Programari per a organització d'esdeveniments amb un sol registre per esdeveniment

Mythex permet a una empresa d'organització d'esdeveniments construir un portal de clients amb una llista de «decisions pendents per a», pressupostos per persona que s'actualitzen amb el nombre de convidats, un CRM per a clients i proveïdors, factures per fases amb els teus honoraris mostrats per separat, i pàgines d'inscripció per a congressos. Descriu com organitzes els esdeveniments i publica-ho amb una base de dades.

Comença a crear gratis

La coordinació és la feina

Un organitzador porta diverses comptes enrere alhora: un llançament d'aquí a tres setmanes, un congrés d'aquí a cinc mesos, una festa de desembre reservada a l'agost. Cada esdeveniment té un lloc, un servei de càtering, un equip d'audiovisuals, una floristeria i l'espectacle, cadascun amb el seu contracte i hora d'arribada. Els detalls són al correu, en grups de xat dels proveïdors i en un full de ruta que es reconstrueix en un document cada vegada. Els clients dubten sobre el menú i la distribució de les taules durant setmanes, els pressupostos s'inflen amb petites aprovacions, i el saldo final és difícil de cobrar un cop acabada la nit. Els organitzadors necessiten un registre per esdeveniment que reculli proveïdors, pressupost, decisions i horaris.

Un registre per esdeveniment: proveïdors, pressupost, calendari
Decisions pendents del client, amb dates
Preus per persona que segueixen el nombre de convidats
Costos dels proveïdors i honoraris de planificació mostrats tal com s'han acordat
Despesa compromesa comparada amb el pressupost
Llistes de convidats amb necessitats dietètiques i d'accessibilitat

Una pàgina de client amb decisions pendents

Cada pàgina d'esdeveniment mostra el calendari, els proveïdors confirmats i les decisions que encara esperen el client amb dates. Els clients actualitzen la llista de convidats amb notes dietètiques i d'accessibilitat, i aproven plànols, menús i pressupostos amb una data registrada. Els proveïdors poden tenir un inici de sessió que només mostra les seves hores d'arribada.

Construeix un portal de clients per a la meva empresa d'organització d'esdeveniments. Cada esdeveniment té un calendari, proveïdors confirmats, una llista de «decisions pendents per a» amb dates, una llista de convidats que els clients poden editar amb notes dietètiques i d'accessibilitat, i aprovacions de plànols, menús i pressupostos registrades amb una data. Permet diversos inicis de sessió de client per esdeveniment i inicis de sessió de proveïdors que només vegin les seves dades d'arribada.

Pressupostos que es recalculen per persona

Partides agrupades per lloc, càtering per persona, audiovisuals i decoració; les partides per persona es recalculen amb el nombre de convidats i indiquen un mínim; opcions estàndard i premium una al costat de l'altra; i una data de validesa.

Crea una aplicació de pressupostos per al meu negoci d'organització d'esdeveniments amb partides agrupades per lloc, càtering, barra, audiovisuals i decoració, preu per persona que es recalcula quan canvia el nombre de convidats amb un mínim indicat, opcions estàndard i premium una al costat de l'altra, una data de validesa, i un botó d'acceptació que registri la versió acceptada.

Clients i proveïdors vinculats als esdeveniments

Clients corporatius habituals amb cada esdeveniment i pressupost anterior, una llista de proveïdors per categoria amb les últimes tarifes i notes de fiabilitat, un pipeline des de la consulta fins al dia de l'esdeveniment, i un seguiment abans que arribi l'esdeveniment anual de cada client.

Fes un CRM per a un organitzador d'esdeveniments amb empreses clients i els seus esdeveniments i pressupostos anteriors, proveïdors per categoria amb les últimes tarifes pressupostades i notes de fiabilitat, un pipeline des de la consulta fins a la proposta, el contracte, la bestreta i el dia de l'esdeveniment, i una data de seguiment tres mesos abans de l'esdeveniment anual de cada client.

Saldo pendent abans de la nit

Factures de bestreta, intermèdia i final programades segons la data de l'esdeveniment, costos dels proveïdors traslladats tal com indica el contracte, una comissió de gestió com a import fix o percentatge, i els extres del dia facturats després.

Construeix la facturació per a la meva empresa d'organització d'esdeveniments amb factures de bestreta, intermèdia i de saldo final programades a partir de la data de l'esdeveniment (saldo pendent 14 dies abans), costos dels proveïdors agrupats per proveïdor amb un recàrrec opcional, honoraris de planificació fixos o com a percentatge del pressupost, i una factura d'extres posterior a l'esdeveniment.

Inscripcions per al congrés d'un client

Pàgines d'inscripció amb tipus d'entrada o codis d'invitació, preguntes dietètiques i d'accessibilitat al formulari, pàgines d'agenda que es poden canviar fins al dia, capacitats per sessió i exportacions d'assistents per als distintius.

Crea un lloc d'inscripció a un congrés per a un esdeveniment de client amb tipus d'entrada i codis només per a convidats, preguntes dietètiques i d'accessibilitat, una pàgina d'agenda amb sessions paral·leles i capacitat per sessió, i una exportació d'assistents per als distintius amb el nom i el control d'accés.

Pressupost contra despesa compromesa

Esdeveniments propers amb tasques obertes, despesa compromesa contra pressupost per esdeveniment amb un avís a prop del límit, bestretes i saldos pendents de tots els esdeveniments, i consultes per font i tipus.

Fes un tauler per a la meva empresa d'organització d'esdeveniments que mostri els esdeveniments propers amb tasques obertes, la despesa compromesa contra el pressupost per esdeveniment amb un avís al 90%, les bestretes rebudes i els saldos pendents, i les consultes per font i tipus d'esdeveniment.

Substitueix el full de ruta refet

Guarda els proveïdors, les hores d'arribada i els contactes al registre de l'esdeveniment i genera el full de ruta a partir d'aquí. Quan l'arribada de l'equip d'audiovisuals canvia, es modifica una sola vegada i totes les còpies impreses són correctes. Comença amb el teu proper esdeveniment en lloc de migrar tot l'any anterior.

Horaris dels proveïdors a l'esdeveniment
Full de ruta generat, no escrit a mà
Comença pel proper esdeveniment

Dades dels convidats

Les llistes de convidats inclouen noms, necessitats dietètiques i de vegades notes d'accés o de salut. Demana que l'accés es limiti al client i al teu equip, i només les dades que necessita un proveïdor, com els números i els recomptes de dietes per al servei de càtering. Revisa les normes de protecció de dades del lloc on operes.

Un prompt per començar

Construeix una aplicació per a la meva empresa d'organització d'esdeveniments. Cada esdeveniment té un client, una data, un pressupost, proveïdors amb costos i hores d'arribada, i un calendari. Els clients entren per veure les decisions amb data límit, editar la llista de convidats amb notes dietètiques i aprovar menús i plànols. Els pressupostos calculen el càtering per persona i es recalculen amb el nombre de convidats, i el tauler mostra la despesa compromesa contra el pressupost per esdeveniment.

Preguntes

Els proveïdors poden veure el full de ruta al portal?

Sí. Demana inicis de sessió per a proveïdors que només vegin les seves pròpies hores d'arribada i els contactes de l'esdeveniment, separats del que veu el client.

Les factures poden mostrar els costos dels proveïdors per separat dels nostres honoraris?

Sí. Les partides es poden agrupar per proveïdor amb una línia separada d'honoraris de planificació. Els pagaments amb targeta necessiten un proveïdor de pagaments que connectes amb el teu propi compte.

Podem gestionar les inscripcions al congrés d'un client amb la seva marca?

Sí. Cada pàgina d'esdeveniment pot dur el nom i els colors del client, i al pla Pro pot estar en un domini propi.

Un client pot acceptar un pressupost en línia?

Sí. Un botó d'acceptació registra la data i la versió acceptada i la converteix en un esdeveniment confirmat.

Necessito saber programar?

No. Descrius com organitzes els esdeveniments al xat i Mythex construeix les aplicacions. Les ajustes demanant-ho.

Més maneres de crear amb IA

Mythex · Pricing · Crea qualsevol cosa amb IA · Plantilles de llocs web i aplicacions · Mythex comparat · Glossari de creació d’aplicacions amb IA · Eines gratuïtes per crear aplicacions amb IA · English