ইভেন্ট প্ল্যানিং সফটওয়্যার, প্রতি ইভেন্টের জন্য একটি রেকর্ড দিয়ে তৈরি
Mythex দিয়ে একটি ইভেন্ট প্ল্যানিং কোম্পানি এমন একটি ক্লায়েন্ট পোর্টাল বানাতে পারে যেখানে থাকবে ‘সিদ্ধান্ত কবে দরকার’ তালিকা, অতিথির সংখ্যা অনুযায়ী হালনাগাদ হওয়া মাথাপিছু কোট, ক্লায়েন্ট ও সাপ্লায়ারদের CRM, আলাদাভাবে আপনার ফি দেখানো ধাপে ধাপে ইনভয়েস, এবং কনফারেন্সের জন্য রেজিস্ট্রেশন পাতা। আপনি কীভাবে ইভেন্ট পরিচালনা করেন তা বর্ণনা করুন এবং ডাটাবেসসহ প্রকাশ করুন।
সমন্বয়ই আসল কাজ
একজন প্ল্যানারকে একসঙ্গে কয়েকটি সময়সীমা সামলাতে হয়: তিন সপ্তাহ পরের একটি লঞ্চ, পাঁচ মাস পরের একটি কনফারেন্স, আগস্টে বুক করা ডিসেম্বরের একটি পার্টি। প্রতিটি ইভেন্টে থাকে ভেন্যু, ক্যাটারার, AV ক্রু, ফুলের দোকান ও বিনোদন, যার প্রত্যেকের আলাদা চুক্তি ও আসার সময় থাকে। তথ্য থাকে ইমেইলে, সাপ্লায়ারদের গ্রুপ চ্যাটে, আর প্রতিবার নতুন করে নথিতে তৈরি হওয়া রান শিটে। ক্লায়েন্টরা মেনু ও বসার ব্যবস্থার সিদ্ধান্তে কয়েক সপ্তাহ আটকে থাকেন, ছোট ছোট অনুমোদনে বাজেট বাড়তে থাকে, আর ইভেন্টের পরে বাকি টাকা আদায় কঠিন হয়। একজন প্ল্যানারের দরকার প্রতিটি ইভেন্টের জন্য একটি রেকর্ড, যেখানে থাকবে সাপ্লায়ার, বাজেট, সিদ্ধান্ত ও সময়সূচি।
- প্রতি ইভেন্টের একটি রেকর্ড: সাপ্লায়ার, বাজেট, সময়সূচি
- ক্লায়েন্টের অপেক্ষায় থাকা সিদ্ধান্ত, তারিখসহ
- অতিথির সংখ্যা অনুযায়ী মাথাপিছু মূল্য
- সাপ্লায়ারের খরচ ও পরিকল্পনা ফি চুক্তি অনুযায়ী দেখানো
- বাজেটের বিপরীতে প্রতিশ্রুত খরচ
- খাদ্য ও প্রবেশাধিকারের প্রয়োজনসহ অতিথি তালিকা
সিদ্ধান্তের তারিখসহ একটি ক্লায়েন্ট পাতা
প্রতিটি ইভেন্টের পাতায় দেখা যায় সময়সূচি, নিশ্চিত সাপ্লায়ার, আর তারিখসহ সেই সিদ্ধান্তগুলো যা এখনও ক্লায়েন্টের অপেক্ষায়। ক্লায়েন্ট খাদ্য ও প্রবেশাধিকারের নোটসহ অতিথি তালিকা হালনাগাদ করতে পারেন, এবং ফ্লোর প্ল্যান, মেনু ও বাজেট তারিখসহ অনুমোদন করতে পারেন। প্রতি ইভেন্টে একাধিক ক্লায়েন্ট লগইন থাকতে পারে, আর সাপ্লায়াররা লগইন করে শুধু নিজের আসার সময় দেখতে পারেন।
আমার ইভেন্ট প্ল্যানিং কোম্পানির জন্য একটি ক্লায়েন্ট পোর্টাল বানান। প্রতিটি ইভেন্টে থাকবে একটি সময়সূচি, নিশ্চিত সাপ্লায়ার, তারিখসহ ‘সিদ্ধান্ত কবে দরকার’ তালিকা, ক্লায়েন্টরা সম্পাদনা করতে পারবেন এমন অতিথি তালিকা যেখানে খাদ্য ও প্রবেশাধিকারের নোট থাকবে, এবং ফ্লোর প্ল্যান, মেনু ও বাজেটের অনুমোদন তারিখসহ রেকর্ড হবে। প্রতি ইভেন্টে একাধিক ক্লায়েন্ট লগইন অনুমোদন করুন, আর সাপ্লায়ার লগইনে শুধু তাদের নিজের আসার বিবরণ দেখা যাবে।
মাথাপিছু হিসেবে হালনাগাদ হওয়া কোট
ভেন্যু, মাথাপিছু ক্যাটারিং, AV ও ডেকরেশন অনুযায়ী ভাগ করা লাইন আইটেম; মাথাপিছু লাইনগুলো অতিথির সংখ্যা অনুযায়ী হিসাব হয় এবং ন্যূনতম সংখ্যা উল্লেখ থাকে; স্ট্যান্ডার্ড ও প্রিমিয়াম বিকল্প পাশাপাশি; এবং একটি বৈধতার তারিখ।
আমার ইভেন্ট প্ল্যানিং ব্যবসার জন্য একটি কোট অ্যাপ বানান, যেখানে লাইনগুলো ভেন্যু, ক্যাটারিং, বার, AV ও ডেকরেশন অনুযায়ী ভাগ থাকবে; মাথাপিছু মূল্য অতিথির সংখ্যা বদলালে হিসাব হবে এবং ন্যূনতম সংখ্যা উল্লেখ থাকবে; স্ট্যান্ডার্ড ও প্রিমিয়াম বিকল্প পাশাপাশি থাকবে; একটি বৈধতার তারিখ থাকবে; এবং ‘গ্রহণ’ বোতাম চাপলে কোন সংস্করণ গৃহীত হয়েছে তা রেকর্ড হবে।
ক্লায়েন্ট ও সাপ্লায়ার, ইভেন্টের সঙ্গে যুক্ত
নিয়মিত কর্পোরেট ক্লায়েন্টদের সব আগের ইভেন্ট ও বাজেটসহ রেকর্ড, ক্যাটেগরি অনুযায়ী সাপ্লায়ার তালিকা যেখানে শেষ কোটের দর ও নির্ভরযোগ্যতার নোট থাকে, অনুসন্ধান থেকে ইভেন্টের দিন পর্যন্ত একটি পাইপলাইন, এবং প্রতি ক্লায়েন্টের বার্ষিক ইভেন্টের তিন মাস আগে ফলো-আপ।
একটি ইভেন্ট প্ল্যানারের জন্য একটি CRM বানান, যেখানে থাকবে ক্লায়েন্ট কোম্পানি ও তাদের আগের ইভেন্ট ও বাজেট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী সাপ্লায়ার যেখানে শেষ কোটের দর ও নির্ভরযোগ্যতার নোট থাকবে, অনুসন্ধান থেকে প্রস্তাব, চুক্তি, অগ্রিম ও ইভেন্টের দিন পর্যন্ত একটি পাইপলাইন, এবং প্রতি ক্লায়েন্টের বার্ষিক ইভেন্টের তিন মাস আগে একটি ফলো-আপের তারিখ।
ইভেন্টের আগেই বাকি টাকা
অগ্রিম, মধ্যবর্তী ও চূড়ান্ত ইনভয়েস ইভেন্টের তারিখ ধরে নির্ধারিত, চুক্তি অনুযায়ী সাপ্লায়ারের খরচ হুবহু পাস করা, পরিকল্পনা ফি একটি নির্দিষ্ট অঙ্ক বা শতাংশ হিসেবে, এবং অনুষ্ঠানের দিনের অতিরিক্ত খরচ পরে বিল করা।
আমার ইভেন্ট প্ল্যানিং কোম্পানির জন্য ইনভয়েসিং বানান, যেখানে অগ্রিম, মধ্যবর্তী ও চূড়ান্ত ব্যালেন্স ইনভয়েস ইভেন্টের তারিখ থেকে নির্ধারিত হবে (ব্যালেন্সের মেয়াদ ইভেন্টের ১৪ দিন আগে), সাপ্লায়ারের খরচ সাপ্লায়ার অনুযায়ী ভাগ করা থাকবে এবং ঐচ্ছিক মার্কআপ থাকবে, পরিকল্পনা ফি নির্দিষ্ট বা বাজেটের শতাংশ হবে, এবং ইভেন্টের পরে অতিরিক্ত খরচের একটি ইনভয়েস থাকবে।
ক্লায়েন্টের কনফারেন্সের জন্য রেজিস্ট্রেশন
টিকিটের ধরন বা শুধু আমন্ত্রিতদের কোডসহ রেজিস্ট্রেশন পাতা, ফর্মে খাদ্য ও প্রবেশাধিকারের প্রশ্ন, এজেন্ডা পাতা যা দিনের আগ পর্যন্ত বদলানো যায়, প্রতিটি সেশনের ধারণক্ষমতা, এবং ব্যাজ ও চেক-ইনের জন্য অংশগ্রহণকারীদের তালিকা রপ্তানি।
একটি ক্লায়েন্ট ইভেন্টের জন্য একটি কনফারেন্স রেজিস্ট্রেশন সাইট বানান, যেখানে টিকিটের ধরন ও শুধু আমন্ত্রিতদের কোড থাকবে, খাদ্য ও প্রবেশাধিকারের প্রশ্ন থাকবে, ব্রেকআউট সেশনসহ এজেন্ডা পাতা থাকবে এবং প্রতি সেশনের ধারণক্ষমতা থাকবে, আর নাম-ব্যাজ ও চেক-ইনের জন্য অংশগ্রহণকারীদের তালিকা রপ্তানি করা যাবে।
বাজেটের বিপরীতে প্রতিশ্রুত খরচ
খোলা কাজসহ আসন্ন ইভেন্ট, প্রতি ইভেন্টের প্রতিশ্রুত খরচ বাজেটের বিপরীতে যা সীমার কাছাকাছি গেলে চিহ্নিত হয়, সব ইভেন্ট জুড়ে অগ্রিম ও বাকি ব্যালেন্স, এবং উৎস ও ইভেন্টের ধরন অনুযায়ী অনুসন্ধান।
আমার ইভেন্ট প্ল্যানিং ব্যবসার জন্য একটি ড্যাশবোর্ড বানান, যেখানে থাকবে খোলা কাজসহ আসন্ন ইভেন্ট, প্রতি ইভেন্টে প্রতিশ্রুত খরচ বনাম বাজেট যেখানে ৯০% হলে সতর্কবার্তা থাকবে, পাওয়া অগ্রিম ও বাকি ব্যালেন্স, এবং উৎস ও ইভেন্টের ধরন অনুযায়ী অনুসন্ধান।
হাতে লেখা রান শিটের জায়গায় একটি ব্যবস্থা
সাপ্লায়ার, তাদের আসার সময় ও যোগাযোগের তথ্য ইভেন্টের রেকর্ডে রাখুন, আর রান শিট সেখান থেকে তৈরি করুন। AV ক্রুর আসার সময় বদলালে একবার বদলালেই হবে, আর ছাপানো প্রতিটি কপিও ঠিক থাকবে। গত এক বছরের সব তথ্য স্থানান্তর না করে আপনার পরের ইভেন্ট দিয়ে শুরু করুন।
- ইভেন্টে সাপ্লায়ারদের সময়
- রান শিট তৈরি হবে, হাতে টাইপ নয়
- পরের ইভেন্ট দিয়ে শুরু
অতিথির তথ্য
অতিথি তালিকায় নাম, খাদ্যের প্রয়োজন এবং কখনও কখনও প্রবেশাধিকার বা স্বাস্থ্যের নোট থাকে। প্রবেশাধিকার শুধু ক্লায়েন্ট ও আপনার দলের মধ্যে সীমিত রাখুন, আর সাপ্লায়ারের যতটুকু দরকার ততটুকুই দিন, যেমন ক্যাটারারের জন্য সংখ্যা ও খাদ্যের গণনা। আপনি যেখানে কাজ করেন সেখানকার ডেটা সুরক্ষার নিয়ম যাচাই করুন।
শুরু করার জন্য একটি প্রম্পট
আমার ইভেন্ট প্ল্যানিং কোম্পানির জন্য একটি অ্যাপ বানান। প্রতি ইভেন্টে থাকবে একজন ক্লায়েন্ট, তারিখ, বাজেট, খরচ ও আসার সময়সহ সাপ্লায়ার, এবং একটি সময়সূচি। ক্লায়েন্টরা লগইন করে ‘সিদ্ধান্ত কবে দরকার’ তারিখ দেখবেন, খাদ্যের নোটসহ অতিথি তালিকা সম্পাদনা করবেন এবং মেনু ও ফ্লোর প্ল্যান অনুমোদন করবেন। কোট ক্যাটারিং মাথাপিছু হিসেবে দাম ধরবে ও অতিথির সংখ্যা অনুযায়ী হালনাগাদ হবে, আর ড্যাশবোর্ড প্রতি ইভেন্টে বাজেটের বিপরীতে প্রতিশ্রুত খরচ দেখাবে।
প্রশ্নোত্তর
সাপ্লায়াররা কি পোর্টালে রান শিট দেখতে পারবেন?
হ্যাঁ। সাপ্লায়ারদের জন্য আলাদা লগইন চাইতে পারেন, যেখানে তারা শুধু ইভেন্টে তাদের নিজের আসার সময় ও যোগাযোগ দেখবেন, যা ক্লায়েন্ট দেখেন তার থেকে আলাদা।
ইনভয়েসে কি সাপ্লায়ারের খরচ আমাদের ফি থেকে আলাদা দেখানো যাবে?
হ্যাঁ। লাইন আইটেম সাপ্লায়ার অনুযায়ী ভাগ করা যায়, আর আলাদা পরিকল্পনা ফির একটি লাইন থাকে। কার্ডে পেমেন্ট নিতে আপনার নিজের অ্যাকাউন্টে যুক্ত একটি পেমেন্ট প্রদানকারী লাগবে।
একটি ক্লায়েন্টের কনফারেন্সের রেজিস্ট্রেশন কি তাদের ব্র্যান্ডে চালানো যাবে?
হ্যাঁ। প্রতিটি ইভেন্ট পাতায় ক্লায়েন্টের নাম ও রং থাকতে পারে, আর Pro প্ল্যানে এটি নিজস্ব ডোমেইনেও থাকতে পারে।
ক্লায়েন্ট কি অনলাইনে কোট গ্রহণ করতে পারবেন?
হ্যাঁ। ‘গ্রহণ’ বোতাম তারিখ ও গৃহীত সংস্করণ রেকর্ড করে এবং সেটিকে একটি নিশ্চিত ইভেন্টে পরিণত করে।
আমাকে কি কোড লিখতে হবে?
না। চ্যাটে আপনি কীভাবে ইভেন্ট পরিচালনা করেন তা বর্ণনা করেন, আর Mythex অ্যাপ বানিয়ে দেয়। প্রয়োজনে আপনি চ্যাটে বলে এগুলো বদলাতে পারেন।
AI দিয়ে বানানোর আরও উপায়
- ব্যর্থ পুনঃপ্রকাশ কখনো চালু থাকা ব্যাকএন্ড মোছে না
- প্রতিটি ধরনের ব্যবসার জন্য একটি ল্যান্ডিং পেজ
- প্রতিটি প্রজেক্টের জন্য একটি ব্যক্তিগত ওয়ার্কস্পেস ও লাইভ প্রিভিউ
- সতর্কবার্তা একবার যায়, প্রতি সার্ভারে একবার নয়
- অটো-রিলোড: ক্রেডিট কমে গেলে আপনার প্রকাশিত অ্যাপ চালু রাখুন
- অপেক্ষা না করিয়ে বড় ওয়ার্কস্পেসে যাওয়া
- ডাটাবেসের বিল হোক, তারা আসলে যতটুকু ব্যবহার করে
- Claude, Cursor বা Codex থেকে Mythex অ্যাপ বানান
- পাবলিশের পরপরই ক্র্যাশ করা অ্যাপ ধরা
- চেকপয়েন্ট: এজেন্টের যেকোনো পরিবর্তন আনডু করুন
Mythex · Pricing · AI দিয়ে যা খুশি বানান · ওয়েবসাইট ও অ্যাপের টেমপ্লেট · Mythex-এর তুলনা · AI অ্যাপ তৈরির শব্দকোষ · AI অ্যাপ তৈরির বিনামূল্যের টুল · English