Software para sa Conference Organizers: Agenda, Tickets, Sponsors at Speakers sa Iisang App

Gumagawa ang Mythex ng conference software mula sa paglalarawan: event website na may live agenda at pahina ng speakers, ticket types na may group purchases, portal kung saan nag-a-upload ang speakers ng slides at headshots, sponsor pipeline na may deliverables at installment invoices, at QR check-in sa mismong araw. Iisa ang database ng lahat, kaya hindi na magkakahiwalay sa tatlong tool ang attendees, sponsors at sessions.

Simulan nang libre

Ano ang hinihingi ng pagpapatakbo ng conference mula sa software

May mahabang paghahanda at matalas na dulo ang conference. Isang taon bago ang event na-book ang venue, nagbubukas ang call for speakers ilang buwan bago pa mabuo ang programa, pumipirma at nagbabayad ang sponsors nang hakbang-hakbang, at ang early-bird tickets ay pinopondohan ang deposits na dapat bayaran nang mas maaga kaysa sa pagrerehistro ng karamihan ng attendees. Pagkatapos, ang huling anim na linggo ay nagdadala ng pagbabago ng kuwarto, nawawalang headshots, mga group buyer na nagdadagdag ng pangalan, pag-iimprenta ng badges, at isang nakalimbag na programa na luma na pagdating ng araw. Sa mismong araw, pila sa registration at mga session na umaapaw ang problema. Kailangang hawakan ng software ang lahat ng ito sa iisang lugar at magbago sa huling sandali nang hindi sinisira ang pampublikong agenda.

Agenda kada araw, track at kuwarto na puwedeng magbago hanggang umaga ng event
Mga uri ng ticket, add-ons at group purchases na may pangalang idinadagdag sa huli
Pipeline ng speakers mula inimbitahan hanggang kumpirmado, na may materyales na dapat ipasa bago ang deadline
Sponsor packages na may deliverables, lead lists at bayad na hakbang-hakbang
Pagpili ng session nang maaga para mabilang ang laki ng kuwarto
QR check-in sa pinto at kada session

Website ng conference na may agenda na puwede mong baguhin sa mismong araw

Data ang agenda, hindi isang pahina, kaya kapag inilipat ang isang talk sa mas malaking kuwarto, nagbabago agad ang bawat pahina ng speaker at ang schedule. May pahina ang speakers na may bio, larawan at sessions. Nakalagay ang logo ng sponsors ayon sa antas ng package. Maglathala nang maaga na may sessions na markadong 'to be announced'; bawat bagong speaker ay dahilan para mag-email ulit sa listahan mo.

Gumawa ng website para sa dalawang-araw na conference namin na may agenda kada araw, track at kuwarto na ine-edit ko mula sa admin page, pahina bawat speaker na may bio, larawan at sessions, logo ng sponsors na nakagrupo sa Gold, Silver at Bronze, at impormasyon sa venue, biyahe at hotel.

Benta ng ticket na may early-bird deadline at group buys

Magbenta ng early-bird, standard, student at group tickets, na may add-ons para sa workshops, hapunan o recordings. Nagbabayad muna ang group buyers at idinadagdag ang pangalan ng attendees pagkatapos, dahil ganito talaga bumibili ang mga kumpanya. Nag-o-off ang early-bird price sa deadline nito, at pinananatili mong naka-off ito.

Gumawa ng ticket store para sa conference namin na may early-bird (hanggang Marso 31), standard, student at group-of-5 tickets, at add-ons para sa workshops at conference dinner. Puwedeng magbayad ngayon ang group buyers at idagdag ang pangalan ng attendees mamaya mula sa isang link.

Speaker portal na ginagawa ang paghabol para sa iyo

Nagla-log in ang bawat speaker sa checklist: headshot, bio, abstract ng session, slides at AV needs, bawat isa may due date. Nakikita nila kung ano ang kulang, at nakikita mo ang listahan ng bawat speaker na may utang pa. Ang sponsors ay may sariling view ng deliverables, booth details at mga lead na nakalap nila.

Gumawa ng speaker portal para sa conference namin. Nakikita ng bawat speaker ang checklist ng headshot, bio, abstract, slides at AV requirements na may due dates, at nag-a-upload ng file para sa bawat item. Bigyan ako ng admin list ng speakers na may kulang na item.

Pipeline ng sponsors at speakers

Subaybayan ang bawat sponsor mula prospect hanggang napirmahan hanggang nabayaran, kasama ang package, deliverables at contact person. Lumilipat ang speakers mula inimbitahan, kumpirmado, hanggang naihatid. Tinatagan ng taon ang mga dating attendees para sa launch sa susunod na taon, at maaari mong simulan ang renewals sa linggo pagkatapos ng event habang sariwa pa ang numero ng sponsor.

Gumawa ng CRM para sa conference namin na may sponsors (yugto, package, halaga, deliverables, status ng bayad), speakers (inimbitahan, kumpirmado, natanggap ang materyales, naihatid) at dating attendees na tinag ayon sa taon. Ipakita ang sponsors na dapat kontakin para sa renewal pagkatapos ng event.

Sponsor invoices nang hakbang-hakbang

Hatiin ang bawat sponsorship sa installments na nakatali sa milestones, tulad ng sa pagpirma at walong linggo bago ang event, para dumating ang pera bago pa bumagsak ang deposits ng venue. Ang mga kumpanyang nagbabayad para sa group tickets sa pamamagitan ng transfer ay makakakuha ng tamang invoice na may tax details at purchase order number.

Gumawa ng invoicing app para sa conference namin na naghahati ng sponsorship sa installments (50% sa pagpirma, 50% walong linggo bago ang event), gumagawa ng invoices para sa group ticket orders na binayaran sa transfer na may PO number at VAT ID, at nagpapakita kung ano ang overdue.

Kapasidad ng session, waitlist at QR check-in

Pumipili ang attendees ng session nang maaga, kaya maaari mong ilipat ang sikat na talk sa pangunahing bulwagan bago ang araw. May limitasyon ng upuan at waitlist ang workshops. Sa mismong araw, ina-scan ng staff ang QR codes sa pinto ng registration at sa bawat kuwarto, at ang bilang ng check-in ay napupunta sa sponsor report mo.

Gumawa ng event management para sa conference namin: pumipili ang attendees ng session nang maaga, may kapasidad at waitlist ang bawat session, may QR code ang badges, at nag-i-scan ang staff sa registration at sa pinto ng kuwarto. Ipakita ang live na bilang ng check-in kada session.

Mula tatlong tool tungo sa iisang database

Karamihan sa organizers ay pinapatakbo ang tickets sa isang platform, speakers at sponsors sa spreadsheets, at ang agenda sa dokumento. Nagsisimula ang gulo kapag hindi na nagtutugma ang mga ito: nasa nakalimbag na programa pa rin ang speaker na umatras, o hindi nakalista sa website ang sponsor na nagbayad. Ilagay ang attendees, sessions, speakers at sponsors sa iisang Mythex project at iisang mga record ang binabasa ng bawat pahina. Magsimula sa agenda at speakers, idagdag ang ticketing, saka ang sponsor pipeline.

Mag-import ng attendees at speakers mula CSV
Iisang datos ang binabasa ng agenda, pahina ng speakers at logo ng sponsors
Dumadaloy ang bilang ng check-in papunta sa sponsor report

Datos ng attendees at networking

Ang direktoryo ng attendees at pag-scan ng lead ng sponsors ay may kinalaman sa personal na datos. Gawing opt-in ang networking profiles sa halip na opt-out, sabihan ang attendees kapag may ibinabahagi ang sponsor na scan ng kanilang detalye, at panatilihing nakikita lang ng staff na kailangan nito ang dietary at accessibility notes. Tingnan ang data protection rules sa mga bansang pinanggalingan ng attendees.

Prompt na puwedeng simulan

Gumawa ng app para sa taunang conference namin. Kailangan ko ng public website na may agenda kada araw, track at kuwarto na mapapalitan ko mula sa admin page, pahina ng speakers, at benta ng tickets para sa early-bird, standard at group. Magdagdag ng speaker portal kung saan nag-a-upload ang bawat speaker ng headshot, bio at slides bago ang deadline, at QR check-in para sa araw ng event.

Mga tanong

Maaari ba akong magbenta ng conference tickets online?

Oo. Puwedeng gumawa ang Mythex ng ticket types, add-ons at group purchases, na may checkout sa pamamagitan ng payment provider account na ikinokonekta mo. Naka-save ang bawat order sa database mo kasama ang detalye ng attendee.

Maaari bang mag-check in ang attendees gamit ang QR code?

Oo. Maaaring may QR code ang bawat ticket, at ini-scan ito ng staff mula sa browser ng telepono sa registration at sa pinto ng session. Nag-a-update ang bilang habang dumarating ang mga tao.

Maaari bang magbago ang agenda pagkatapos mai-live ang site?

Oo. Naka-store ang agenda bilang datos at ine-edit mula sa admin page, kaya ang paglipat ng session o pagpapalit ng speaker ay agad na nag-a-update sa pampublikong site.

Kaya ba nitong patakbuhin ang virtual o hybrid na event?

Kaya nitong maglaman ng links sa streaming tool mo para sa bawat session at limitahan ang mga ito ayon sa uri ng ticket, at maglagay ng recordings sa course area pagkatapos ng event. Nananatili sa streaming provider mo ang mismong video.

Kailangan ko ba ng developer?

Hindi. Ilarawan ang kailangan mo sa simpleng wika at bubuuin ito ng Mythex na may live preview. Ang pagbabago ay ginagawa sa chat; nandiyan ang code editor kung gusto ng team mo.

Magkano ito?

Maaari kang gumawa at mag-publish sa Free plan na walang credit card. Ang Pro ay $25 kada buwan at nagdadagdag ng custom domain, code editing, export at dagdag na credits.

Iba pang paraan ng paggawa gamit ang AI

Mythex · Pricing · Gumawa ng kahit ano gamit ang AI · Mga template ng website at app · Paghahambing ng Mythex · Glosaryo ng paggawa ng app gamit ang AI · Mga libreng tool sa paggawa ng app gamit ang AI · English