Software para organizadoras de eventos, con un único registro por evento

Mythex permite a una empresa de organización de eventos crear un portal de clientes con una lista de «decisiones pendientes con fecha límite», presupuestos por persona que se actualizan con el número de invitados, un CRM para clientes y proveedores, facturas por fases con tus honorarios indicados por separado y páginas de inscripción para congresos. Describe cómo organizas los eventos y publícalo con una base de datos.

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La coordinación es el trabajo

Una organizadora lleva varias cuentas atrás a la vez: un lanzamiento dentro de tres semanas, un congreso dentro de cinco meses, una fiesta de diciembre reservada en agosto. Cada evento tiene un local, un servicio de catering, un equipo de sonido e iluminación, floristería y animación, cada uno con su contrato y su hora de llegada. Los detalles viven en el correo, en los grupos de chat de los proveedores y en un cronograma que se rehace en un documento cada vez. Los clientes tardan semanas en decidir el menú y la distribución de las mesas, los presupuestos crecen con pequeñas aprobaciones, y el saldo final cuesta cobrarlo cuando la noche ya ha terminado. Las organizadoras necesitan un registro por evento que reúna proveedores, presupuesto, decisiones y horarios.

Un registro por evento: proveedores, presupuesto, calendario
Decisiones pendientes del cliente, con fechas
Precios por persona que siguen el número de invitados
Costes de proveedores y honorarios de organización indicados como acordados
Gasto comprometido frente al presupuesto
Listas de invitados con necesidades alimentarias y de accesibilidad

Una página para el cliente con decisiones pendientes

Cada página de evento muestra el calendario, los proveedores confirmados y las decisiones que aún esperan al cliente, con fechas. Los clientes actualizan la lista de invitados con notas alimentarias y de accesibilidad, y aprueban planos, menús y presupuestos con una fecha registrada. Los proveedores pueden tener un acceso que solo muestre sus horas de llegada.

Crea un portal de clientes para mi empresa de organización de eventos. Cada evento tiene un calendario, proveedores confirmados, una lista de «decisiones pendientes» con fechas, una lista de invitados que el cliente puede editar con notas alimentarias y de accesibilidad, y aprobaciones de planos, menús y presupuestos registradas con fecha. Permite varios accesos de cliente por evento y accesos de proveedor que solo vean sus propios datos de llegada.

Presupuestos que se recalculan por persona

Partidas agrupadas por local, catering por persona, sonido, iluminación y decoración; las partidas por persona se recalculan con el número de invitados e indican un mínimo; opciones estándar y premium una al lado de la otra, y una fecha de validez.

Crea una app de presupuestos para mi negocio de organización de eventos con partidas agrupadas por local, catering, barra, sonido, iluminación y decoración, precios por persona que se recalculen al cambiar el número de invitados con un mínimo indicado, opciones estándar y premium una al lado de la otra, una fecha de validez y un botón de aceptar que registre la versión aceptada.

Clientes y proveedores vinculados a los eventos

Clientes corporativos recurrentes con todos sus eventos anteriores y presupuestos, una lista de proveedores por categoría con las últimas tarifas presupuestadas y notas de fiabilidad, un embudo desde la consulta hasta el día del evento, y un seguimiento antes de que llegue el evento anual de cada cliente.

Crea un CRM para una organizadora de eventos con empresas clientes y sus eventos y presupuestos anteriores, proveedores por categoría con las últimas tarifas presupuestadas y notas de fiabilidad, un embudo desde la consulta hasta la propuesta, el contrato, la señal y el día del evento, y una fecha de seguimiento tres meses antes del evento anual de cada cliente.

Saldo pendiente antes de la noche

Facturas de señal, intermedias y finales programadas según la fecha del evento, costes de proveedores repercutidos tal como diga el contrato, honorarios de gestión como importe fijo o porcentaje, y extras del día facturados después.

Crea facturación para mi empresa de organización de eventos con facturas de señal, intermedias y de saldo final programadas a partir de la fecha del evento (saldo vencido 14 días antes), costes de proveedores agrupados por proveedor con un recargo opcional, honorarios de organización como importe fijo o porcentaje del presupuesto y una factura de extras posteriores al evento.

Inscripciones para el congreso de un cliente

Páginas de inscripción con tipos de entrada o códigos de invitación, preguntas sobre alimentación y accesibilidad en el formulario, páginas de programa que pueden cambiar hasta el mismo día, aforos por sesión y exportación de asistentes para las acreditaciones.

Crea una web de inscripción para un congreso de un cliente con tipos de entrada y códigos solo por invitación, preguntas sobre alimentación y accesibilidad, una página de programa con sesiones paralelas y aforo por sesión, y una exportación de asistentes para las acreditaciones y el control de acceso.

Presupuesto frente al gasto comprometido

Próximos eventos con tareas abiertas, gasto comprometido frente al presupuesto por evento con aviso al acercarse al límite, señales y saldos pendientes de todos los eventos, y consultas por origen y tipo.

Crea un panel para mi empresa de organización de eventos que muestre los próximos eventos con tareas abiertas, el gasto comprometido frente al presupuesto por evento con un aviso al 90 %, las señales recibidas y los saldos pendientes, y las consultas por origen y tipo de evento.

Sustituye el cronograma que se rehace a mano

Guarda los proveedores, las horas de llegada y los contactos en el registro del evento, y genera el cronograma a partir de ahí. Cuando cambie la llegada del equipo de sonido, se modifica una sola vez y cada copia impresa queda bien. Empieza con tu próximo evento en lugar de migrar el año anterior.

Horarios de proveedores en el evento
Cronograma generado, no escrito a mano
Empieza por el próximo evento

Datos de los invitados

Las listas de invitados incluyen nombres, necesidades alimentarias y, a veces, notas de accesibilidad o de salud. Pide que el acceso se limite al cliente y a tu equipo, y que a cada proveedor se le den solo los datos que necesita, como el número de comensales y las dietas para el catering. Revisa las normas de protección de datos del lugar donde operas.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi empresa de organización de eventos. Cada evento tiene un cliente, una fecha, un presupuesto, proveedores con sus costes y horas de llegada, y un calendario. Los clientes inician sesión para ver las decisiones pendientes con fecha límite, editar la lista de invitados con notas alimentarias y aprobar menús y planos. Los presupuestos calculan el catering por persona y se recalculan con el número de invitados, y el panel muestra el gasto comprometido frente al presupuesto de cada evento.

Preguntas

¿Los proveedores pueden ver el cronograma en el portal?

Sí. Pide accesos de proveedor que vean solo sus propias horas de llegada y los contactos del evento, separados de lo que ve el cliente.

¿Las facturas pueden mostrar los costes de proveedores por separado de nuestros honorarios?

Sí. Las partidas pueden agruparse por proveedor con una línea aparte de honorarios de organización. Los pagos con tarjeta requieren un proveedor de pagos que conectes con tu propia cuenta.

¿Podemos gestionar la inscripción del congreso de un cliente con su marca?

Sí. Cada página de evento puede llevar el nombre y los colores del cliente, y en Pro puede alojarse en un dominio propio.

¿Un cliente puede aceptar un presupuesto en línea?

Sí. Un botón de aceptar registra la fecha y la versión aceptada y lo convierte en un evento confirmado.

¿Necesito saber programar?

No. Describes cómo organizas los eventos en el chat y Mythex construye las apps. Las ajustas pidiéndolo.

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