Software para organização de eventos construído com um registo por evento

Com o Mythex, uma empresa de organização de eventos cria um portal de clientes com uma lista de 'decisões necessárias até', orçamentos com preço por pessoa que se atualizam com o número de convidados, um CRM para clientes e fornecedores, faturas por fase com a sua comissão mostrada à parte e páginas de inscrição para congressos. Descreva como organiza os eventos e publique com uma base de dados.

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A coordenação é o trabalho

Um organizador gere várias contagens decrescentes ao mesmo tempo: um lançamento daqui a três semanas, um congresso daqui a cinco meses, uma festa de dezembro reservada em agosto. Cada evento tem um local, um serviço de catering, uma equipa de som e imagem, um florista e animação, cada um com o seu contrato e a sua hora de chegada. Os detalhes vivem em emails, nos grupos de conversa dos fornecedores e numa folha de programa que é refeita num documento cada vez. Os clientes demoram semanas nas decisões sobre ementas e disposição das mesas, os orçamentos crescem por pequenas aprovações, e o saldo final é difícil de cobrar depois da noite. Os organizadores precisam de um registo por evento que guarde fornecedores, orçamento, decisões e horários.

Um registo por evento: fornecedores, orçamento, calendário
Decisões a aguardar do cliente, com datas
Preços por pessoa que acompanham o número de convidados
Custos dos fornecedores e taxa de organização como acordados
Despesa comprometida face ao orçamento
Listas de convidados com necessidades alimentares e de acessibilidade

Uma página de cliente com decisões pendentes

Cada página de evento mostra o calendário, os fornecedores confirmados e as decisões ainda a aguardar do cliente, com datas. Os clientes atualizam a lista de convidados com notas alimentares e de acessibilidade e aprovam plantas, ementas e orçamentos com a data registada. Os fornecedores podem ter um início de sessão que mostra apenas as suas horas de chegada.

Construa um portal de clientes para a minha empresa de organização de eventos. Cada evento tem um calendário, fornecedores confirmados, uma lista de 'decisões necessárias até' com datas, uma lista de convidados que o cliente pode editar com notas alimentares e de acessibilidade, e aprovações de plantas, ementas e orçamentos registadas com data. Permita vários inícios de sessão de cliente por evento e inícios de sessão de fornecedores que vejam apenas os seus próprios dados de chegada.

Orçamentos que recalculam por pessoa

Linhas agrupadas por local, catering, bar, som e imagem e decoração; as linhas por pessoa recalculam-se com o número de convidados e indicam um mínimo; opções padrão e premium lado a lado; uma data de validade.

Crie uma aplicação de orçamentos para o meu negócio de organização de eventos com linhas agrupadas por local, catering, bar, som e imagem e decoração, preço por pessoa que se recalcula quando o número de convidados muda, com um mínimo indicado, opções padrão e premium lado a lado, uma data de validade e um botão de aceitação que regista a versão aceite.

Clientes e fornecedores ligados a eventos

Clientes empresariais recorrentes com todos os eventos e orçamentos anteriores, uma lista de fornecedores por categoria com os últimos preços orçamentados e notas de fiabilidade, um pipeline desde o pedido de informação até ao dia do evento, e um acompanhamento antes do evento anual de cada cliente.

Crie um CRM para um organizador de eventos com empresas clientes e os seus eventos e orçamentos anteriores, fornecedores por categoria com os últimos preços orçamentados e notas de fiabilidade, um pipeline desde o pedido de informação até à proposta, contrato, sinal e dia do evento, e uma data de acompanhamento três meses antes do evento anual de cada cliente.

Saldo a pagar antes da noite

Faturas de sinal, intermédias e finais agendadas em relação à data do evento, custos de fornecedores repassados conforme o contrato, uma comissão de gestão como valor fixo ou percentagem, e extras do dia faturados depois.

Construa a faturação para a minha empresa de organização de eventos com faturas de sinal, intermédia e de saldo final agendadas a partir da data do evento (saldo a pagar 14 dias antes), custos dos fornecedores agrupados por fornecedor com uma margem opcional, uma taxa de organização fixa ou em percentagem do orçamento, e uma fatura de extras pós-evento.

Inscrições para o congresso de um cliente

Páginas de inscrição com tipos de bilhete ou códigos de convite, perguntas sobre alimentação e acessibilidade no formulário, páginas de programa que podem mudar até ao próprio dia, capacidades por sessão e exportação de participantes para crachás.

Crie um site de inscrição para um congresso de cliente com tipos de bilhete e códigos apenas para convidados, perguntas sobre alimentação e acessibilidade, uma página de programa com sessões paralelas e capacidade por sessão, e uma exportação de participantes para crachás e controlo de entrada.

Orçamento face à despesa comprometida

Eventos próximos com tarefas em aberto, despesa comprometida face ao orçamento por evento com aviso perto do limite, sinais recebidos e saldos em dívida em todos os eventos, e pedidos de informação por origem e tipo.

Crie um painel para o meu negócio de organização de eventos que mostre os eventos próximos com tarefas em aberto, a despesa comprometida face ao orçamento por evento com aviso aos 90%, os sinais recebidos e os saldos em dívida, e os pedidos de informação por origem e tipo de evento.

Substitua a folha de programa refeita

Mantenha no registo do evento os fornecedores, as horas de chegada e os contactos, e gere a folha de programa a partir dele. Quando a chegada da equipa de som muda, altera-se uma só vez e todas as cópias impressas ficam certas. Comece pelo seu próximo evento em vez de migrar o ano anterior.

Horários dos fornecedores no evento
Folha de programa gerada, não digitada
Comece pelo próximo evento

Dados dos convidados

As listas de convidados incluem nomes, necessidades alimentares e, por vezes, notas de acessibilidade ou de saúde. Peça um acesso limitado ao cliente e à sua equipa, e apenas os dados de que um fornecedor precisa, como números e contagens de dietas para o catering. Confirme as regras de proteção de dados onde opera.

Um prompt para começar

Construa uma aplicação para a minha empresa de organização de eventos. Cada evento tem um cliente, uma data, um orçamento, fornecedores com custos e horas de chegada, e um calendário. Os clientes iniciam sessão para ver as decisões com data limite, editar a lista de convidados com notas alimentares e aprovar ementas e plantas. As propostas orçamentam o catering por pessoa e recalculam-se com o número de convidados, e o painel mostra a despesa comprometida face ao orçamento de cada evento.

Perguntas

Os fornecedores podem ver a folha de programa no portal?

Sim. Peça inícios de sessão para fornecedores que vejam apenas as suas próprias horas de chegada e contactos do evento, separados do que o cliente vê.

As faturas podem mostrar os custos dos fornecedores separados da nossa comissão?

Sim. As linhas podem ser agrupadas por fornecedor com uma linha de taxa de organização à parte. Os pagamentos com cartão exigem um fornecedor de pagamentos que liga com a sua própria conta.

Podemos gerir as inscrições para o congresso de um cliente com a marca dele?

Sim. Cada página de evento pode levar o nome e as cores do cliente e, no Pro, pode funcionar num domínio próprio.

Um cliente pode aceitar um orçamento online?

Sim. Um botão de aceitação regista a data e a versão aceite e transforma-a num evento confirmado.

Preciso de saber programar?

Não. Descreve no chat a forma como organiza os eventos e o Mythex constrói as aplicações. Ajusta-as pedindo.

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