Как создать приложение для управления недвижимостью: объекты, арендаторы, аренда и обслуживание

Приложение для управления недвижимостью ведёт учёт ваших объектов и помещений, кто в каждом из них живёт, какая аренда начислена и оплачена и что нужно починить. Для мелкого арендодателя оно заменяет таблицу, папку с договорами и поток текстовых сообщений. Для агентства добавляются собственники, роли сотрудников и отчёты. Ядро простое: помещения, договоры, журнал аренды и заявки на ремонт. Поэтому сначала создайте именно это, поработайте с ним несколько арендных циклов и только потом добавляйте портал арендатора или онлайн-платежи.

Это руководство о программном обеспечении. Аренда, залог, уведомления и данные арендаторов регулируются местным законодательством; свои обязанности уточняйте у местного консультанта.

Для кого это

Что нужно приложению для управления недвижимостью

Страницы

• Панель — аренда к оплате в этом месяце, просроченные задолженности, открытые заявки на ремонт, договоры, которые скоро заканчиваются, свободные помещения.
• Объекты и помещения — адрес, данные помещения, фото, текущий арендатор, договор, статус.
• Арендаторы — контакты, история договоров, баланс, документы.
• Договоры — даты начала и окончания, сумма аренды и день платежа, залог, условия, прикреплённый подписанный документ.
• Журнал аренды — начисления и платежи по каждому договору, текущий баланс.
• Ремонт — заявки с фото, приоритетом, статусом, назначенным подрядчиком и стоимостью.
• Документы — договоры, акты осмотра, сертификаты с напоминаниями об истечении срока.
• Для агентств — собственники, отчёты для собственников, сотрудники и подрядчики.

Данные

• Объекты и помещения (дом — это объект с одним помещением).
• Арендаторы — люди, а при необходимости аренда, связывающая нескольких арендаторов с одним договором.
• Договоры — помещение, арендаторы, начало, окончание, сумма аренды, периодичность, день платежа, сумма залога, статус.
• Записи журнала — договор, дата, тип (начисление аренды, пеня, платёж, кредит, залог), сумма в целых копейках, основание.
• Заявки на ремонт — помещение, автор, описание, фото, приоритет, статус, подрядчик, стоимость, даты.
• Подрядчики — специализация, контакты, расценки.
• Документы — привязанные к объекту, помещению, договору или арендатору, с типом и датой окончания срока.
• Собственники (агентства) — какими объектами они владеют и размер их комиссии за управление.

Моделируйте аренду как журнал — начисления и платежи как отдельные записи, — а не как галочку «оплачено» за каждый месяц. Журнал справляется с частичными платежами, пенями и кредитами, а баланс всегда равен сумме записей.

Права доступа

• Арендодатель или администратор — всё.
• Сотрудники — назначенные им объекты.
• Собственники (агентства) — только просмотр своих объектов и отчётов.
• Арендаторы — только свой договор, баланс, документы и заявки на ремонт, ничего больше.
• Подрядчики (необязательно) — только назначенные им работы.

Утечки данных чаще всего случаются в порталах арендаторов и собственников. Каждый запрос должен проверять, что запись принадлежит тому, кто её запрашивает. Как обычно устроены порталы, см. в нашем руководстве по клиентскому порталу.

Решения и компромиссы

Записывать платежи или принимать их. Учёт платежей, которые пришли банковским переводом, прост и ничего не стоит. Приём аренды онлайн через провайдера вроде Stripe удобен арендаторам, но добавляет комиссии, неудачные платежи, возвраты и сверку. Начните с учёта; когда будете готовы, см. как добавить платежи в приложение.

Автоматические начисления аренды. Чтобы создавать начисление каждого месяца автоматически, нужно что-то, что работает по расписанию. Более простые варианты: формировать следующие начисления при открытии панели или кнопка «создать начисления за этот месяц».

Портал арендатора сейчас или позже. Для нескольких помещений хватает электронной почты и общей формы для ремонта. Портал окупается по мере роста портфеля.

Хранение документов. Договоры и удостоверения личности — чувствительные данные. Храните их в закрытом доступе, выдавайте ссылки с истекающим сроком действия и оставляйте только необходимое.

Приём заявок на ремонт. Простая публичная форма для каждого объекта («сообщить о проблеме» с загрузкой фото) хорошо работает до появления полноценного портала.

Пример первого запроса

Создай веб-приложение для управления недвижимостью для арендодателя с 12 помещениями в 4 зданиях. Я веду объекты и помещения (адрес, количество спален, фото, статус: занято, свободно, на ремонте), арендаторов (имя, телефон, email) и договоры (помещение, арендаторы, дата начала и окончания, месячная аренда, день платежа, залог). Аренда — это журнал: каждый месяц есть начисление аренды, и я записываю платежи (дата, сумма, способ, основание), частичные платежи, пени и кредиты; покажи текущий баланс по каждому договору. Суммы храни в целых копейках. Панель показывает аренду к оплате и просроченную за этот месяц, открытые заявки на ремонт, договоры, которые заканчиваются в ближайшие 60 дней, и свободные помещения. Заявки на ремонт содержат помещение, описание, фото, приоритет, статус, подрядчика и стоимость; у каждого объекта есть публичная форма «сообщить о проблеме» с загрузкой фото, которая создаёт заявку. Подписанные договоры и сертификаты храни в закрытом доступе с датами окончания и показывай ближайшие истечения на панели. Пока войти может только я, по email и паролю. База данных и закрытое файловое хранилище. Заполни примерными данными.

Шаги сборки

1. Объекты, помещения и договоры с примерными данными. Проверьте, что панель правильно показывает свободные помещения и договоры, которые скоро заканчиваются.
2. Журнал аренды. Запишите частичный платёж, пеню и кредит и вручную проверьте балансы.
3. Заявки на ремонт и публичная форма. Отправьте одну с телефона с фото. См. как добавить загрузку файлов в приложение.
4. Документы. Загрузите договор и убедитесь, что файл недоступен без входа в систему.
5. Отчёты. Собранная аренда по месяцам, задолженности, стоимость ремонта по каждому объекту. Экспорт в CSV для бухгалтера.
6. Роли сотрудников или собственников (агентства). Проверьте, что собственник видит только свои объекты.
7. Портал арендатора (позже). Баланс, документы, заявки на ремонт и то, что один арендатор не видит данных другого.
8. Приём аренды онлайн (позже).

Частые ошибки

• Галочка «оплачено» вместо журнала. Она не справляется с частичными платежами, пенями и кредитами.
• Деньги с плавающей точкой. Используйте целые копейки.
• Публичные ссылки на документы. Договоры и удостоверения личности должны оставаться закрытыми.
• Удаление старых договоров и арендаторов. Сохраняйте историю, помечайте как завершённые.
• Жёстко заданные правила одной страны. Залог, сроки уведомлений и пени различаются; храните их в настройках.
• Портал арендатора в первую очередь. Сначала налаживайте собственный процесс, а потом добавляйте входы для других.
• Нет плана резервного копирования. Это данные, которые нельзя потерять; знайте, как они резервируются и экспортируются.

Когда лучше готовое программное обеспечение для управления недвижимостью

Устоявшиеся платформы управления недвижимостью включают приём аренды онлайн, проверку арендаторов, бухгалтерию, выплаты собственникам, электронные подписи и юридические формы для отдельных регионов. Если вы управляете многими помещениями, ведёте деньги собственников или нуждаетесь в регулируемом учёте доверительных средств, эти продукты несут ответственность, которую не стоит воспроизводить самостоятельно.

Собственное приложение имеет смысл, когда у вас небольшой портфель и нужен инструмент под ваш способ работы, когда оплата за каждое помещение становится дорогой, когда вы ведёте необычное сочетание объектов (смешанные здания, склады, парковки) или когда данные о ремонте и арендаторах должны быть связаны с вашими собственными системами, например с CRM.

Как это сделать с Mythex

Mythex может создать приложение по запросу выше: опишите его в чате, проверьте в живом предпросмотре и опубликуйте. Когда приложению нужны фото и документы, оно подключает отдельную базу данных Postgres и файловое хранилище. Вход для вас, сотрудников и будущих арендаторов организуется по вашей собственной схеме аутентификации, а приём аренды онлайн означает подключение ключей вашего платёжного провайдера как секретов проекта; встроенных платежей или электронной подписи в приложении Mythex нет. Для ежемесячных начислений аренды начните с одного из более простых вариантов, описанных выше, а не с задачи по расписанию. Для других стартовых точек просмотрите шаблоны приложений.

Вопросы