Event-Planungssoftware, aufgebaut aus einem Datensatz pro Veranstaltung

Mythex hilft einer Eventagentur, ein Kundenportal mit einer Liste 'Entscheidungen bis' aufzubauen, Angebote pro Kopf, die sich mit der Gästezahl aktualisieren, ein CRM für Kunden und Lieferanten, gestaffelte Rechnungen mit Ihrem Honorar getrennt ausgewiesen und Anmeldeseiten für Konferenzen. Beschreiben Sie, wie Sie Veranstaltungen planen, und veröffentlichen Sie mit einer Datenbank.

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Koordination ist die Arbeit

Ein Planer läuft mehrere Countdowns gleichzeitig: ein Launch in drei Wochen, eine Konferenz in fünf Monaten, eine Weihnachtsfeier, die im August gebucht wurde. Jede Veranstaltung hat Location, Caterer, Technikteam, Floristin und Unterhaltung, jeweils mit eigenem Vertrag und eigener Ankunftszeit. Die Details liegen in E-Mails, Lieferanten-Gruppenchats und einem Ablaufplan, der jedes Mal neu in einem Dokument gebaut wird. Kunden hängen wochenlang an Menü- und Sitzplanentscheidungen, Budgets wachsen durch kleine Freigaben, und den Restbetrag nach dem Abend einzutreiben ist schwer. Planer brauchen einen Datensatz pro Veranstaltung mit Lieferanten, Budget, Entscheidungen und Zeiten.

Ein Datensatz pro Veranstaltung: Lieferanten, Budget, Zeitplan
Entscheidungen, die beim Kunden liegen, mit Terminen
Preise pro Kopf, die der Gästezahl folgen
Lieferantenkosten und Planungshonorar wie vereinbart ausgewiesen
Festgelegte Ausgaben gegenüber dem Budget
Gästelisten mit Ernährungs- und Zugangsbedarf

Eine Kundenseite mit fälligen Entscheidungen

Jede Veranstaltungsseite zeigt den Zeitplan, bestätigte Lieferanten und die Entscheidungen, die noch beim Kunden liegen, mit Terminen. Kunden aktualisieren die Gästeliste mit Ernährungs- und Zugangshinweisen und genehmigen Grundrisse, Menüs und Budgets mit erfasstem Datum. Lieferanten können einen Login bekommen, der nur ihre Ankunftszeiten zeigt.

Baue ein Kundenportal für meine Eventplanungsagentur. Jede Veranstaltung hat einen Zeitplan, bestätigte Lieferanten, eine Liste 'Entscheidungen bis' mit Terminen, eine Gästeliste, die Kunden bearbeiten können, mit Ernährungs- und Barrierefreiheitshinweisen, und Freigaben von Grundrissen, Menüs und Budgets mit erfasstem Datum. Erlaube mehrere Kunden-Logins pro Veranstaltung und Lieferanten-Logins, die nur ihre eigenen Ankunftsdetails sehen.

Angebote, die pro Kopf neu berechnet werden

Positionen nach Location gruppiert, Catering pro Kopf, Technik und Dekoration; Positionen pro Kopf werden mit der Gästezahl neu berechnet und mit einem Mindestwert angegeben; Standard- und Premiumoptionen nebeneinander; ein Gültigkeitsdatum.

Erstelle eine Angebots-App für meine Eventagentur mit Positionen gruppiert nach Location, Catering, Bar, Technik und Dekoration, Preisen pro Kopf, die sich bei Änderung der Gästezahl neu berechnen und einen Mindestwert angeben, Standard- und Premiumoptionen nebeneinander, einem Gültigkeitsdatum und einem Annehmen-Button, der die angenommene Version erfasst.

Kunden und Lieferanten, verknüpft mit Veranstaltungen

Stammkunden aus Unternehmen mit jeder früheren Veranstaltung und jedem Budget, eine Lieferantenliste nach Kategorie mit zuletzt angebotenen Preisen und Zuverlässigkeitsnotizen, eine Pipeline von der Anfrage bis zum Veranstaltungstag und eine Nachfassung drei Monate vor der jährlichen Veranstaltung jedes Kunden.

Erstelle ein CRM für eine Eventplanerin mit Kundenunternehmen und ihren früheren Veranstaltungen und Budgets, Lieferanten nach Kategorie mit zuletzt angebotenen Preisen und Zuverlässigkeitsnotizen, einer Pipeline von Anfrage über Angebot, Vertrag, Anzahlung bis zum Veranstaltungstag und einem Nachfass-Termin drei Monate vor der jährlichen Veranstaltung jedes Kunden.

Restbetrag vor dem Abend

Anzahlungs-, Zwischen- und Schlussrechnungen, zeitlich nach dem Veranstaltungsdatum geplant, Lieferantenkosten wie im Vertrag weitergegeben, ein Managementhonorar als Betrag oder Prozentsatz, und Extras am Veranstaltungstag werden danach berechnet.

Baue eine Rechnungsstellung für meine Eventagentur mit Anzahlungs-, Zwischen- und Restbetragsrechnungen, geplant ab dem Veranstaltungsdatum (Restbetrag 14 Tage vorher fällig), Lieferantenkosten gruppiert nach Lieferant mit optionalem Aufschlag, einem Planungshonorar als Festbetrag oder Prozentsatz des Budgets und einer Rechnung für Extras nach der Veranstaltung.

Anmeldung zur Konferenz eines Kunden

Anmeldeseiten mit Ticketarten oder Einladungscodes, Fragen zu Ernährung und Barrierefreiheit im Formular, eine Agenda, die bis zum Tag selbst geändert werden kann, Kapazitäten je Session und ein Export der Teilnehmenden für Namensschilder.

Erstelle eine Konferenz-Anmeldeseite für eine Kundenveranstaltung mit Ticketarten und nur für Eingeladene gültigen Codes, Fragen zu Ernährung und Barrierefreiheit, einer Agenda mit Breakout-Sessions und Kapazität je Session und einem Export der Teilnehmenden für Namensschilder und Check-in.

Budget gegenüber festgelegten Ausgaben

Kommende Veranstaltungen mit offenen Aufgaben, festgelegte Ausgaben gegenüber dem Budget je Veranstaltung mit Warnung ab 90 %, erhaltene Anzahlungen und offene Restbeträge über alle Veranstaltungen sowie Anfragen nach Quelle und Veranstaltungsart.

Erstelle ein Dashboard für meine Eventagentur mit kommenden Veranstaltungen und offenen Aufgaben, festgelegten Ausgaben gegenüber Budget je Veranstaltung mit Warnung bei 90 %, erhaltenen Anzahlungen und offenen Restbeträgen sowie Anfragen nach Quelle und Veranstaltungsart.

Den neu gebauten Ablaufplan ersetzen

Halten Sie Lieferanten, Ankunftszeiten und Kontakte im Veranstaltungsdatensatz und erzeugen Sie den Ablaufplan daraus. Wenn sich die Ankunft des Technikteams ändert, wird sie einmal geändert, und jede gedruckte Fassung stimmt. Beginnen Sie mit Ihrer nächsten Veranstaltung und migrieren Sie nicht das vergangene Jahr.

Lieferantenzeiten bei der Veranstaltung
Ablaufplan erzeugt, nicht getippt
Mit der nächsten Veranstaltung beginnen

Gästedaten

Gästelisten enthalten Namen, Ernährungsbedürfnisse und manchmal Hinweise zu Zugang oder Gesundheit. Verlangen Sie Zugriff nur für den Kunden und Ihr Team und nur die Angaben, die ein Lieferant braucht, etwa Zahlen und Ernährungsangaben für den Caterer. Prüfen Sie die Datenschutzregeln an Ihrem Standort.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für meine Eventplanungsagentur. Jede Veranstaltung hat einen Kunden, ein Datum, ein Budget, Lieferanten mit Kosten und Ankunftszeiten sowie einen Zeitplan. Kunden melden sich an, um Entscheidungen bis zum Termin zu sehen, die Gästeliste mit Ernährungshinweisen zu bearbeiten und Menüs und Grundrisse zu genehmigen. Angebote berechnen das Catering pro Kopf und aktualisieren sich mit der Gästezahl, und das Dashboard zeigt die festgelegten Ausgaben gegenüber dem Budget je Veranstaltung.

Fragen

Können Lieferanten den Ablaufplan im Portal sehen?

Ja. Lieferanten-Logins zeigen nur ihre eigenen Ankunftszeiten und Kontakte für die Veranstaltung, getrennt von dem, was der Kunde sieht.

Können Rechnungen Lieferantenkosten getrennt von unserem Honorar zeigen?

Ja. Positionen können nach Lieferant gruppiert werden, mit einer eigenen Zeile für das Planungshonorar. Kartenzahlungen brauchen einen Zahlungsanbieter, den Sie mit Ihrem eigenen Konto verbinden.

Können wir die Anmeldung zur Konferenz eines Kunden im Design des Kunden betreiben?

Ja. Jede Veranstaltungsseite kann den Namen und die Farben des Kunden tragen, und mit Pro kann sie auf einer eigenen Domain liegen.

Kann ein Kunde ein Angebot online annehmen?

Ja. Ein Annehmen-Button erfasst das Datum und die angenommene Version und macht daraus eine bestätigte Veranstaltung.

Muss ich programmieren können?

Nein. Sie beschreiben im Chat, wie Sie Veranstaltungen durchführen, und Mythex baut die Apps. Sie passen sie an, indem Sie darum bitten.

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