Software per organizzatori di eventi costruito su un unico registro per evento

Mythex permette a un'agenzia di organizzazione eventi di creare un portale clienti con l'elenco delle 'decisioni richieste entro', preventivi calcolati a persona che si aggiornano con il numero di ospiti, un CRM per clienti e fornitori, fatture a fasi con la tua commissione mostrata a parte, e pagine di iscrizione per i convegni. Descrivi come organizzi gli eventi e pubblica con un database.

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Il coordinamento è il lavoro

Un organizzatore gestisce più conto alla rovescia insieme: un lancio tra tre settimane, un convegno tra cinque mesi, una festa di dicembre prenotata ad agosto. Ogni evento ha una sede, un catering, una squadra audio-luci, un fiorista e l'intrattenimento, ciascuno con il proprio contratto e il proprio orario di arrivo. I dettagli vivono nelle email, nelle chat di gruppo dei fornitori e in una scaletta ricostruita in un documento ogni volta. I clienti restano bloccati per settimane sulle decisioni su menu e disposizione dei tavoli, i budget lievitano attraverso piccole approvazioni, e il saldo finale è difficile da incassare dopo la serata. Gli organizzatori hanno bisogno di un unico registro per evento che contenga fornitori, budget, decisioni e tempi.

Un registro per evento: fornitori, budget, cronoprogramma
Decisioni in attesa del cliente, con le date
Prezzi a persona che seguono il numero di ospiti
Costi dei fornitori e compenso dell'organizzatore indicati come concordati
Spesa impegnata rispetto al budget
Liste ospiti con esigenze alimentari e di accessibilità

Una pagina cliente con le decisioni da prendere

Ogni pagina evento mostra il cronoprogramma, i fornitori confermati e le decisioni ancora in attesa del cliente, con le date. I clienti aggiornano la lista ospiti con note su alimentazione e accessibilità e approvano planimetrie, menu e budget con una data registrata. I fornitori possono avere un accesso che mostra solo i loro orari di arrivo.

Crea un portale clienti per la mia agenzia di organizzazione eventi. Ogni evento ha un cronoprogramma, fornitori confermati, un elenco di 'decisioni richieste entro' con le date, una lista ospiti che i clienti possono modificare con note su alimentazione e accessibilità, e approvazioni di planimetrie, menu e budget registrate con una data. Consenti più accessi clienti per evento e accessi per i fornitori che vedono solo i propri orari di arrivo.

Preventivi che si ricalcolano a persona

Voci raggruppate per sede, catering a persona, audio-luci e allestimento; le voci a persona si ricalcolano con il numero di ospiti e indicano un minimo; opzioni standard e premium affiancate; una data di validità.

Crea un'app per preventivi per la mia attività di organizzazione eventi con voci raggruppate per sede, catering, bar, audio-luci e allestimento, prezzi a persona che si ricalcolano quando cambia il numero di ospiti con un minimo indicato, opzioni standard e premium affiancate, una data di validità e un pulsante di accettazione che registra la versione accettata.

Clienti e fornitori collegati agli eventi

Clienti aziendali ricorrenti con ogni evento passato e budget, un elenco di fornitori per categoria con le ultime tariffe quotate e note di affidabilità, una pipeline dalla richiesta al giorno dell'evento, e un follow-up prima dell'evento annuale di ogni cliente.

Crea un CRM per un organizzatore di eventi con aziende clienti e i loro eventi passati e budget, fornitori per categoria con le ultime tariffe quotate e note di affidabilità, una pipeline dalla richiesta alla proposta, contratto, acconto e giorno dell'evento, e una data di follow-up tre mesi prima dell'evento annuale di ogni cliente.

Saldo dovuto prima della serata

Fatture di acconto, intermedie e finali programmate rispetto alla data dell'evento, costi dei fornitori riportati come previsto dal contratto, compenso di gestione come somma o percentuale, ed extra del giorno fatturati dopo.

Crea la fatturazione per la mia agenzia di organizzazione eventi con fatture di acconto, intermedie e di saldo finale programmate a partire dalla data dell'evento (saldo dovuto 14 giorni prima), costi dei fornitori raggruppati per fornitore con un ricarico facoltativo, un compenso di organizzazione fisso o in percentuale del budget, e una fattura per gli extra post-evento.

Iscrizioni al convegno di un cliente

Pagine di iscrizione con tipi di biglietto o codici d'invito, domande su alimentazione e accessibilità nel modulo, pagine del programma modificabili fino al giorno stesso, capienza delle sessioni ed esportazione dei partecipanti per i badge.

Crea un sito di iscrizione per un convegno di un cliente con tipi di biglietto e codici riservati su invito, domande su alimentazione e accessibilità, una pagina del programma con sessioni parallele e capienza per sessione, ed esportazione dei partecipanti per i badge e il check-in.

Budget rispetto alla spesa impegnata

Eventi imminenti con attività aperte, spesa impegnata rispetto al budget per evento con segnalazione quando si avvicina al limite, acconti ricevuti e saldi da incassare su più eventi, e richieste per fonte e tipo di evento.

Crea una dashboard per la mia attività di organizzazione eventi che mostri gli eventi imminenti con attività aperte, la spesa impegnata rispetto al budget per evento con un avviso al 90%, gli acconti ricevuti e i saldi ancora da incassare, e le richieste per fonte e tipo di evento.

Sostituire la scaletta ricostruita ogni volta

Conserva fornitori, orari di arrivo e contatti nel registro dell'evento e genera da lì la scaletta. Quando cambia l'arrivo della squadra audio-luci, la modifica si fa una volta e ogni copia stampata è corretta. Inizia dal tuo prossimo evento invece di migrare l'intero ultimo anno.

Orari dei fornitori nell'evento
Scaletta generata, non riscritta
Si parte dal prossimo evento

Dati degli ospiti

Le liste ospiti includono nomi, esigenze alimentari e a volte note su accessibilità o salute. Richiedi che l'accesso sia limitato al cliente e al tuo team, e solo ai dati che un fornitore deve conoscere, come numeri e quantità di pasti per il catering. Verifica le norme sulla protezione dei dati dove operi.

Un prompt da cui partire

Crea un'app per la mia agenzia di organizzazione eventi. Ogni evento ha un cliente, una data, un budget, fornitori con costi e orari di arrivo, e un cronoprogramma. I clienti accedono per vedere le decisioni richieste entro una data, modificare la lista ospiti con le note sull'alimentazione e approvare menu e planimetrie. I preventivi prezzano il catering a persona e si ricalcolano con il numero di ospiti, e la dashboard mostra la spesa impegnata rispetto al budget per ogni evento.

Domande

I fornitori possono vedere la scaletta nel portale?

Sì. Chiedi accessi per i fornitori che vedono solo i propri orari di arrivo e i contatti per l'evento, separati da ciò che vede il cliente.

Le fatture possono mostrare i costi dei fornitori separati dal nostro compenso?

Sì. Le voci possono essere raggruppate per fornitore con una riga separata per il compenso di organizzazione. I pagamenti con carta richiedono un provider di pagamento che colleghi con il tuo account.

Possiamo gestire le iscrizioni al convegno di un cliente con il suo marchio?

Sì. Ogni pagina evento può riportare il nome e i colori del cliente, e con Pro può stare su un dominio personalizzato.

Un cliente può accettare online un preventivo?

Sì. Un pulsante di accettazione registra la data e la versione accettata e lo trasforma in un evento confermato.

Devo saper programmare?

No. Descrivi in chat come organizzi gli eventi e Mythex costruisce le app. Le modifichi chiedendo.

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