Software untuk Penyelenggara Konferensi: Agenda, Tiket, Sponsor, dan Pembicara dalam Satu Aplikasi

Mythex membuat software konferensi dari deskripsi: website acara dengan agenda langsung dan halaman pembicara, jenis tiket dengan pembelian grup, portal tempat pembicara mengunggah slide dan foto profil, pipeline sponsor dengan deliverable dan faktur cicilan, serta check-in QR di hari H. Semuanya memakai satu database, sehingga peserta, sponsor, dan sesi tidak lagi tersebar di tiga alat terpisah.

Mulai membangun gratis

Apa yang dibutuhkan software untuk menyelenggarakan konferensi

Konferensi punya masa persiapan yang panjang dan momen krusial di akhir. Tempat dipesan setahun sebelumnya, pengumuman pembicara dibuka berbulan-bulan sebelum jadwalnya ada, sponsor menandatangani dan membayar bertahap, dan tiket early-bird membiayai uang muka yang jatuh tempo jauh sebelum sebagian besar peserta mendaftar. Lalu enam minggu terakhir membawa perubahan ruangan, foto pembicara yang belum masuk, pembeli grup yang menambahkan nama, pencetakan badge, dan rundown cetak yang sudah usang saat tiba di lokasi. Di hari H, masalahnya adalah antrean di registrasi dan sesi yang melebihi kapasitas. Software harus menampung semua itu di satu tempat dan bisa berubah di menit terakhir tanpa merusak agenda publik.

Agenda per hari, track, dan ruangan yang bisa berubah sampai pagi hari acara
Jenis tiket, add-on, dan pembelian grup dengan nama peserta yang ditambahkan kemudian
Pipeline pembicara dari diundang sampai terkonfirmasi, dengan materi yang harus masuk sebelum tenggat
Paket sponsor dengan deliverable, daftar prospek, dan pembayaran bertahap
Pilihan sesi dari peserta di muka untuk menentukan ukuran ruangan
Check-in QR di pintu dan per sesi

Website konferensi dengan agenda yang bisa diubah di hari H

Agenda adalah data, bukan halaman, sehingga memindahkan presentasi ke ruangan yang lebih besar langsung memperbarui setiap halaman pembicara dan jadwal sekaligus. Pembicara mendapat halaman dengan biografi, foto, dan sesi. Logo sponsor ditempatkan sesuai level paket. Terbitkan lebih awal dengan sesi bertanda 'segera diumumkan'; setiap pembicara baru adalah alasan lain untuk mengirim email ke daftar Anda.

Buat website untuk konferensi dua hari kami dengan agenda per hari, track, dan ruangan yang saya edit dari halaman admin, halaman untuk setiap pembicara dengan biografi, foto, dan sesi, logo sponsor dikelompokkan menjadi Gold, Silver, dan Bronze, serta informasi tempat, transportasi, dan hotel.

Penjualan tiket dengan tenggat early-bird dan pembelian grup

Jual tiket early-bird, standar, pelajar, dan grup, dengan add-on untuk workshop, makan malam, atau rekaman. Pembeli grup membayar lebih dulu dan menambahkan nama peserta kemudian, sesuai cara perusahaan biasanya membeli. Harga early-bird mati saat tenggatnya lewat, dan Anda bisa membiarkannya tetap mati.

Buat toko tiket untuk konferensi kami dengan early-bird (berakhir 31 Maret), tiket standar, pelajar, dan grup 5 orang, plus add-on untuk workshop dan makan malam konferensi. Pembeli grup bisa membayar sekarang dan menambahkan nama peserta nanti lewat tautan.

Portal pembicara yang membantu menagih materi untuk Anda

Setiap pembicara login ke daftar periksa: foto profil, biografi, abstrak sesi, slide, dan kebutuhan AV, masing-masing dengan tenggat. Mereka melihat apa yang belum lengkap, dan Anda melihat daftar setiap pembicara yang masih punya kewajiban. Sponsor mendapat tampilan sendiri untuk deliverable, detail booth, dan prospek yang mereka kumpulkan.

Buat portal pembicara untuk konferensi kami. Setiap pembicara melihat daftar periksa foto profil, biografi, abstrak, slide, dan kebutuhan AV dengan tenggat, dan mengunggah file untuk setiap item. Beri saya daftar admin pembicara yang belum melengkapi item.

Pipeline sponsor dan pembicara

Lacak setiap sponsor dari calon, sudah tanda tangan, hingga sudah bayar, dengan paket, deliverable, dan orang kontaknya. Pembicara berpindah dari diundang ke terkonfirmasi lalu sudah tampil. Peserta tahun lalu diberi tag per tahun untuk peluncuran tahun depan, dan Anda bisa mulai perpanjangan seminggu setelah acara selagi angka sponsor masih segar.

Buat CRM untuk konferensi kami dengan sponsor (tahap, paket, jumlah, deliverable, status pembayaran), pembicara (diundang, terkonfirmasi, materi diterima, sudah tampil), dan peserta tahun lalu yang diberi tag per tahun. Tampilkan sponsor yang perlu dihubungi untuk perpanjangan setelah acara.

Faktur sponsor dalam beberapa tahap

Pecah setiap sponsorship menjadi cicilan yang terikat pada tonggak, misalnya saat penandatanganan dan delapan minggu sebelum acara, sehingga uang masuk sebelum uang muka tempat jatuh tempo. Perusahaan yang membayar tiket grup lewat transfer mendapat faktur resmi dengan detail pajak dan nomor purchase order mereka.

Buat aplikasi faktur untuk konferensi kami yang memecah sponsorship menjadi cicilan (50% saat penandatanganan, 50% delapan minggu sebelum acara), membuat faktur untuk pesanan tiket grup yang dibayar lewat transfer dengan nomor PO dan VAT ID, serta menampilkan tagihan yang sudah jatuh tempo.

Kapasitas sesi, daftar tunggu, dan check-in QR

Peserta memilih sesi di muka, sehingga Anda bisa memindahkan presentasi populer ke aula utama sebelum hari H. Workshop memiliki batas kursi dan daftar tunggu. Di hari H, staf memindai kode QR di pintu dan di setiap ruangan, dan jumlah check-in masuk ke laporan sponsor Anda.

Buat manajemen acara untuk konferensi kami: peserta memilih sesi di muka, setiap sesi punya kapasitas dan daftar tunggu, badge memiliki kode QR, dan staf memindai saat registrasi dan di pintu ruangan. Tampilkan jumlah check-in langsung per sesi.

Dari tiga alat menjadi satu database

Kebanyakan penyelenggara menjalankan tiket di satu platform, pembicara dan sponsor di spreadsheet, dan agenda di dokumen. Masalah muncul saat data tidak sinkron: pembicara yang sudah mundur masih ada di rundown cetak, atau sponsor yang sudah membayar belum muncul di website. Masukkan peserta, sesi, pembicara, dan sponsor dalam satu proyek Mythex, dan setiap halaman membaca dari catatan yang sama. Mulailah dengan agenda dan pembicara, tambahkan tiket, lalu pipeline sponsor.

Impor peserta dan pembicara dari CSV
Agenda, halaman pembicara, dan logo sponsor membaca data yang sama
Jumlah check-in masuk ke laporan sponsor

Data peserta dan jejaring

Direktori peserta dan pemindaian prospek sponsor melibatkan data pribadi. Buat profil jejaring sebagai pilihan ikut serta, bukan pilihan keluar, beri tahu peserta saat pemindaian sponsor membagikan detail mereka, dan simpan catatan diet serta aksesibilitas hanya terlihat bagi staf yang membutuhkannya. Periksa aturan perlindungan data di negara asal peserta Anda.

Prompt untuk memulai

Buat aplikasi untuk konferensi tahunan kami. Saya butuh website publik dengan agenda per hari, track, dan ruangan yang bisa saya ubah dari halaman admin, halaman pembicara, serta penjualan tiket early-bird, standar, dan grup. Tambahkan portal pembicara tempat setiap pembicara mengunggah foto profil, biografi, dan slide sebelum tenggat, serta check-in QR untuk hari H.

Pertanyaan

Bisakah saya menjual tiket konferensi secara online?

Bisa. Mythex bisa membuat jenis tiket, add-on, dan pembelian grup, dengan checkout lewat akun penyedia pembayaran yang Anda hubungkan. Setiap pesanan disimpan ke database Anda beserta detail peserta.

Bisakah peserta check-in dengan kode QR?

Bisa. Setiap tiket bisa memuat kode QR, dan staf memindainya dari browser ponsel saat registrasi dan di pintu sesi. Jumlahnya diperbarui saat orang datang.

Bisakah agenda diubah setelah situs live?

Bisa. Agenda disimpan sebagai data dan diedit dari halaman admin, sehingga memindahkan sesi atau mengganti pembicara langsung memperbarui situs publik.

Bisakah acara virtual atau hibrida dijalankan?

Bisa. Setiap sesi bisa menyimpan tautan ke alat streaming Anda dan dibatasi berdasarkan jenis tiket, dan rekaman bisa ditempatkan di area kursus setelah acara. Video tetap berada di penyedia streaming Anda.

Apakah saya perlu developer?

Tidak. Anda mendeskripsikan kebutuhan dengan bahasa sehari-hari dan Mythex membuatnya dengan pratinjau langsung. Perubahan dilakukan lewat chat; editor kode tersedia jika tim Anda menginginkannya.

Berapa biayanya?

Anda bisa membuat dan menerbitkan di paket Free tanpa kartu kredit. Pro seharga $25 per bulan dan menambahkan domain khusus, pengeditan kode, ekspor, dan lebih banyak kredit.

Cara lain membangun dengan AI

Mythex · Pricing · Bangun apa pun dengan AI · Template website dan aplikasi · Mythex dibandingkan · Glosarium membuat aplikasi dengan AI · Alat gratis untuk membuat aplikasi dengan AI · English