Programvara för konferensarrangörer: program, biljetter, sponsorer och talare i en app

Mythex bygger konferensprogramvara utifrån en beskrivning: en eventwebbplats med levande program och talarsidor, biljettyper med gruppköp, en portal där talarna laddar upp bilder och presentationer, en sponsorpipeline med leveranser och delbetalningsfakturor samt QR-incheckning på dagen. Allt delar en databas, så deltagare, sponsorer och sessioner slutar leva i tre separata verktyg.

Börja bygga gratis

Vad det kräver av programvara att arrangera en konferens

En konferens har en lång förberedelsefas och en skarp avslutning. Lokalen bokas ett år i förväg, utlysningen av talare öppnas månader innan programmet finns, sponsorer skriver på och betalar i omgångar, och early bird-biljetter finansierar förskott som förfaller långt innan de flesta deltagare anmäler sig. Sedan ger de sista sex veckorna ändrade salar, saknade porträttfoton, gruppköpare som lägger till namn, märkesutskrift och ett tryckt program som är inaktuellt när det delas ut. På dagen handlar det om köer vid registreringen och sessioner som blir för fulla. Programvaran måste hålla ihop allt det på ett ställe och kunna ändras i sista minuten utan att den publika agendan går sönder.

En agenda per dag, spår och sal som kan ändras fram till morgonen
Biljettyper, tillval och gruppköp där namn läggs till senare
En talarpipeline från inbjuden till bekräftad, med material som ska vara inlämnat i tid
Sponsorpaket med leveranser, leadlistor och delbetalningar
Sessionsval i förväg för att dimensionera salarna
QR-incheckning vid dörren och per session

En konferenswebbplats med en agenda du kan ändra på dagen

Agendan är data, inte en sida, så när du flyttar ett föredrag till en större sal uppdateras alla talarsidor och schemat samtidigt. Talarna får sidor med bio, foto och sessioner. Sponsorlogotyper placeras efter paketnivå. Publicera tidigt med sessionerna markerade "meddelas senare"; varje ny talare är ett skäl att mejla din lista.

Bygg en webbplats för vår tvådagarskonferens med en agenda per dag, spår och sal som jag redigerar från en adminsida, en sida per talare med bio, foto och sessioner, sponsorlogotyper grupperade i Guld, Silver och Brons, samt information om lokal, resor och hotell.

Biljettförsäljning med sluttider för early bird och gruppköp

Sälj early bird-, standard-, student- och gruppbiljetter, med tillval för workshops, middagen eller inspelningar. Gruppköpare betalar först och lägger till deltagarnamn senare, vilket är så företag faktiskt köper. Early bird-priset stängs av på sitt slutdatum, och du låter det vara avstängt.

Gör en biljettbutik för vår konferens med early bird (slutar 31 mars), standard, student och grupp om fem personer, plus tillval för workshops och konferensmiddagen. Gruppköpare kan betala nu och lägga till deltagarnamn senare via en länk.

En talarportal som sköter påminnelserna åt dig

Varje talare loggar in på en checklista: porträttfoto, bio, sessionssammanfattning, presentation och AV-behov, var och en med ett sista datum. De ser vad som saknas, och du ser en lista över alla talare som fortfarande har något kvar. Sponsorer får en egen vy över sina leveranser, monterdetaljer och de leads de har samlat in.

Skapa en talarportal för vår konferens. Varje talare ser en checklista med porträttfoto, bio, sammanfattning, presentation och AV-krav, med sista datum, och laddar upp filer till varje punkt. Ge mig en adminlista över talare med saknade punkter.

En pipeline för sponsorer och talare

Följ varje sponsor från prospekt till signerad till betald, med paket, leveranser och kontaktperson. Talare går från inbjuden till bekräftad till levererad. Tidigare deltagare taggas per år inför nästa års lansering, och du kan starta förnyelser veckan efter evenemanget medan sponsorns siffror fortfarande är färska.

Bygg ett CRM för vår konferens med sponsorer (steg, paket, belopp, leveranser, betalningsstatus), talare (inbjuden, bekräftad, material mottaget, levererad) och tidigare deltagare taggade per år. Visa sponsorer att kontakta om förnyelse efter evenemanget.

Sponsorfakturor i omgångar

Dela upp varje sponsring i delbetalningar kopplade till milstolpar, till exempel vid signering och åtta veckor före evenemanget, så att pengarna kommer in innan lokalens depositioner förfaller. Företag som betalar gruppbiljetter med banköverföring får en riktig faktura med sina momsuppgifter och inköpsordernummer.

Gör en faktureringsapp för vår konferens som delar upp sponsringen i delbetalningar (50 % vid signering, 50 % åtta veckor före), skapar fakturor för gruppbiljettbeställningar som betalas med banköverföring med inköpsordernummer och momsnummer, och visar vad som är förfallet.

Sessionskapacitet, väntelistor och QR-incheckning

Deltagarna väljer sessioner i förväg, så du kan flytta det populära föredraget till huvudsalen innan dagen. Workshops har platsgränser och väntelistor. På dagen skannar personalen QR-koder vid dörren och vid varje sal, och incheckningssiffrorna matas in i din sponsorrapport.

Bygg eventhantering för vår konferens: deltagarna väljer sessioner i förväg, varje session har kapacitet och väntelista, märkena har en QR-kod, och personalen skannar vid registreringen och salsdörrarna. Visa incheckningssiffror per session i realtid.

Från tre verktyg till en databas

De flesta arrangörer sköter biljetter i en plattform, talare och sponsorer i kalkylblad och agendan i ett dokument. Problemen uppstår när de inte stämmer överens: talaren som hoppat av står fortfarande i det tryckta programmet, eller sponsorn som har betalat syns inte på webbplatsen. Lägg deltagare, sessioner, talare och sponsorer i ett Mythex-projekt så läser varje sida från samma poster. Börja med agendan och talarna, lägg sedan till biljettförsäljningen och sedan sponsorpipelinen.

Importera deltagare och talare från CSV
Agenda, talarsidor och sponsorlogotyper läser från samma data
Incheckningssiffror flödar in i sponsorrapporten

Deltagardata och nätverkande

Deltagarkataloger och sponsorers skanning av leads innebär personuppgifter. Gör nätverksprofiler till ett aktivt val snarare än ett val man måste avstå från, berätta för deltagarna när en sponsorskanning delar deras uppgifter, och visa kost- och tillgänglighetsnoteringar bara för personal som behöver dem. Kontrollera dataskyddsreglerna i de länder dina deltagare kommer från.

En prompt att utgå från

Bygg en app för vår årliga konferens. Jag behöver en publik webbplats med en agenda per dag, spår och sal som jag kan ändra från en adminsida, talarsidor och biljettförsäljning för early bird, standard och grupp. Lägg till en talarportal där varje talare laddar upp porträttfoto, bio och presentationer före en deadline, samt QR-incheckning för dagen.

Frågor

Kan jag sälja konferensbiljetter online?

Ja. Mythex kan bygga biljettyper, tillval och gruppköp, med kassa via ett betalningsleverantörskonto som du kopplar. Varje beställning sparas i din databas med deltagarens uppgifter.

Kan deltagare checka in med en QR-kod?

Ja. Varje biljett kan bära en QR-kod, och personalen skannar den från en webbläsare i mobilen vid registreringen och vid sessionsdörrarna. Siffrorna uppdateras när folk kommer.

Kan agendan ändras när webbplatsen är live?

Ja. Agendan lagras som data och redigeras från en adminsida, så när du flyttar en session eller byter talare uppdateras den publika webbplatsen direkt.

Kan den hantera virtuella eller hybridevent?

Den kan lagra länkar till ditt streamingverktyg för varje session och begränsa dem per biljettyp, och lägga inspelningar i ett kursområde efter evenemanget. Själva videon ligger kvar hos din streamingleverantör.

Behöver jag en utvecklare?

Nej. Du beskriver vad du behöver med vanliga ord och Mythex bygger det med en livevisning. Ändringar görs i chatten; kodredigeraren finns där om ert team vill använda den.

Vad kostar det?

Du kan bygga och publicera på Free-planen utan kreditkort. Pro kostar $25 per månad och lägger till egen domän, kodredigering, export och fler krediter.

Fler sätt att bygga med AI

Mythex · Pricing · Bygg vad som helst med AI · Mallar för webbplatser och appar · Mythex jämfört · Ordlista för apputveckling med AI · Gratis verktyg för apputveckling med AI · English