Si të ndërtosh një aplikacion administrimi pronash: njësi, qiramarrës, qira dhe mirëmbajtje

Një aplikacion administrimi pronash mban gjurmën e pronave dhe njësive të tua, kush banon në secilën, çfarë qiraje është për t’u paguar dhe e paguar, dhe çfarë duhet riparuar. Për një pronar të vogël zëvendëson një fletëllogaritëse, një dosje me kontrata dhe një rrjedhë mesazhesh me tekst. Për një agjenci shton pronarët, rolet e stafit dhe raportet. Thelbi është i thjeshtë — njësi, kontrata, një libër qiraje dhe kërkesa mirëmbajtjeje — prandaj ndërtoje atë së pari, përdore për disa cikle qiraje, dhe vetëm më pas shto një portal për qiramarrësit ose pagesa online.

Ky udhëzues flet për softuerin. Qiraja, depozitat, njoftimet dhe të dhënat e qiramarrësve rregullohen nga ligji vendas; kontrollo detyrimet e tua me një këshilltar vendas.

Për kë është?

Çfarë i duhet një aplikacioni administrimi pronash

Faqet

• Paneli — qira për t’u paguar këtë muaj, borxhe të vonuara, kërkesa mirëmbajtjeje të hapura, kontrata që skadojnë së shpejti, njësi bosh.
• Prona dhe njësi — adresa, detajet e njësisë, foto, qiramarrësi aktual, kontrata, statusi.
• Qiramarrësit — të dhënat e kontaktit, historiku i kontratave, bilanci, dokumentet.
• Kontratat — datat e fillimit dhe mbarimit, shuma e qirasë dhe dita e pagesës, depozita, kushtet, dokumenti i nënshkruar bashkangjitur.
• Libri i qirasë — ngarkesat dhe pagesat për kontratë, bilanci rrjedhës.
• Mirëmbajtja — kërkesa me foto, prioritet, status, furnitor i caktuar, kosto.
• Dokumentet — kontrata, raportet e inspektimit, certifikatat, me kujtesa për skadimin.
• Për agjencitë — pronarët, deklaratat e pronarëve, stafi dhe furnitorët.

Të dhënat

• Pronat dhe njësitë (një shtëpi është një pronë me një njësi).
• Qiramarrësit — personat, dhe opsionalisht një qiradhënie që lidh disa qiramarrës me një kontratë.
• Kontratat — njësia, qiramarrësit, data e fillimit, data e mbarimit, shuma e qirasë, frekuenca, dita e pagesës, shuma e depozitës, statusi.
• Regjistrimet e librit — kontrata, data, lloji (ngarkesë qiraje, tarifë vonese, pagesë, kredi, depozitë), shuma në qindarka të plota, referenca.
• Kërkesat e mirëmbajtjes — njësia, raportuesi, përshkrimi, fotot, prioriteti, statusi, furnitori, kosto, datat.
• Furnitorët — profesioni, kontakti, tarifat.
• Dokumentet — të lidhura me një pronë, njësi, kontratë ose qiramarrës, me llojin dhe datën e skadimit.
• Pronarët (agjencitë) — cilat prona zotërojnë dhe tarifa e tyre e administrimit.

Modelo qiranë si një libër — ngarkesat dhe pagesat si regjistrime të veçanta — në vend të një kutie „e paguar“ për çdo muaj. Një libër i tillë trajton pagesat e pjesshme, tarifat e vonesës dhe kreditë, dhe bilanci është gjithmonë shuma e regjistrimeve.

Lejet

• Pronari ose administratori — gjithçka.
• Stafi — pronat që i janë caktuar.
• Pronarët (agjencitë) — pamje vetëm për lexim e pronave dhe deklaratave të tyre.
• Qiramarrësit — kontrata e tyre, bilanci, dokumentet dhe kërkesat e mirëmbajtjes, asgjë tjetër.
• Furnitorët (opsionale) — vetëm punët që u janë caktuar.

Portalet e qiramarrësve dhe pronarëve janë vendi ku ndodhin rrjedhjet e të dhënave. Çdo kërkesë duhet të kontrollojë që regjistrimi i përket personit që e kërkon. Shiko udhëzuesin për portalin e klientit për mënyrën si strukturohen zakonisht portalet.

Vendime dhe kompromise

Regjistro pagesat ose mblidhi ato. Regjistrimi i pagesave që vijnë me transfertë bankare është i thjeshtë dhe s’kushton asgjë. Mbledhja e qirasë online përmes një ofruesi si Stripe është e përshtatshme për qiramarrësit, por shton tarifa, pagesa të dështuara, rimbursime dhe pajtim. Nis me regjistrim; shiko si të shtosh pagesa në aplikacionin tënd kur të jesh gati.

Ngarkesat automatike të qirasë. Krijimi automatik i ngarkesës së qirasë çdo muaj kërkon diçka që funksionon sipas orarit. Opsione më të thjeshta: gjenero ngarkesat e radhës kur dikush hap panelin, ose një buton „krijo ngarkesat e këtij muaji“.

Portali për qiramarrësit tani apo më vonë. Për një numër të vogël njësish, email-i dhe një formular i përbashkët mirëmbajtjeje mjaftojnë. Një portal shpaguhet kur portofoli rritet.

Ruajtja e dokumenteve. Kontratat e qirasë dhe dokumentet e identitetit janë të ndjeshme. Ruaji privatisht, jep lidhje që skadojnë, dhe mbaj vetëm atë që të nevojitet.

Pranimi i mirëmbajtjes. Një formular publik i thjeshtë për çdo pronë („raporto një problem“ me ngarkim fotoje) funksionon mirë përpara se të ekzistojë një portal i plotë.

Shembull i kërkesës së parë

Ndërto një aplikacion web administrimi pronash për një pronar me 12 njësi në 4 ndërtesa. Menaxho prona dhe njësi (adresa, dhoma gjumi, foto, status: i banuar, bosh, në riparim), qiramarrës (emri, telefoni, email) dhe kontrata (njësia, qiramarrësit, data e fillimit dhe e mbarimit, qiraja mujore, dita e pagesës, depozita). Qiraja është një libër: çdo muaj ka një ngarkesë qiraje, dhe unë regjistroj pagesa (data, shuma, metoda, referenca), pagesa të pjesshme, tarifa vonese dhe kredi; shfaq bilancin rrjedhës të çdo kontrate. Ruaj shumat si numra të plotë qindarkash. Paneli shfaq qiranë për t’u paguar dhe të vonuar këtë muaj, kërkesat e hapura të mirëmbajtjes, kontratat që mbarojnë në 60 ditët e ardhshme dhe njësitë bosh. Kërkesat e mirëmbajtjes kanë njësinë, përshkrimin, fotot, prioritetin, statusin, furnitorin dhe koston; çdo pronë ka një formular publik „raporto një problem“ me ngarkim fotoje që krijon një kërkesë. Ruaj kontratat e nënshkruara dhe certifikatat privatisht, me datat e skadimit, dhe shfaq skadimet e afërta në panel. Për tani vetëm unë hyj, me email dhe fjalëkalim. Bazë të dhënash dhe hapësirë private për skedarët. Shto të dhëna shembull.

Ndërtoje hap pas hapi

1. Pronat, njësitë dhe kontratat me të dhëna shembull. Kontrollo që paneli tregon si bosh njësitë e duhura dhe kontratat që mbarojnë së shpejti.
2. Libri i qirasë. Regjistro një pagesë të pjesshme, një tarifë vonese dhe një kredi, dhe kontrollo bilancet me dorë.
3. Kërkesat e mirëmbajtjes dhe formulari publik. Dërgo një kërkesë nga telefoni me foto. Shiko si të shtosh ngarkim skedarësh në aplikacionin tënd.
4. Dokumentet. Ngarko një kontratë dhe konfirmo që skedari nuk arrihet pa hyrë.
5. Raportet. Qira e mbledhur çdo muaj, borxhet e vonuara, kosto mirëmbajtjeje për pronë. Eksporto si CSV për kontabilistin.
6. Rolet e stafit ose të pronarëve (agjencitë). Testo që një pronar shikon vetëm pronat e veta.
7. Portali për qiramarrësit (më vonë). Bilanci, dokumentet, kërkesat e mirëmbajtjes, dhe që asnjë qiramarrës nuk sheh të dhënat e tjetrit.
8. Mbledhja online e qirasë (më vonë).

Gabimet e zakonshme

• Një kuti „e paguar“ në vend të librit. Nuk mund të trajtojë pagesa të pjesshme, tarifa ose kredi.
• Para me pikë lundruese. Përdor qindarka të plota.
• Lidhje publike dokumentesh. Kontratat dhe ID-të duhet të mbeten private.
• Fshirja e kontratave dhe qiramarrësve të vjetër. Ruaj historikun; shëno si të mbaruar.
• Rregulla të fiksuara për një vend. Trajtimi i depozitave, periudhat e njoftimit dhe tarifat e vonesës ndryshojnë; mbaji si cilësime.
• Ndërtimi i portalit për qiramarrësit para se të funksionojë rrjedha jote. Rregullo punën tënde para se t’u japësh llogari të tjerëve.
• Pa plan rezervimi. Këto janë të dhëna që nuk mund t’i humbasësh; dije si mbështeten dhe eksportohen.

Kur softueri i administrimit të pronave është më i mirë

Platformat e njohura të administrimit të pronave përfshijnë mbledhje online të qirasë, kontrollin e qiramarrësve, kontabilitetin, pagesat e pronarëve, nënshkrimin elektronik dhe formularë ligjorë për rajone të caktuara. Nëse menaxhon shumë njësi, mban para klientësh për pronarët, ose të duhet kontabilitet i rregulluar me llogari besimi, këto produkte kanë përgjegjësi që nuk duhet t’i rindërtosh vetë.

Ndërto vetë kur ke një portofol të vogël dhe dëshiron një mjet që përshtatet me mënyrën tënde të punës, kur çmimi për njësi shton shumë, kur menaxhon një përzierje të pazakontë (ndërtesa me përdorim të përzier, depo, parkim), ose kur të dhënat e mirëmbajtjes dhe të qiramarrësve duhet të lidhen me sistemet e tua, si një CRM.

Duke e ndërtuar me Mythex

Mythex mund ta ndërtojë aplikacionin nga kërkesa më sipër: e përshkruan në chat, e kontrollon në pamjen paraprake të drejtpërdrejtë, dhe e publikon. Shton një bazë të dedikuar Postgres database dhe hapësirë ruajtjeje skedarësh për foto dhe dokumente kur aplikacioni i nevojitet. Hyrja për ty, stafin dhe më vonë për qiramarrësit është me ofruesin tënd të autentikimit, dhe mbledhja online e qirasë do të thotë të lidhësh çelësat e ofruesit tënd të pagesave si sekrete të projektit; Mythex nuk ka pagesa ose nënshkrim elektronik të integruar për aplikacionin tënd. Për ngarkesat mujore të qirasë, nis me një nga opsionet më të thjeshta më sipër, në vend të një pune të planifikuar. Për më shumë pikënisje, shfleto shablonet e aplikacioneve.

Pyetje