Software para organizadores de congresos: agenda, entradas, patrocinadores y ponentes en una sola app

Mythex crea software para congresos a partir de una descripción: una web del evento con agenda en directo y páginas de ponentes, tipos de entrada con compras en grupo, un portal donde los ponentes suben sus presentaciones y fotos, un pipeline de patrocinadores con entregables y facturas fraccionadas, y check-in con QR el día del evento. Todo comparte una sola base de datos, así que asistentes, patrocinadores y sesiones dejan de vivir en tres herramientas separadas.

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Lo que exige organizar un congreso al software

Un congreso tiene un largo recorrido previo y un final muy exigente. El recinto se reserva con un año de antelación, la convocatoria de ponentes se abre meses antes de que exista el programa, los patrocinadores firman y pagan por fases, y las entradas anticipadas financian señales que vencen mucho antes de que la mayoría de asistentes se inscriba. Luego llegan las últimas seis semanas, con cambios de sala, fotos de ponentes que faltan, compradores de grupo que añaden nombres, impresión de acreditaciones y un programa impreso que ya está desfasado al llegar. El día del evento, el problema son las colas en la recepción y las sesiones que se llenan de más. El software tiene que reunir todo eso en un solo lugar y poder cambiar a última hora sin romper la agenda pública.

Una agenda por día, eje temático y sala que pueda cambiar hasta la mañana del evento
Tipos de entrada, complementos y compras de grupo con nombres añadidos después
Un pipeline de ponentes desde invitado hasta confirmado, con materiales que entregar antes de una fecha
Paquetes de patrocinio con entregables, listas de contactos y pagos por fases
Elección de sesiones con antelación para dimensionar las salas
Check-in con QR en la puerta y por sesión

Una web de congreso con una agenda que puedes cambiar el mismo día

La agenda son datos, no una página, así que trasladar una charla a una sala más grande actualiza a la vez cada página de ponente y el horario. Los ponentes tienen páginas con biografía, foto y sesiones. Los logotipos de patrocinadores se colocan según el nivel del paquete. Publica pronto con las sesiones marcadas como 'por confirmar'; cada nuevo ponente es otro motivo para escribir a tu lista.

Crea una web para nuestro congreso de dos días con una agenda por día, eje temático y sala que pueda editar desde una página de administración, una página por ponente con biografía, foto y sesiones, logotipos de patrocinadores agrupados en Oro, Plata y Bronce, y la información del recinto, los desplazamientos y los hoteles.

Venta de entradas con fechas límite de precio anticipado y compras en grupo

Vende entradas anticipadas, estándar, de estudiante y de grupo, con complementos para talleres, la cena o las grabaciones. Los compradores de grupo pagan primero y añaden los nombres de los asistentes más tarde, que es como compran realmente las empresas. El precio anticipado se desactiva en su fecha límite, y se queda desactivado.

Crea una tienda de entradas para nuestro congreso con precio anticipado (hasta el 31 de marzo), entrada estándar, de estudiante y de grupo de 5 personas, además de complementos para talleres y la cena del congreso. Los compradores de grupo pueden pagar ahora y añadir los nombres de los asistentes más tarde desde un enlace.

Un portal para ponentes que hace el seguimiento por ti

Cada ponente inicia sesión en una lista de tareas: foto, biografía, resumen de la sesión, presentación y necesidades técnicas, cada una con fecha límite. Ve lo que le falta, y tú ves una lista de todos los ponentes que todavía deben algo. Los patrocinadores tienen su propia vista de entregables, detalles del stand y los contactos que han recogido.

Crea un portal para ponentes de nuestro congreso. Cada ponente ve una lista de verificación de foto, biografía, resumen, presentación y requisitos técnicos con fechas límite, y sube archivos para cada elemento. Dame una lista de administración de ponentes con los elementos que faltan.

Un pipeline de patrocinadores y ponentes

Sigue a cada patrocinador desde posible cliente hasta firmado y pagado, con su paquete, sus entregables y la persona de contacto. Los ponentes pasan de invitados a confirmados y, después, a ponentes que han impartido la sesión. Los asistentes de ediciones anteriores se etiquetan por año para el lanzamiento del próximo año, y puedes empezar las renovaciones la semana siguiente al evento, cuando los datos del patrocinador siguen frescos.

Crea un CRM para nuestro congreso con patrocinadores (fase, paquete, importe, entregables, estado del pago), ponentes (invitados, confirmados, materiales recibidos, impartidos) y asistentes de ediciones anteriores etiquetados por año. Muestra los patrocinadores a los que contactar para renovar después del evento.

Facturas de patrocinio por fases

Divide cada patrocinio en pagos fraccionados ligados a hitos, como a la firma y ocho semanas antes del evento, para que el dinero entre antes de que venzan las señales del recinto. Las empresas que pagan entradas de grupo por transferencia reciben una factura en regla con sus datos fiscales y su número de pedido.

Crea una app de facturación para nuestro congreso que divida el patrocinio en pagos fraccionados (50 % a la firma, 50 % ocho semanas antes), genere facturas para los pedidos de entradas de grupo pagados por transferencia con número de pedido e NIF/IVA, y muestre lo que está vencido.

Aforo por sesión, listas de espera y check-in con QR

Los asistentes eligen sus sesiones con antelación, así que puedes trasladar la charla más popular al salón principal antes del día. Los talleres tienen límite de plazas y listas de espera. El día del evento, el personal escanea los códigos QR en la puerta y en cada sala, y los recuentos de check-in alimentan tu informe para patrocinadores.

Crea una app de gestión de eventos para nuestro congreso: los asistentes eligen sesiones con antelación, cada sesión tiene aforo y lista de espera, las acreditaciones llevan código QR, y el personal escanea en la recepción y en las puertas de las salas. Muestra los recuentos de check-in en directo por sesión.

De tres herramientas a una sola base de datos

La mayoría de organizadores lleva las entradas en una plataforma, a los ponentes y patrocinadores en hojas de cálculo y la agenda en un documento. Los problemas empiezan cuando no coinciden: el ponente que se dio de baja sigue en el programa impreso, o el patrocinador que ha pagado no aparece en la web. Mete asistentes, sesiones, ponentes y patrocinadores en un solo proyecto de Mythex y todas las páginas leerán de los mismos registros. Empieza por la agenda y los ponentes, añade después las entradas y, por último, el pipeline de patrocinadores.

Importa asistentes y ponentes desde CSV
La agenda, las páginas de ponentes y los logotipos de patrocinadores leen de los mismos datos
Los recuentos de check-in pasan al informe para patrocinadores

Datos de asistentes y networking

El directorio de asistentes y el escaneo de contactos por parte de los patrocinadores implican datos personales. Haz que los perfiles de networking sean de adhesión voluntaria y no de exclusión, avisa a los asistentes cuando un patrocinador escanee sus datos, y deja las notas sobre dietas y accesibilidad visibles solo para el personal que las necesite. Revisa las normas de protección de datos de los países de donde proceden tus asistentes.

Un prompt para empezar

Crea una app para nuestro congreso anual. Necesito una web pública con agenda por día, eje temático y sala que pueda cambiar desde una página de administración, páginas de ponentes y venta de entradas para precio anticipado, estándar y de grupo. Añade un portal para ponentes donde cada uno suba su foto, biografía y presentación antes de una fecha límite, y check-in con QR para el día del evento.

Preguntas

¿Puedo vender entradas de congreso online?

Sí. Mythex puede crear tipos de entrada, complementos y compras de grupo, con pago a través de una cuenta de proveedor de pagos que conectes. Cada pedido se guarda en tu base de datos con los datos del asistente.

¿Pueden los asistentes hacer el check-in con un código QR?

Sí. Cada entrada puede llevar un código QR, y el personal lo escanea desde el navegador del móvil en la recepción y en las puertas de las sesiones. Los recuentos se actualizan a medida que llega la gente.

¿Puede cambiar la agenda una vez que la web está en línea?

Sí. La agenda se guarda como datos y se edita desde una página de administración, así que trasladar una sesión o sustituir a un ponente actualiza la web pública al momento.

¿Puede gestionar eventos virtuales o híbridos?

Puede guardar los enlaces a tu herramienta de streaming para cada sesión y restringirlos por tipo de entrada, y colocar las grabaciones en un área de cursos después del evento. El vídeo en sí se queda en tu proveedor de streaming.

¿Necesito un desarrollador?

No. Describes lo que necesitas en lenguaje natural y Mythex lo crea con una vista previa en directo. Los cambios se hacen en el chat; el editor de código está disponible si tu equipo lo quiere.

¿Cuánto cuesta?

Puedes crear y publicar en el plan Gratis sin tarjeta de crédito. Pro cuesta 25 $ al mes e incluye dominio propio, edición de código, exportación y más créditos.

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