Event Planning Software na Binuo mula sa Isang Record bawat Event

Hinahayaan ka ng Mythex na gumawa ng client portal para sa event planning company mo na may listahan ng 'decisions needed by', quote na kada tao ang presyo at nag-a-update ayon sa bilang ng bisita, CRM para sa mga client at supplier, staged invoices na nakahiwalay ang bayad mo, at registration page para sa mga conference. I-describe kung paano ka nagpa-plano ng event at i-publish na may database.

Simulan nang libre

Coordination ang trabaho

Sabay-sabay na tumatakbo ang ilang countdown ng isang planner: launch sa loob ng tatlong linggo, conference sa limang buwan, party sa Disyembre na na-book na noong Agosto. Bawat event ay may venue, caterer, AV crew, florist at entertainment, bawat isa ay may sariling kontrata at oras ng dating. Nasa email, group chat ng mga supplier at run sheet na muling ginagawa sa dokumento sa bawat pagkakataon ang mga detalye. Ilang linggong nakabinbin sa client ang desisyon sa menu at seating, unti-unting tumataas ang budget dahil sa maliliit na approval, at mahirap singilin ang huling balanse pagkatapos ng gabi. Kailangan ng planner ng isang record bawat event na naglalaman ng mga supplier, budget, desisyon at oras.

Isang record bawat event: supplier, budget, timeline
Mga desisyong hinihintay mula sa client, may petsa
Per-head na presyo na sumusunod sa bilang ng bisita
Gastos ng supplier at planning fee na ipinapakitang napagkasunduan
Nagastos laban sa budget
Guest list na may dietary at access needs

Client page na may nakatakdang desisyon

Ipinapakita ng bawat event page ang timeline, mga kumpirmadong supplier at ang mga desisyong naghihintay pa sa client, kasama ang petsa. Maaaring i-update ng mga client ang guest list na may dietary at access notes, at aprubahan ang floor plans, menu at budget na may naitalang petsa. Maaaring magkaroon ng login ang mga supplier na nakikita lamang ang oras ng dating nila.

Gumawa ng client portal para sa event planning company ko. Bawat event ay may timeline, mga kumpirmadong supplier, listahan ng 'decisions needed by' na may petsa, guest list na maaaring i-edit ng client na may dietary at accessibility notes, at approval ng floor plans, menu at budget na may naitalang petsa. Payagan ang maraming client login bawat event at supplier login na nakikita lamang ang sarili nilang detalye ng dating.

Quote na kinakalkula kada tao

Mga line item na pinagpapangkat ayon sa venue, catering kada tao, AV at décor; nagre-recalculate ang per-head na linya ayon sa bilang ng bisita at may nakasaad na minimum; magkatabing standard at premium na opsyon; at petsa ng bisa.

Gumawa ng quote app para sa event planning business ko na may linyang pinagpapangkat ayon sa venue, catering, bar, AV at décor, per-head na presyo na nagre-recalculate kapag nagbago ang bilang ng bisita at may nakasaad na minimum, magkatabing standard at premium na opsyon, petsa ng bisa, at accept button na nagtatala ng bersyong tinanggap.

Mga client at supplier na nakakabit sa events

Mga paulit-ulit na corporate client na may bawat nakaraang event at budget, listahan ng supplier ayon sa kategorya na may huling quoted rate at tala ng pagiging maaasahan, pipeline mula inquiry hanggang event day, at follow-up bago dumating ang taunang event ng bawat client.

Gumawa ng CRM para sa event planner na may mga kumpanyang client at kanilang nakaraang events at budget, supplier ayon sa kategorya na may huling quoted rate at tala ng pagiging maaasahan, pipeline mula inquiry hanggang proposal, kontrata, deposito at event day, at petsa ng follow-up tatlong buwan bago ang taunang event ng bawat client.

Balanse na bayaran bago ang gabi ng event

Mga invoice para sa deposit, interim at huling bayad na nakaiskedyul ayon sa petsa ng event, mga gastos ng supplier na ipinapasa ayon sa nakasaad sa kontrata, management fee bilang nakapirming halaga o porsyento, at mga dagdag sa mismong araw na sinisingil pagkatapos.

Gumawa ng invoicing para sa event planning company ko na may deposit, interim at huling balance invoices na nakaiskedyul mula petsa ng event (due ang balanse 14 na araw bago ito), gastos ng supplier na pinagpangkat ayon sa supplier na may opsyonal na markup, planning fee na nakapirmi o porsyento ng budget, at invoice para sa mga dagdag pagkatapos ng event.

Registration para sa conference ng client

Mga registration page na may uri ng ticket o invite code, mga tanong tungkol sa dietary at accessibility sa form, agenda page na maaaring baguhin hanggang sa mismong araw, kapasidad ng bawat session, at export ng attendee para sa badge.

Gumawa ng conference registration site para sa event ng client na may uri ng ticket at invite-only codes, mga tanong tungkol sa dietary at accessibility, agenda page na may breakout sessions at kapasidad bawat session, at attendee export para sa name badges at check-in.

Budget laban sa nagastos na

Mga paparating na event na may bukas na gawain, nagastos kumpara sa budget bawat event na may babala malapit sa limitasyon, deposito at balanseng natitira sa lahat ng event, at mga inquiry ayon sa pinagmulan at uri.

Gumawa ng dashboard para sa event planning business ko na nagpapakita ng mga paparating na event na may bukas na gawain, nagastos kumpara sa budget bawat event na may babala sa 90%, mga deposit na natanggap at balanseng hindi pa nababayaran, at mga inquiry ayon sa pinagmulan at uri ng event.

Palitan ang run sheet na muling ginagawa

Itago ang mga supplier, oras ng dating at contact sa record ng event at mula roon gawin ang run sheet. Kapag nagbago ang oras ng dating ng AV crew, isang beses lang itong babaguhin at tama na ang bawat nakaprint na kopya. Magsimula sa susunod mong event sa halip na ilipat ang nakaraang taon.

Oras ng supplier sa event
Run sheet na awtomatikong ginagawa, hindi tina-type
Magsimula sa susunod na event

Datos ng bisita

Kasama sa guest list ang mga pangalan, dietary needs at minsan access o health notes. Humingi ng access na limitado lamang sa client at sa team mo, at ang detalyeng kailangan lang ng supplier, gaya ng bilang at dietary count para sa caterer. Tingnan ang mga patakaran sa data protection na nalalapat sa lugar mo.

Prompt na puwedeng simulan

Gumawa ng app para sa event planning company ko. Bawat event ay may client, petsa, budget, supplier na may gastos at oras ng dating, at timeline. Makakapag-log in ang client para makita ang decisions needed by date, i-edit ang guest list na may dietary notes at aprubahan ang menu at floor plan. Kinukuwenta ng quote ang catering kada tao at nagre-recalculate ayon sa bilang ng bisita, at ipinapakita ng dashboard ang nagastos laban sa budget bawat event.

Mga tanong

Maaari bang makita ng mga supplier ang run sheet sa portal?

Oo. Humingi ng supplier login na nakikita lamang ang sarili nilang oras ng dating at contact para sa event, hiwalay sa nakikita ng client.

Maipapakita ba sa invoice ang gastos ng supplier nang hiwalay sa fee namin?

Oo. Maaaring pagpangkatin ang mga line item ayon sa supplier, na may hiwalay na linya ng planning fee. Ang card payment ay nangangailangan ng payment provider na ikinonekta mo gamit ang sarili mong account.

Maaari ba kaming magpatakbo ng registration para sa conference ng client sa ilalim ng brand nila?

Oo. Maaaring dalhin ng bawat event page ang pangalan at kulay ng client, at sa Pro ay maaari itong nasa custom domain.

Maaari bang tanggapin ng client ang quote online?

Oo. Itinatala ng accept button ang petsa at bersyong tinanggap at ginagawa itong kumpirmadong event.

Kailangan ko bang mag-code?

Hindi. Ilarawan mo sa chat kung paano ka nagpapatakbo ng event at bubuuin ng Mythex ang mga app. Ina-adjust mo ang mga ito sa pamamagitan ng pagtatanong.

Iba pang paraan ng paggawa gamit ang AI

Mythex · Pricing · Gumawa ng kahit ano gamit ang AI · Mga template ng website at app · Paghahambing ng Mythex · Glosaryo ng paggawa ng app gamit ang AI · Mga libreng tool sa paggawa ng app gamit ang AI · English