Software para organizadoras de eventos basado en un registro por evento

Mythex permite a una empresa de organización de eventos crear un portal de clientes con una lista de «decisiones pendientes para», presupuestos con precio por persona que se actualizan con el número de invitados, un CRM para clientes y proveedores, facturas por fases con tu honorario desglosado, y páginas de inscripción para congresos. Describe cómo organizas los eventos y publícalo con una base de datos.

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La coordinación es el trabajo

Una organizadora lleva varias cuentas atrás a la vez: el lanzamiento dentro de tres semanas, un congreso dentro de cinco meses, una fiesta de diciembre reservada en agosto. Cada evento tiene un lugar, un catering, un equipo de sonido e iluminación, una floristería y animación, cada uno con su contrato y su hora de llegada. Los detalles viven en el correo, en los grupos de chat de los proveedores y en un programa de montaje que se rehace en un documento cada vez. Los clientes tardan semanas en decidir el menú y la distribución de mesas, los presupuestos se disparan con pequeñas aprobaciones y el saldo final es difícil de cobrar cuando termina la noche. Las organizadoras necesitan un registro por evento que recoja proveedores, presupuesto y horarios.

Un registro por evento: proveedores, presupuesto y calendario
Decisiones pendientes del cliente, con fechas
Precios por persona que siguen al número de invitados
Costes de proveedores y honorario de organización mostrados según lo acordado
Gasto comprometido frente al presupuesto
Listas de invitados con necesidades alimentarias y de accesibilidad

Una página para el cliente con decisiones pendientes

Cada página de evento muestra el calendario, los proveedores confirmados y las decisiones que aún espera el cliente, con sus fechas. Los clientes actualizan la lista de invitados con notas sobre alimentación y accesibilidad, y aprueban planos, menús y presupuestos con una fecha registrada. Los proveedores pueden tener un acceso que solo muestre sus horas de llegada.

Crea un portal de clientes para mi empresa de organización de eventos. Cada evento tiene un calendario, proveedores confirmados, una lista de «decisiones pendientes para» con fechas, una lista de invitados que los clientes pueden editar con notas de alimentación y accesibilidad, y aprobaciones de planos, menús y presupuestos registradas con fecha. Permite varios accesos de cliente por evento y accesos de proveedor que solo vean sus propias horas de llegada.

Presupuestos que se recalculan por persona

Líneas agrupadas por lugar, catering por persona, sonido, iluminación y decoración; las líneas por persona se recalculan con el número de invitados e indican un mínimo; opciones estándar y premium una al lado de la otra, y una fecha de validez.

Crea una app de presupuestos para mi negocio de organización de eventos con líneas agrupadas por lugar, catering, barra, sonido, iluminación y decoración, precio por persona que se recalcula al cambiar el número de invitados con un mínimo indicado, opciones estándar y premium una al lado de la otra, una fecha de validez y un botón de aceptación que registre la versión aceptada.

Clientes y proveedores vinculados a eventos

Clientes corporativos recurrentes con cada evento y presupuesto anterior, una lista de proveedores por categoría con las últimas tarifas presupuestadas y notas de fiabilidad, un embudo desde la consulta hasta el día del evento y un recordatorio tres meses antes del evento anual de cada cliente.

Crea un CRM para una organizadora de eventos con empresas clientes y sus eventos y presupuestos anteriores, proveedores por categoría con sus últimas tarifas y notas de fiabilidad, un embudo desde la consulta hasta la propuesta, el contrato, el depósito y el día del evento, y una fecha de seguimiento tres meses antes del evento anual de cada cliente.

Saldo vencido antes de la noche del evento

Facturas de depósito, intermedias y finales programadas según la fecha del evento; costes de proveedores repercutidos según diga el contrato; un honorario de gestión como importe fijo o porcentaje, y los extras del día del evento facturados después.

Crea una facturación para mi empresa de organización de eventos con facturas de depósito, intermedia y saldo final programadas a partir de la fecha del evento (saldo vencido 14 días antes), costes de proveedores agrupados por proveedor con un recargo opcional, un honorario de organización fijo o como porcentaje del presupuesto, y una factura de extras posterior al evento.

Inscripción al congreso de un cliente

Páginas de inscripción con tipos de entrada o códigos de invitación, preguntas sobre alimentación y accesibilidad en el formulario, páginas de programa que pueden cambiar hasta el mismo día, aforos por sesión y exportación de asistentes para las acreditaciones.

Crea un sitio de inscripción para un evento de un cliente con tipos de entrada y códigos solo para invitados, preguntas sobre alimentación y accesibilidad, una página de programa con sesiones paralelas y aforo por sesión, y una exportación de asistentes para acreditaciones y control de acceso.

Presupuesto frente al gasto comprometido

Próximos eventos con tareas abiertas, gasto comprometido frente al presupuesto por evento con aviso al 90%, depósitos recibidos y saldos pendientes de todos los eventos, y consultas por origen y tipo de evento.

Crea un panel para mi empresa de organización de eventos que muestre los próximos eventos con tareas abiertas, el gasto comprometido frente al presupuesto por evento con un aviso al 90%, los depósitos recibidos y los saldos pendientes, y las consultas por origen y tipo de evento.

Sustituye el programa de montaje que se rehace

Guarda los proveedores, las horas de llegada y los contactos en el registro del evento y genera desde ahí el programa de montaje. Cuando cambie la hora de llegada del equipo de sonido, se modifica una sola vez y cada copia impresa será correcta. Empieza con tu próximo evento en lugar de migrar el año anterior.

Horarios de proveedores en el evento
Programa de montaje generado, no escrito a mano
Empezar por el próximo evento

Datos de los invitados

Las listas de invitados incluyen nombres, necesidades alimentarias y, a veces, notas de accesibilidad o de salud. Pide un acceso limitado al cliente y a tu equipo, y solo los datos que necesite un proveedor, como el número de comensales y las necesidades alimentarias para el catering. Revisa las normas de protección de datos donde operes.

Un prompt para empezar

Crea una app para mi empresa de organización de eventos. Cada evento tiene un cliente, una fecha, un presupuesto, proveedores con costes y horas de llegada, y un calendario. Los clientes entran para ver las decisiones pendientes con su fecha límite, editar la lista de invitados con notas alimentarias y aprobar menús y planos. Los presupuestos cobran el catering por persona y se recalculan con el número de invitados, y el panel muestra el gasto comprometido frente al presupuesto de cada evento.

Preguntas

¿Los proveedores pueden ver el programa de montaje en el portal?

Sí. Pide accesos de proveedor que solo vean sus propias horas de llegada y los contactos del evento, separados de lo que ve el cliente.

¿Las facturas pueden mostrar los costes de proveedores aparte de nuestro honorario?

Sí. Las líneas pueden agruparse por proveedor con una línea de honorario de organización aparte. Los pagos con tarjeta requieren un proveedor de pagos que conectes con tu propia cuenta.

¿Podemos gestionar la inscripción al congreso de un cliente con su marca?

Sí. Cada página de evento puede llevar el nombre y los colores del cliente y, con Pro, puede estar en un dominio propio.

¿Un cliente puede aceptar un presupuesto en línea?

Sí. Un botón de aceptación registra la fecha y la versión aceptada y lo convierte en un evento confirmado.

¿Necesito saber programar?

No. Describes en el chat cómo organizas los eventos y Mythex construye las apps. Las ajustas pidiéndolo.

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