Software para organizadores de congresos: agenda, entradas, patrocinadores y ponentes en una sola app

Mythex crea software para congresos a partir de una descripción: una web del evento con agenda en vivo y páginas de ponentes, tipos de entrada con compras en grupo, un portal donde los ponentes suben sus presentaciones y fotos, un embudo de patrocinadores con entregables y facturas fraccionadas, y check-in con código QR el día del evento. Todo comparte una sola base de datos, así que asistentes, patrocinadores y sesiones dejan de estar en tres herramientas distintas.

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Lo que exige organizar un congreso al software

Un congreso tiene una larga fase previa y una parte final muy intensa. El recinto se reserva con un año de antelación, la convocatoria de ponentes se abre meses antes de que exista el programa, los patrocinadores firman y pagan por fases, y las entradas anticipadas financian depósitos que vencen mucho antes de que la mayoría de asistentes se inscriba. Después, las últimas seis semanas traen cambios de sala, fotos de ponentes que faltan, compradores de grupo que añaden nombres, impresión de acreditaciones y un programa impreso que ya está desactualizado al llegar. El día del evento, el reto son las colas en el registro y las sesiones que se llenan de más. El software tiene que reunir todo eso en un solo lugar y cambiar a última hora sin romper la agenda pública.

Una agenda por día, eje temático y sala que pueda cambiar hasta la mañana del evento
Tipos de entrada, complementos y compras en grupo con nombres añadidos después
Un proceso de ponentes desde invitado a confirmado, con materiales que vencen en una fecha
Paquetes de patrocinio con entregables, listas de contactos y pagos por fases
Elección de sesiones por adelantado para dimensionar las salas
Check-in con QR en la puerta y en cada sesión

Una web de congreso con una agenda que puedes cambiar el mismo día

La agenda son datos, no una página, así que si pasas una charla a una sala más grande se actualizan a la vez todas las páginas de ponentes y el horario. Los ponentes tienen páginas con biografía, foto y sesiones. Los logotipos de los patrocinadores se colocan según su nivel de paquete. Publica pronto con las sesiones marcadas como 'por confirmar'; cada nuevo ponente es un motivo más para escribir a tu lista.

Crea una web para nuestro congreso de dos días con una agenda por día, eje temático y sala que pueda editar desde una página de administración, una página por ponente con biografía, foto y sesiones, logotipos de patrocinadores agrupados en Oro, Plata y Bronce, y la información del lugar, de viajes y de hoteles.

Venta de entradas con fechas límite de precio anticipado y compras en grupo

Vende entradas de precio anticipado, estándar, de estudiante y de grupo, con complementos para talleres, la cena o las grabaciones. Los compradores de grupo pagan primero y añaden los nombres de los asistentes más tarde, que es como compran las empresas en realidad. El precio anticipado se desactiva en su fecha límite, y se mantiene desactivado.

Crea una tienda de entradas para nuestro congreso con entrada de precio anticipado (hasta el 31 de marzo), entrada estándar, entrada de estudiante y entrada de grupo de 5 personas, además de complementos para talleres y la cena del congreso. Los compradores de grupo pueden pagar ahora y añadir los nombres de los asistentes más tarde desde un enlace.

Un portal para ponentes que hace el seguimiento por ti

Cada ponente inicia sesión en una lista de tareas: foto, biografía, resumen de la sesión, presentación y necesidades técnicas, cada una con fecha límite. Ve lo que le falta, y tú ves una lista de todos los ponentes que todavía deben algo. Los patrocinadores tienen su propia vista de entregables, datos del stand y los contactos que han captado.

Crea un portal para ponentes de nuestro congreso. Cada ponente ve una lista de tareas con foto, biografía, resumen, presentación y requisitos técnicos, con fechas límite, y sube archivos para cada elemento. Dame una lista de administración de ponentes con elementos pendientes.

Un embudo de patrocinadores y ponentes

Sigue a cada patrocinador desde posible cliente hasta firmado y pagado, con su paquete, sus entregables y la persona de contacto. Los ponentes pasan de invitados a confirmados y después a entregados. Los asistentes de ediciones anteriores se etiquetan por año para el lanzamiento del próximo congreso, y puedes empezar las renovaciones la semana después del evento, mientras los datos del patrocinador siguen frescos.

Crea un CRM para nuestro congreso con patrocinadores (fase, paquete, importe, entregables, estado de pago), ponentes (invitado, confirmado, materiales recibidos, entregado) y asistentes de años anteriores etiquetados por año. Muestra los patrocinadores a los que contactar para renovar después del evento.

Facturas de patrocinio por fases

Divide cada patrocinio en plazos ligados a hitos, por ejemplo a la firma y ocho semanas antes del evento, para que el dinero llegue antes de que venzan los depósitos del recinto. Las empresas que pagan entradas de grupo por transferencia reciben una factura en regla con sus datos fiscales y su número de pedido.

Crea una aplicación de facturación para nuestro congreso que divida el patrocinio en plazos (50% a la firma, 50% ocho semanas antes), genere facturas para pedidos de entradas de grupo pagados por transferencia con número de pedido e identificador fiscal, y muestre lo que está vencido.

Aforo de sesiones, listas de espera y check-in con QR

Los asistentes eligen sesiones con antelación, así que puedes pasar la charla más popular al salón principal antes del día. Los talleres tienen límites de plazas y listas de espera. El día del evento, el personal escanea los códigos QR en la puerta y en cada sala, y los recuentos de check-in alimentan el informe para tus patrocinadores.

Crea la gestión del evento para nuestro congreso: los asistentes eligen sesiones con antelación, cada sesión tiene aforo y lista de espera, las acreditaciones llevan un código QR, y el personal escanea en el registro y en las puertas de las salas. Muestra en directo los recuentos de check-in por sesión.

De tres herramientas a una sola base de datos

La mayoría de organizadores gestionan las entradas en una plataforma, a los ponentes y patrocinadores en hojas de cálculo y la agenda en un documento. Los problemas empiezan cuando no coinciden: el ponente que se dio de baja sigue en el programa impreso, o el patrocinador que pagó no aparece en la web. Pon asistentes, sesiones, ponentes y patrocinadores en un mismo proyecto de Mythex y todas las páginas leerán de los mismos registros. Empieza por la agenda y los ponentes, añade después las entradas y, por último, el embudo de patrocinadores.

Importa asistentes y ponentes desde CSV
La agenda, las páginas de ponentes y los logotipos de patrocinadores leen los mismos datos
Los recuentos de check-in pasan al informe para patrocinadores

Datos de asistentes y networking

Los directorios de asistentes y el escaneo de contactos por patrocinadores implican datos personales. Haz que los perfiles de networking sean de adhesión voluntaria y no de exclusión, avisa a los asistentes cuando un patrocinador escanee sus datos y muestra las notas sobre dietas y accesibilidad solo al personal que las necesite. Revisa las normas de protección de datos de los países de origen de tus asistentes.

Un prompt para empezar

Crea una aplicación para nuestro congreso anual. Necesito una web pública con una agenda por día, eje temático y sala que pueda cambiar desde una página de administración, páginas de ponentes y venta de entradas de precio anticipado, estándar y de grupo. Añade un portal para ponentes donde cada uno suba una foto, una biografía y las presentaciones antes de una fecha límite, y check-in con QR para el día del evento.

Preguntas

¿Puedo vender entradas del congreso en línea?

Sí. Mythex puede crear tipos de entrada, complementos y compras en grupo, con pago a través de una cuenta de proveedor de pagos que conectes. Cada pedido se guarda en tu base de datos con los datos del asistente.

¿Pueden los asistentes hacer el check-in con un código QR?

Sí. Cada entrada puede llevar un código QR, y el personal lo escanea desde el navegador del móvil en el registro y en las puertas de las sesiones. Los recuentos se actualizan según llega la gente.

¿Puede cambiar la agenda cuando la web ya está en línea?

Sí. La agenda se guarda como datos y se edita desde una página de administración, así que al mover una sesión o cambiar un ponente la web pública se actualiza al momento.

¿Puede organizar eventos virtuales o híbridos?

Puede guardar los enlaces de tu herramienta de streaming para cada sesión y restringirlos por tipo de entrada, y poner las grabaciones en un área de cursos después del evento. El vídeo en sí sigue en tu proveedor de streaming.

¿Necesito un desarrollador?

No. Describes lo que necesitas en lenguaje sencillo y Mythex lo crea con una vista previa en directo. Los cambios se hacen en el chat; el editor de código está ahí si tu equipo lo quiere.

¿Cuánto cuesta?

Puedes crear y publicar en el plan Free sin tarjeta de crédito. Pro cuesta $25 al mes y añade dominio propio, edición de código, exportación y más créditos.

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