Eventsoftware gebouwd uit één dossier per evenement

Mythex laat een evenementenbureau een klantportaal bouwen met een lijst 'beslissingen nodig vóór', offertes die per persoon worden geprijsd en meelopen met het aantal gasten, een CRM voor klanten en leveranciers, gefaseerde facturen waarop je fee apart staat, en registratiepagina's voor conferenties. Beschrijf hoe je evenementen organiseert en publiceer met een database.

Begin gratis met bouwen

Coördinatie is het werk

Een planner loopt meerdere aftellingen tegelijk: een lancering over drie weken, een conferentie over vijf maanden, een decemberfeest dat in augustus is geboekt. Elk evenement heeft een locatie, cateraar, AV-team, bloemist en entertainment, elk met een eigen contract en aankomsttijd. De details staan in mails, groepschats met leveranciers en een draaiboek dat elke keer opnieuw in een document wordt gemaakt. Klanten blijven weken hangen bij menu- en zitplaatsbeslissingen, budgetten lopen op door kleine goedkeuringen, en het eindsaldo is lastig te innen als de avond voorbij is. Planners hebben één dossier per evenement nodig met leveranciers, budget, beslissingen en tijdschema's.

Eén dossier per evenement: leveranciers, budget, tijdschema
Beslissingen die bij de klant liggen, met data
Prijs per persoon die meelopen met het aantal gasten
Leverancierskosten en planningsfee zoals afgesproken
Toegezegde uitgaven afgezet tegen het budget
Gastenlijsten met dieet- en toegankelijkheidswensen

Een klantpagina met open beslissingen

Elke evenementpagina toont het tijdschema, de bevestigde leveranciers en de beslissingen die nog bij de klant liggen, met data. Klanten werken de gastenlijst bij met dieet- en toegankelijkheidsnotities en keuren plattegronden, menu's en budgetten goed met een vastgelegde datum. Leveranciers kunnen een login krijgen die alleen hun aankomsttijden toont.

Bouw een klantportaal voor mijn evenementenbureau. Elk evenement heeft een tijdschema, bevestigde leveranciers, een lijst 'beslissingen nodig vóór' met data, een gastenlijst die klanten kunnen bewerken met dieet- en toegankelijkheidsnotities, en goedkeuringen van plattegronden, menu's en budgetten die met een datum worden vastgelegd. Sta meerdere klantlogins per evenement toe en leverancierslogins die alleen hun eigen aankomstgegevens zien.

Offertes die per persoon opnieuw berekenen

Regels gegroepeerd per locatie, catering per persoon, AV en decoratie; regels per persoon berekenen opnieuw met het aantal gasten en vermelden een minimum; standaard- en premiumopties naast elkaar; en een geldigheidsdatum.

Maak een offerteapp voor mijn evenementenbureau met regels gegroepeerd per locatie, catering, bar, AV en decoratie, prijs per persoon die opnieuw wordt berekend wanneer het aantal gasten verandert, met een vermeld minimum, standaard- en premiumopties naast elkaar, een geldigheidsdatum, en een accepteerknop die de geaccepteerde versie vastlegt.

Klanten en leveranciers gekoppeld aan evenementen

Terugkerende zakelijke klanten met elk eerder evenement en budget, een leverancierslijst per categorie met de laatst geoffreerde tarieven en notities over betrouwbaarheid, een pijplijn van aanvraag tot evenementdag, en een opvolging drie maanden vóór het jaarlijkse evenement van elke klant.

Maak een CRM voor een eventplanner met klantbedrijven en hun eerdere evenementen en budgetten, leveranciers per categorie met de laatst geoffreerde tarieven en notities over betrouwbaarheid, een pijplijn van aanvraag, voorstel, contract, aanbetaling en evenementdag, en een opvolgdatum drie maanden vóór het jaarlijkse evenement van elke klant.

Restant betaald vóór de avond

Aanbetaling-, tussentijdse en eindfacturen gepland op de evenementdatum, leverancierskosten doorberekend zoals het contract bepaalt, een managementfee als bedrag of percentage, en extra's op de dag zelf achteraf gefactureerd.

Bouw facturatie voor mijn evenementenbureau met aanbetaling-, tussentijdse en eindfacturen die gepland worden vanaf de evenementdatum (restant 14 dagen vóór het evenement), leverancierskosten gegroepeerd per leverancier met optionele opslag, een planningsfee als vast bedrag of percentage van het budget, en een factuur voor extra's na het evenement.

Registratie voor de conferentie van een klant

Registratiepagina's met tickettypen of uitnodigingscodes, vragen over dieet en toegankelijkheid op het formulier, agendapagina's die tot de dag zelf kunnen veranderen, capaciteit per sessie, en exports van deelnemers voor naambadges.

Maak een registratiesite voor een conferentie van een klant met tickettypen en codes alleen op uitnodiging, vragen over dieet en toegankelijkheid, een agendapagina met breakoutsessies en capaciteit per sessie, en een export van deelnemers voor naambadges en check-in.

Budget tegenover toegezegde uitgaven

Komende evenementen met openstaande taken, toegezegde uitgaven tegenover het budget per evenement met een waarschuwing bij 90%, ontvangen aanbetalingen en openstaande restanten over alle evenementen, en aanvragen per bron en type.

Maak een dashboard voor mijn evenementenbureau dat komende evenementen met openstaande taken toont, toegezegde uitgaven tegenover het budget per evenement met een waarschuwing bij 90%, ontvangen aanbetalingen en openstaande restanten, en aanvragen per bron en evenementtype.

Vervang het opnieuw getypte draaiboek

Houd leveranciers, aankomsttijden en contactpersonen bij het evenementdossier en genereer het draaiboek daaruit. Verschuift de aankomst van het AV-team, dan verandert die één keer en klopt elke afgedrukte versie. Begin met je volgende evenement in plaats van het afgelopen jaar over te zetten.

Tijden van leveranciers bij het evenement
Draaiboek gegenereerd, niet getypt
Begin met het volgende evenement

Gegevens van gasten

Gastenlijsten bevatten namen, dieetwensen en soms notities over toegankelijkheid of gezondheid. Vraag om toegang die beperkt is tot de klant en jouw team, en alleen de gegevens die een leverancier nodig heeft, zoals aantallen en dieetwensen voor de cateraar. Controleer de regels voor gegevensbescherming waar je actief bent.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor mijn evenementenbureau. Elk evenement heeft een klant, datum, budget, leveranciers met kosten en aankomsttijden, en een tijdschema. Klanten loggen in om beslissingen te zien die vóór een datum nodig zijn, de gastenlijst met dieetnotities te bewerken en menu's en plattegronden goed te keuren. Offertes rekenen catering per persoon en herberekenen met het aantal gasten, en het dashboard toont de toegezegde uitgaven tegenover het budget per evenement.

Veelgestelde vragen

Kunnen leveranciers het draaiboek in het portaal zien?

Ja. Vraag om leverancierslogins die alleen hun eigen aankomsttijden en contactpersonen voor het evenement zien, los van wat de klant ziet.

Kunnen facturen leveranciers kosten apart van onze fee tonen?

Ja. Factuurregels kunnen per leverancier worden gegroepeerd met een aparte regel voor de planningsfee. Kaartbetalingen vragen om een betaalprovider die je met je eigen account koppelt.

Kunnen we de registratie voor de conferentie van een klant onder hun merk laten lopen?

Ja. Elke evenementpagina kan de naam en kleuren van de klant dragen, en op Pro kan hij op een eigen domein staan.

Kan een klant online een offerte accepteren?

Ja. Een accepteerknop legt de datum en de geaccepteerde versie vast en zet die om in een bevestigd evenement.

Moet ik kunnen programmeren?

Nee. Je beschrijft in de chat hoe je evenementen organiseert en Mythex bouwt de apps. Je past ze aan door erom te vragen.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English