Software voor congresorganisatoren: agenda, tickets, sponsors en sprekers in één app

Mythex bouwt congressoftware op basis van een beschrijving: een evenementenwebsite met een live agenda en sprekerspagina's, tickettypes met groepsaankopen, een portaal waar sprekers slides en portretfoto's uploaden, een sponsorpijplijn met leveringen en termijnfacturen, en QR-check-in op de dag zelf. Alles deelt één database, zodat deelnemers, sponsors en sessies niet langer in drie aparte tools leven.

Begin gratis met bouwen

Wat een congres van software vraagt

Een congres heeft een lange staart en een scherpe eindfase. De locatie wordt een jaar vooruit geboekt, de oproep voor sprekers gaat maanden open voordat het programma bestaat, sponsors tekenen en betalen in fasen, en vroegboekkorting levert aanbetalingen op die lang voordat de meeste deelnemers zich inschrijven opeisbaar zijn. Dan brengen de laatste zes weken zaalwijzigingen, ontbrekende portretfoto's, groepskopers die namen toevoegen, het printen van badges en een gedrukt programma dat bij aankomst al verouderd is. Op de dag zelf draait het om rijen bij de registratie en sessies die overlopen. De software moet dat allemaal op één plek bewaren en op het laatste moment kunnen veranderen zonder de openbare agenda kapot te maken.

Een agenda per dag, track en zaal die tot de ochtend zelf kan veranderen
Tickettypes, extra's en groepsaankopen waarbij namen later worden toegevoegd
Een sprekerspijplijn van uitgenodigd tot bevestigd, met aanleveringen voor een deadline
Sponsorpakketten met leveringen, leadlijsten en gefaseerde betalingen
Sessiekeuzes vooraf om zalen op maat in te delen
QR-check-in bij de deur en per sessie

Een congreswebsite met een agenda die je op de dag zelf kunt wijzigen

De agenda is data en geen pagina, dus een lezing naar een grotere zaal verplaatsen past meteen elke sprekerspagina en het schema aan. Sprekers krijgen pagina's met bio, foto en sessies. Sponsorlogo's worden geplaatst per pakketniveau. Publiceer vroeg, met sessies gemarkeerd als 'wordt nog bekendgemaakt'; elke nieuwe spreker is weer een reden om je lijst te mailen.

Bouw een website voor ons tweedaagse congres met een agenda per dag, track en zaal die ik kan bewerken via een beheerpagina, een pagina per spreker met bio, foto en sessies, sponsorlogo's gegroepeerd in Goud, Zilver en Brons, en informatie over locatie, reizen en hotels.

Ticketverkoop met vroegboekdeadlines en groepsaankopen

Verkoop vroegboek-, standaard-, studenten- en groepstickets, met extra's voor workshops, het diner of opnames. Groepskopers betalen eerst en voegen later namen van deelnemers toe, want zo kopen bedrijven in de praktijk. De vroegboekprijs wordt uitgeschakeld op de deadline, en dat blijft zo.

Maak een ticketwinkel voor ons congres met vroegboek (tot 31 maart), standaard, student en groepstickets voor 5 personen, plus extra's voor workshops en het congresdiner. Groepskopers kunnen nu betalen en later via een link namen van deelnemers toevoegen.

Een sprekersportaal dat het najagen voor je doet

Elke spreker logt in op een checklist: portretfoto, bio, sessie-omschrijving, slides en AV-wensen, elk met een uiterste datum. Ze zien wat ontbreekt en jij ziet een lijst van elke spreker die nog iets moet aanleveren. Sponsors krijgen een eigen overzicht van leveringen, standdetails en de leads die ze hebben verzameld.

Maak een sprekersportaal voor ons congres. Elke spreker ziet een checklist met portretfoto, bio, samenvatting, slides en AV-eisen met uiterste data, en uploadt bestanden bij elk onderdeel. Geef me een beheerlijst van sprekers met ontbrekende onderdelen.

Een pijplijn voor sponsors en sprekers

Volg elke sponsor van prospect naar getekend en betaald, met het pakket, de leveringen en de contactpersoon. Sprekers gaan van uitgenodigd naar bevestigd naar geleverd. Oud-deelnemers worden per jaar getagd voor de lancering van volgend jaar, en je kunt de week na het evenement al met verlengingen beginnen, terwijl de cijfers van de sponsor nog vers zijn.

Bouw een crm voor ons congres met sponsors (fase, pakket, bedrag, leveringen, betaalstatus), sprekers (uitgenodigd, bevestigd, materiaal ontvangen, geleverd) en oud-deelnemers getagd per jaar. Toon na het evenement de sponsors die voor verlenging benaderd moeten worden.

Sponsorfacturen in termijnen

Splits elk sponsorpakket in termijnen die aan mijlpalen zijn gekoppeld, zoals bij ondertekening en acht weken voor het evenement, zodat het geld binnen is voordat de aanbetalingen voor de locatie opeisbaar worden. Bedrijven die groepstickets per overboeking betalen, krijgen een correcte factuur met hun belastinggegevens en inkoopordernummer.

Maak een factuurapp voor ons congres die sponsoring splitst in termijnen (50% bij ondertekening, 50% acht weken voor het evenement), facturen maakt voor groepsbestellingen die per overboeking worden betaald met inkooporder- en btw-nummer, en toont wat achterstallig is.

Sessiecapaciteit, wachtlijsten en QR-check-in

Deelnemers kiezen sessies vooraf, zodat je de populaire lezing voor de dag zelf naar de grote zaal kunt verplaatsen. Workshops hebben een maximum aantal plaatsen en wachtlijsten. Op de dag scannen medewerkers QR-codes bij de deur en bij elke zaal, en de check-intellingen voeden je sponsorrapportage.

Bouw eventmanagement voor ons congres: deelnemers kiezen vooraf sessies, elke sessie heeft een capaciteit en wachtlijst, badges hebben een QR-code, en medewerkers scannen bij de registratie en de zaaldeuren. Toon live check-intellingen per sessie.

Van drie tools naar één database

De meeste organisatoren regelen kaartverkoop op één platform, sprekers en sponsors in spreadsheets en de agenda in een document. Het gaat mis wanneer die elkaar tegenspreken: de spreker die is afgehaakt staat nog op het gedrukte programma, of de sponsor die heeft betaald staat niet op de website. Zet deelnemers, sessies, sprekers en sponsors in één Mythex-project en elke pagina leest uit dezelfde gegevens. Begin met de agenda en sprekers, voeg dan ticketverkoop toe en daarna de sponsorpijplijn.

Deelnemers en sprekers importeren uit CSV
Agenda, sprekerspagina's en sponsorlogo's lezen uit dezelfde gegevens
Check-intellingen stromen naar het sponsorrapport

Deelnemersgegevens en netwerken

Deelnemersoverzichten en het scannen van leads door sponsors gaan over persoonsgegevens. Maak netwerkprofielen opt-in in plaats van opt-out, laat deelnemers weten wanneer een sponsorscan hun gegevens deelt, en houd dieet- en toegankelijkheidsnotities alleen zichtbaar voor de medewerkers die ze nodig hebben. Controleer de regels voor gegevensbescherming in de landen waar je deelnemers vandaan komen.

Een prompt om mee te beginnen

Bouw een app voor ons jaarlijkse congres. Ik heb een openbare website nodig met een agenda per dag, track en zaal die ik via een beheerpagina kan wijzigen, sprekerspagina's, en ticketverkoop voor vroegboek-, standaard- en groepstickets. Voeg een sprekersportaal toe waar elke spreker vóór een deadline een portretfoto, bio en slides uploadt, en QR-check-in voor de dag zelf.

Veelgestelde vragen

Kan ik congrestickets online verkopen?

Ja. Mythex kan tickettypes, extra's en groepsaankopen bouwen, met afrekenen via een betaalprovider waarmee je verbonden bent. Elke bestelling wordt met de gegevens van de deelnemer in je database opgeslagen.

Kunnen deelnemers inchecken met een QR-code?

Ja. Elk ticket kan een QR-code hebben, en medewerkers scannen die vanuit een browser op de telefoon bij de registratie en de zaaldeuren. De tellingen werken bij naarmate mensen binnenkomen.

Kan de agenda veranderen nadat de site live is?

Ja. De agenda wordt als data opgeslagen en via een beheerpagina bewerkt. Een sessie verplaatsen of een spreker vervangen werkt de openbare site meteen bij.

Kan het hybride of virtuele evenementen draaien?

Het kan links naar je streamingtool per sessie bewaren en die beperken per tickettype, en opnames na het evenement in een cursusgedeelte plaatsen. De video zelf blijft bij je streamingprovider.

Heb ik een ontwikkelaar nodig?

Nee. Je beschrijft wat je nodig hebt in gewone taal en Mythex bouwt het met een live voorbeeld. Wijzigingen maak je in de chat; de codeeditor is er als je team die wil gebruiken.

Wat kost het?

Je kunt bouwen en publiceren op het Free-abonnement zonder creditcard. Pro kost $25 per maand en voegt een eigen domein, codebewerking, export en meer credits toe.

Meer manieren om met AI te bouwen

Mythex · Pricing · Bouw alles met AI · Website- en app-templates · Mythex vergeleken · Woordenlijst voor apps bouwen met AI · Gratis tools voor apps bouwen met AI · English