Logiciel pour organisateurs d'événements, construit autour d'une fiche par événement

Mythex permet à une agence événementielle de créer un portail client avec une liste « décisions attendues avant le », des devis chiffrés par personne qui se mettent à jour avec le nombre de convives, un CRM pour clients et fournisseurs, des factures échelonnées où vos honoraires apparaissent à part, et des pages d'inscription pour les conférences. Décrivez votre façon de travailler et publiez avec une base de données.

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La coordination, c'est le métier

Un organisateur gère plusieurs comptes à rebours à la fois : un lancement dans trois semaines, un congrès dans cinq mois, une soirée de décembre réservée en août. Chaque événement a un lieu, un traiteur, une équipe son et lumière, un fleuriste et un animateur, chacun avec son contrat et son heure d'arrivée. Les détails vivent dans les courriels, les groupes de discussion des fournisseurs et un chemin de fer refait dans un document à chaque fois. Les clients font attendre leurs décisions sur les menus et le plan de salle pendant des semaines, les budgets dérivent à coups de petites validations, et le solde final se recouvre mal une fois la soirée passée. Les organisateurs ont besoin d'une fiche par événement qui regroupe fournisseurs, budget, décisions et horaires.

Une fiche par événement : fournisseurs, budget, calendrier
Décisions en attente du client, avec dates
Tarification par personne qui suit le nombre de convives
Coûts fournisseurs et honoraires d'organisation affichés comme convenus
Dépenses engagées comparées au budget
Listes d'invités avec régimes alimentaires et besoins d'accès

Une page client avec les décisions à prendre

Chaque page d'événement montre le calendrier, les fournisseurs confirmés et les décisions encore attendues du client, avec leurs dates. Les clients mettent à jour la liste des invités avec les régimes et les besoins d'accès, et valident plans de salle, menus et budgets avec une date enregistrée. Les fournisseurs peuvent avoir un accès qui n'affiche que leurs horaires d'arrivée.

Créez un portail client pour mon agence événementielle. Chaque événement a un calendrier, des fournisseurs confirmés, une liste « décisions attendues avant le » avec dates, une liste d'invités que les clients peuvent modifier avec les régimes alimentaires et les besoins d'accessibilité, et des validations de plans de salle, de menus et de budgets enregistrées avec une date. Autorisez plusieurs accès client par événement et des accès fournisseurs qui ne voient que leurs propres horaires d'arrivée.

Des devis recalculés par personne

Lignes regroupées par lieu, restauration par personne, son et lumière, décoration ; les lignes par personne se recalculent avec le nombre de convives et indiquent un minimum ; options standard et premium côte à côte ; une date de validité.

Créez une application de devis pour mon agence événementielle avec des lignes regroupées par lieu, restauration, bar, son et lumière, et décoration, une tarification par personne qui se recalcule quand le nombre de convives change avec un minimum indiqué, des options standard et premium côte à côte, une date de validité, et un bouton d'acceptation qui enregistre la version acceptée.

Clients et fournisseurs liés aux événements

Entreprises clientes avec chaque événement passé et son budget, liste des fournisseurs par catégorie avec leurs derniers tarifs et notes de fiabilité, pipeline de la demande au jour de l'événement, et un rappel trois mois avant l'événement annuel de chaque client.

Créez un CRM pour une agence événementielle avec des entreprises clientes et leurs événements passés et budgets, des fournisseurs par catégorie avec leurs derniers tarifs et notes de fiabilité, un pipeline de la demande à la proposition, au contrat, à l'acompte et au jour de l'événement, et une date de relance trois mois avant l'événement annuel de chaque client.

Le solde dû avant la soirée

Factures d'acompte, intermédiaire et de solde planifiées à partir de la date de l'événement ; coûts fournisseurs refacturés selon le contrat ; honoraires de gestion en somme fixe ou en pourcentage ; extras du jour facturés après coup.

Créez une facturation pour mon agence événementielle avec des factures d'acompte, intermédiaire et de solde planifiées à partir de la date de l'événement (solde dû 14 jours avant), des coûts fournisseurs regroupés par fournisseur avec une majoration facultative, des honoraires d'organisation en montant fixe ou en pourcentage du budget, et une facture des extras après l'événement.

Inscriptions au congrès d'un client

Pages d'inscription avec types de billets ou codes d'invitation, questions sur les régimes alimentaires et l'accessibilité, programme modifiable jusqu'au dernier jour, capacités par session, et export des participants pour les badges.

Créez un site d'inscription pour un congrès client avec des types de billets et des codes réservés aux invités, des questions sur les régimes alimentaires et l'accessibilité, une page de programme avec des ateliers et une capacité par session, et un export des participants pour les badges et l'accueil.

Budget comparé aux dépenses engagées

Événements à venir avec leurs tâches ouvertes, dépenses engagées comparées au budget par événement avec un signal à partir de 90 %, acomptes reçus et soldes restant dus sur tous les événements, et demandes par source et type d'événement.

Créez un tableau de bord pour mon agence événementielle qui affiche les événements à venir avec leurs tâches ouvertes, les dépenses engagées par rapport au budget pour chaque événement avec un avertissement à 90 %, les acomptes reçus et les soldes dus, et les demandes par source et par type d'événement.

Remplacer le chemin de fer refait à la main

Gardez les fournisseurs, les heures d'arrivée et les contacts sur la fiche de l'événement, et générez le chemin de fer à partir de celle-ci. Quand l'arrivée de l'équipe son bouge, elle ne change qu'une fois et chaque exemplaire imprimé est juste. Commencez par votre prochain événement plutôt que de migrer toute l'année passée.

Horaires des fournisseurs sur l'événement
Chemin de fer généré, pas retapé
Commencer par le prochain événement

Données des invités

Les listes d'invités comprennent des noms, des régimes alimentaires et parfois des informations d'accès ou de santé. Demandez que l'accès soit limité au client et à votre équipe, et que les fournisseurs ne reçoivent que les informations dont ils ont besoin, comme le nombre de convives et les régimes pour le traiteur. Vérifiez les règles de protection des données là où vous opérez.

Un prompt pour démarrer

Créez une application pour mon agence événementielle. Chaque événement a un client, une date, un budget, des fournisseurs avec leurs coûts et heures d'arrivée, et un calendrier. Les clients se connectent pour voir la liste des décisions attendues avant une date, modifier la liste des invités avec les régimes alimentaires et valider menus et plans de salle. Les devis chiffrent la restauration par personne et se recalculent avec le nombre de convives, et le tableau de bord affiche les dépenses engagées par rapport au budget pour chaque événement.

Questions

Les fournisseurs peuvent-ils voir le chemin de fer dans le portail ?

Oui. Demandez des accès fournisseurs qui ne voient que leurs propres horaires d'arrivée et les contacts de l'événement, séparés de ce que voit le client.

Les factures peuvent-elles montrer les coûts fournisseurs séparément de nos honoraires ?

Oui. Les lignes peuvent être regroupées par fournisseur avec une ligne séparée pour les honoraires d'organisation. Les paiements par carte nécessitent un prestataire de paiement que vous connectez avec votre propre compte.

Peut-on faire les inscriptions au congrès d'un client sous sa marque ?

Oui. La page de chaque événement peut porter le nom et les couleurs du client, et avec Pro elle peut être sur un domaine personnalisé.

Un client peut-il accepter un devis en ligne ?

Oui. Un bouton d'acceptation enregistre la date et la version acceptée, et la transforme en événement confirmé.

Faut-il savoir coder ?

Non. Vous décrivez votre façon d'organiser les événements dans le chat, et Mythex construit les applications. Vous les ajustez en le demandant.

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