Software pentru organizatori de conferințe: program, bilete, sponsori și vorbitori într-o singură aplicație

Mythex construiește software pentru conferințe din simpla descriere: un site al evenimentului cu program live și pagini pentru vorbitori, tipuri de bilete cu achiziții de grup, un portal în care vorbitorii încarcă prezentările și fotografiile, o linie de sponsorizări cu livrabile și facturi în rate, plus check-in cu cod QR în ziua evenimentului. Totul folosește o singură bază de date, astfel că participanții, sponsorii și sesiunile nu mai trăiesc în trei unelte separate.

Începe gratuit

Ce cere de la software organizarea unei conferințe

O conferință are o perioadă lungă de pregătire și un final intens. Sala se rezervă cu un an înainte, apelul pentru vorbitori se deschide cu luni înainte ca programul să existe, sponsorii semnează și plătesc în etape, iar biletele early-bird finanțează avansuri care devin scadente mult înainte ca majoritatea participanților să se înscrie. Apoi ultimele șase săptămâni aduc schimbări de sală, fotografii lipsă ale vorbitorilor, cumpărători de grup care adaugă nume, tipărirea badge-urilor și un program tipărit care e deja vechi la sosire. În ziua evenimentului, problema sunt cozile la înregistrare și sesiunile care depășesc capacitatea sălii. Software-ul trebuie să țină totul într-un singur loc și să se schimbe în ultimul moment fără să strice programul public.

Un program pe zile, piste și săli, care poate fi modificat până dimineața evenimentului
Tipuri de bilete, opțiuni suplimentare și achiziții de grup cu nume adăugate ulterior
Un flux pentru vorbitori de la invitat la confirmat, cu materiale necesare până la un termen
Pachete de sponsorizare cu livrabile, liste de contacte și plăți eșalonate
Alegerea sesiunilor din timp, ca să dimensionezi sălile
Check-in cu cod QR la intrare și pe fiecare sesiune

Un site de conferință cu un program pe care îl poți schimba în ziua evenimentului

Programul este date, nu o pagină, așa că mutarea unei prezentări într-o sală mai mare actualizează simultan fiecare pagină de vorbitor și orarul. Vorbitorii primesc pagini cu biografie, fotografie și sesiuni. Logourile sponsorilor se așază după nivelul pachetului. Publică din timp, cu sesiunile marcate „urmează să fie anunțate”; fiecare vorbitor nou este un motiv în plus să trimiți un e-mail listei tale.

Construiește un site pentru conferința noastră de două zile, cu un program pe zile, piste și săli pe care îl editez dintr-o pagină de administrare, o pagină pentru fiecare vorbitor cu biografie, fotografie și sesiuni, logourile sponsorilor grupate pe Gold, Silver și Bronze și informații despre locație, transport și hoteluri.

Vânzare de bilete cu termene early-bird și achiziții de grup

Vinde bilete early-bird, standard, pentru studenți și de grup, cu opțiuni suplimentare pentru ateliere, cină sau înregistrări. Cumpărătorii de grup plătesc primii și adaugă numele participanților mai târziu, cum cumpără de fapt companiile. Prețul early-bird se dezactivează la termen, iar tu rămâi cu el dezactivat.

Fă un magazin de bilete pentru conferința noastră cu bilete early-bird (până pe 31 martie), standard, pentru studenți și de grup pentru 5 persoane, plus opțiuni suplimentare pentru ateliere și cina conferinței. Cumpărătorii de grup pot plăti acum și pot adăuga numele participanților mai târziu, dintr-un link.

Un portal pentru vorbitori care face urmărirea în locul tău

Fiecare vorbitor se conectează la o listă de verificare: fotografie, biografie, rezumatul sesiunii, prezentare și cerințe audio-video, fiecare cu termen. Vede ce îi lipsește, iar tu vezi lista tuturor vorbitorilor care mai datorează ceva. Sponsorii au propria vedere asupra livrabilelor, detaliilor de stand și contactelor pe care le-au colectat.

Creează un portal pentru vorbitori la conferința noastră. Fiecare vorbitor vede o listă cu fotografia, biografia, rezumatul, prezentarea și cerințele audio-video, cu termene, și poate încărca fișiere pentru fiecare element. Dă-mi o listă de administrare cu vorbitorii care au elemente lipsă.

Un flux pentru sponsori și vorbitori

Urmărește fiecare sponsor de la potențial la semnat și la plătit, cu pachetul, livrabilele și persoana de contact. Vorbitorii trec de la invitat la confirmat și apoi la livrat. Participanții din anii trecuți sunt etichetați pe ani pentru lansarea de anul viitor, iar reînnoirile pot începe în săptămâna de după eveniment, cât timp cifrele sponsorului sunt încă proaspete.

Construiește un CRM pentru conferința noastră, cu sponsori (etapă, pachet, sumă, livrabile, stare a plății), vorbitori (invitat, confirmat, materiale primite, livrat) și participanții din anii trecuți etichetați pe ani. Arată sponsorii de contactat pentru reînnoire după eveniment.

Facturi pentru sponsori, în rate

Împarte fiecare sponsorizare în rate legate de etape, de exemplu la semnare și cu opt săptămâni înainte de eveniment, astfel că banii intră înainte de scadența avansurilor pentru locație. Companiile care plătesc bilete de grup prin transfer primesc o factură corectă, cu datele lor fiscale și numărul comenzii.

Fă o aplicație de facturare pentru conferința noastră care împarte sponsorizarea în rate (50% la semnare, 50% cu opt săptămâni înainte de eveniment), creează facturi pentru comenzile de bilete de grup plătite prin transfer, cu numărul comenzii și codul TVA, și arată ce este restant.

Capacitatea sesiunilor, liste de așteptare și check-in cu cod QR

Participanții aleg sesiunile din timp, așa că poți muta prezentarea populară în sala principală înainte de eveniment. Atelierele au limite de locuri și liste de așteptare. În ziua evenimentului, personalul scanează codurile QR la intrare și la ușa fiecărei săli, iar numărul de check-in-uri alimentează raportul pentru sponsori.

Construiește un sistem de gestionare a evenimentului pentru conferința noastră: participanții aleg sesiunile din timp, fiecare sesiune are capacitate și listă de așteptare, badge-urile au cod QR, iar personalul scanează la înregistrare și la ușile sălilor. Arată numărul de check-in-uri în timp real pe sesiune.

De la trei unelte la o singură bază de date

Majoritatea organizatorilor țin biletele pe o platformă, pe vorbitori și sponsori în foi de calcul, iar programul într-un document. Problemele apar când nu se potrivesc: vorbitorul care a renunțat încă apare în programul tipărit sau sponsorul care a plătit nu apare pe site. Pune participanții, sesiunile, vorbitorii și sponsorii într-un singur proiect Mythex, iar fiecare pagină citește din aceleași înregistrări. Începe cu programul și vorbitorii, adaugă apoi biletele și, la urmă, fluxul pentru sponsori.

Importă participanții și vorbitorii din CSV
Programul, paginile vorbitorilor și logourile sponsorilor citesc din aceleași date
Numărul de check-in-uri intră în raportul pentru sponsori

Date ale participanților și networking

Listele de participanți și scanarea contactelor de către sponsori implică date personale. Fă profilurile de networking opt-in, nu opt-out, spune participanților când o scanare de sponsor le împărtășește datele și păstrează notele despre alergii alimentare și accesibilitate vizibile doar pentru personalul care are nevoie de ele. Verifică regulile de protecție a datelor din țările de unde vin participanții.

Un prompt de la care să pornești

Construiește o aplicație pentru conferința noastră anuală. Am nevoie de un site public cu program pe zile, piste și săli pe care îl pot modifica dintr-o pagină de administrare, pagini pentru vorbitori și vânzare de bilete early-bird, standard și de grup. Adaugă un portal pentru vorbitori, în care fiecare încarcă fotografia, biografia și prezentarea până la un termen, și check-in cu cod QR pentru ziua evenimentului.

Întrebări

Pot vinde bilete de conferință online?

Da. Mythex poate construi tipuri de bilete, opțiuni suplimentare și achiziții de grup, cu plata făcută printr-un cont la un furnizor de plăți pe care îl conectezi. Fiecare comandă se salvează în baza ta de date, cu datele participantului.

Participanții pot face check-in cu un cod QR?

Da. Fiecare bilet poate avea un cod QR, iar personalul îl scanează dintr-un browser de telefon la înregistrare și la ușile sesiunilor. Numărul se actualizează pe măsură ce sosesc oamenii.

Programul poate fi schimbat după ce site-ul este live?

Da. Programul se salvează ca date și se editează dintr-o pagină de administrare, astfel că mutarea unei sesiuni sau înlocuirea unui vorbitor actualizează imediat site-ul public.

Poate rula evenimente virtuale sau hibride?

Poate păstra linkurile către instrumentul tău de streaming pentru fiecare sesiune și le poate restricționa pe tipul de bilet, iar înregistrările pot merge într-o zonă de curs după eveniment. Videoclipul rămâne la furnizorul tău de streaming.

Am nevoie de un dezvoltator?

Nu. Descrii ce ai nevoie în limbaj obișnuit, iar Mythex construiește cu previzualizare live. Modificările se fac în chat; editorul de cod există dacă echipa ta îl vrea.

Cât costă?

Poți construi și publica pe planul gratuit, fără card de credit. Pro costă 25 $ pe lună și adaugă un domeniu propriu, editare de cod, export și mai multe credite.

Alte moduri de a construi cu AI

Mythex · Pricing · Construiește orice cu AI · Șabloane pentru site-uri și aplicații · Mythex comparat · Glosar pentru crearea de aplicații cu AI · Instrumente gratuite pentru crearea de aplicații cu AI · English