize uyan bir araç istiyorsanız, daire başına fiyat birikmeye başladığında, alışılmadık bir karışım yönetiyorsanız (karma kullanımlı binalar, depolar, otoparklar) veya bakım ve kiracı verisini CRM gibi kendi sistemlerinize bağlamak istiyorsanız kendi aracınızı yapın.

Mythex ile yapmak

Mythex yukarıdaki istemdeki uygulamayı oluşturabilir: sohbette anlatın, canlı önizlemede kontrol edin ve yayımlayın. Uygulama ihtiyaç duyduğunda fotoğraflar ve belgeler için ayrı bir Postgres veritabanı ve dosya depolama ekler. Siz, personeliniz ve ileride kiracılar için giriş, kendi getirdiğiniz kimlik doğrulama ile yapılır; çevrimiçi kira tahsilatı ise kendi ödeme sağlayıcınızın anahtarlarını proje gizli bilgileri olarak bağlamanız demektir. Mythex, uygulamanız için yerleşik ödeme veya e-imza sunmaz. Aylık kira borçları için, zamanlanmış bir işe değil yukarıdaki daha basit seçeneklerden birine başlayın. Daha fazla başlangıç noktası için uygulama şablonlarına göz atın.

Sorular