Программа для организатора мероприятий: одна карточка на каждое событие

Mythex помогает компании по организации мероприятий создать портал клиента со списком «решения нужны до», расчёты с ценой на гостя, которые пересчитываются при изменении числа гостей, CRM для клиентов и поставщиков, этапные счета с отдельно указанным гонораром организатора и страницы регистрации для конференций. Опишите, как вы организуете мероприятия, и опубликуйте с базой данных.

Начать бесплатно

Координация — это и есть работа

Организатор ведёт несколько отсчётов одновременно: запуск через три недели, конференция через пять месяцев, декабрьский корпоратив, забронированный в августе. У каждого мероприятия есть площадка, кейтеринг, техническая команда, флорист и развлекательная программа, у каждого свой договор и время приезда. Детали живут в почте, групповых чатах поставщиков и программе, которую каждый раз заново перестраивают в документе. Клиенты неделями решают вопросы меню и рассадки, бюджет растёт через мелкие согласования, а итоговый остаток трудно получить после окончания вечера. Организатору нужна одна запись на мероприятие, где есть поставщики, бюджет, решения и тайминг.

Одна запись на мероприятие: поставщики, бюджет, таймлайн
Решения, которые ждут клиента, с датами
Цена за гостя, которая следует за числом гостей
Затраты поставщиков и гонорар организатора, как согласовано
Обязательства по расходам в сравнении с бюджетом
Списки гостей с пищевыми и доступными потребностями

Страница клиента с решениями, которые нужно принять

На странице каждого мероприятия есть таймлайн, подтверждённые поставщики и решения, которые всё ещё ждут клиента, с датами. Клиенты обновляют список гостей с пищевыми и доступными потребностями и утверждают планы зала, меню и бюджеты с записанной датой. Поставщики могут получить логин, в котором видны только их сроки приезда.

Создай портал клиента для моей компании по организации мероприятий. У каждого мероприятия есть таймлайн, подтверждённые поставщики, список «решения нужны до» с датами, список гостей, который клиент может редактировать, с пищевыми и доступными потребностями, и утверждения планов зала, меню и бюджетов с записанной датой. Разрешите несколько логинов клиента на мероприятие и логины поставщиков, которые видят только свои сроки приезда.

Расчёты, которые пересчитываются на гостя

Позиции сгруппированы по площадке, кейтерингу, бару, звуку и свету и декору; позиции на гостя пересчитываются с числом гостей и указывают минимум; стандартный и премиум варианты рядом; срок действия.

Создай приложение для расчётов моей компании по организации мероприятий: позиции сгруппированы по площадке, кейтерингу, бару, звуку и свету и декору, цена на гостя пересчитывается при изменении числа гостей с указанным минимумом, стандартный и премиум варианты рядом, срок действия и кнопка «принять», которая записывает принятую версию.

Клиенты и поставщики, привязанные к мероприятиям

Корпоративные клиенты с каждым прошлым мероприятием и бюджетом, список поставщиков по категориям с последними ценами и заметками о надёжности, воронка от заявки до дня мероприятия и напоминание за три месяца до ежегодного мероприятия клиента.

Сделай CRM для организатора мероприятий: компании-клиенты с прошлыми мероприятиями и бюджетами, поставщики по категориям с последними ценами и заметками о надёжности, воронка от заявки до предложения, договора, задатка и дня мероприятия, и дата напоминания за три месяца до ежегодного мероприятия клиента.

Остаток до вечера мероприятия

Счета за задаток, промежуточные и итоговые платежи, назначенные по дате мероприятия; затраты поставщиков передаются по договору, гонорар организатора в сумме или процентом, а дополнительные расходы в день мероприятия выставляются после.

Создай выставление счетов для моей компании по организации мероприятий: счета за задаток, промежуточный и итоговый остаток по дате мероприятия (остаток к оплате за 14 дней до события), затраты поставщиков с группировкой по поставщику и необязательной наценкой, гонорар организатора фиксированной суммой или процентом от бюджета и счёт за дополнительные расходы после мероприятия.

Регистрация на конференцию клиента

Страницы регистрации с типами билетов или кодами приглашений, вопросы о питании и доступности в форме, страница программы, которую можно менять до дня мероприятия, вместимость сессий и экспорт участников для бейджей.

Создай сайт регистрации на конференцию клиента с типами билетов и кодами приглашений только для приглашённых, вопросами о питании и доступности, страницей программы с параллельными сессиями и вместимостью каждой сессии, а также экспортом участников для бейджей и регистрации на входе.

Бюджет в сравнении с обязательствами

Предстоящие мероприятия с открытыми задачами, обязательства по расходам в сравнении с бюджетом по каждому мероприятию с предупреждением при 90%, полученные задатки и непогашенные остатки по всем мероприятиям, заявки по источникам и типам мероприятий.

Создай дашборд для моей компании по организации мероприятий: предстоящие мероприятия с открытыми задачами, обязательства по расходам в сравнении с бюджетом по каждому мероприятию с предупреждением при 90%, полученные задатки и непогашенные остатки, а также заявки по источникам и типам мероприятий.

Заменить переписанную программу мероприятия

Храните поставщиков, время приезда и контакты в карточке мероприятия и формируйте программу из неё. Когда время приезда технической команды меняется, оно меняется один раз, и каждая распечатка верна. Начните со следующего мероприятия, а не переносите весь прошлый год.

Тайминги поставщиков в карточке мероприятия
Программа формируется, а не печатается вручную
Начните со следующего мероприятия

Данные гостей

Списки гостей включают имена, пищевые потребности и иногда заметки о доступности или здоровье. Открывайте доступ только клиенту и вашей команде и передавайте поставщикам только нужные данные, например количество и пищевые ограничения для кейтеринга. Проверяйте правила защиты персональных данных там, где вы работаете.

Промпт для старта

Создай приложение для моей компании по организации мероприятий. У каждого мероприятия есть клиент, дата, бюджет, поставщики со стоимостью и временем приезда и таймлайн. Клиенты входят, чтобы видеть дату «решения нужны до», редактировать список гостей с пищевыми заметками и утверждать меню и планы зала. Расчёты оценивают кейтеринг на гостя и пересчитываются с числом гостей, а дашборд показывает обязательства по расходам в сравнении с бюджетом по каждому мероприятию.

Вопросы

Могут ли поставщики видеть программу мероприятия в портале?

Да. Можно сделать логины поставщиков, которые видят только свои сроки приезда и контакты по мероприятию, отдельно от того, что видит клиент.

Могут ли счета показывать затраты поставщиков отдельно от нашего гонорара?

Да. Строки можно группировать по поставщику и добавить отдельную строку гонорара организатора. Оплата картой требует платёжного провайдера, которого вы подключаете со своим аккаунтом.

Можем ли мы вести регистрацию на конференцию клиента под его брендом?

Да. Страница мероприятия может содержать название и цвета клиента, а на тарифе Pro она может работать на собственном домене.

Может ли клиент принять расчёт онлайн?

Да. Кнопка «принять» записывает дату и принятую версию и превращает расчёт в подтверждённое мероприятие.

Нужно ли программировать?

Нет. Вы описываете в чате, как проводите мероприятия, а Mythex создаёт приложения. Вы корректируете их, просто попросив.

Другие способы создавать с ИИ

Mythex · Pricing · Создавайте что угодно с ИИ · Шаблоны сайтов и приложений · Сравнения Mythex · Глоссарий по созданию приложений с ИИ · Бесплатные инструменты для создания приложений с ИИ · English