Software Perencanaan Acara yang Dibangun dari Satu Catatan per Acara

Mythex membantu perusahaan event planner membangun portal klien dengan daftar "keputusan dibutuhkan paling lambat", penawaran dengan harga per kepala yang ikut berubah mengikuti jumlah tamu, CRM untuk klien dan pemasok, faktur bertahap dengan biaya jasa Anda ditampilkan terpisah, serta halaman pendaftaran untuk konferensi. Ceritakan cara Anda merencanakan acara dan terbitkan dengan database.

Mulai membangun gratis

Koordinasi adalah pekerjaannya

Seorang event planner menjalankan beberapa hitung mundur sekaligus: peluncuran dalam tiga minggu, konferensi dalam lima bulan, pesta Desember yang dipesan sejak Agustus. Setiap acara memiliki tempat, katering, kru AV, florist, dan hiburan, masing-masing dengan kontrak dan jam kedatangannya sendiri. Detailnya tersimpan di email, grup chat pemasok, dan run sheet yang disusun ulang di dokumen setiap kali. Klien menunda keputusan menu dan pengaturan tempat duduk selama berminggu-minggu, anggaran membengkak lewat persetujuan-persetujuan kecil, dan pelunasan saldo sulit ditagih setelah acara selesai. Planner membutuhkan satu catatan per acara yang memuat pemasok, anggaran, keputusan, dan jadwal.

Satu catatan per acara: pemasok, anggaran, jadwal
Keputusan yang menunggu klien, beserta tanggalnya
Harga per kepala yang mengikuti jumlah tamu
Biaya pemasok dan biaya jasa planner ditampilkan sesuai kesepakatan
Belanja yang sudah dikomitmenkan dibandingkan dengan anggaran
Daftar tamu dengan kebutuhan diet dan aksesibilitas

Halaman klien dengan keputusan yang harus diambil

Setiap halaman acara menampilkan jadwal, pemasok yang sudah dikonfirmasi, dan keputusan yang masih menunggu klien beserta tanggalnya. Klien memperbarui daftar tamu dengan catatan diet dan aksesibilitas, serta menyetujui denah, menu, dan anggaran dengan tanggal yang tercatat. Pemasok bisa mendapat login yang hanya menampilkan jam kedatangan mereka.

Buat portal klien untuk perusahaan event planner saya. Setiap acara memiliki jadwal, pemasok yang sudah dikonfirmasi, daftar "keputusan dibutuhkan paling lambat" beserta tanggal, daftar tamu yang bisa diedit klien dengan catatan diet dan aksesibilitas, serta persetujuan denah, menu, dan anggaran yang dicatat dengan tanggal. Izinkan beberapa login klien per acara dan login pemasok yang hanya melihat detail kedatangan mereka sendiri.

Penawaran yang dihitung ulang per kepala

Item baris dikelompokkan per tempat, katering per kepala, AV, dan dekorasi; baris per kepala dihitung ulang sesuai jumlah tamu dengan jumlah minimum yang dinyatakan; pilihan standar dan premium ditampilkan berdampingan; serta ada tanggal berlaku.

Buat aplikasi penawaran untuk bisnis event planner saya dengan baris yang dikelompokkan per tempat, katering, bar, AV, dan dekorasi; harga per kepala yang dihitung ulang saat jumlah tamu berubah dengan jumlah minimum yang dinyatakan; pilihan standar dan premium berdampingan; masa berlaku; serta tombol setuju yang mencatat versi yang disetujui.

Klien dan pemasok yang terhubung dengan acara

Perusahaan klien yang berulang beserta semua acara dan anggaran sebelumnya, daftar pemasok per kategori dengan tarif terakhir dan catatan keandalan, pipeline dari pertanyaan sampai hari acara, serta tindak lanjut tiga bulan sebelum acara tahunan setiap klien.

Buat CRM untuk event planner dengan perusahaan klien beserta acara dan anggaran sebelumnya, daftar pemasok per kategori dengan tarif terakhir dan catatan keandalan, pipeline dari pertanyaan, proposal, kontrak, deposit, sampai hari acara, serta tanggal tindak lanjut tiga bulan sebelum acara tahunan setiap klien.

Saldo jatuh tempo sebelum malam acara

Faktur deposit, interim, dan pelunasan dijadwalkan dari tanggal acara, biaya pemasok diteruskan sesuai isi kontrak, biaya jasa berupa jumlah tetap atau persentase, dan tambahan di hari acara ditagihkan setelahnya.

Buat invoicing untuk perusahaan event planner saya dengan faktur deposit, interim, dan pelunasan yang dijadwalkan dari tanggal acara (saldo jatuh tempo 14 hari sebelumnya), biaya pemasok dikelompokkan per pemasok dengan markup opsional, biaya jasa planner sebagai jumlah tetap atau persentase dari anggaran, dan faktur tambahan pasca-acara.

Pendaftaran untuk konferensi klien

Halaman pendaftaran dengan jenis tiket atau kode undangan, pertanyaan diet dan aksesibilitas pada formulir, halaman agenda yang bisa berubah sampai hari H, kapasitas per sesi, serta ekspor peserta untuk badge nama.

Buat situs pendaftaran konferensi untuk acara klien dengan jenis tiket dan kode khusus undangan, pertanyaan diet dan aksesibilitas, halaman agenda dengan sesi breakout dan kapasitas per sesi, serta ekspor peserta untuk badge nama dan check-in.

Anggaran dibandingkan dengan belanja yang dikomitmenkan

Acara mendatang dengan tugas yang masih terbuka, belanja yang dikomitmenkan dibandingkan anggaran per acara dengan peringatan saat mendekati batas, deposit yang diterima dan saldo yang belum dibayar di semua acara, serta pertanyaan menurut sumber dan jenis acara.

Buat dashboard untuk bisnis event planner saya yang menampilkan acara mendatang dengan tugas terbuka, belanja yang dikomitmenkan dibandingkan anggaran per acara dengan peringatan pada 90%, deposit yang diterima dan saldo yang belum dibayar, serta pertanyaan menurut sumber dan jenis acara.

Ganti run sheet yang disusun ulang

Simpan pemasok, jam kedatangan, dan kontak di catatan acara, lalu hasilkan run sheet dari catatan itu. Ketika jam kedatangan kru AV berubah, cukup ubah sekali dan setiap salinan cetak akan benar. Mulailah dengan acara berikutnya, bukan memindahkan data setahun terakhir.

Jadwal pemasok di acara
Run sheet dihasilkan, bukan diketik
Mulai dari acara berikutnya

Data tamu

Daftar tamu berisi nama, kebutuhan diet, dan kadang catatan akses atau kesehatan. Batasi akses hanya untuk klien dan tim Anda, serta hanya detail yang dibutuhkan pemasok, misalnya jumlah dan diet untuk katering. Periksa aturan perlindungan data di tempat Anda beroperasi.

Prompt untuk memulai

Buat aplikasi untuk perusahaan event planner saya. Setiap acara memiliki klien, tanggal, anggaran, pemasok beserta biaya dan jam kedatangan, serta jadwal. Klien login untuk melihat tanggal keputusan yang dibutuhkan, mengubah daftar tamu dengan catatan diet, dan menyetujui menu serta denah. Penawaran menghitung katering per kepala dan dihitung ulang sesuai jumlah tamu, dan dashboard menampilkan belanja yang dikomitmenkan dibandingkan anggaran per acara.

Pertanyaan

Bisakah pemasok melihat run sheet di portal?

Bisa. Minta login pemasok yang hanya melihat jam kedatangan dan kontak mereka sendiri untuk acara tersebut, terpisah dari yang dilihat klien.

Bisakah faktur menampilkan biaya pemasok terpisah dari biaya jasa kami?

Bisa. Baris item bisa dikelompokkan per pemasok dengan baris biaya jasa planner yang terpisah. Pembayaran kartu memerlukan penyedia pembayaran yang Anda hubungkan dengan akun Anda sendiri.

Bisakah kami menjalankan pendaftaran konferensi klien dengan merek mereka?

Bisa. Setiap halaman acara bisa memuat nama dan warna klien, dan di paket Pro bisa berada di domain kustom.

Bisakah klien menyetujui penawaran secara online?

Bisa. Tombol setuju mencatat tanggal dan versi yang disetujui, lalu mengubahnya menjadi acara yang sudah dikonfirmasi.

Apakah saya perlu coding?

Tidak. Anda menjelaskan cara Anda menjalankan acara di chat dan Mythex membangun aplikasinya. Anda menyesuaikannya dengan memintanya.

Cara lain membangun dengan AI

Mythex · Pricing · Bangun apa pun dengan AI · Template website dan aplikasi · Mythex dibandingkan · Glosarium membuat aplikasi dengan AI · Alat gratis untuk membuat aplikasi dengan AI · English