Software für Konferenzveranstalter: Programm, Tickets, Sponsoren und Referenten in einer App

Mythex erstellt Konferenzsoftware aus einer Beschreibung: eine Veranstaltungswebsite mit live aktualisiertem Programm und Referentenseiten, Ticketarten mit Gruppenkäufen, ein Portal, in dem Referenten Folien und Fotos hochladen, eine Sponsoren-Pipeline mit Leistungen und Ratenrechnungen und QR-Check-in am Veranstaltungstag. Alles greift auf eine gemeinsame Datenbank zu, sodass Teilnehmer, Sponsoren und Sessions nicht mehr in drei getrennten Werkzeugen liegen.

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Was eine Konferenz von der Software verlangt

Eine Konferenz hat eine lange Vorlaufzeit und einen harten Endspurt. Der Veranstaltungsort wird ein Jahr im Voraus gebucht, der Call for Speaker startet Monate bevor das Programm steht, Sponsoren unterschreiben und zahlen in Raten, und Frühbucher-Tickets finanzieren Anzahlungen, die lange vor den meisten Anmeldungen fällig werden. Dann bringen die letzten sechs Wochen Raumwechsel, fehlende Porträtfotos, Gruppenkäufer, die Namen nachtragen, den Druck der Namensschilder und ein gedrucktes Programm, das bei Ankunft schon veraltet ist. Am Veranstaltungstag geht es um Warteschlangen an der Anmeldung und Sessions, die überlaufen. Die Software muss all das an einem Ort halten und kurzfristige Änderungen verkraften, ohne das öffentliche Programm zu brechen.

Ein Programm nach Tag, Track und Raum, das bis zum Morgen der Veranstaltung änderbar ist
Ticketarten, Zusatzoptionen und Gruppenkäufe mit Namen, die später ergänzt werden
Eine Referenten-Pipeline von eingeladen bis bestätigt, mit Materialien bis zu einer Frist
Sponsorenpakete mit Leistungen, Interessentenlisten und gestaffelten Zahlungen
Vorab gewählte Sessions, um Räume passend zu planen
QR-Check-in an der Tür und pro Session

Eine Konferenzwebsite mit einem Programm, das Sie am Veranstaltungstag ändern können

Das Programm sind Daten, keine feste Seite. Verschieben Sie einen Vortrag in einen größeren Raum, aktualisieren sich alle Referentenseiten und der Zeitplan gleichzeitig. Referenten erhalten eigene Seiten mit Biografie, Foto und Sessions. Sponsorenlogos werden nach Paketstufe platziert. Veröffentlichen Sie früh, mit Sessions als 'wird noch bekanntgegeben'. Jeder neue Referent ist ein weiterer Grund, Ihre Liste anzuschreiben.

Erstelle eine Website für unsere zweitägige Konferenz mit einem Programm nach Tag, Track und Raum, das ich über eine Admin-Seite bearbeite, einer Seite pro Referent mit Biografie, Foto und Sessions, Sponsorenlogos gruppiert nach Gold, Silber und Bronze sowie Informationen zu Veranstaltungsort, Anreise und Hotels.

Ticketverkauf mit Frühbucherfristen und Gruppenkäufen

Verkaufen Sie Frühbucher-, Standard-, Studenten- und Gruppentickets, dazu Zusatzoptionen für Workshops, das Dinner oder Aufzeichnungen. Gruppenkäufer zahlen zuerst und tragen die Namen der Teilnehmer später nach, so kaufen Firmen in der Praxis. Der Frühbucherpreis endet automatisch zu seiner Frist, und er bleibt danach aus.

Erstelle einen Ticketshop für unsere Konferenz mit Frühbuchertickets (bis 31. März), Standardtickets, Studententickets und Gruppentickets für 5 Personen sowie Zusatzoptionen für Workshops und das Konferenzdinner. Gruppenkäufer können jetzt zahlen und die Teilnehmernamen später über einen Link ergänzen.

Ein Referentenportal, das die Erinnerungen für Sie übernimmt

Jeder Referent meldet sich an und sieht eine Checkliste: Porträtfoto, Biografie, Sessionbeschreibung, Folien und Technikbedarf, jeweils mit Fälligkeitsdatum. Er sieht, was fehlt, und Sie sehen eine Liste aller Referenten, die noch etwas schulden. Sponsoren erhalten eine eigene Ansicht ihrer Leistungen, Standdetails und der gesammelten Kontakte.

Erstelle ein Referentenportal für unsere Konferenz. Jeder Referent sieht eine Checkliste mit Porträtfoto, Biografie, Beschreibung, Folien und Technikanforderungen mit Fälligkeitsdaten und lädt zu jedem Punkt Dateien hoch. Erstelle mir eine Admin-Liste der Referenten mit fehlenden Punkten.

Eine Pipeline für Sponsoren und Referenten

Verfolgen Sie jeden Sponsor vom Interessenten über den Vertragsabschluss bis zur Zahlung, mit Paket, Leistungen und Ansprechpartner. Referenten wandern von eingeladen über bestätigt bis gehalten. Frühere Teilnehmer werden nach Jahr markiert, und Sie können Verlängerungen schon in der Woche nach der Veranstaltung anstoßen, solange die Zahlen des Sponsors noch frisch sind.

Erstelle ein CRM für unsere Konferenz mit Sponsoren (Stufe, Paket, Betrag, Leistungen, Zahlungsstatus), Referenten (eingeladen, bestätigt, Materialien erhalten, gehalten) und früheren Teilnehmern, markiert nach Jahr. Zeige Sponsoren, die nach der Veranstaltung für eine Verlängerung angesprochen werden sollten.

Sponsorenrechnungen in Raten

Teilen Sie jedes Sponsoring in Raten auf, die an Meilensteine gebunden sind, etwa bei Vertragsunterzeichnung und acht Wochen vor der Veranstaltung. So fließt das Geld, bevor die Anzahlungen für den Veranstaltungsort fällig werden. Firmen, die Gruppentickets per Überweisung bezahlen, erhalten eine ordentliche Rechnung mit ihren Steuerangaben und der Bestellnummer.

Erstelle eine Rechnungs-App für unsere Konferenz, die Sponsoring in Raten aufteilt (50 % bei Vertragsunterzeichnung, 50 % acht Wochen vor der Veranstaltung), Rechnungen für Gruppenticketbestellungen mit Überweisung erstellt, mit Bestellnummer und USt-IdNr., und zeigt, was überfällig ist.

Session-Kapazität, Warteliste und QR-Check-in

Teilnehmer wählen ihre Sessions vorab, sodass Sie den beliebten Vortrag vor dem Tag in die große Halle legen können. Workshops haben Platzbegrenzungen und Wartelisten. Am Veranstaltungstag scannt das Personal QR-Codes an der Tür und an jedem Raum, und die Check-in-Zahlen fließen in Ihren Sponsorenbericht.

Erstelle eine Veranstaltungsverwaltung für unsere Konferenz: Teilnehmer wählen Sessions im Voraus, jede Session hat eine Kapazität und eine Warteliste, Namensschilder haben einen QR-Code, und das Personal scannt bei der Anmeldung und an den Raumtüren. Zeige die Check-in-Zahlen pro Session live an.

Von drei Werkzeugen zu einer Datenbank

Die meisten Veranstalter führen Tickets auf einer Plattform, Referenten und Sponsoren in Tabellen und das Programm in einem Dokument. Probleme entstehen, wenn diese nicht übereinstimmen: Der Referent, der abgesagt hat, steht noch im gedruckten Programm, oder der Sponsor, der bezahlt hat, fehlt auf der Website. Legen Sie Teilnehmer, Sessions, Referenten und Sponsoren in einem Mythex-Projekt ab, und jede Seite liest aus denselben Datensätzen. Beginnen Sie mit Programm und Referenten, ergänzen Sie dann Ticketing und die Sponsoren-Pipeline.

Teilnehmer und Referenten aus CSV importieren
Programm, Referentenseiten und Sponsorenlogos lesen aus denselben Daten
Check-in-Zahlen fließen in den Sponsorenbericht

Teilnehmerdaten und Networking

Teilnehmerverzeichnisse und das Scannen von Interessenten durch Sponsoren betreffen personenbezogene Daten. Machen Sie Networking-Profile zur Option, die Teilnehmer aktiv wählen, nicht zum Standard, informieren Sie Teilnehmer, wenn ein Sponsor ihre Daten durch einen Scan erhält, und zeigen Sie Hinweise zu Ernährung und Barrierefreiheit nur den Mitarbeitern, die sie brauchen. Prüfen Sie die Datenschutzregeln in den Ländern, aus denen Ihre Teilnehmer kommen.

Ein Prompt als Ausgangspunkt

Erstelle eine App für unsere Jahreskonferenz. Ich brauche eine öffentliche Website mit einem Programm nach Tag, Track und Raum, das ich über eine Admin-Seite ändern kann, Referentenseiten und einen Ticketverkauf für Frühbucher-, Standard- und Gruppentickets. Ergänze ein Referentenportal, in dem jeder Referent sein Foto, seine Biografie und seine Folien bis zu einer Frist hochlädt, sowie QR-Check-in für den Tag.

Fragen

Kann ich Konferenztickets online verkaufen?

Ja. Mythex kann Ticketarten, Zusatzoptionen und Gruppenkäufe erstellen, mit Checkout über ein Zahlungsanbieterkonto, das Sie verbinden. Jede Bestellung wird mit den Teilnehmerdaten in Ihrer Datenbank gespeichert.

Können Teilnehmer per QR-Code einchecken?

Ja. Jedes Ticket kann einen QR-Code tragen, den das Personal bei der Anmeldung und an den Session-Türen im Browser des Smartphones scannt. Die Zahlen werden aktualisiert, während die Leute eintreffen.

Kann sich das Programm ändern, nachdem die Website live ist?

Ja. Das Programm wird als Daten gespeichert und über eine Admin-Seite bearbeitet. Wenn Sie eine Session verschieben oder einen Referenten tauschen, aktualisiert sich die öffentliche Website sofort.

Kann ich virtuelle oder hybride Veranstaltungen durchführen?

Ja. Für jede Session können Links zu Ihrem Streaming-Tool hinterlegt und nach Ticketart freigegeben werden, und Aufzeichnungen lassen sich nach der Veranstaltung in einem Kursbereich ablegen. Das Video selbst bleibt bei Ihrem Streaminganbieter.

Brauche ich einen Entwickler?

Nein. Sie beschreiben, was Sie brauchen, in einfacher Sprache, und Mythex baut es mit einer Live-Vorschau. Änderungen nehmen Sie im Chat vor. Der Code-Editor steht Ihrem Team zur Verfügung, falls es ihn nutzen möchte.

Was kostet es?

Sie können auf dem Free-Tarif ohne Kreditkarte erstellen und veröffentlichen. Pro kostet $25 im Monat und bietet eine eigene Domain, Code-Bearbeitung, Export und mehr Credits.

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