Software para organizadores de congressos: programação, ingressos, patrocinadores e palestrantes em um só app

A Mythex cria software para congressos a partir de uma descrição: um site do evento com programação ao vivo e páginas dos palestrantes, tipos de ingresso com compra em grupo, um portal onde os palestrantes enviam slides e fotos, um funil de patrocinadores com entregas e faturas parceladas, e check-in por QR code no dia. Tudo compartilha um único banco de dados, então participantes, patrocinadores e sessões deixam de ficar espalhados em três ferramentas separadas.

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O que organizar um congresso exige do software

Um congresso tem uma longa fase de preparação e uma reta final intensa. O local é reservado com um ano de antecedência, a chamada de palestrantes abre meses antes de a programação existir, os patrocinadores assinam e pagam em etapas, e os ingressos de lote antecipado financiam sinais que vencem muito antes de a maioria dos participantes se inscrever. Depois, as últimas seis semanas trazem mudanças de sala, fotos de palestrantes que faltam, compradores de grupo incluindo nomes, impressão de crachás e uma programação impressa já desatualizada na chegada. No dia, o problema são filas na inscrição e sessões lotadas. O software precisa reunir tudo isso em um só lugar e mudar na última hora sem quebrar a programação pública.

Uma programação por dia, trilha e sala que pode mudar até a manhã do evento
Tipos de ingresso, complementos e compras em grupo com nomes incluídos depois
Um funil de palestrantes, de convidado a confirmado, com materiais entregues até um prazo
Pacotes de patrocínio com entregas, listas de contatos e pagamentos em etapas
Escolhas de sessão antecipadas para dimensionar as salas
Check-in por QR code na porta e em cada sessão

Um site do congresso com programação que você muda no dia

A programação são dados, não uma página, então mudar uma palestra para uma sala maior atualiza todas as páginas de palestrantes e o cronograma de uma vez. Os palestrantes ganham páginas com biografia, foto e sessões. Os logos dos patrocinadores são organizados pelo nível do pacote. Publique cedo com as sessões marcadas como 'a confirmar'; cada novo palestrante é mais um motivo para enviar um e-mail para a sua lista.

Crie um site para o nosso congresso de dois dias, com programação por dia, trilha e sala que eu edito em uma página de administração, uma página por palestrante com biografia, foto e sessões, logos de patrocinadores agrupados em Ouro, Prata e Bronze, e informações sobre o local, deslocamento e hotéis.

Venda de ingressos com prazos de lote antecipado e compras em grupo

Venda ingressos de lote antecipado, regular, estudante e de grupo, com complementos para oficinas, jantar ou gravações. Compradores de grupo pagam primeiro e incluem os nomes dos participantes depois, que é como as empresas compram de fato. O preço do lote antecipado é desativado no prazo, e você o mantém desativado.

Crie uma loja de ingressos para o nosso congresso com lote antecipado (até 31 de março), ingresso regular, estudante e grupo de 5 pessoas, além de complementos para oficinas e para o jantar do congresso. Compradores de grupo podem pagar agora e incluir os nomes dos participantes depois, por meio de um link.

Um portal do palestrante que cobra os pendentes por você

Cada palestrante entra em uma lista de verificação: foto, biografia, resumo da sessão, slides e necessidades de áudio e vídeo, cada item com data de entrega. Ele vê o que falta, e você vê uma lista de todos os palestrantes que ainda devem algo. Os patrocinadores têm sua própria visão das entregas, dos detalhes do estande e dos contatos que coletaram.

Crie um portal do palestrante para o nosso congresso. Cada palestrante vê uma lista de verificação com foto, biografia, resumo, slides e requisitos de áudio e vídeo, com datas de entrega, e envia arquivos para cada item. Me dê uma lista de administração dos palestrantes com itens pendentes.

Um funil de patrocinadores e palestrantes

Acompanhe cada patrocinador desde o prospecto até o assinado e o pago, com o pacote, as entregas e a pessoa de contato. Os palestrantes passam de convidados a confirmados e depois a apresentados. Participantes de anos anteriores são marcados por ano para o lançamento do próximo evento, e você pode iniciar as renovações na semana seguinte ao evento, enquanto os números do patrocinador ainda estão frescos.

Crie um CRM para o nosso congresso com patrocinadores (etapa, pacote, valor, entregas, status do pagamento), palestrantes (convidado, confirmado, materiais recebidos, apresentado) e participantes de anos anteriores marcados por ano. Mostre os patrocinadores a contatar para renovação após o evento.

Faturas de patrocinadores em etapas

Divida cada patrocínio em parcelas ligadas a marcos, como na assinatura e oito semanas antes do evento, para que o dinheiro entre antes de os sinais do local vencerem. Empresas que pagam ingressos de grupo por transferência recebem uma fatura adequada com seus dados fiscais e o número do pedido de compra.

Crie um app de faturamento para o nosso congresso que divida o patrocínio em parcelas (50% na assinatura, 50% oito semanas antes), gere faturas para pedidos de ingressos de grupo pagos por transferência, com número do pedido de compra e CNPJ, e mostre o que está em atraso.

Capacidade das sessões, listas de espera e check-in por QR code

Os participantes escolhem as sessões com antecedência, então você pode mover a palestra mais procurada para o salão principal antes do dia. Oficinas têm limite de vagas e listas de espera. No dia, a equipe escaneia QR codes na porta e em cada sala, e os totais de check-in alimentam o seu relatório para patrocinadores.

Crie uma gestão de eventos para o nosso congresso: os participantes escolhem as sessões antecipadamente, cada sessão tem capacidade e lista de espera, os crachás têm QR code, e a equipe escaneia na inscrição e nas portas das salas. Mostre os totais de check-in ao vivo por sessão.

De três ferramentas para um banco de dados

A maioria dos organizadores usa uma plataforma para os ingressos, planilhas para palestrantes e patrocinadores, e um documento para a programação. O problema começa quando eles divergem: o palestrante que desistiu ainda aparece na programação impressa, ou o patrocinador que pagou não está no site. Coloque participantes, sessões, palestrantes e patrocinadores em um único projeto da Mythex, e cada página lerá dos mesmos registros. Comece pela programação e pelos palestrantes, depois adicione a venda de ingressos e, em seguida, o funil de patrocinadores.

Importe participantes e palestrantes de um CSV
Programação, páginas de palestrantes e logos de patrocinadores lêem dos mesmos dados
Os totais de check-in alimentam o relatório para patrocinadores

Dados de participantes e networking

Diretórios de participantes e a captura de contatos pelos patrocinadores envolvem dados pessoais. Torne os perfis de networking opcionais por adesão, em vez de por exclusão, avise os participantes quando um patrocinador capturar seus dados, e mantenha as observações sobre alimentação e acessibilidade visíveis apenas para a equipe que precisa delas. Confira as regras de proteção de dados nos países de onde vêm os seus participantes.

Um prompt para começar

Crie um app para o nosso congresso anual. Preciso de um site público com programação por dia, trilha e sala que eu possa mudar em uma página de administração, páginas de palestrantes e venda de ingressos de lote antecipado, regular e de grupo. Adicione um portal do palestrante em que cada um envia foto, biografia e slides até um prazo, além de check-in por QR code no dia.

Perguntas

Posso vender ingressos de congresso online?

Sim. A Mythex pode criar tipos de ingresso, complementos e compras em grupo, com checkout por meio de uma conta de provedor de pagamento que você conectar. Cada pedido é salvo no seu banco de dados com os dados do participante.

Os participantes podem fazer check-in com QR code?

Sim. Cada ingresso pode ter um QR code, e a equipe o escaneia pelo navegador do celular na inscrição e nas portas das sessões. Os totais são atualizados conforme as pessoas chegam.

A programação pode mudar depois que o site estiver no ar?

Sim. A programação fica salva como dados e é editada em uma página de administração, então mover uma sessão ou trocar um palestrante atualiza o site público imediatamente.

Dá para fazer eventos virtuais ou híbridos?

Dá para guardar os links da sua ferramenta de transmissão para cada sessão e restringi-los por tipo de ingresso, e colocar as gravações em uma área de curso depois do evento. O vídeo em si continua com o seu provedor de transmissão.

Preciso de um desenvolvedor?

Não. Você descreve o que precisa em linguagem simples e a Mythex cria com uma prévia ao vivo. As mudanças são feitas no chat; o editor de código está disponível se a sua equipe quiser.

Quanto custa?

Você pode criar e publicar no plano Grátis, sem cartão de crédito. O Pro custa US$ 25 por mês e adiciona domínio próprio, edição de código, exportação e mais créditos.

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