Software für Übersetzungsbüros, die Sie beschreiben statt konfigurieren

Mythex baut die Werkzeuge, die ein Übersetzungsbüro zwischen Anfrage und gelieferter Datei braucht: eine Website mit Ihren Sprachpaaren, ein Angebotsformular, das nach Wortzahl und Lieferzeit berechnet, ein Portal, in dem Kunden Ausgangsdateien hochladen und Übersetzungen abholen, und eine Übersetzerdatenbank, in der man tatsächlich suchen kann. Sie beschreiben jedes davon im Chat, testen es in einer Live-Vorschau und veröffentlichen es mit einer echten Datenbank im Hintergrund.

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Wo ein Übersetzungsbüro heute Zeit verliert

Jede Anfrage kommt als E-Mail mit Anhang und einer vagen Frist. Ein Projektmanager zählt die Wörter, prüft das Sprachpaar in einer Preisliste, rechnet Beglaubigung oder Eilzuschlag hinzu und tippt das Angebot in eine Tabelle, die danach niemand mehr findet. Dann beginnt die Suche nach einer Übersetzerin, die Portugiesisch nach Deutsch übersetzt, Fachtexte zur Pharmakennzeichnung kennt und diese Woche frei ist. Meist scrollt man dafür durch eine geteilte Liste oder fragt herum. Dateien wandern durch persönliche Postfächer und geteilte Laufwerke, sodass der Kunde den Fortschritt nicht sieht und das Büro die Marge nicht kennt. Die Lösung ist ein Datensatz pro Projekt, der die Ausgangsdatei, die Wortzahl, den Preis, die zugeordnete Übersetzerin und Korrektorin und die gelieferte Datei enthält.

Angebote nach Wortzahl, Sprachpaarpreis, Fachgebiet und Lieferzeit
Ein Übersetzerverzeichnis, durchsuchbar nach Paar, Fachgebiet und Zertifizierung
Projektstatus von angeboten über in Übersetzung, in Prüfung bis geliefert
Dateiaustausch mit Kunden, bei dem vertrauliche Dokumente getrennt bleiben
Kundenpreis gegen Übersetzerkosten bei jedem Projekt
Glossare und Stilhinweise im Datensatz jedes Kunden gespeichert

Ein Angebotsformular, das eine Zahl nennt, bevor es der Wettbewerb tut

Kunden schicken dieselbe Datei an drei Büros und nehmen meist die erste echte Summe. Hinterlegen Sie einen Satz pro Wort für jedes Sprachpaar und jede Fachstufe, einen Mindestbetrag und Zuschläge für Beglaubigung, Formatierung und Lieferung innerhalb von 24 Stunden. Der Kunde lädt ein Dokument hoch, gibt die Wortzahl oder Seitenzahl ein und sieht sofort eine Schätzung. Ihre Projektmanagerin bestätigt sie nach einer sauberen Zählung. Übernommene Segmente aus dem Translation Memory können zu einem niedrigeren Satz berechnet werden, wenn Sie so kalkulieren.

Baue eine Angebots-App für mein Übersetzungsbüro. Kunden laden eine Datei hoch, wählen Ausgangs- und Zielsprache und Fachgebiet (allgemein, juristisch, medizinisch, technisch), geben die Wortzahl ein und wählen Standard- oder Eillieferung. Berechne den Preis aus meiner Satztabelle pro Sprachpaar mit einem Mindestbetrag und optionalen Gebühren für Beglaubigung und Formatierung. Speichere jedes Angebot mit der Datei, damit eine Projektmanagerin die endgültige Zählung bestätigen kann.

Eine Website, die beglaubigte Übersetzung verständlich erklärt

Ein großer Teil der Suchanfragen kommt von Menschen mit Geburtsurkunde, Abschlusszeugnis oder Führungszeugnis, die es für einen Visumsantrag übersetzen lassen müssen und nicht wissen, was beglaubigt oder vereidigt bedeutet. Geben Sie ihnen eine Seite, die das erklärt, eine durchsuchbare Liste der Sprachpaare statt eines Absatzes mit Flaggen, eigene Seiten für juristische, medizinische und technische Übersetzungen und eine klare Vertraulichkeitserklärung.

Erstelle eine Website für ein Übersetzungsbüro mit einer durchsuchbaren Liste unserer Sprachpaare, einer Seite, die den Unterschied zwischen einfacher, beglaubigter und vereidigter Übersetzung erklärt und welche Dokumente meist eine Beglaubigung brauchen, eigenen Seiten für juristische, medizinische und technische Übersetzungen, einer Datenschutzerklärung und einem Anfrageformular mit Datei-Upload, das in einer Datenbank gespeichert wird.

Ein Kundenportal, das E-Mail-Anhänge ersetzt

Firmenkunden melden sich an, laden Ausgangsdateien zu einem Projekt hoch, sehen, ob es angeboten, in Übersetzung, in Prüfung oder geliefert ist, und laden die fertigen Dateien herunter. Jede gelieferte Datei bleibt dort. Kommt die Rechtsabteilung ein Jahr später mit einer aktualisierten Version desselben Vertrags zurück, finden Sie das Original und die Übersetzerin, die es gemacht hat, in Sekunden. Jeder Login sieht nur die Dokumente der eigenen Firma.

Baue ein Kundenportal für mein Übersetzungsbüro. Kundenfirmen melden sich an und sehen nur ihre eigenen Projekte. Sie laden Ausgangsdateien hoch, sehen den Status jedes Projekts (angeboten, in Übersetzung, in Prüfung, geliefert), laden übersetzte Dateien herunter und können eine Aktualisierung einer früheren Übersetzung bestellen. Jede gelieferte Datei bleibt dauerhaft erhalten, und das Team sieht alle Kunden.

Eine Datenbank für Übersetzer und Kunden an einem Ort

Übersetzer und Dolmetscher haben jeweils einen eigenen Datensatz mit Sprachpaaren, Fachgebieten, Satz- oder Stundensätzen, Zertifizierungen und Verfügbarkeit. Kunden hinterlegen ihre bevorzugte Terminologie, Stilrichtlinien und Glossardateien. Jedes Projekt verknüpft Kunde, Übersetzerin und Korrektor. So lässt sich dieselbe Person für ein Konto behalten, damit Ton und Terminologie konsistent bleiben.

Baue ein CRM für ein Übersetzungsbüro mit zwei Arten von Kontakten: Kunden (Firma, Ansprechpartner, Glossar- und Stilrichtliniendateien, übliche Sprachpaare) und Übersetzer (Sprachpaare, Fachgebiete, Sätze, Zertifizierungen, Verfügbarkeit). Projekte verknüpfen einen Kunden, eine Übersetzerin und eine Korrektorin. Ich möchte Übersetzer nach Sprachpaar und Fachgebiet suchen und sehen, welche Übersetzerin einen Kunden früher betreut hat.

Rechnungen, die der angebotenen Wortzahl entsprechen

Abgerechnet wird nach der Zahl, die Sie angeboten haben, also nach Wörtern, Seiten oder Dolmetschstunden. Beglaubigungs- und Eilgebühren erscheinen als eigene Zeilen, und ein Mindestbetrag wird bei kleinen Aufträgen automatisch angewendet. Neben jeder Kundenrechnung sehen Sie, was Sie der freien Übersetzerin für dasselbe Projekt schulden, sodass Forderungen und Verbindlichkeiten nebeneinander stehen.

Baue eine Rechnungs-App für ein Übersetzungsbüro. Rechnungen entstehen aus einem bestätigten Projekt und zeigen Wortzahl oder Dolmetschstunden, den Satz, Beglaubigungs- und Eilgebühren als eigene Zeilen und wenden bei kleinen Aufträgen einen Mindestbetrag an. Erfasse außerdem, was ich jeder freien Übersetzerin pro Projekt schulde, und markiere es als bezahlt.

Marge nach Sprachpaar, nicht nur der Umsatz

Manche Paare sehen beschäftigt aus und lassen nach der Bezahlung einer knappen Fachübersetzerin kaum etwas übrig. Stellen Sie Umsatz, Übersetzerkosten und Marge pro Projekt und pro Sprachpaar dar, dazu die pünktliche Lieferung je Übersetzerin und wie viele Angebote zu Aufträgen werden. Das zeigt, welche Paare Sie neu bepreisen sollten und wer die dringenden Aufträge bekommen sollte.

Erstelle ein Dashboard für mein Übersetzungsbüro mit Umsatz, Übersetzerkosten und Marge nach Sprachpaar und nach Kunde, der Umwandlung von Angeboten in Aufträge pro Monat und der Quote termingerechter Lieferung je Übersetzerin.

Mit einer Seite für beglaubigte Urkunden beginnen

Wenn Sie nur eines zuerst bauen, dann eine Seite mit Festpreisen für beglaubigte persönliche Dokumente: Geburts- und Heiratsurkunden, Diplome, Führerscheine. Diese Kunden haben es eilig, füllen oft Formulare für die Einwanderungsbehörde aus und wollen einen Preis pro Seite und ein Lieferdatum, kein Gespräch. Ein Upload-Feld, eine Liste der Dokumentarten mit je einem Preis und eine Bestätigungs-E-Mail reichen, um diese Arbeit aus dem allgemeinen Anfragepostfach zu nehmen.

Liste der Dokumentarten mit einem Preis pro Seite
Upload eines Scans oder Fotos des Originals
Lieferoptionen: PDF per E-Mail oder Papierkopie per Post

Vertrauliche Dateien brauchen Zugriffsregeln

Kunden schicken Verträge, Arztberichte und Gerichtsunterlagen. Verlangen Sie einen privaten Dateispeicher, einen Login für jeden Kunden und eine Regel, dass jede Abfrage auf die Firma des angemeldeten Kunden beschränkt ist, damit niemand durch Bearbeiten eines Links die Datei eines anderen Kunden öffnen kann. Mythex baut das in die App ein. Die Datenschutzregeln an Ihrem Standort und mögliche Vertraulichkeitsklauseln in Ihren Kundenverträgen müssen Sie selbst prüfen, bevor Sie echte Dokumente hochladen.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Baue eine App für mein Übersetzungsbüro. Kunden laden ein Dokument hoch, wählen Sprachpaar, Fachgebiet und Lieferzeit und erhalten sofort eine Schätzung aus meiner Satztabelle mit Mindestbetrag sowie Optionen für Beglaubigung und Eilzuschlag. Jedes bestätigte Angebot wird ein Projekt, das einer Übersetzerin und einer Korrektorin aus meiner Übersetzerdatenbank zugeordnet ist. Der Status ist für den Kunden in einem Portal sichtbar, wo er die fertigen Dateien herunterlädt.

Fragen

Können Kunden auf meiner Website ein Übersetzungsangebot sofort bekommen?

Ja. Mythex baut ein Formular, das nach Wortzahl, Sprachpaar, Fachgebiet und Lieferzeit mit Ihrer eigenen Satztabelle berechnet. Es zählt die Wörter in der Datei nicht selbst, außer Sie verlangen das. Deshalb zeigen die meisten Büros eine Schätzung und bestätigen nach der eigenen Zählung.

Kann ich eine durchsuchbare Liste freier Übersetzer führen?

Ja. Lassen Sie Übersetzerdatensätze mit Sprachpaaren, Fachgebieten, Sätzen und Zertifizierungen sowie eine Suche nach Paar und Fachgebiet einrichten. Die Liste kann intern bleiben oder mit einem Bewerbungsformular zu einem öffentlichen Verzeichnis werden.

Ist es mit meinem CAT-Tool oder Translation Memory verbunden?

Mythex enthält kein CAT-Tool. Sie übersetzen weiter in Ihrem bisherigen Tool und nutzen die App für Angebote, Zuweisung, Dateiaustausch und Abrechnung. Die Anbindung eines anderen Dienstes ist möglich, wenn er eine Schnittstelle anbietet.

Kann die Website in mehreren Sprachen sein?

Ja. Lassen Sie jede Sprachversion im Chat einrichten, auch Layouts von rechts nach links wie Arabisch. Die Übersetzungen schreiben oder prüfen Sie selbst, was ein Übersetzungsbüro ohnehin tun will.

Ist der Aufbau kostenlos?

Der kostenlose Tarif braucht keine Kreditkarte und gibt tägliche Credits, die für eine erste Version zum Erstellen und Veröffentlichen reichen. Pro kostet $25 pro Monat und bringt Code-Bearbeitung, Export, GitHub und eine eigene Domain.

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