Logiciel de planification d’événements construit à partir d’un dossier par événement

Avec Mythex, une entreprise de planification d’événements peut créer un portail client avec une liste de « décisions requises avant », des soumissions facturées par personne qui se mettent à jour selon le nombre d’invités, un CRM pour les clients et les fournisseurs, des factures par étape où vos honoraires sont présentés séparément, et des pages d’inscription pour les congrès. Décrivez votre façon de planifier les événements et publiez le tout avec une base de données.

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La coordination, c’est le travail

Un planificateur gère plusieurs compte à rebours en même temps : un lancement dans trois semaines, un congrès dans cinq mois, une fête de décembre réservée en août. Chaque événement comprend un lieu, un traiteur, une équipe audiovisuelle, un fleuriste et un divertissement, chacun avec son propre contrat et son heure d’arrivée. Les détails se trouvent dans des courriels, des groupes de clavardage avec les fournisseurs et un feuillet d’exécution refait dans un document à chaque fois. Les clients hésitent pendant des semaines sur les menus et la disposition des tables, les budgets gonflent par petites approbations, et le solde final est difficile à recouvrer une fois la soirée terminée. Les planificateurs ont besoin d’un seul dossier par événement qui contient les fournisseurs, le budget, les décisions et l’horaire.

Un dossier par événement : fournisseurs, budget, échéancier
Décisions en attente du client, avec leurs dates
Tarification par personne qui suit le nombre d’invités
Coûts des fournisseurs et honoraires de planification présentés selon l’entente
Dépenses engagées comparées au budget
Listes d’invités avec régimes alimentaires et besoins d’accessibilité

Une page client avec les décisions à prendre

Chaque page d’événement affiche l’échéancier, les fournisseurs confirmés et les décisions encore en attente du client, avec leurs dates. Les clients mettent à jour la liste d’invités avec les régimes alimentaires et les notes d’accessibilité, et approuvent les plans de salle, les menus et les budgets avec une date consignée. Les fournisseurs peuvent avoir une connexion qui n’affiche que leurs heures d’arrivée.

Créez un portail client pour mon entreprise de planification d’événements. Chaque événement comporte un échéancier, les fournisseurs confirmés, une liste de « décisions requises avant » avec des dates, une liste d’invités que les clients peuvent modifier avec les régimes alimentaires et les notes d’accessibilité, et des approbations des plans de salle, des menus et des budgets consignées avec une date. Permettez plusieurs connexions client par événement et des connexions fournisseur qui ne voient que leurs propres heures d’arrivée.

Des soumissions qui se recalculent par personne

Postes regroupés par lieu, avec la restauration par personne, l’audiovisuel et la décoration; les postes par personne se recalculent selon le nombre d’invités et indiquent un minimum; options standard et premium côte à côte; une date de validité.

Créez une application de soumission pour mon entreprise de planification d’événements avec des postes regroupés par lieu, restauration, bar, audiovisuel et décoration, une tarification par personne qui se recalcule quand le nombre d’invités change, avec un minimum indiqué, des options standard et premium côte à côte, une date de validité, et un bouton d’acceptation qui consigne la version acceptée.

Clients et fournisseurs liés aux événements

Clients corporatifs récurrents avec chaque événement passé et son budget, une liste de fournisseurs par catégorie avec leurs derniers tarifs soumis et des notes de fiabilité, un pipeline de la demande à la journée de l’événement, et un suivi trois mois avant l’événement annuel de chaque client.

Créez un CRM pour planificateur d’événements avec les entreprises clientes et leurs événements et budgets passés, des fournisseurs par catégorie avec leurs derniers tarifs soumis et des notes de fiabilité, un pipeline de la demande à la proposition, au contrat, au dépôt et à la journée de l’événement, et une date de suivi trois mois avant l’événement annuel de chaque client.

Solde dû avant la soirée

Factures de dépôt, intermédiaire et finale planifiées par rapport à la date de l’événement, coûts des fournisseurs refacturés selon le contrat, honoraires de gestion en montant fixe ou en pourcentage, et suppléments du jour facturés ensuite.

Créez la facturation de mon entreprise de planification d’événements avec des factures de dépôt, intermédiaire et de solde final planifiées à partir de la date de l’événement (solde dû 14 jours avant), les coûts des fournisseurs regroupés par fournisseur avec une majoration optionnelle, des honoraires de planification fixes ou en pourcentage du budget, et une facture des suppléments après l’événement.

Inscriptions pour le congrès d’un client

Pages d’inscription avec types de billets ou codes d’invitation, questions sur le régime alimentaire et l’accessibilité dans le formulaire, pages d’horaire qui peuvent changer jusqu’au jour même, capacités par session, et exportation des participants pour les insignes.

Créez un site d’inscription pour un congrès client avec des types de billets et des codes d’invitation seulement, des questions sur le régime alimentaire et l’accessibilité, une page d’horaire avec des ateliers et une capacité par session, et une exportation des participants pour les insignes et l’enregistrement à l’arrivée.

Budget comparé aux dépenses engagées

Événements à venir avec les tâches ouvertes, dépenses engagées par rapport au budget pour chaque événement avec un avertissement à 90 %, dépôts reçus et soldes à recevoir pour tous les événements, et demandes par source et par type d’événement.

Créez un tableau de bord pour mon entreprise de planification d’événements qui affiche les événements à venir avec les tâches ouvertes, les dépenses engagées par rapport au budget pour chaque événement avec un avertissement à 90 %, les dépôts reçus et les soldes à recevoir, et les demandes par source et par type d’événement.

Remplacer le feuillet d’exécution reconstruit

Gardez les fournisseurs, les heures d’arrivée et les contacts dans le dossier de l’événement, puis générez le feuillet d’exécution à partir de celui-ci. Quand l’arrivée de l’équipe audiovisuelle change, la modification se fait une seule fois, et chaque copie imprimée est juste. Commencez par votre prochain événement plutôt que de migrer toute l’année passée.

Horaires des fournisseurs dans l’événement
Feuillet d’exécution généré, non retapé
Commencer par le prochain événement

Données sur les invités

Les listes d’invités comprennent les noms, les régimes alimentaires et parfois des notes d’accessibilité ou de santé. Limitez l’accès au client et à votre équipe, et ne transmettez aux fournisseurs que les renseignements dont ils ont besoin, comme les nombres et les régimes alimentaires pour le traiteur. Vérifiez les règles de protection des données là où vous exercez.

Une consigne pour commencer

Créez une application pour mon entreprise de planification d’événements. Chaque événement comporte un client, une date, un budget, des fournisseurs avec leurs coûts et leurs heures d’arrivée, et un échéancier. Les clients se connectent pour voir la liste des décisions requises avant une date, modifier la liste d’invités avec les notes alimentaires et approuver les menus et les plans de salle. Les soumissions tarifent la restauration par personne et se recalculent selon le nombre d’invités, et le tableau de bord affiche les dépenses engagées par rapport au budget pour chaque événement.

Questions

Les fournisseurs peuvent-ils voir le feuillet d’exécution dans le portail?

Oui. Des connexions fournisseur peuvent être créées pour ne voir que leurs propres heures d’arrivée et les contacts de l’événement, séparément de ce que voit le client.

Les factures peuvent-elles présenter les coûts des fournisseurs séparément de nos honoraires?

Oui. Les postes peuvent être regroupés par fournisseur avec une ligne distincte pour les honoraires de planification. Les paiements par carte nécessitent un fournisseur de paiement que vous connectez avec votre propre compte.

Peut-on gérer l’inscription au congrès d’un client sous sa propre image de marque?

Oui. Chaque page d’événement peut porter le nom et les couleurs du client, et avec le forfait Pro elle peut être sur un domaine personnalisé.

Un client peut-il accepter une soumission en ligne?

Oui. Un bouton d’acceptation consigne la date et la version acceptée, et la transforme en événement confirmé.

Dois-je savoir coder?

Non. Vous décrivez votre façon de gérer les événements dans le clavardage, et Mythex construit les applications. Vous les ajustez en le demandant.

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