Λογισμικό για διοργανωτές συνεδρίων: πρόγραμμα, εισιτήρια, χορηγοί και ομιλητές σε μία εφαρμογή

Το Mythex φτιάχνει λογισμικό συνεδρίου από μια περιγραφή: ιστότοπο εκδήλωσης με ζωντανό πρόγραμμα και σελίδες ομιλητών, τύπους εισιτηρίων με αγορές ομάδων, πύλη όπου οι ομιλητές ανεβάζουν παρουσιάσεις και φωτογραφίες, pipeline χορηγών με παραδοτέα και δόσεις τιμολογίων, και check-in με QR την ημέρα του συνεδρίου. Όλα μοιράζονται μία βάση δεδομένων, ώστε συμμετέχοντες, χορηγοί και συνεδρίες να μην ζουν σε τρία ξεχωριστά εργαλεία.

Ξεκινήστε να χτίζετε δωρεάν

Τι απαιτεί από το λογισμικό η διοργάνωση συνεδρίου

Ένα συνέδριο έχει μακρά προετοιμασία και έντονο τελικό διάστημα. Ο χώρος κλείνεται έναν χρόνο νωρίτερα, η πρόσκληση για ομιλητές ανοίγει μήνες πριν υπάρξει πρόγραμμα, οι χορηγοί υπογράφουν και πληρώνουν σε δόσεις, και τα εισιτήρια early-bird χρηματοδοτούν προκαταβολές που λήγουν πολύ πριν εγγραφεί ο περισσότερος κόσμος. Τότε έρχονται οι τελευταίες έξι εβδομάδες: αλλαγές αιθουσών, φωτογραφίες που λείπουν, αγοραστές ομάδων που προσθέτουν ονόματα, εκτύπωση badges και ένα έντυπο πρόγραμμα που είναι ήδη παλιό τη στιγμή που φτάνει. Την ημέρα του συνεδρίου το θέμα είναι οι ουρές στην εγγραφή και οι συνεδρίες που ξεπερνούν τη χωρητικότητα. Το λογισμικό πρέπει να κρατά όλα αυτά σε ένα μέρος και να αλλάζει τελευταία στιγμή χωρίς να χαλάει το δημόσιο πρόγραμμα.

Πρόγραμμα ανά ημέρα, θεματική ενότητα και αίθουσα που μπορεί να αλλάξει μέχρι το πρωί του συνεδρίου
Τύποι εισιτηρίων, πρόσθετα και αγορές ομάδων με ονόματα που προστίθενται αργότερα
Pipeline ομιλητών από προσκεκλημένος σε επιβεβαιωμένος, με υλικό που οφείλεται έως ορισμένη προθεσμία
Πακέτα χορηγών με παραδοτέα, λίστες επαφών και πληρωμές σε δόσεις
Επιλογές συνεδριών εκ των προτέρων ώστε να μεγεθύνονται σωστά οι αίθουσες
Check-in με QR στην είσοδο και ανά συνεδρία

Ιστότοπος συνεδρίου με πρόγραμμα που αλλάζεται την ημέρα της διοργάνωσης

Το πρόγραμμα είναι δεδομένα, όχι σελίδα, οπότε η μεταφορά μιας ομιλίας σε μεγαλύτερη αίθουσα ενημερώνει μαζί κάθε σελίδα ομιλητή και το πρόγραμμα. Οι ομιλητές έχουν σελίδες με βιογραφικό, φωτογραφία και συνεδρίες. Τα λογότυπα χορηγών τοποθετούνται ανά επίπεδο πακέτου. Δημοσιεύστε νωρίς με συνεδρίες σημειωμένες ως «ανακοινώνονται»· κάθε νέος ομιλητής είναι και ένας ακόμη λόγος να στείλετε email στη λίστα σας.

Φτιάξε ιστότοπο για το δισήμερο συνέδριό μας με πρόγραμμα ανά ημέρα, θεματική ενότητα και αίθουσα που επεξεργάζομαι από σελίδα διαχείρισης, σελίδα για κάθε ομιλητή με βιογραφικό, φωτογραφία και συνεδρίες, λογότυπα χορηγών ομαδοποιημένα σε Gold, Silver και Bronze, και πληροφορίες για τον χώρο, τις μετακινήσεις και τα ξενοδοχεία.

Πώληση εισιτηρίων με προθεσμίες early-bird και αγορές ομάδων

Πουλήστε εισιτήρια early-bird, κανονικά, φοιτητικά και ομαδικά, με πρόσθετα για εργαστήρια, το δείπνο ή τις εγγραφές. Οι αγοραστές ομάδων πληρώνουν πρώτα και προσθέτουν τα ονόματα των συμμετεχόντων αργότερα, που είναι ακριβώς ο τρόπος που αγοράζουν οι εταιρείες. Η τιμή early-bird σβήνει στην προθεσμία της, και μένει σβησμένη.

Φτιάξε κατάστημα εισιτηρίων για το συνέδριό μας με early-bird (λήγει 31 Μαρτίου), κανονικό, φοιτητικό και ομαδικό για 5 άτομα, συν πρόσθετα για εργαστήρια και το δείπνο του συνεδρίου. Οι αγοραστές ομάδων μπορούν να πληρώσουν τώρα και να προσθέσουν ονόματα συμμετεχόντων αργότερα μέσω συνδέσμου.

Πύλη ομιλητών που κάνει την παρακολούθηση για εσάς

Κάθε ομιλητής μπαίνει σε μια λίστα ελέγχου: φωτογραφία, βιογραφικό, περίληψη συνεδρίας, παρουσίαση και τεχνικές ανάγκες, με ημερομηνία προθεσμίας το καθένα. Βλέπει τι λείπει, και εσείς βλέπετε λίστα με όλους τους ομιλητές που χρωστούν κάτι. Οι χορηγοί έχουν δική τους προβολή με τα παραδοτέα, τα στοιχεία του περιπτέρου και τις επαφές που συνέλλεξαν.

Φτιάξε πύλη ομιλητών για το συνέδριό μας. Κάθε ομιλητής βλέπει λίστα ελέγχου με φωτογραφία, βιογραφικό, περίληψη, παρουσίαση και τεχνικές απαιτήσεις με ημερομηνίες προθεσμίας, και ανεβάζει αρχεία για κάθε στοιχείο. Δώσε μου λίστα διαχείρισης με τους ομιλητές που έχουν ελλείψεις.

Pipeline χορηγών και ομιλητών

Παρακολουθήστε κάθε χορηγό από υποψήφιο σε υπογεγραμμένο και πληρωμένο, με το πακέτο του, τα παραδοτέα του και το πρόσωπο επαφής. Οι ομιλητές περνούν από προσκεκλημένος σε επιβεβαιωμένος και σε παρουσιασμένος. Οι πρώην συμμετέχοντες σημειώνονται ανά έτος για την επόμενη χρονιά, και μπορείτε να ξεκινήσετε ανανεώσεις την εβδομάδα μετά το συνέδριο, ενώ τα νούμερα του χορηγού είναι ακόμη φρέσκα.

Φτιάξε CRM για το συνέδριό μας με χορηγούς (στάδιο, πακέτο, ποσό, παραδοτέα, κατάσταση πληρωμής), ομιλητές (προσκεκλημένος, επιβεβαιωμένος, υλικό ελήφθη, παρουσιάστηκε) και πρώην συμμετέχοντες σημειωμένους ανά έτος. Δείξε τους χορηγούς που πρέπει να επικοινωνήσω για ανανέωση μετά το συνέδριο.

Τιμολόγια χορηγών σε δόσεις

Χωρίστε κάθε χορηγία σε δόσεις συνδεδεμένες με ορόσημα, όπως στην υπογραφή και οκτώ εβδομάδες πριν το συνέδριο, ώστε τα χρήματα να έρχονται πριν λήξουν οι προκαταβολές του χώρου. Οι εταιρείες που πληρώνουν ομαδικά εισιτήρια με μεταφορά παίρνουν κανονικό τιμολόγιο με τα φορολογικά τους στοιχεία και τον αριθμό παραγγελίας.

Φτιάξε εφαρμογή τιμολογήσεων για το συνέδριό μας που χωρίζει τη χορηγία σε δόσεις (50% στην υπογραφή, 50% οκτώ εβδομάδες πριν), δημιουργεί τιμολόγια για παραγγελίες ομαδικών εισιτηρίων που πληρώνονται με μεταφορά, με αριθμό παραγγελίας και ΑΦΜ, και δείχνει τι είναι ληξιπρόθεσμο.

Χωρητικότητα συνεδριών, λίστες αναμονής και check-in με QR

Οι συμμετέχοντες επιλέγουν συνεδρίες εκ των προτέρων, ώστε να μεταφέρετε τη δημοφιλή ομιλία στην κεντρική αίθουσα πριν την ημέρα. Τα εργαστήρια έχουν όρια θέσεων και λίστες αναμονής. Την ημέρα του συνεδρίου το προσωπικό σκανάρει QR στην είσοδο και σε κάθε αίθουσα, και τα νούμερα του check-in τροφοδοτούν την αναφορά προς τους χορηγούς.

Φτιάξε διαχείριση εκδήλωσης για το συνέδριό μας: οι συμμετέχοντες επιλέγουν συνεδρίες από πριν, κάθε συνεδρία έχει χωρητικότητα και λίστα αναμονής, τα badges έχουν QR και το προσωπικό σκανάρει στην εγγραφή και στις πόρτες των αιθουσών. Δείξε ζωντανά τα νούμερα check-in ανά συνεδρία.

Από τρία εργαλεία σε μία βάση δεδομένων

Οι περισσότεροι διοργανωτές τρέχουν τα εισιτήρια σε μία πλατφόρμα, τους ομιλητές και τους χορηγούς σε υπολογιστικά φύλλα και το πρόγραμμα σε ένα έγγραφο. Τα προβλήματα αρχίζουν όταν δεν συμφωνούν μεταξύ τους: ο ομιλητής που αποχώρησε εξακολουθεί να υπάρχει στο έντυπο πρόγραμμα, ή ο χορηγός που πλήρωσε δεν εμφανίζεται στον ιστότοπο. Βάλτε συμμετέχοντες, συνεδρίες, ομιλητές και χορηγούς σε ένα project του Mythex και όλες οι σελίδες διαβάζουν από τις ίδιες εγγραφές. Ξεκινήστε με το πρόγραμμα και τους ομιλητές, προσθέστε μετά τα εισιτήρια και τέλος το pipeline χορηγών.

Εισαγωγή συμμετεχόντων και ομιλητών από CSV
Το πρόγραμμα, οι σελίδες ομιλητών και τα λογότυπα χορηγών διαβάζουν από τα ίδια δεδομένα
Τα νούμερα check-in περνούν στην αναφορά προς τους χορηγούς

Δεδομένα συμμετεχόντων και networking

Οι κατάλογοι συμμετεχόντων και η σάρωση επαφών από χορηγούς αφορούν προσωπικά δεδομένα. Κάντε τα προφίλ networking προαιρετικά με ενεργή συγκατάθεση και όχι με αυτόματη συμμετοχή, ενημερώστε τους συμμετέχοντες όταν ένας χορηγός σαρώνει τα στοιχεία τους, και κρατήστε τις σημειώσεις για διατροφή και προσβασιμότητα ορατές μόνο στο προσωπικό που τις χρειάζεται. Ελέγξτε τους κανόνες προστασίας δεδομένων των χωρών από τις οποίες προέρχονται οι συμμετέχοντες.

Μια προτροπή για αρχή

Φτιάξε εφαρμογή για το ετήσιο συνέδριό μας. Χρειάζομαι δημόσιο ιστότοπο με πρόγραμμα ανά ημέρα, θεματική ενότητα και αίθουσα που μπορώ να αλλάζω από σελίδα διαχείρισης, σελίδες ομιλητών, και πώληση εισιτηρίων early-bird, κανονικών και ομαδικών. Πρόσθεσε πύλη ομιλητών όπου ο καθένας ανεβάζει φωτογραφία, βιογραφικό και παρουσίαση μέχρι μια προθεσμία, και check-in με QR για την ημέρα του συνεδρίου.

Ερωτήσεις

Μπορώ να πουλήσω εισιτήρια συνεδρίου online;

Ναι. Το Mythex μπορεί να φτιάξει τύπους εισιτηρίων, πρόσθετα και αγορές ομάδων, με checkout μέσω λογαριασμού παρόχου πληρωμών που συνδέετε. Κάθε παραγγελία αποθηκεύεται στη βάση σας με τα στοιχεία των συμμετεχόντων.

Μπορούν οι συμμετέχοντες να κάνουν check-in με QR;

Ναι. Κάθε εισιτήριο μπορεί να έχει QR κωδικό, και το προσωπικό το σκανάρει από τον περιηγητή κινητού στην εγγραφή και στις πόρτες των συνεδριών. Τα νούμερα ενημερώνονται καθώς φτάνουν οι άνθρωποι.

Μπορεί να αλλάξει το πρόγραμμα αφού ανέβει ο ιστότοπος;

Ναι. Το πρόγραμμα αποθηκεύεται ως δεδομένα και επεξεργάζεται από σελίδα διαχείρισης, οπότε η μεταφορά μιας συνεδρίας ή η αντικατάσταση ομιλητή ενημερώνει αμέσως τον δημόσιο ιστότοπο.

Μπορεί να φιλοξενήσει διαδικτυακές ή υβριδικές εκδηλώσεις;

Μπορεί να κρατά συνδέσμους από το εργαλείο streaming σας για κάθε συνεδρία και να τους περιορίζει ανά τύπο εισιτηρίου, και να βάζει τις εγγραφές σε χώρο μαθημάτων μετά την εκδήλωση. Το ίδιο το βίντεο παραμένει στον πάροχο streaming σας.

Χρειάζομαι προγραμματιστή;

Όχι. Περιγράφετε τι χρειάζεστε με απλά λόγια και το Mythex το φτιάχνει με ζωντανή προεπισκόπηση. Οι αλλαγές γίνονται στη συνομιλία· ο επεξεργαστής κώδικα είναι διαθέσιμος αν η ομάδα σας το θέλει.

Πόσο κοστίζει;

Μπορείτε να φτιάξετε και να δημοσιεύσετε στο δωρεάν πρόγραμμα χωρίς πιστωτική κάρτα. Το Pro κοστίζει $25 τον μήνα και προσθέτει προσαρμοσμένο domain, επεξεργασία κώδικα, εξαγωγή και περισσότερα credits.

Περισσότεροι τρόποι για να χτίσετε με AI

Mythex · Pricing · Χτίστε οτιδήποτε με AI · Πρότυπα ιστοσελίδων και εφαρμογών · Το Mythex σε σύγκριση · Γλωσσάρι δημιουργίας εφαρμογών με AI · Δωρεάν εργαλεία δημιουργίας εφαρμογών με AI · English