Näin rakennat kiinteistönhallintasovelluksen: huoneistot, vuokralaiset, vuokrat ja huollot

Kiinteistönhallintasovellus pitää kirjaa kiinteistöistäsi ja huoneistoistasi, siitä kuka asuu missäkin, mitkä vuokrat ovat erääntyneet ja maksettu sekä mitä pitää korjata. Pienelle vuokranantajalle se korvaa taulukon, kansion täynnä vuokrasopimuksia ja jatkuvan tekstiviestivirran. Toimistolle se tuo omistajat, henkilöstön roolit ja raportit. Ydin on yksinkertainen: huoneistot, vuokrasopimukset, vuokrakirjanpito ja huoltopyynnöt. Rakenna se ensin, käytä sitä pari vuokrakiertoa, ja lisää vasta sen jälkeen vuokralaisportaali tai verkkomaksut.

Tämä opas käsittelee ohjelmistoa. Vuokria, vakuuksia, irtisanomisia ja vuokralaisten tietoja säätelee paikallinen lainsäädäntö; tarkista velvollisuutesi paikallisen neuvonantajan kanssa.

Kenelle se on tarkoitettu?

Mitä kiinteistönhallintasovellus tarvitsee

Sivut

• Kojelauta: tässä kuussa erääntyvät vuokrat, erääntyneet saldot, avoimet huoltopyynnöt, pian päättyvät sopimukset ja tyhjät huoneistot.
• Kiinteistöt ja huoneistot: osoite, huoneiston tiedot, kuvat, nykyinen vuokralainen, sopimus, tila.
• Vuokralaiset: yhteystiedot, sopimushistoria, saldo, asiakirjat.
• Vuokrasopimukset: alku- ja loppupäivä, vuokran määrä ja eräpäivä, vakuus, ehdot, allekirjoitettu asiakirja liitteenä.
• Vuokrakirjanpito: veloitukset ja maksut sopimuksittain, juokseva saldo.
• Huollot: pyynnöt kuvineen, prioriteetti, tila, urakoitsija ja kustannus.
• Asiakirjat: sopimukset, tarkastusraportit, todistukset, vanhenemismuistutuksilla.
• Toimistoille: omistajat, omistajatilitykset, henkilöstö ja urakoitsijat.

Data

• Kiinteistöt ja huoneistot (talo on kiinteistö, jossa on yksi huoneisto).
• Vuokralaiset: ihmiset, ja tarvittaessa vuokrasuhde, joka yhdistää useita vuokralaisia yhteen sopimukseen.
• Vuokrasopimukset: huoneisto, vuokralaiset, alku, loppu, vuokran määrä, maksutiheys, eräpäivä, vakuuden määrä, tila.
• Kirjanpitorivit: sopimus, päivämäärä, tyyppi (vuokraveloitus, myöhästymismaksu, maksu, hyvitys, vakuus), summa kokonaisina sentteinä, viite.
• Huoltopyynnöt: huoneisto, ilmoittaja, kuvaus, kuvat, prioriteetti, tila, urakoitsija, kustannus, päivämäärät.
• Urakoitsijat: ala, yhteystiedot, hinnat.
• Asiakirjat: liitetty kiinteistöön, huoneistoon, sopimukseen tai vuokralaiseen, tyypin ja vanhenemispäivän kanssa.
• Omistajat (toimistoille): mitkä kiinteistöt he omistavat ja hoitopalkkio.

Mallinna vuokra kirjanpitona, jossa veloitukset ja maksut ovat erillisiä rivejä, älä kuukausittaisena "maksettu"-ruutuna. Kirjanpito hoitaa osamaksut, myöhästymismaksut ja hyvitykset, ja saldo on aina rivien summa.

Käyttöoikeudet

• Vuokranantaja tai pääkäyttäjä: kaikki.
• Henkilöstö: heille osoitetut kiinteistöt.
• Omistajat (toimistoille): vain luku -näkymä omiin kiinteistöihinsä ja tilityksiin.
• Vuokralaiset: oma sopimus, saldo, asiakirjat ja huoltopyynnöt, ei mitään muuta.
• Urakoitsijat (valinnainen): vain heille osoitetut työt.

Vuokralais- ja omistajaportaalit ovat kohta, jossa tietovuodot tapahtuvat. Jokaisen pyynnön täytyy tarkistaa, että tietue kuuluu pyytäjälle. Katso asiakasportaalin opas, miten portaalit yleensä rakennetaan.

Päätökset ja kompromissit

Kirjaa maksut tai peri ne. Pankkisiirroilla saapuvien maksujen kirjaaminen on yksinkertaista eikä maksa mitään. Vuokrien perintä verkossa maksupalvelun, kuten Stripen, kautta on vuokralaisille kätevää, mutta lisää maksuja, epäonnistuneita veloituksia, hyvityksiä ja täsmäytystä. Aloita kirjaamisesta; katso maksujen lisääminen sovellukseen, kun olet valmis.

Automaattiset vuokraveloitukset. Kuukauden vuokraveloituksen luominen automaattisesti vaatii ajastetun ajon. Yksinkertaisempia vaihtoehtoja: luo seuraavat veloitukset, kun joku avaa kojelaudan, tai nappi "luo tämän kuun veloitukset".

Vuokralaisportaali nyt vai myöhemmin. Muutamalle huoneistolle sähköposti ja yhteinen huoltolomake riittävät. Portaali maksaa itsensä takaisin, kun portfolio kasvaa.

Asiakirjojen tallennus. Vuokrasopimukset ja henkilöllisyysasiakirjat ovat arkaluonteisia. Tallenna ne yksityisesti, anna linkit, joiden voimassaolo päättyy, ja säilytä vain tarpeellinen.

Huoltopyyntöjen vastaanotto. Yksinkertainen julkinen lomake per kiinteistö ("ilmoita ongelmasta" kuvan lataamisella) toimii hyvin ennen kuin täysi portaali on olemassa.

Esimerkki ensimmäisestä kehotteesta

Rakenna kiinteistönhallinnan verkkosovellus vuokranantajalle, jolla on 12 huoneistoa 4 talossa. Hallitsen kiinteistöjä ja huoneistoja (osoite, makuuhuoneet, kuvat, tila: asuttu, tyhjä, korjauksessa), vuokralaisia (nimi, puhelin, sähköposti) ja vuokrasopimuksia (huoneisto, vuokralaiset, alku- ja loppupäivä, kuukausivuokra, eräpäivä, vakuus). Vuokra on kirjanpito: jokaisessa kuussa on vuokraveloitus, ja kirjaan maksut (päivämäärä, summa, tapa, viite), osamaksut, myöhästymismaksut ja hyvitykset; näytä jokaisen sopimuksen juokseva saldo. Tallenna rahasummat kokonaisina sentteinä. Kojelauta näyttää tämän kuun erääntyneet ja myöhässä olevat vuokrat, avoimet huoltopyynnöt, 60 päivän sisällä päättyvät sopimukset ja tyhjät huoneistot. Huoltopyynnöillä on huoneisto, kuvaus, kuvat, prioriteetti, tila, urakoitsija ja kustannus; jokaisella kiinteistöllä on julkinen "ilmoita ongelmasta" -lomake kuvan latauksella, joka luo pyynnön. Tallenna allekirjoitetut sopimukset ja todistukset yksityisesti vanhenemispäivineen ja näytä lähestyvät vanhenemiset kojelaudalla. Vain minä kirjaudun sisään toistaiseksi, sähköpostilla ja salasanalla. Tietokanta ja yksityinen tiedostotallennus. Lisää esimerkkidata.

Rakenna askel askeleelta

1. Kiinteistöt, huoneistot ja sopimukset esimerkkidatalla. Tarkista, että kojelauta näyttää oikeat tyhjät huoneistot ja pian päättyvät sopimukset.
2. Vuokrakirjanpito. Kirjaa osamaksu, myöhästymismaksu ja hyvitys ja tarkista saldot käsin.
3. Huoltopyynnöt ja julkinen lomake. Lähetä yksi puhelimelta kuvan kanssa. Katso tiedostolatausten lisääminen sovellukseen.
4. Asiakirjat. Lataa sopimus ja varmista, ettei tiedostoon pääse ilman kirjautumista.
5. Raportit. Kerätyt vuokrat kuukausittain, erääntyneet saldot, huoltokustannukset kiinteistöittäin. Vie CSV-muodossa kirjanpitäjälle.
6. Henkilöstö- tai omistajaroolit (toimistoille). Testaa, että omistaja näkee vain omat kiinteistönsä.
7. Vuokralaisportaali (myöhemmin). Saldo, asiakirjat, huoltopyynnöt, ja yksi vuokralainen ei koskaan näe toisen tietoja.
8. Verkkoperintä vuokrille (myöhemmin).

Yleisiä virheitä

• "Maksettu"-ruutu kirjanpidon sijaan. Se ei kestä osamaksuja, maksuja eikä hyvityksiä.
• Liukuluvut rahassa. Käytä kokonaisia senttimääriä.
• Julkiset asiakirjalinkit. Sopimusten ja henkilöllisyystodistusten on pysyttävä yksityisinä.
• Vanhojen sopimusten ja vuokralaisten poistaminen. Säilytä historia ja merkitse päättyneiksi.
• Yhden maan sääntöjen kovakoodaaminen. Vakuuksien käsittely, irtisanomisajat ja myöhästymismaksut vaihtelevat; pidä ne asetuksina.
• Vuokralaisportaalin rakentaminen ensin. Hallitse oma työnkulkusi kuntoon ennen muille tarkoitettuja kirjautumisia.
• Ei varmuuskopiosuunnitelmaa. Tämä on dataa, jota et voi menettää; tiedä, miten se varmuuskopioidaan ja viedään ulos.

Kun kiinteistönhallintaohjelmisto on parempi

Vakiintuneissa kiinteistönhallinta-alustoissa on verkkoperintä, vuokralaisten seulonta, kirjanpito, omistajamaksut, sähköiset allekirjoitukset ja alueelliset lomakkeet. Jos hallinnoit paljon huoneistoja, käsittelet omistajien rahoja tai tarvitset säänneltyä asiakasvarojen tiliä, nämä tuotteet kantavat vastuuta, jota et kannata rakentaa itse.

Rakenna oma, kun sinulla on pieni portfolio ja haluat työkalun, joka sopii tapaasi työskennellä, kun huoneistokohtainen hinnoittelu alkaa kasvaa, kun hallinnoit epätavallista yhdistelmää (sekakäyttörakennuksia, varastoja, pysäköintipaikkoja), tai kun haluat huolto- ja vuokralaistiedot kytkettynä omiin järjestelmiisi, kuten CRM:ään.

Rakentaminen Mythexillä

Mythex voi rakentaa yllä kuvatun sovelluksen: kuvaat sen chatissa, tarkistat sen elävässä esikatselussa ja julkaiset sen. Se lisää oman Postgres-tietokannan ja tiedostotallennuksen kuville ja asiakirjoille, kun sovellus tarvitsee niitä. Kirjautuminen sinulle, henkilöstölle ja myöhemmin vuokralaisille on omalla ratkaisullasi, ja verkkoperintä tarkoittaa oman maksupalveluntarjoajasi avainten liittämistä projektisalaisuuksina; Mythexillä ei ole sisäänrakennettua maksua tai sähköistä allekirjoitusta sovellukseesi. Kuukausittaisten vuokraveloitusten kohdalla aloita yllä kuvatuista yksinkertaisemmista vaihtoehdoista ajastetun ajon sijaan. Lisää lähtökohtia löydät sovelluspohjista.

Kysymykset