Logiciel pour agence de traduction que vous décrivez au lieu de le configurer

Mythex construit les outils qu'une agence de traduction utilise entre la demande et le fichier livré : un site qui énumère vos paires de langues, un formulaire de soumission tarifé selon le nombre de mots et le délai, un portail où les clients téléversent leurs sources et récupèrent les traductions, et un répertoire de traducteurs qu'on peut vraiment consulter. Vous décrivez chacun de ces outils dans le clavardage, vous le testez dans un aperçu en direct et vous le publiez avec une vraie base de données derrière.

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Où une agence de traduction perd du temps aujourd'hui

Chaque demande arrive par courriel avec une pièce jointe et une échéance vague. Un gestionnaire de projet compte les mots, vérifie la paire de langues dans une grille tarifaire, ajoute des frais de certification ou de service accéléré, et inscrit une soumission dans un tableur que personne d'autre ne retrouve plus tard. Commence alors la recherche d'un traducteur qui couvre le portugais vers l'allemand, connaît l'étiquetage pharmaceutique et est libre cette semaine, généralement en faisant défiler un tableur partagé ou en demandant autour. Les fichiers circulent par des boîtes de courriel personnelles et des disques partagés, si bien que le client ne voit pas l'avancement et que l'agence ne voit pas sa marge. La solution est une fiche par projet qui porte le fichier source, le nombre de mots, le prix, le traducteur et le réviseur assignés, et le fichier livré.

Soumissions selon le nombre de mots, la paire de langues, le domaine et le délai
Un répertoire de traducteurs consultable par paire, spécialité et certification
Statut du projet : soumis, en traduction, en révision, livré
Échange de fichiers avec le client qui garde les documents confidentiels séparés
Prix au client comparé au coût du traducteur pour chaque projet
Glossaires et notes de style conservés sur la fiche de chaque client

Un formulaire de soumission qui donne un chiffre avant votre concurrent

Les acheteurs envoient le même fichier à trois agences et choisissent souvent la première offre chiffrée. Enregistrez un tarif par mot pour chaque paire de langues et chaque niveau de domaine, un montant minimum, et des options pour la certification, la mise en forme et la livraison en 24 heures. Le client téléverse un document, indique le nombre de mots ou de pages, et voit une estimation immédiatement; votre gestionnaire de projet confirme après un décompte en bonne et due forme. Les segments correspondants de la mémoire de traduction peuvent bénéficier d'un tarif réduit si vous tarifez ainsi.

Créez une application de soumission pour mon agence de traduction. Les clients téléversent un fichier, choisissent la langue source, la langue cible et le domaine (général, juridique, médical, technique), indiquent le nombre de mots et choisissent une livraison standard ou accélérée. Calculez le prix à partir de ma grille de tarifs par mot pour chaque paire de langues, avec un montant minimum et des frais optionnels de certification et de mise en forme. Enregistrez chaque soumission avec le fichier pour qu'un gestionnaire de projet puisse confirmer le décompte final.

Un site qui explique la traduction certifiée en termes simples

Une grande part des recherches vient de personnes qui ont un acte de naissance, un relevé de notes ou un casier judiciaire à faire traduire pour une demande de visa, et qui ne savent pas ce que signifie certifié ou assermenté. Offrez-leur une page qui l'explique, une liste consultable des paires de langues plutôt qu'un paragraphe de drapeaux, des pages distinctes pour la traduction juridique, médicale et technique, et une déclaration claire sur la confidentialité.

Créez un site web pour une agence de traduction avec une liste consultable des paires de langues que nous offrons, une page qui explique la différence entre traduction standard, certifiée et assermentée et quels documents exigent habituellement une certification, des pages distinctes pour la traduction juridique, médicale et technique, une politique de confidentialité, et un formulaire de demande avec téléversement de fichier enregistré dans une base de données.

Un portail client qui remplace les pièces jointes

Les clients corporatifs se connectent, téléversent leurs fichiers sources pour un projet, voient s'il est soumissionné, en traduction, en révision ou livré, et téléchargent les fichiers terminés. Chaque fichier livré reste dans le portail : lorsque le service juridique revient un an plus tard pour une version mise à jour du même contrat, vous retrouvez l'original et le traducteur qui l'a fait en quelques secondes. Chaque connexion ne voit que les documents de sa propre entreprise.

Créez un portail client pour mon agence de traduction. Les entreprises clientes se connectent et ne voient que leurs propres projets. Elles téléversent des fichiers sources, voient le statut de chaque projet (soumis, en traduction, en révision, livré), téléchargent les fichiers traduits, et peuvent commander une mise à jour d'une traduction passée. Conservez chaque fichier livré de façon permanente et permettez au personnel de voir tous les clients.

Une base de données de linguistes et de clients au même endroit

Conservez les traducteurs et les interprètes comme fiches distinctes, avec leurs paires de langues, leurs spécialités, leurs tarifs au mot ou à l'heure, leurs certifications et leurs disponibilités. Les clients conservent leur terminologie préférée, leur guide de style et leurs fichiers de glossaire. Chaque projet relie le client, le traducteur et le réviseur, ce qui permet de garder la même personne sur un compte pour que le ton et la terminologie demeurent cohérents.

Créez un CRM pour une agence de traduction avec deux types de contacts : les clients (entreprise, personnes-ressources, fichiers de glossaire et de guide de style, paires de langues habituelles) et les linguistes (paires de langues, spécialités, tarifs, certifications, disponibilités). Les projets relient un client, un traducteur et un réviseur. Permettez-moi de chercher des linguistes par paire de langues et par spécialité, et d'afficher quel traducteur a déjà travaillé pour chaque client.

Des factures qui correspondent au nombre de mots soumis

Facturez selon le même chiffre que celui de la soumission, au mot, à la page ou à l'heure d'interprétation, avec les frais de certification et de service accéléré sur des lignes distinctes et un montant minimum appliqué automatiquement aux petits travaux. À côté de chaque facture client, suivez ce que vous devez au traducteur indépendant pour ce projet, pour que les comptes à payer et à recevoir soient côte à côte.

Créez une application de facturation pour une agence de traduction. Les factures sont créées à partir d'un projet confirmé et indiquent le nombre de mots ou d'heures d'interprétation, le tarif, les frais de certification et de service accéléré sur des lignes distinctes, et appliquent un montant minimum aux petits travaux. Suivez aussi ce que chaque traducteur indépendant est en droit de recevoir par projet et marquez-le comme payé.

La marge par paire de langues, pas seulement le revenu

Certaines paires semblent occupées mais ne laissent presque rien après la rémunération d'un spécialiste rare. Représentez le revenu, le coût du traducteur et la marge par projet et par paire de langues, la livraison à temps par traducteur, et le nombre de soumissions qui deviennent des mandats. Cela vous indique quelles paires repricer et qui devrait recevoir les travaux urgents.

Créez un tableau de bord pour mon agence de traduction qui montre le revenu, le coût des traducteurs et la marge par paire de langues et par client, la conversion des soumissions en mandats par mois, et le taux de livraison à temps par traducteur.

Commencer par une page pour les documents personnels certifiés

Si vous ne construisez qu'une chose en premier, faites une page à prix fixe pour les documents personnels certifiés : actes de naissance et de mariage, diplômes, permis de conduire. Ces clients sont pressés, remplissent souvent des formulaires d'immigration, et veulent un prix par page et une date de livraison, pas une conversation. Un champ de téléversement, une liste des types de documents avec un prix chacun, et un courriel de confirmation suffisent pour retirer ce travail de la boîte de demandes générales.

Liste des types de documents avec un prix par page
Téléversement d'une numérisation ou d'une photo de l'original
Options de livraison : PDF par courriel ou copie papier par la poste

Les fichiers confidentiels exigent des règles d'accès

Les clients envoient des contrats, des rapports médicaux et des documents judiciaires. Demandez un stockage privé des fichiers, une connexion pour chaque client et une règle selon laquelle chaque requête est limitée à l'entreprise du client connecté, afin que personne ne puisse ouvrir le fichier d'un autre client en modifiant un lien. Mythex intègre cela à l'application; les règles de protection des données là où vous exercez, et les clauses de confidentialité de vos contrats clients, vous appartiennent à vérifier avant de charger des documents réels.

Une consigne pour commencer

Créez une application pour mon agence de traduction. Les clients téléversent un document, choisissent la paire de langues, le domaine et le délai, et obtiennent une estimation instantanée à partir de ma grille de tarifs par mot, avec un montant minimum et des options de certification et de service accéléré. Chaque soumission confirmée devient un projet assigné à un traducteur et à un réviseur tirés de ma base de données de linguistes, avec un statut que le client peut suivre dans un portail où il télécharge les fichiers terminés.

Questions

Les clients peuvent-ils obtenir une soumission de traduction instantanée sur mon site?

Oui. Mythex construit un formulaire qui calcule le prix selon le nombre de mots, la paire de langues, le domaine et le délai, à partir de votre propre grille tarifaire. Il ne compte pas les mots à l'intérieur du fichier lui-même, sauf si vous le demandez; la plupart des agences affichent donc une estimation et confirment après leur propre décompte.

Puis-je tenir un répertoire consultable de traducteurs indépendants?

Oui. Demandez des fiches de linguistes avec les paires de langues, les spécialités, les tarifs et les certifications, et une recherche par paire et par domaine. Il peut rester interne ou devenir un répertoire public avec un formulaire de candidature.

Se connecte-t-il à mon outil de TAO ou à ma mémoire de traduction?

Mythex n'inclut pas d'outil de TAO. Vous continuez de traduire dans votre outil existant et utilisez l'application pour les soumissions, l'assignation, l'échange de fichiers et la facturation. Le raccordement à l'interface de programmation d'un autre service est possible si ce service en offre une.

Le site peut-il être offert en plusieurs langues?

Oui. Demandez chaque version linguistique dans le clavardage, y compris les mises en page de droite à gauche comme l'arabe. Vous rédigez ou approuvez les traductions, ce qu'une agence de traduction voudra de toute façon faire.

Est-ce gratuit à créer?

Le forfait Free ne demande pas de carte de crédit et donne des crédits quotidiens, suffisants pour créer et publier une première version. Pro coûte 25 $ US par mois et ajoute la modification du code, l'exportation, GitHub et un domaine personnalisé.

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