Etkinlik Planlama Yazılımı: Her Etkinlik İçin Tek Kayıttan Oluşturulan Uygulama

Mythex ile bir etkinlik planlama şirketi; 'karar verilmesi gerekenler' listesi olan bir müşteri portalı, misafir sayısıyla güncellenen kişi başı fiyatlı teklifler, müşteri ve tedarikçiler için bir CRM, sizin ücretinizin ayrı gösterildiği aşamalı faturalar ve konferanslar için kayıt sayfaları kurabilir. Etkinliklerinizi nasıl planladığınızı anlatın, bir veritabanıyla yayımlayın.

Ücretsiz yapmaya başla

Koordinasyon işin ta kendisidir

Bir planlamacı aynı anda birden çok geri sayımı yürütür: üç hafta sonraki bir lansman, beş ay sonraki bir konferans, ağustosta rezerve edilmiş bir aralık partisi. Her etkinliğin bir mekânı, catering firması, ses ve ışık ekibi, çiçekçisi ve eğlencesi vardır; her birinin kendi sözleşmesi ve varış saati vardır. Ayrıntılar e-postada, tedarikçi grup sohbetlerinde ve her seferinde bir belgede yeniden yazılan bir çalışma çizelgesinde durur. Müşteriler menü ve oturma düzeni kararlarını haftalarca bekletir, bütçeler küçük onaylarla şişer ve gece bittikten sonra son bakiyeyi tahsil etmek zordur. Planlamacıların her etkinlik için tedarikçileri, bütçeyi, kararları ve zamanlamayı tutan tek bir kayda ihtiyacı vardır.

Etkinlik başına tek kayıt: tedarikçiler, bütçe, zaman çizelgesi
Tarihli, müşteriden beklenen kararlar
Misafir sayısını izleyen kişi başı fiyatlandırma
Anlaşıldığı gibi gösterilen tedarikçi maliyetleri ve planlama ücreti
Bütçeye karşı taahhüt edilen harcama
Beslenme ve erişim ihtiyaçlarıyla misafir listeleri

Vadesi gelen kararların olduğu bir müşteri sayfası

Her etkinlik sayfası zaman çizelgesini, onaylanmış tedarikçileri ve müşteriden beklenen kararları tarihleriyle gösterir. Müşteriler misafir listesini beslenme ve erişim notlarıyla günceller; kat planlarını, menüleri ve bütçeleri kayıtlı bir tarihle onaylar. Tedarikçiler yalnızca kendi varış saatlerini gösteren bir girişe sahip olabilir.

Etkinlik planlama şirketim için bir müşteri portalı kur. Her etkinlikte bir zaman çizelgesi, onaylanmış tedarikçiler, tarihli 'karar verilmesi gerekenler' listesi, beslenme ve erişilebilirlik notlarıyla müşterilerin düzenleyebileceği bir misafir listesi ve kat planları, menüler ve bütçelerin tarihli onayları olsun. Etkinlik başına birden çok müşteri girişine izin ver ve tedarikçi girişlerinde yalnızca kendi varış bilgilerini göster.

Kişi başına yeniden hesaplanan teklifler

Mekâna, kişi başı catering'e, ses ve ışığa ve dekora göre gruplanmış kalemler; misafir sayısıyla yeniden hesaplanan kişi başı satırlar ve bir asgari tutar; standart ve premium seçenekler yan yana; bir geçerlilik tarihi.

Etkinlik planlama işim için bir teklif uygulaması oluştur: mekân, catering, bar, ses ve ışık ve dekor olarak gruplanmış kalemler; misafir sayısı değiştiğinde yeniden hesaplanan ve belirtilmiş bir asgari tutarı olan kişi başı fiyatlandırma; yan yana standart ve premium seçenekler; bir geçerlilik tarihi ve kabul edilen sürümü kaydeden bir kabul düğmesi.

Etkinliklere bağlı müşteriler ve tedarikçiler

Her geçmiş etkinliği ve bütçesiyle tekrar eden kurumsal müşteriler; kategorilere göre tedarikçi listesi, son teklif edilen fiyatlar ve güvenilirlik notları; başvurudan etkinlik gününe kadar bir satış hattı ve her müşterinin yıllık etkinliğinden üç ay önce bir takip.

Bir etkinlik planlamacısı için CRM yap: müşteri şirketleri ve geçmiş etkinlikleri ile bütçeleri, kategoriye göre tedarikçiler ve son teklif edilen fiyatlar ile güvenilirlik notları, başvurudan teklife, sözleşmeye, kapora ve etkinlik gününe kadar bir satış hattı ve her müşterinin yıllık etkinliğinden üç ay önce bir takip tarihi.

Gece olmadan önce vadesi gelen bakiye

Etkinlik tarihine göre planlanan kapora, ara ve son faturalar; sözleşmeye göre tedarikçi maliyetlerinin aktarılması; sabit tutar ya da yüzde olarak yönetim ücreti; etkinlik günü ek hizmetlerin sonradan faturalanması.

Etkinlik planlama şirketim için faturalandırma kur: etkinlik tarihinden planlanmış kapora, ara ve son bakiye faturaları (bakiye 14 gün önce vadeli), isteğe bağlı kâr marjıyla tedarikçiye göre gruplanmış tedarikçi maliyetleri, bütçenin sabit ya da yüzde olarak planlama ücreti ve etkinlik sonrası ek hizmet faturası.

Bir müşterinin konferansı için kayıt

Bilet tipleri ya da davet kodları olan kayıt sayfaları; formda beslenme ve erişim soruları; gün içine kadar değişebilen gündem sayfaları; oturum kapasiteleri ve rozetler için katılımcı dışa aktarımları.

Bir müşterinin etkinliği için bir konferans kayıt sitesi oluştur: bilet tipleri ve yalnızca davetle kullanılan kodlar, beslenme ve erişilebilirlik soruları, paralel oturumlar ve oturum başına kapasite içeren bir gündem sayfası ve isim rozetleri ile giriş için katılımcı dışa aktarımı.

Taahhüt edilen harcamayla bütçe

Açık görevleri olan yaklaşan etkinlikler; etkinlik başına bütçeye karşı taahhüt edilen harcama, limite yakın olanlar işaretli; etkinlikler arasında alınan kaporalar ve kalan bakiyeler; kaynağa ve türe göre başvurular.

Etkinlik planlama işim için açık görevleri olan yaklaşan etkinlikleri, etkinlik başına bütçeye karşı taahhüt edilen harcamayı (%90'da uyarı ile), alınan kaporaları ve kalan bakiyeleri, kaynağa ve etkinlik türüne göre başvuruları gösteren bir gösterge paneli yap.

Yeniden hazırlanan çalışma çizelgesinin yerine

Tedarikçileri, varış saatlerini ve iletişim kişilerini etkinlik kaydında tutun ve çalışma çizelgesini oradan oluşturun. Ses ve ışık ekibinin varış saati değiştiğinde bir kez değişir ve basılı her kopya doğru olur. Geçmiş bir yılı taşımak yerine bir sonraki etkinlikle başlayın.

Etkinlikte tedarikçi zamanlamaları
Yazılmış değil, üretilen çalışma çizelgesi
Bir sonraki etkinlikle başlayın

Misafir verileri

Misafir listeleri adları, beslenme ihtiyaçlarını ve bazen erişim ya da sağlık notlarını içerir. Erişimi müşteriyle ve ekibinizle sınırlandırın ve yalnızca bir tedarikçinin ihtiyaç duyduğu ayrıntıları paylaşın; örneğin catering için sayılar ve beslenme adetleri. Faaliyet gösterdiğiniz yerdeki veri koruma kurallarını kontrol edin.

Başlangıç için bir istem

Etkinlik planlama şirketim için bir uygulama yap. Her etkinliğin bir müşterisi, tarihi, bütçesi, maliyetleri ve varış saatleri olan tedarikçileri ve bir zaman çizelgesi olsun. Müşteriler karar tarihlerini görmek, misafir listesini beslenme notlarıyla düzenlemek ve menüleri ile kat planlarını onaylamak için giriş yapsın. Teklifler catering'i kişi başı fiyatlandırsın ve misafir sayısıyla yeniden hesaplansın; gösterge paneli her etkinlik için taahhüt edilen harcamayı bütçeyle karşılaştırsın.

Sorular

Tedarikçiler portaldaki çalışma çizelgesini görebilir mi?

Evet. Tedarikçilerin müşterinin gördüğünden ayrı olarak, yalnızca kendi varış saatlerini ve etkinlik iletişim kişilerini gördüğü girişler isteyebilirsiniz.

Faturalar tedarikçi maliyetlerini bizim ücretimizden ayrı gösterebilir mi?

Evet. Kalemler tedarikçiye göre, ayrı bir planlama ücreti satırıyla gruplanabilir. Kart ödemeleri, kendi hesabınızla bağladığınız bir ödeme sağlayıcısı gerektirir.

Bir müşterinin konferansının kaydını onların markasıyla yürütebilir miyiz?

Evet. Her etkinlik sayfası müşterinin adını ve renklerini taşıyabilir; Pro planında özel bir alan adında yer alabilir.

Bir müşteri teklifi çevrimiçi kabul edebilir mi?

Evet. Kabul düğmesi, kabul edilen tarihi ve sürümü kaydeder ve teyit edilmiş bir etkinliğe dönüştürür.

Kod yazmam gerekir mi?

Hayır. Etkinliklerinizi nasıl yürüttüğünüzü sohbette anlatırsınız, Mythex uygulamaları oluşturur. Değişiklikleri isteyerek yaparsınız.

Yapay zekayla uygulama yapmanın diğer yolları

Mythex · Pricing · Yapay zekayla her şeyi yapın · Web sitesi ve uygulama şablonları · Mythex karşılaştırmaları · Yapay zekayla uygulama geliştirme sözlüğü · Yapay zekayla uygulama geliştirme için ücretsiz araçlar · English