イベントごとに一つの記録で作るイベント企画ソフト

Mythexなら、イベント企画会社は、「決定期限」の一覧を備えた顧客ポータル、参加人数に応じて更新される一人あたりの見積もり、顧客と仕入先のCRM、企画料を別に示す段階的な請求書、カンファレンスの参加登録ページを作れます。イベントの企画方法を説明し、データベースと一緒に公開してください。

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調整こそが仕事

企画者は複数のカウントダウンを同時に動かしています。3週間後の発表会、5か月後のカンファレンス、8月に予約した12月のパーティーなどです。各イベントには会場、ケータリング、音響・照明の業者、花屋、出演者がいて、それぞれに契約と到着時刻があります。詳細はメール、仕入先のグループチャット、そのたびに作り直される進行表の文書に散らばっています。顧客はメニューや座席の決定に何週間もかけ、予算は小さな承認を重ねるうちに膨らみ、最終の残金はイベントが終わった後では回収が難しくなります。企画者には、仕入先、予算、決定事項、タイムラインを一つのイベントの記録にまとめる仕組みが必要です。

イベントごとに一つの記録：仕入先、予算、タイムライン
顧客の判断を待つ決定事項と期限
参加人数に応じて変わる一人あたりの料金
合意した仕入先の費用と企画料の表示
予算に対して確定した支出
食事やアクセスの配慮を含む参加者リスト

決定期限が見える顧客ページ

各イベントのページには、タイムライン、確定した仕入先、顧客の判断を待つ決定事項と期限を表示します。顧客は食事やアクセスの注意事項を含む参加者リストを更新し、会場図、メニュー、予算を日付つきで承認します。仕入先には、自分の到着時刻だけが見えるログインを発行できます。

イベント企画会社の顧客ポータルを作ってください。各イベントには、タイムライン、確定した仕入先、期限つきの「決定が必要な事項」の一覧、顧客が編集できる参加者リスト（食事とアクセスの注意付き）、会場図・メニュー・予算の承認を日付つきで記録する機能を設けます。イベントごとに複数の顧客のログインを許可し、仕入先は自分の到着時刻だけを見られるログインにしてください。

参加人数に応じて再計算される見積もり

会場、ケータリング、バー、音響、装飾ごとに項目をまとめます。一人あたりの項目は参加人数に応じて再計算し、最低人数を明記します。標準とプレミアムの選択肢を並べて示し、有効期限も記載します。

イベント企画会社の見積もりアプリを作ってください。会場、ケータリング、バー、音響、装飾ごとに項目をまとめます。参加人数が変わると再計算される一人あたりの料金を設け、最低人数を明記してください。標準とプレミアムの選択肢を並べて示し、有効期限を付け、承認を押すと承認された版が記録されるようにしてください。

イベントに紐づく顧客と仕入先

継続的な法人顧客については、過去のすべてのイベントと予算を記録します。仕入先はカテゴリごとに、直近の見積もり単価と信頼性のメモとともに管理します。問い合わせからイベント当日までのパイプラインを設け、顧客の毎年のイベントの3か月前にフォローアップの日付を入れます。

イベント企画会社の顧客管理を作ってください。法人の顧客ごとに、過去のイベントと予算を記録します。仕入先はカテゴリごとに、直近の見積もり単価と信頼性のメモとともに管理します。問い合わせ、提案、契約、手付金、イベント当日までのパイプラインを設け、顧客の毎年のイベントの3か月前にフォローアップの日付を設定してください。

当日より前に残金を請求

手付金、中間請求、最終残金の請求書を、イベントの日から逆算して予定します。仕入先の費用は仕入先ごとにまとめ、契約どおりに転嫁します。企画料は定額か予算に対する割合で示します。当日の追加費用は、イベントの後に請求します。

イベント企画会社の請求機能を作ってください。手付金、中間、最終残金の請求書を、イベントの日から逆算して予定します（残金の支払いは14日前）。仕入先の費用は仕入先ごとにまとめ、任意の利益率を加えられるようにします。企画料は定額または予算の割合で設定し、イベント後の追加費用の請求書も作ってください。

顧客のカンファレンスの参加登録

参加登録のページには、チケットの種類や招待コードを設けます。フォームには食事とアクセスに関する質問を入れます。アジェンダのページは当日まで変更でき、セッションごとの定員も設定します。名札と受付のために、参加者の一覧を書き出せるようにします。

顧客のイベント用のカンファレンス参加登録サイトを作ってください。チケットの種類と招待制のコードを設け、食事とアクセシビリティに関する質問を入れます。ブレイクアウトセッションとセッションごとの定員を含むアジェンダのページを作り、名札と受付のための参加者の書き出し機能を付けてください。

予算に対する確定した支出

開催予定のイベントと未完了のタスクを表示します。イベントごとに、確定した支出と予算を比べ、90%に近づくと警告します。複数のイベントにまたがる手付金と未払いの残金、問い合わせの経路とイベントの種類も表示します。

イベント企画会社のダッシュボードを作ってください。開催予定のイベントと未完了のタスクを表示し、イベントごとに確定した支出と予算を比べて、90%で警告を出します。受け取った手付金と未払いの残金、問い合わせの経路とイベントの種類ごとの件数も表示してください。

作り直していた進行表をやめる

仕入先、到着時刻、連絡先をイベントの記録に残し、進行表はそこから生成してください。音響業者の到着時刻が変わったら一度だけ変更すれば、印刷したすべての版が正しくなります。過去一年分を移行するのではなく、次のイベントから始めてください。

イベントに仕入先の時刻を残す
進行表は手で作らず生成する
次のイベントから始める

参加者のデータ

参加者リストには、名前、食事の必要性、場合によってはアクセスや健康に関するメモが含まれます。アクセスは顧客と自分のチームに限定し、仕入先には必要な情報だけを渡してください。例えば、ケータリング業者には人数と食事の数だけです。事業を行う場所の個人情報保護のルールを確認してください。

ここから始められるプロンプト

イベント企画会社のアプリを作ってください。各イベントには、顧客、日付、予算、費用と到着時刻のある仕入先、タイムラインがあります。顧客はログインして、決定期限を確認し、参加者リストを食事の注意付きで編集し、メニューと会場図を承認します。見積もりはケータリングを一人あたりで計算し、参加人数に応じて再計算します。ダッシュボードは、イベントごとの確定した支出と予算を表示してください。

よくある質問

仕入先はポータルで進行表を見られますか？

はい。仕入先のログインを作り、そのイベントの自分の到着時刻と連絡先だけを見られるようにできます。顧客に見せる内容とは分けられます。

請求書で、仕入先の費用と当社の料金を分けて示せますか？

はい。明細は仕入先ごとにまとめ、企画料は別の行にできます。カード払いには、自分のアカウントで接続した決済サービスが必要です。

顧客のカンファレンスの参加登録を、顧客のブランドで運営できますか？

はい。イベントのページには、顧客の名前と色を載せられます。Proプランでは独自ドメインで公開することもできます。

顧客はオンラインで見積もりを承認できますか？

はい。承認ボタンを押すと、承認した日付と版が記録され、確定したイベントになります。

プログラミングは必要ですか？

いいえ。イベントの進め方をチャットで説明すれば、Mythexがアプリを作成します。調整もチャットで頼めます。

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