Kaip sukurti nekilnojamojo turto valdymo programėlę: būstai, nuomininkai, nuoma ir priežiūra

Nekilnojamojo turto valdymo programėlė seka jūsų objektus ir būstus, kas gyvena kiekviename, kokia nuoma mokėtina ir sumokėta bei kas reikalauja remonto. Smulkiam savininkui ji pakeičia skaičiuoklę, aplankų su sutartimis ir srautą žinučių. Agentūrai ji prideda savininkus, darbuotojų vaidmenis ir ataskaitas. Pagrindas paprastas — būstai, nuomos sutartys, nuomos apskaita ir priežiūros užklausos — todėl pirmiausia sukurkite būtent tai, pasinaudokite keletą nuomos ciklų ir tik tada pridėkite nuomininkų portalą ar internetinius mokėjimus.

Šis vadovas skirtas programinei įrangai. Nuoma, depozitai, pranešimai ir nuomininkų duomenys reglamentuojami vietos teisės aktų; savo įsipareigojimus patikrinkite su vietiniu patarėju.

Kam ji skirta?

Naudotojas	Portfelis	Ko labiausiai reikia
Individualus savininkas	Keli būstai	Nuomos apskaita, nuomos sutarčių datos, priežiūros žurnalas, dokumentai
Maža nekilnojamojo turto valdymo įmonė ar agentūra	Dešimtys ar šimtai būstų keliems savininkams	Darbuotojų vaidmenys, savininkų ataskaitos, rangovų darbai, nuomininkų portalas
Pastato ar bendrijos administratorius	Vienas didelis pastatas ar kompleksas	Pranešimai gyventojams, bendrų erdvių rezervavimas, priežiūra, mokesčiai
Trumpalaikė nuoma	Atostogų būstai	Rezervacijos, kalendoriai, valymo grafikai — kitokia programėlė; žr. nuomos turgaus vadovą

Ko reikia nekilnojamojo turto valdymo programėlei

Puslapiai

Suvestinė — šio mėnesio mokėtina nuoma, pradelsti balansai, atviros priežiūros užklausos, netrukus pasibaigiančios nuomos sutartys, laisvi būstai.
Objektai ir būstai — adresas, būsto duomenys, nuotraukos, dabartinis nuomininkas, sutartis, statusas.
Nuomininkai — kontaktai, nuomos sutarčių istorija, balansas, dokumentai.
Nuomos sutartys — pradžios ir pabaigos datos, nuomos suma ir mokėjimo diena, depozitas, sąlygos, pridėtas pasirašytas dokumentas.
Nuomos apskaita — nuomos mokesčiai ir mokėjimai pagal sutartį, einamasis balansas.
Priežiūra — užklausos su nuotraukomis, prioritetu, statusu, paskirtu rangovu ir kaina.
Dokumentai — sutartys, patikrinimų ataskaitos, sertifikatai, su galiojimo pabaigos priminimais.
Agentūroms — savininkai, savininkų ataskaitos, darbuotojai ir rangovai.

Duomenys

Objektai ir būstai (namas yra objektas su vienu būstu).
Nuomininkai — asmenys ir, jei norite, nuomos ryšys, jungiantis kelis nuomininkus su viena sutartimi.
Nuomos sutartys — būstas, nuomininkai, pradžia, pabaiga, nuomos suma, dažnumas, mokėjimo diena, depozito suma, statusas.
Apskaitos įrašai — sutartis, data, tipas (nuomos mokestis, vėlavimo mokestis, mokėjimas, kreditas, depozitas), suma sveikaisiais centais, nuoroda.
Priežiūros užklausos — būstas, pranešėjas, aprašymas, nuotraukos, prioritetas, statusas, rangovas, kaina, datos.
Rangovai — sritis, kontaktai, įkainiai.
Dokumentai — susieti su objektu, būstu, sutartimi ar nuomininku, su tipu ir galiojimo pabaigos data.
Savininkai (agentūroms) — kuriuos objektus valdo ir koks jų valdymo mokestis.

Nuomą modeliuokite kaip apskaitą — mokesčius ir mokėjimus kaip atskirus įrašus — o ne kaip kiekvieno mėnesio varnelę „sumokėta“. Apskaita tvarko dalinius mokėjimus, vėlavimo mokesčius ir kreditus, o balansas visada yra įrašų suma.

Leidimai

Savininkas arba administratorius — viskas.
Darbuotojas — jam priskirti objektai.
Savininkai (agentūroms) — tik skaitymo vaizdas savo objektams ir ataskaitoms.
Nuomininkai — tik jų sutartis, balansas, dokumentai ir priežiūros užklausos, nieko daugiau.
Rangovai (neprivaloma) — tik jiems priskirti darbai.

Nuomininkų ir savininkų portalai — vieta, kur dažniausiai nutinka duomenų nutekėjimai. Kiekviena užklausa turi patikrinti, ar įrašas priklauso asmeniui, kuris prašo. Kaip portalai paprastai struktūrizuojami, žr. mūsų kliento portalo vadovą.

Sprendimai ir kompromisai

Įrašyti mokėjimus ar juos rinkti. Pavedimu gautų mokėjimų įrašymas paprastas ir nieko nekainuoja. Nuomos rinkimas internetu per teikėją, pavyzdžiui, Stripe, patogus nuomininkams, bet prideda mokesčių, nesėkmingų mokėjimų, grąžinimų ir papildomo darbo suderinant sąskaitas. Pradėkite nuo įrašymo; kai būsite pasiruošę, žr. kaip pridėti mokėjimus prie programėlės.

Automatiniai nuomos mokesčiai. Kiekvieno mėnesio nuomos mokesčio automatiniam sukūrimui reikia veikimo pagal grafiką. Paprastesni variantai: sukurti kitų mėnesių mokesčius, kai kas nors atidaro suvestinę, arba mygtukas „sukurti šio mėnesio mokesčius“.

Nuomininkų portalas dabar ar vėliau. Keliems būstams pakanka el. laiškų ir bendros priežiūros formos. Portalas atsiperka, kai portfelis auga.

Dokumentų saugykla. Nuomos sutartys ir asmens dokumentai yra jautrūs. Laikykite juos privačiai, naudokite nuorodas, kurios pasibaigia, ir saugokite tik tai, ko reikia.

Priežiūros priėmimas. Paprasta viešoji forma kiekvienam objektui („pranešti apie problemą“) su nuotraukų įkėlimu veikia gerai, dar prieš atsirandant visam portalui.

Pavyzdinė pirmoji užklausa

Sukurkite nekilnojamojo turto valdymo internetinę programėlę savininkui, kuriam priklauso 12 būstų 4 pastatuose. Valdau objektus ir būstus (adresas, miegamieji, nuotraukos, statusas: užimtas, laisvas, remontuojamas), nuomininkus (vardas, telefonas, el. paštas) ir nuomos sutartis (būstas, nuomininkai, pradžios ir pabaigos data, mėnesio nuoma, mokėjimo diena, depozitas). Nuoma yra apskaita: kiekvieną mėnesį yra nuomos mokestis, o aš įrašau mokėjimus (data, suma, būdas, nuoroda), dalinius mokėjimus, vėlavimo mokesčius ir kreditus; rodykite kiekvienos sutarties einamąjį balansą. Pinigus saugokite sveikaisiais centais. Suvestinėje rodykite šį mėnesį mokėtiną ir pradelstą nuomą, atviras priežiūros užklausas, sutartis, kurios baigiasi per 60 dienų, ir laisvus būstus. Priežiūros užklausos turi būstą, aprašymą, nuotraukas, prioritetą, statusą, rangovą ir kainą; kiekvienas objektas turi viešą formą „pranešti apie problemą“ su nuotraukų įkėlimu, kuri sukuria užklausą. Pasirašytas sutartis ir sertifikatus saugokite privačiai su galiojimo datomis ir rodykite artėjančius pasibaigimus suvestinėje. Kol kas prisijungti galiu tik aš, el. paštu ir slaptažodžiu. Duomenų bazė ir privati failų saugykla. Pridėkite pavyzdinių duomenų.

Kūrimo žingsniai

Objektai, būstai ir sutartys su pavyzdiniais duomenimis. Patikrinkite, ar suvestinė teisingai rodo laisvus būstus ir netrukus baigiančias sutartis.
Nuomos apskaita. Įrašykite dalinį mokėjimą, vėlavimo mokestį ir kreditą ir patikrinkite balansus rankiniu būdu.
Priežiūros užklausos ir viešoji forma. Pateikite vieną iš telefono su nuotrauka. Žr. kaip pridėti failų įkėlimą prie programėlės.
Dokumentai. Įkelkite sutartį ir patikrinkite, kad failas nepasiekiamas be prisijungimo.
Ataskaitos. Surinkta nuoma per mėnesį, skolos, priežiūros kaina pagal objektą. Eksportuokite į CSV savo buhalteriui.
Darbuotojų ar savininkų vaidmenys (agentūroms). Patikrinkite, kad savininkas mato tik savo objektus.
Nuomininkų portalas (vėliau). Balansas, dokumentai, priežiūros užklausos ir tai, kad vienas nuomininkas nemato kito duomenų.
Internetinis nuomos rinkimas (vėliau).

Dažniausios klaidos

„Sumokėta“ varnelė vietoj apskaitos. Ji netvarko dalinių mokėjimų, mokesčių ar kreditų.
Pinigų skaičiavimas slankiuoju kableliu. Naudokite sveikus centus.
Vieši dokumentų nuorodos. Sutartys ir asmens dokumentai turi likti privatūs.
Senų sutarčių ir nuomininkų trynimas. Saugokite istoriją; žymėkite kaip pasibaigusias.
Vienos šalies taisyklių įrašymas į kodą. Depozitų tvarkymas, pranešimų terminai ir vėlavimo mokesčiai skiriasi; laikykite juos nustatymais.
Nuomininkų portalo kūrimas pirmiausia. Pirmiausia sutvarkykite savo darbo eigą, prieš pridedant prisijungimus kitiems.
Be atsarginių kopijų plano. Tai duomenys, kurių negalima prarasti; žinokite, kaip jie atsarginiai kopijuojami ir eksportuojami.

Kada geresnė nekilnojamojo turto valdymo programinė įranga

Įsitvirtinusios nekilnojamojo turto valdymo platformos siūlo internetinį nuomos rinkimą, nuomininkų atranką, apskaitą, savininkų išmokas, el. parašus ir teisines formas konkretiems regionams. Jei valdote daug būstų, tvarkote savininkų pinigus ar reikia reglamentuoto patikos sąskaitų vedimo, tie produktai turi atsakomybių, kurių neturėtumėte kurti patys.

Kurkite savo, kai turite nedidelį portfelį ir norite įrankio, kuris tinka jūsų darbo būdui, kai valdote neįprastą derinį (mišrios paskirties pastatai, saugyklos, automobilių stovėjimo vietos) arba kai norite, kad priežiūros ir nuomininkų duomenys būtų susieti su jūsų pačių sistemomis, pavyzdžiui, su CRM.

Kuriama su Mythex

Mythex gali sukurti programėlę pagal aukščiau pateiktą užklausą: aprašykite ją pokalbyje, patikrinkite tiesioginėje peržiūroje ir publikuokite. Kai programėlei reikia, ji prideda atskirą Postgres duomenų bazę ir failų saugyklą nuotraukoms ir dokumentams. Prisijungimas jums, darbuotojams ir vėliau nuomininkams yra jūsų pasirinktas metodas; internetinis nuomos rinkimas reiškia, kad savo mokėjimų teikėjo raktus įrašote kaip projekto paslaptis. Mythex nesuteikia įmontuotų mokėjimų ar el. parašo savo kuriamoms programėlėms. Mėnesio nuomos mokesčiams pradėkite nuo vieno iš paprastesnių variantų aukščiau, o ne nuo planuojamos užduoties. Daugiau pradžios taškų rasite programėlių šablonuose.

Klausimai

Kokių funkcijų reikia nekilnojamojo turto valdymo programėlei?

Objektų ir būstų, nuomininkų ir nuomos sutarčių, nuomos apskaitos, kurioje matyti, kas mokėtina ir sumokėta, priežiūros užklausų ir dokumentų saugojimo. Didesnės įmonės prideda nuomininkų portalą, savininkų ataskaitas, rangovų valdymą ir internetinį nuomos mokėjimą.

Ar nekilnojamojo turto valdymo programėlė gali rinkti nuomą internetu?

Taip, per mokėjimų teikėją, pavyzdžiui, Stripe, kuris palaiko kortelių mokėjimus, o kai kuriose šalyse — banko debeto operacijas. Nuomos rinkimas internetu reiškia, kad reikia tvarkyti nesėkmingus mokėjimus, grąžinimus ir mokesčius, todėl daugelis smulkių savininkų pradeda įrašydami gautus pavedimu mokėjimus, o internetinį rinkimą prideda vėliau.

Ar man reikia nuomininkų portalo?

Ne pirmą dieną. Nuomininkų portalas leidžia nuomininkams matyti savo balansą, mokėti, teikti priežiūros užklausas ir atsisiųsti dokumentus. Jis sutaupo laiko, kai valdote daugiau nei saujelę būstų, bet reiškia nuomininkų prisijungimus ir atidžiai nustatytus leidimus.

Ar teisėta saugoti nuomininkų informaciją savo programėlėje?

Paprastai taip, bet duomenų apsaugos ir nuomos teisės taisyklės skiriasi pagal šalį ir regioną. Rinkite tik tai, ko reikia, laikykite dokumentus privačiai, ribokite prieigą ir pasitikrinkite vietinius reikalavimus, pavyzdžiui, dėl depozitų tvarkymo ir pranešimų, su vietiniu patarėju.